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基礎(chǔ)管理工作是船舶總管日常管理工作中非常重要的一項(xiàng)工作，是我們船舶管理水平的體現(xiàn)?；A(chǔ)管理工作也為我們所作的各項(xiàng)工作提供支持和幫助，使我們所作的每項(xiàng)工作有據(jù)可查。為此對(duì)總管日常工作的基礎(chǔ)管理提出以下要求：
一、 所有日常管理工作要嚴(yán)格遵守公司和船管部的各項(xiàng)規(guī)章制度，要按照體系文件的要求和各種規(guī)定辦理。
二、 所有日常管理工作要按照規(guī)定做好相應(yīng)的記錄。
三、 處理日常事務(wù)要及時(shí)準(zhǔn)確，要在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成工作。
四、 處理日常事務(wù)要按照各項(xiàng)工作的流程去做，按照流程的規(guī)定逐級(jí)請(qǐng)示匯報(bào)和下達(dá)指令。
五、 船舶檔案是非常重要的資料，也是我們總管日常管理工作的非常重要的組成部分。總管要認(rèn)真對(duì)待船舶檔案的管理工作，切實(shí)按照規(guī)定處理和保存好各類船舶檔案。
六、 船管部為每條船舶提供兩個(gè)船舶檔案抽屜來存放各類船舶檔案。其中一個(gè)抽屜用于存放正在使用的各種船舶檔案。另一個(gè)抽屜存放舊的船舶檔案。要求總管不得在船舶檔案的抽屜內(nèi)存放其它雜物。
七、 船舶檔案的存放應(yīng)統(tǒng)一格式，同意存檔方法。主要目的是便于船舶檔案的查閱和工作中的相互替代。
八、 大部分機(jī)務(wù)報(bào)表都通過系統(tǒng)傳遞和保存，總管要在系統(tǒng)中查閱和簽署意見。
九、系統(tǒng)是總管日?；A(chǔ)管理的重要工作平臺(tái)，總管要對(duì)系統(tǒng)的使用給予高度重視，要保證船舶的系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，確保系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。
十、 總管要通過系統(tǒng)監(jiān)控船舶維護(hù)保養(yǎng)體系的運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常，維修保養(yǎng)工作是否按計(jì)劃進(jìn)行。
十一、 總管要通過系統(tǒng)對(duì)船舶備件的使用情況和庫存情況進(jìn)行監(jiān)控，通過系統(tǒng)完成備件的申請(qǐng)和定購工作。
十二、 為了規(guī)范總管對(duì)船舶管理檔案的建立，統(tǒng)一存放檔案的方法和存放格式，便于相互間替代和檔案資料的查找，對(duì)船舶檔案的建立和存放做以下統(tǒng)一要求：
（一） 舶檔案一律存放在配置的文件柜抽屜內(nèi)，抽屜內(nèi)存放的文檔以船舶為單位，每條船舶配給兩個(gè)抽屜。
（二） 文件按照分類放在不同的掛夾里，掛夾放在文件柜的抽屜里。每個(gè)掛夾上要有存放文件的分類標(biāo)題（例如：檢驗(yàn)報(bào)告、航修安排、檢驗(yàn)安排等）
（三） 每條船的檔案抽屜內(nèi)統(tǒng)一擺放以下掛夾。
1、 證書夾：
證書夾中要按照證書清單（見附件）的順序存放好總管管理的各種正在使用的船舶證書每個(gè)證書要放在塑料袋里一 起放在一個(gè)掛夾內(nèi)。證書卷內(nèi)要保存有5年一個(gè)特檢周期的所有證書。
2、 特檢報(bào)告夾：
保存船舶進(jìn)行特檢后船級(jí)社提供的特檢報(bào)告。
3、 年檢報(bào)告夾：
要保存特檢以后每年船級(jí)社所作的年度檢驗(yàn)的檢驗(yàn)報(bào)告。這個(gè)夾內(nèi)至少要保存一個(gè)特檢周期內(nèi)的每次年檢的年檢報(bào)告，包括一次中檢檢驗(yàn)的檢驗(yàn)報(bào)告。
4、 循環(huán)檢驗(yàn)報(bào)告夾：
要保存一個(gè)特檢周期內(nèi)每年所進(jìn)行的循環(huán)檢驗(yàn)的檢驗(yàn)報(bào)告，這部分可以從年檢報(bào)告或特檢報(bào)告中復(fù)印，主要目的是便于查閱，避免循環(huán)檢驗(yàn)項(xiàng)目過期。
5、 臨時(shí)檢驗(yàn)報(bào)告夾：
要存放由船級(jí)社進(jìn)行的各種臨時(shí)檢驗(yàn)所作的臨時(shí)檢驗(yàn)報(bào)告。對(duì)每項(xiàng)臨時(shí)檢驗(yàn)報(bào)告要按照時(shí)間順序排列好，便于查閱船舶所發(fā)生的歷史事件。（至少要保存5年內(nèi)的臨時(shí)檢驗(yàn)報(bào)告）
6、 普通函電夾：
要存放日常與船舶往來的普通函電，至少要存放（2年內(nèi)與船舶之間往來的普通函電）
7、 重要函電夾：
指處理船舶或與有關(guān)單位每一件重要事情的往來電函，為此每 一件事建立一個(gè)卷要有一個(gè)面頁，面頁上記錄整個(gè)事情的處理過程，面頁下面附有整個(gè)事情處理過程中的往來電函整個(gè)事件要有來龍去脈、有始有終。所有處理事情的卷以自然年為時(shí)間段，存放在這個(gè)掛夾內(nèi)。至少要存放兩年內(nèi)的重要函電）
8、 航修安排夾：
每安排一次航修都要建立一個(gè)卷，卷要有面頁，面頁上記錄整個(gè)修理安 排的過程，面頁下面要附有船舶申請(qǐng)單、總管審核后確定的修理工程單、向廠家的詢價(jià)單、廠家的報(bào)價(jià)單、向廠家確認(rèn)單（需要有相關(guān)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的簽字）、工程完工單、談帳付款記錄等。航修卷的存放以自然年為時(shí)間段存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。文件柜內(nèi)應(yīng)保存最近三年的航修卷。
9、 檢驗(yàn)安排夾：
每安排一次檢驗(yàn)都要建立一個(gè)卷，卷要有面頁，面頁上記錄整個(gè)檢驗(yàn)安排的過程，面頁下面附有檢驗(yàn)申請(qǐng)單、相關(guān)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的簽字、相關(guān)的往來函電。審核付款的記錄等。檢驗(yàn)卷的存放以自然年為時(shí)間段存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。文件柜內(nèi)應(yīng)保存最近三年的檢驗(yàn)卷。
10、 船舶檢查驗(yàn)收夾
總管對(duì)船舶每次檢查后將這次檢查的相關(guān)資料建立一個(gè)卷，卷要有面頁，面頁要有檢查開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、檢查地點(diǎn)、檢查結(jié)果等內(nèi)容。面頁下面附有相關(guān)材料（特別要有檢查報(bào)告和檢查缺陷的整改情況記錄）。檢查卷存放在這個(gè)掛夾內(nèi)，應(yīng)至少保留最近2次的船舶檢查驗(yàn)收卷或一般機(jī)務(wù)檢查卷。
11、 港口國檢查夾：
船舶每次進(jìn)行港口國檢查后的報(bào)告及缺陷整改情況應(yīng)存放在一個(gè)掛夾內(nèi)，掛夾內(nèi)應(yīng)保存有最近3年內(nèi)的港口國檢查記錄。
12、 船旗國檢查和集團(tuán)督導(dǎo)員檢查記錄夾：
船旗國每年船舶進(jìn)行一次檢查，檢查報(bào)告和缺陷整改情況要存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。要保存最近5年內(nèi)的記錄。每次集團(tuán)督導(dǎo)員檢查報(bào)告和缺陷整改記錄要存放在這個(gè)夾內(nèi)。夾內(nèi)應(yīng)建立目錄頁便于查閱。
13、 船舶自查報(bào)告和船舶不符合規(guī)定的情況報(bào)告表：
船舶自查情況報(bào)告或船舶填寫的船舶不符合規(guī)定的情況報(bào)告表（體系內(nèi)表格）及存在缺陷的整改情況要存放在一個(gè)掛夾內(nèi)，至少要存放3年內(nèi)的記錄。
總管應(yīng)建立面頁，按時(shí)間順序編號(hào)存放。
14、 信息傳遞表：
這是體系內(nèi)要求的表格，存放在一個(gè)掛夾內(nèi)。主要是發(fā)船的文件資料等信息船舶確認(rèn)收到反饋回來的表格。要保存3年內(nèi)的記錄。
15、 船舶事故報(bào)告夾
體系內(nèi)要求的表格，存放在一個(gè)掛夾內(nèi)，不但要有表格，每一個(gè)事故的處理結(jié)果要保存在內(nèi)。至少要保存5年內(nèi)的記錄。
16、 船舶柴油機(jī)工況報(bào)表：
這個(gè)夾內(nèi)要存放船舶定期反饋的船舶主、副機(jī)工況報(bào)表，此表要有總管和船隊(duì)機(jī)務(wù)經(jīng)理簽署的審閱意見。
17、船舶主、副機(jī)主要部件運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間報(bào)表
總管要將船舶定期反饋的主、副機(jī)主要部件運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間報(bào)表打印出來存放在這個(gè)夾內(nèi)，此表要有總管的審閱簽字。
18、船舶檢修記錄夾：
這個(gè)夾內(nèi)要求總管存放船舶各主要設(shè)備安排專業(yè)廠家進(jìn)行檢修后，廠家提供的檢修報(bào)告和船舶自己進(jìn)行的重大檢修的檢測記錄。這個(gè)夾內(nèi)要建立有目錄，目錄中要按時(shí)間順序編號(hào)排列并記錄各次檢修的項(xiàng)目和檢修時(shí)間。至少要保存5年內(nèi)的記錄。
19、廠修夾：
應(yīng)保存兩次修船的卷，卷內(nèi)應(yīng)存有船方原始修理單，船管部審核后定稿的修理單，修船合同、防火協(xié)議、廠方報(bào)價(jià)單，廠方結(jié)帳單、審帳談帳記錄、油漆資料、廠修船員工作記錄表、修船總結(jié)等。要按照船管部關(guān)于廠修卷歸檔要求整理好廠修資料存放在這個(gè)夾內(nèi)。至少應(yīng)存放最近兩次廠修的廠修卷。如果一個(gè)夾子存放空間不夠，可以分兩個(gè)夾子存放。
20、船舶燃潤油航次報(bào)表：
總管要將每航次“船舶燃潤油航次報(bào)告表”存放在這個(gè)夾內(nèi)，并在此表上簽署審閱意見。至少要保存最近5年的記錄。
21、干部船員上船前崗前談話記錄夾：
總管要將每次干部船員上船前進(jìn)行的崗前談話記錄存放在這個(gè)夾內(nèi)，便于查閱。至少應(yīng)保存最近3年的記錄。
22、船體狀況檢查表
總管要將每半年船舶反饋一次的“船體狀況檢查表”存放在這個(gè)夾內(nèi)，至少應(yīng)保存最近兩次的報(bào)表。報(bào)表上應(yīng)該有總管的審閱意見。
23、保賠檔案夾
總管要將每次發(fā)生的涉及保賠的事件單獨(dú)整理成卷，存放在這個(gè)夾內(nèi)。如果保賠的內(nèi)容涉及航修、廠修、檢驗(yàn)等方面，要將有關(guān)安排資料復(fù)印存放在這個(gè)夾內(nèi)。建議建立目錄頁，將各次保賠事宜按時(shí)間順序編號(hào)排列便于查閱。
24、船舶技術(shù)檔案：
船舶總管應(yīng)對(duì)自己所管的船舶逐步建立完善的技術(shù)檔案，包括船舶規(guī)范和船舶主要設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、設(shè)備狀況和生產(chǎn)廠家資料、重大的檢修情況記錄、船舶發(fā)生過的一些重要事件、常用備件的型號(hào)和價(jià)格等。
25、體系文件夾：
總管可以將涉及體系文件的“船舶險(xiǎn)情報(bào)告表”、“應(yīng)急反應(yīng)報(bào)告表”等表格存放在這個(gè)夾內(nèi)。當(dāng)發(fā)生這類險(xiǎn)情和應(yīng)急反應(yīng)事件時(shí)，總管要做好各項(xiàng)記錄和整個(gè)事件的處理經(jīng)過的記錄獨(dú)立建卷存放在這個(gè)夾內(nèi)。
26、其它：
船舶總管還可以根據(jù)自己在船舶管理過程中的需要和所管船舶的特點(diǎn)建立相關(guān)的卷宗和掛夾。主要目的就是便于查閱和管理。
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