淺論大中型企業(yè)合同管理存在的問題及對(duì)策

天津四方君匯律師事務(wù)所 劉文濤 律師

摘要

合同是市場(chǎng)主體自由談判，以促進(jìn)資源向更高價(jià)值轉(zhuǎn)移的最主要交易形式，是當(dāng)事人雙方為確認(rèn)某種事實(shí)而達(dá)成的具有權(quán)利與義務(wù)內(nèi)容的協(xié)議。企業(yè)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體，而合同則是市場(chǎng)主體之間相互聯(lián)系的經(jīng)濟(jì)紐帶，是對(duì)外經(jīng)濟(jì)交往的主要載體，同時(shí)也是企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的重要來源。

合同管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的一個(gè)重要課題。作者著眼于我國企業(yè)的管理實(shí)際，從企業(yè)所處的宏觀環(huán)境變化和企業(yè)自身的歷史經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行對(duì)比分析，總結(jié)以往合同管理的利弊得失，探索合同管理的新途徑，以達(dá)到通過合同管理有效防止企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的目的。本文緊緊抓住合同是企業(yè)對(duì)外意思表示這個(gè)核心，運(yùn)用法律經(jīng)濟(jì)學(xué)、系統(tǒng)理論的研究方法，從分析合同管理存在的問題入手，論證合同管理系統(tǒng)化建設(shè)措施，以及實(shí)施后取得的成效，以期對(duì)企業(yè)合同管理起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞

合同 管理 風(fēng)險(xiǎn) 體系建設(shè)

合同管理對(duì)于一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)而言，其重要性不言而喻。它是防范企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的最后一道也是最重要的一道防線。在我國企業(yè)的合同管理中，因?yàn)闅v史上的、認(rèn)識(shí)上的、法律上的、制度上的原因，存在諸多問題，使企業(yè)總是處于經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)之中，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生負(fù)面影響。為了解決這些問題，我們必須建設(shè)完整的合同管理體系，包括完善的管理機(jī)制、系統(tǒng)化的管理制度、健全的管理機(jī)構(gòu)和先進(jìn)的管理手段；建設(shè)一支高素質(zhì)的合同管理人員隊(duì)伍使上述體系得以有效運(yùn)轉(zhuǎn)。下面本文將分合同管理的地位、存在問題、解決措施三部分展開論述。

一、合同管理在現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要性

1、加強(qiáng)企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的必然要求。

企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓和終止是合同管理的內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的手段。

企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)是政府的附屬品，不具有真正的主體地位。而在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，實(shí)行政企分離，企業(yè)被賦予市場(chǎng)主體資格，成為自己的主人。市場(chǎng)主體之間的行為通過意思表示來完成。而如何進(jìn)行意思表示則必須在法律規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。因此，在某種意義上說市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是法制經(jīng)濟(jì)，再貼近些說，是合同經(jīng)濟(jì)，現(xiàn)代社會(huì)也是合同社會(huì)。在充滿各種風(fēng)險(xiǎn)的市場(chǎng)中，一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營成敗與合同管理有密切關(guān)系。

對(duì)市場(chǎng)來說，企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于：實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的承諾，體現(xiàn)企業(yè)的誠信，提升企業(yè)品牌和形象，使企業(yè)更牢固的立足市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。

對(duì)企業(yè)來說，企業(yè)合同管理的重要性和必要性在于：一方面使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場(chǎng)接軌，滿足市場(chǎng)的需要，提高企業(yè)適應(yīng)市場(chǎng)和參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的能力；另一方面是使企業(yè)在履約過程中維護(hù)自身合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

由此可見，企業(yè)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容。

2、我國合同法律的完善使合同當(dāng)事人自身責(zé)任加重。

我國民法通則第85條規(guī)定：“合同是當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議”。合同的成立意味著各方當(dāng)事人的意思表示一致。我國原經(jīng)濟(jì)合同法對(duì)合同應(yīng)具備的主要條款的規(guī)定過于嚴(yán)苛，當(dāng)事人必須被迫就合同的各項(xiàng)條款達(dá)成一致意見，無形中增大締約成本。八十年代平均每年有合同總數(shù)的10％－15％的合同被法院宣告是無效合同。這也使某些企業(yè)一旦違約處于不利狀況，就設(shè)法把合同說成是無效的，如說合同沒有加蓋合同專業(yè)章或公章，簽字人沒有經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，營業(yè)執(zhí)照上沒有相應(yīng)的經(jīng)營范圍，等等。無效合同的當(dāng)事人只承擔(dān)締約過失責(zé)任，不用承擔(dān)違約責(zé)任。而之所以會(huì)采取這種手段，是因?yàn)楫?dāng)時(shí)的合同法和政府管理經(jīng)濟(jì)方式提供了這種可能。這種情況顯然不利于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。1999年合同法修訂以后，規(guī)定具備主要條款即可成立合同，或者合同不具備某一條款時(shí)可以通過一些附隨性條款來彌補(bǔ)，“從而放寬對(duì)合同成立的限制，促使當(dāng)事人達(dá)成更多的交易，并極大地減少合同履行以后又因被宣告不成立而產(chǎn)生的財(cái)產(chǎn)的損失和浪費(fèi)?！?span lang="EN-US"> [i]

法律環(huán)境的這種變化使合同當(dāng)事人意思表示更加自由。合同法律的前提條件是假設(shè)合同當(dāng)事人是有理性的，對(duì)合同的權(quán)利義務(wù)有充分的理解，對(duì)合同可能帶來的后果有充分的預(yù)測(cè)。一旦企業(yè)做出意思表示，就必須對(duì)由此帶來的法律后果負(fù)責(zé)。中國有句成語叫“尾大不掉”，對(duì)于那些大型企業(yè)來說，對(duì)外意思表示行為復(fù)雜，控制難度也大，因此更加需要完整的合同管理體系和完善的合同管理機(jī)制。

3、入世之后合同管理在企業(yè)管理中的地位更加重要。

2001年12月11日，我國成功加入世貿(mào)組織。在入世之后的新形勢(shì)下，中國企業(yè)被置于與國外企業(yè)基本相同的市場(chǎng)規(guī)則尤其是法律規(guī)則之中。對(duì)于國內(nèi)企業(yè)來講，要達(dá)到具有國際競(jìng)爭(zhēng)力的大企業(yè)的目標(biāo)，必須實(shí)施“走出去，請(qǐng)進(jìn)來”的戰(zhàn)略，積極參與經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程。一方面，中國企業(yè)的產(chǎn)品要走向世界，參加全球范圍內(nèi)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。在加入WTO后，企業(yè)更要應(yīng)對(duì)國外大公司在國內(nèi)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，及面對(duì)國際市場(chǎng)上的反傾銷、反補(bǔ)貼的種種壓力。這些情況使得國內(nèi)企業(yè)在參與國際競(jìng)爭(zhēng)時(shí)要面對(duì)更多、更大的風(fēng)險(xiǎn)。防范這些風(fēng)險(xiǎn)就需要了解、掌握、通曉國際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)規(guī)則，并遵守國際市場(chǎng)規(guī)則。做到這一點(diǎn)首先要提高企業(yè)合同管理水平。

企業(yè)在引進(jìn)吸收國外先進(jìn)技術(shù)中離不開合同。目前我國企業(yè)都是以合資、合作、轉(zhuǎn)讓等形式從國外引進(jìn)技術(shù)為我所用，在這一過程中最重要的就是談判、制訂合同。如果這一過程把握不好將嚴(yán)重?fù)p害我方利益，導(dǎo)致投資失誤。這就需要企業(yè)有較高的合同管理水平和高素質(zhì)的法律人才。國內(nèi)企業(yè)不僅要縮小資源、科技等方面與國外大公司的差距，更需要在法律方面特別是合同管理有所作為。在法律制度層面，我國的《合同法》大部分條款借鑒了《聯(lián)合國國際貨物購銷合同公約》，吸收了以英美法系合同原理的許多東西，如要約和承諾、不安抗辯權(quán)、預(yù)期利益賠償?shù)鹊?，這些都是和國際慣例接軌的新的法律思維和做法，與國外制度差距已經(jīng)不大。但是我國企業(yè)管理方式和水平，特別是合同管理與國外企業(yè)比存在較大的差距，這也是國內(nèi)企業(yè)缺少競(jìng)爭(zhēng)力的重要原因。

二、我國企業(yè)合同管理中的主要問題

（一）合同簽訂階段的問題

1、應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而沒有簽訂，使企業(yè)存在風(fēng)險(xiǎn)。法律經(jīng)濟(jì)學(xué)依據(jù)交易所需要的時(shí)間，社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的交易區(qū)分為瞬間交易和緩期交易。緩期交易是一種承諾交易，從承諾的作出到承諾的實(shí)現(xiàn)之間存在著一段完成承諾交易所需要的時(shí)間。對(duì)于緩期交易必須通過書面合同的形式確定雙方的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，以減少風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2、合同主體不當(dāng)。合同當(dāng)事人主體合格，是合同得以有效成立的前提條件之一。而合格的主體，首要條件應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的當(dāng)事人。這里要防止兩種傾向：一是雖然具有上述能力，但不是合同當(dāng)事人，即當(dāng)事人錯(cuò)位，也是合同主體不當(dāng)；二是雖然是合同當(dāng)事人，但不具有上述兩種能力，同樣是合同主體不當(dāng)。

3、合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)，容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。依法訂立的有效合同，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)雙方的真實(shí)意思。而這種體現(xiàn)只能靠明晰的合同文字。可以說，合同講究咬文嚼字。

4、合同條款掛一漏萬。就是說不全面、不完整、有缺陷、有漏洞。常見漏洞的往往是違約條款。詳盡的違約責(zé)任條款可以一一把合同對(duì)方將來從事機(jī)會(huì)主義行為的可能性降到最低程度，并根據(jù)對(duì)方當(dāng)事人的交易信譽(yù)和對(duì)合同未來結(jié)果的預(yù)期，設(shè)計(jì)對(duì)自己有利但又能為對(duì)方所接受的“雙贏”合同。

5、違反法律法規(guī)簽訂無效合同。合同法的目的就是“通過強(qiáng)制履行承諾幫助人們實(shí)現(xiàn)他們的私人目標(biāo)”[ii]《合同法》第五十二條規(guī)定，違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定而簽訂的合同屬于無效合同，而無效合同是不受法律保護(hù)的。如企業(yè)之間的借貸合同、聯(lián)營合同中的保底條款、政府機(jī)關(guān)作為保證人的擔(dān)保合同等。

6、直接引用境外合同文本。我國加入WTO后，有些合同使用境外文本。由于國情不同、語言文字不同，加上翻譯的問題，這些合同文本存在不少疑問。對(duì)這些疑問不能回避，必須在合同上加以澄清，以弄清其含義，或堵塞其漏洞。因此對(duì)于即使是國際通用的文本也不能簡單地直接引用。

（二）合同履約階段的問題。

1、應(yīng)變更合同的沒有書面變更或沒有及時(shí)書面變更。在履約過程中合同變更是經(jīng)常發(fā)生的事情，實(shí)際中存在合同內(nèi)容變更和合同主體的變更兩種情形。合同變更的目的是通過對(duì)原合同的修改，保障合同更好履行和一定目的得到實(shí)現(xiàn)，在一定程度上也相當(dāng)于重新合同，必須采取書面形式。

2、應(yīng)當(dāng)發(fā)出的書函（會(huì)議紀(jì)要等）沒有發(fā)。在履約過程中及時(shí)的發(fā)出必要的書函是合同動(dòng)態(tài)管理的需要，是履約的一種手段，也是企業(yè)自我保護(hù)的一種招數(shù)?？上н@一點(diǎn)往往遭到忽視，結(jié)果受到懲罰。一般的合同文本應(yīng)把雙方有關(guān)合同內(nèi)容的洽商、變更等書面協(xié)議或文件視為合同的組成部分。因此必須給予足夠的重視。

3、應(yīng)簽證確認(rèn)的沒有辦理簽證確認(rèn)。履約過程中的簽證是一種正常行為。但有的管理人員對(duì)此并不重視，當(dāng)發(fā)生糾紛時(shí)，也因無法舉證而敗訴，常見于建筑施工合同中的施工變更。

4、訴訟時(shí)效內(nèi)不及時(shí)行使訴訟權(quán)利。在石化、建筑等行業(yè)被拖欠合同款的情況相當(dāng)嚴(yán)重，有些欠款沒有訴諸法律，但當(dāng)起訴時(shí)發(fā)現(xiàn)已超過了訴訟時(shí)效，超過了訴訟時(shí)效等于權(quán)利人放棄了勝訴權(quán)。

5、應(yīng)當(dāng)行使的權(quán)利沒有行使?！逗贤ā焚x予了合同當(dāng)事人的抗辯權(quán)，但大多數(shù)企業(yè)不會(huì)行使。如在《建設(shè)工程施工合同》里，發(fā)包方不按合同約定支付工程進(jìn)度款，施工方可以行使抗辯權(quán)停工，但承包人卻沒有行使，怕單方面停工要承擔(dān)違約責(zé)任，結(jié)果客觀上造成了墊資施工，發(fā)包方的欠款數(shù)額越來越大，問題更難解決。

（三）在合同審查、監(jiān)督和控制過程中存在的問題

1、合同管理思想落后。

部分企業(yè)高級(jí)管理人員或者認(rèn)識(shí)不到合同管理的重要性，或者對(duì)合同管理的全過程性、動(dòng)態(tài)性和系統(tǒng)性認(rèn)識(shí)不夠，導(dǎo)致在實(shí)際管理當(dāng)中走彎路。

2、規(guī)章制度不完善，合同簽訂權(quán)限不明。

有的企業(yè)制度只是在原則上規(guī)定了各類合同如何簽訂，而對(duì)合同管理的其它方面規(guī)定的不多，實(shí)際可操作性不強(qiáng)。一些集團(tuán)企業(yè)的基層單位都有自己的合同專用章，無論簽什么樣的合同都是自己說了算，上級(jí)單位很少對(duì)下級(jí)單位簽訂的合同進(jìn)行審批。

3、合同管理人員專業(yè)水平不高，法律意識(shí)不強(qiáng)。

有的企業(yè)合同管理員隊(duì)伍建立時(shí)間比較短，經(jīng)驗(yàn)不成熟；有的企業(yè)合同管理人員所學(xué)專業(yè)是理工類，沒有法律專業(yè)的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，雖然對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營比較了解，但是法律專業(yè)水平不高，法律意識(shí)不強(qiáng)。一些合同管理人員把合同管理工作簡單等同于一般的檔案管理工作，輕視合同條款審查，更談不上資信調(diào)查、合同談判、組織論證等管理內(nèi)容。甚至有的認(rèn)為人情關(guān)系、市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)等因素才是最重要的，簽合同只不過是走形式，審查條款、分析論證都是多余的事。

4、合同管理制度執(zhí)行不力，監(jiān)督力度弱，考核不嚴(yán)格。

有的企業(yè)制訂了較為完備的合同管理規(guī)章制度，但是在制度落實(shí)上做的不夠；在大型企業(yè)里，上級(jí)部門對(duì)下級(jí)單位沒有做到經(jīng)常性的監(jiān)督、檢查和考核；考核沒有和薪金報(bào)酬掛鉤，缺乏必要的威懾力。

5、管理手段落后導(dǎo)致合同管理效率低，信息傳遞不及時(shí)。

在大型企業(yè)中，相關(guān)職能部門和不同級(jí)別層次的管理者都參與合同管理時(shí)，很容易出現(xiàn)合同審批環(huán)節(jié)多致使審批效率低的問題，一份合同的簽訂前的審查，常常要花上幾個(gè)星期的時(shí)間。如果是紙質(zhì)合同，還存在人工送審跑腿費(fèi)力的問題，甚至丟失合同文本等合同資料，給工作帶來被動(dòng)。合同管理效率低有時(shí)會(huì)使企業(yè)錯(cuò)過某項(xiàng)業(yè)務(wù)的良機(jī)；信息傳遞不及時(shí)則會(huì)使各部門之間溝通變得困難。

三、解決合同管理問題的主要對(duì)策

（一）建設(shè)企業(yè)合同管理體系。

理論和實(shí)踐要求我們?cè)O(shè)計(jì)出適當(dāng)?shù)暮贤芾頇C(jī)制來管理企業(yè)的合同行為。從一定意義上講，合同管理就是用來防止企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)從而保證企業(yè)意思表示行為所取得的經(jīng)濟(jì)效益最大而發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)最小，使企業(yè)成為市場(chǎng)中真正的“理性人”。全過程把關(guān)、動(dòng)態(tài)跟蹤管理是合同管理的基本原則，貫穿于合同管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。目前，在一些大型企業(yè)建立了內(nèi)控制度，實(shí)際上就是企業(yè)管理體系的具體體現(xiàn)，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營起到了良好的作用，有效降低了經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。由于企業(yè)意思表示行為的復(fù)雜性，合同管理也是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

1、完善合同管理機(jī)制。

法律經(jīng)濟(jì)學(xué)認(rèn)為，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)主要來源于對(duì)未來預(yù)測(cè)不足和對(duì)方的機(jī)會(huì)主義行為。這對(duì)我們有理論指導(dǎo)意義，合同管理機(jī)制也應(yīng)當(dāng)主要針對(duì)這兩點(diǎn)。企業(yè)若對(duì)未來可能發(fā)生的情況作充分估計(jì)、對(duì)對(duì)方行為做出準(zhǔn)確判斷和制約，需要經(jīng)過技術(shù)、經(jīng)濟(jì)商務(wù)等職能部門和法律部門做詳細(xì)的論證，然后將論證結(jié)果傳遞給企業(yè)決策機(jī)構(gòu)，做出盡可能準(zhǔn)確的決定，并對(duì)做出決定的合同行為進(jìn)行跟蹤管理。

完善的合同管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：

一是明確職能分工。企業(yè)里沒有任何一個(gè)部門能了解、判斷一切問題，在專業(yè)化分工越來越精細(xì)的現(xiàn)代社會(huì)，只有分工明確、方向?qū)Ｒ徊拍茏龅酶?。因此需要把合同管理的各?xiàng)職責(zé)分解到企業(yè)相應(yīng)部門或機(jī)構(gòu)。如：企業(yè)商務(wù)技術(shù)部門負(fù)責(zé)論證和審查合同的經(jīng)濟(jì)性、技術(shù)性和合同項(xiàng)目的可行性；財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)論證和審查合同資金資產(chǎn)的可支配性、價(jià)款或報(bào)酬結(jié)算的合理性；法律部門負(fù)責(zé)審查合同的合法性和嚴(yán)密性。

二是設(shè)計(jì)合理管理程序。這一程序既要整體表現(xiàn)企業(yè)的管理理念，又要具體的體現(xiàn)授權(quán)權(quán)限、部門分工、流轉(zhuǎn)順序等內(nèi)容，一般要重點(diǎn)突出法律部門的把關(guān)職能，因?yàn)楹贤暮戏ㄐ院蛧?yán)密性是合同得以生效的基礎(chǔ)。在大部分企業(yè)里，管理程序通過會(huì)簽審批來體現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的立項(xiàng)、簽訂、履行、結(jié)算全過程管理。

三是嚴(yán)格考核，保證各個(gè)部門或機(jī)構(gòu)的權(quán)力和責(zé)任相統(tǒng)一。企業(yè)必須把合同管理內(nèi)容納入職能考核目標(biāo)，建立合同管理工作業(yè)績考評(píng)制度，并與薪金掛鉤，起到激勵(lì)和監(jiān)督的雙重作用。

2、構(gòu)建合同管理制度網(wǎng)絡(luò)。

企業(yè)應(yīng)就合同管理全過程的每個(gè)環(huán)節(jié)，建立和健全具體的、操作性強(qiáng)的管理制度，使合同管理有章可循。這些環(huán)節(jié)包括：資質(zhì)審查、合同的洽談或談判、草擬、評(píng)審、簽訂、業(yè)務(wù)下達(dá)和交底、責(zé)任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止和合同爭(zhēng)議處理等。

企業(yè)合同管理制度必須符合我國《合同法》和其它合同法律法規(guī)，符合企業(yè)的實(shí)際情況。1999年頒布實(shí)施的《合同法》是建國以來特別是改革開放以來，我國合同領(lǐng)域的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，又是合同理論的實(shí)際運(yùn)用。合同法分則對(duì)每一類合同做出了專門的法律規(guī)定，有利于不同行業(yè)的企業(yè)規(guī)范自己的合同管理，維護(hù)自身合法權(quán)益。

企業(yè)合同管理制度必須落實(shí)。制度不是作出來擺樣子的，有章不循和無章可循在效果上是一樣的。因此合同管理制度的落實(shí)程序決定管理的成敗。制度落實(shí)必須由上到下，從企業(yè)的最高層做起，嚴(yán)格執(zhí)行發(fā)布的管理制度，對(duì)執(zhí)行不力的要給予相應(yīng)的處罰。

3、健全企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)。

企業(yè)合同管理機(jī)構(gòu)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在企業(yè)中的地位越來越重要。它是企業(yè)合同管理的中樞，是建立合同管理體系的重要一環(huán)。企業(yè)要由上而下的建立和健全合同管理機(jī)構(gòu)（包括專職機(jī)構(gòu)和兼職機(jī)構(gòu)），使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個(gè)層次，延伸到各個(gè)角落。一般來說，中型企業(yè)總部要設(shè)合同管理專職部門，如合同管理部、法律事務(wù)部等；分公司設(shè)合同管理專職崗位，分公司所屬的項(xiàng)目部設(shè)合同管理兼職崗位。對(duì)于大型企業(yè)和特大行企業(yè)則要求合同管理機(jī)構(gòu)規(guī)模更大一些。

在合同管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)方面，國有大型企業(yè)走得較早。2002年7月國務(wù)院國資委組織召開了全國企業(yè)總法律顧問制度試點(diǎn)工作會(huì)議，開始在中央企業(yè)推行總法律顧問制度。對(duì)于國有企業(yè)來說，這是“加強(qiáng)國有資產(chǎn)監(jiān)督管理的需要，是深化國有企業(yè)改革的現(xiàn)實(shí)需要，是加快國有企業(yè)發(fā)展的需要”。[iii]實(shí)踐證明，健全法律事務(wù)機(jī)構(gòu)增強(qiáng)了企業(yè)的法制意識(shí)，推動(dòng)企業(yè)依法經(jīng)營管理，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

4、制訂合同示范文本。

合同示范文本一般是本行業(yè)多年經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，具有全面、準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶攸c(diǎn)，有很強(qiáng)的操作性，有利于堵塞由于合同管理人員法律水平和語言水平而產(chǎn)生的漏洞，有利于明確合同主體的責(zé)任。合同履約率與合同文本質(zhì)量有很大關(guān)系。好的文本有利于履約，減少合同爭(zhēng)議的發(fā)生，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)制訂統(tǒng)一的合同示范文本還能大大減少合同審查量，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高合同管理效率。在制訂示范文本時(shí)可以廣泛參考國家部委推薦的文本以及國際通用文本；亦可組織本企業(yè)有關(guān)人員和法律專家共同論證起草。在合同對(duì)方不使用示范文本的情況下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在審查時(shí)注意對(duì)照示范文本，防止錯(cuò)漏或產(chǎn)生歧義。

5、推進(jìn)合同管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化。

企業(yè)的合同數(shù)量與合同管理信息傳遞效果和效率成反比關(guān)系。合同管理比其它管理更需要信息溝通和處理。合同管理信息的暢通是各個(gè)管理機(jī)構(gòu)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)必不可少的條件；合同管理效率的高低與否決定著企業(yè)能否在瞬息萬變的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)下做出及時(shí)而正確的決策。同時(shí)，在合同管理工作中存在一些“低技術(shù)含量”的工作，如合同登記、合同臺(tái)帳、合同檢索等，這些工作雖然“技術(shù)含量”低，但工作量很大，出錯(cuò)率高，若借助電腦和網(wǎng)絡(luò)來做，可以收到一箭雙雕的效果。

因此在合同數(shù)量較多的大型企業(yè)中，應(yīng)當(dāng)開辟合同管理的網(wǎng)絡(luò)化途徑，開發(fā)合同管理系統(tǒng)軟件。網(wǎng)絡(luò)化管理能極大節(jié)省人力，提高工作效率，方便相關(guān)人查閱監(jiān)督，能夠?qū)崿F(xiàn)合同事務(wù)管理自動(dòng)化，避免重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)能有效避免合同補(bǔ)簽、倒簽現(xiàn)象，同時(shí)實(shí)現(xiàn)合同起草、合同會(huì)簽審批、合同履行、合同檢索、合同統(tǒng)計(jì)分析、合同自動(dòng)歸檔和導(dǎo)出臺(tái)帳等多種功能。

    （二）提高合同管理人員的素質(zhì)。

做好企業(yè)的合同管理工作，光有一套管理體系是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。體系設(shè)計(jì)得再好也要靠人去落實(shí)，否則就是一紙空文?？梢哉f，合同管理人員的素質(zhì)決定合同管理工作的成敗。而現(xiàn)代企業(yè)特別是大型企業(yè)，合同類型越來越多，合同法律關(guān)系越來越復(fù)雜，合同管理工作難度越來越大，這些客觀情況使合同管理朝著專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展，企業(yè)必須采取有力措施建立一支業(yè)務(wù)水平高，思維敏捷，具有一定工作經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)化合同管理人才隊(duì)伍。

1、選拔優(yōu)秀合同管理人才。

對(duì)于大中型企業(yè)，合同管理人員一般應(yīng)當(dāng)是法律專業(yè)本科以上學(xué)歷，最好有法律從業(yè)資格或企業(yè)法律顧問資格；在基層企業(yè)有一年以上的工作經(jīng)驗(yàn)，了解企業(yè)的經(jīng)營情況?？蓞⒄者@些素質(zhì)條件，選擇本企業(yè)優(yōu)秀人才擔(dān)任合同管理人員，也可以通過公開考評(píng)和競(jìng)爭(zhēng)招聘的方式選拔人員。在使用過程中堅(jiān)持優(yōu)勝劣汰的原則，把優(yōu)秀人才放在這個(gè)崗位上。

2、建立合同管理崗位責(zé)任制，實(shí)行持證上崗制度。

企業(yè)對(duì)合同管理人員必須實(shí)行崗位責(zé)任制，明確他們的責(zé)、權(quán)、利，建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，對(duì)有貢獻(xiàn)的合同管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)。在條件成熟的企業(yè)，對(duì)符合合同管理崗位要求的人員頒發(fā)《合同管理員證書》，增強(qiáng)合同管理人員隊(duì)伍的責(zé)任意識(shí)和自豪感。

3、充分發(fā)揮外聘律師的作用。

    律師做為法律工作者，具有豐富的處理合同業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)。在對(duì)企業(yè)合同管理人員的培訓(xùn)中，合同專業(yè)的律師通常能為企業(yè)帶來生動(dòng)的、有借鑒意義的案例和法律建議；在日常合同管理和大型合同項(xiàng)目中，律師的參與也會(huì)為企業(yè)發(fā)揮重要的作用。

總而言之，企業(yè)合同管理是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效直至合同失效為止。我們不僅要重視合同簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。成功的企業(yè)合同管理，是把合同的權(quán)利義務(wù)按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的責(zé)任。只有這樣合同管理才能真正到位，履行責(zé)任才能真正落實(shí)。可以說，企業(yè)合同管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要各子系統(tǒng)、分系統(tǒng)共同配合。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別是要掌握對(duì)我方不利的變化，及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充、中止或終止。切不可以為簽了合同就萬事大吉，要防止由于合同管理不善而遭到的懲罰。

合同管理同時(shí)也是一個(gè)復(fù)雜的、開放的領(lǐng)域，它隨著宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境和法律環(huán)境的改變而不斷變動(dòng)，正因?yàn)槿绱?，它具備了企業(yè)法務(wù)人員對(duì)其進(jìn)行持續(xù)研究的價(jià)值，以期為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力，防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)而有所作為。