確認(rèn)與控制范圍

在范圍管理中，我們已經(jīng)講完了 4 個(gè)管理過程，剩下的兩個(gè)過程就是對(duì)范圍的確認(rèn)以及在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中進(jìn)行范圍的監(jiān)控管理。這兩個(gè)過程的內(nèi)容都不多，所以今天的內(nèi)容還是非常輕松的，在正式學(xué)習(xí)之前，我們先來看看 甘特圖 是長什么樣子的。

先睹為快 甘特圖

這是我之前做一個(gè)小官網(wǎng)開發(fā)時(shí)畫的一張 甘特圖 ，從這張圖中可以看出，左邊的那個(gè)列表其實(shí)就是一個(gè) 列表式 的 WBS 。而右邊的內(nèi)容其實(shí)是我們的開發(fā)周期也就是加上了進(jìn)度時(shí)間所形成的一種橫向的柱狀圖。也就是說，我們把 范圍 和 進(jìn)度 結(jié)合起來，就可以畫出 甘特圖 。當(dāng)然，成本、資源等也可以在 甘特圖 中體現(xiàn)出來。不過這些都是后話了。

大家可以看看，這個(gè)分解出來的工作結(jié)構(gòu)有什么問題嗎？其實(shí)問題還是挺多的，比如說有點(diǎn)太粗了，沒有正式的功能范圍的劃分，因?yàn)榇炙院茈y監(jiān)控，而且很明顯，這是我一個(gè)人畫出來的，真正的 WBS 應(yīng)該是各重要相關(guān)干系人一起制定的。在學(xué)習(xí)了上節(jié)課的內(nèi)容之后，大家可不要像我一樣再畫出這樣的甘特圖來了。

關(guān)于甘特圖的內(nèi)容，后面我們還會(huì)再說到，這里就是簡單的先看一下。

確認(rèn)范圍

確認(rèn)范圍其實(shí)也是 貫穿項(xiàng)目始終 的一個(gè)過程，它也可以叫做是范圍核實(shí)或者核實(shí)范圍。它包括與客戶或發(fā)起人一起審查可交付成果，確?？山桓冻晒褕A滿完成，并獲得客戶或發(fā)起人的正式驗(yàn)收。

在信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目中，確認(rèn)范圍并不是容易的事情，這個(gè)不容易主要體現(xiàn)在與用戶的溝通上。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)傾向于讓用戶確認(rèn)范圍以盡快開始后續(xù)的工作，而用戶則可能認(rèn)為自己什么也沒有看到，怎么可以確認(rèn)呢？因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通能力在確認(rèn)項(xiàng)目范圍這里具有非常重要的作用。

項(xiàng)目干系人進(jìn)行范圍確認(rèn)時(shí)，一般要檢查以下幾個(gè)方面的問題：

• 可交付成果是否是確定的、可確認(rèn)的。

• 每個(gè)可交付成果是否有明確的里程碑，里程碑是否有明確的、可辨別的事件。

• 是否有明確的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

• 審核和承諾是否有清晰的表達(dá)。

• 項(xiàng)目范圍是否覆蓋了需要完成的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行的所有活動(dòng)，有沒有遺漏或者錯(cuò)誤。

• 項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是否太高，管理層是否能夠降低可預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)對(duì)項(xiàng)目的沖擊。

確認(rèn)范圍中最主要的是項(xiàng)目的干系人（例如客戶、發(fā)起人）對(duì)項(xiàng)目的范圍進(jìn)行確認(rèn)和接受的工作，每個(gè)人對(duì)項(xiàng)目范圍所關(guān)注的方面也是不同的，這也就是我們的所有干系人需要關(guān)注的不同點(diǎn)，主要包括：

• 管理層所關(guān)注的是項(xiàng)目范圍，是指范圍對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、資金和資源的影響。

• 客戶主要關(guān)心的是產(chǎn)品的范圍，關(guān)心項(xiàng)目的可交付成果是否足夠滿足產(chǎn)品或服務(wù)。

• 項(xiàng)目管理人員主要關(guān)注可交付成果是否滿足需求和必須完成，時(shí)間、資金和資源是否足夠。

• 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員主要關(guān)心項(xiàng)目范圍中自己參與的元素和負(fù)責(zé)的元素，檢查自己的工作時(shí)間是否足夠。

如果在確認(rèn)范圍工作中發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目范圍說明書、WBS 中有遺漏或者錯(cuò)誤，需要向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)明確指出錯(cuò)誤的內(nèi)容，并給出修正的意見。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要根據(jù)修改意見重新修改項(xiàng)目范圍說明書和 WBS 。在確認(rèn)范圍工作過程中也可能會(huì)出現(xiàn)范圍變更請(qǐng)求，如果這些范圍變更請(qǐng)求得到了批準(zhǔn)，那么也要重新修改項(xiàng)目范圍說明書和 WBS 。

確認(rèn)項(xiàng)目過程中有個(gè)工具叫做檢查，是指開展測(cè)量、審查與確認(rèn)等活動(dòng)，來判斷工作和可交付成果是否符合需求和產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。檢查有時(shí)也被稱為審查、產(chǎn)品審查和巡檢等。而確認(rèn)范圍的輸出則是 驗(yàn)收的可交付成果 ，說白了，就是我們要正式交付的產(chǎn)品、服務(wù)等，它是所有結(jié)束項(xiàng)目階段或過程的重要輸入。如果項(xiàng)目在早期被終止，確認(rèn)范圍過程也要記錄它的完成情況。記住，項(xiàng)目只要有開始，就一定要有結(jié)束，在整體管理中講過的結(jié)束項(xiàng)目或階段工作是必不可少的，即使是失敗和提前結(jié)束的項(xiàng)目，它們的資料也會(huì)成為組織過程資產(chǎn)。

最后，我們?cè)倏纯匆幌麓_認(rèn)范圍與幾個(gè)術(shù)語之間的比較。

• 確認(rèn)范圍與核實(shí)產(chǎn)品：核實(shí)產(chǎn)品是針對(duì)產(chǎn)品是否完成，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)品是否完整；確認(rèn)范圍則是針對(duì)項(xiàng)目可交付成果，由客戶或發(fā)起人在階段末確認(rèn)驗(yàn)收的過程。

• 確認(rèn)范圍與質(zhì)量控制：確認(rèn)范圍是有關(guān)工作結(jié)果的接受問題，而質(zhì)量控制是關(guān)注交付成果的正確性；質(zhì)量控制一般在確認(rèn)范圍前進(jìn)行，當(dāng)然同時(shí)進(jìn)行也是可以的；確認(rèn)范圍體現(xiàn)在 “多少” ，也就是范圍的大小，多是由外部來驗(yàn)收，而質(zhì)量控制更多的地體現(xiàn) “好壞” ，多屬于內(nèi)部檢查。

• 確認(rèn)范圍與項(xiàng)目收尾：確認(rèn)范圍強(qiáng)調(diào)的是核實(shí)與接受，而項(xiàng)目收尾強(qiáng)調(diào)的是結(jié)束項(xiàng)目（或階段）所要做的流程性工作。

控制范圍

控制范圍是監(jiān)督項(xiàng)目和產(chǎn)品的范圍狀態(tài)、管理范圍基準(zhǔn)變更的過程。在這個(gè)過程中，我們要確保所有請(qǐng)求的變更、推薦的糾正措施或預(yù)防措施都經(jīng)過實(shí)施整體變更控制過程的處理。

在控制范圍的過程中，我們要重點(diǎn)關(guān)注的焦點(diǎn)問題包括：對(duì)造成范圍變更的因素施加影響，以確保這些變更得到一致的認(rèn)可；確定范圍變更是否已經(jīng)發(fā)生；當(dāng)范圍變更發(fā)生時(shí)，對(duì)實(shí)際的變更進(jìn)行管理。既然我們要關(guān)注這么多問題，那么項(xiàng)目的范圍一般會(huì)在什么情況下發(fā)生變更呢？

• 政府政策的問題。同時(shí)也可以看成是項(xiàng)目外部 "環(huán)境" 發(fā)生了變化。

• 項(xiàng)目的范圍計(jì)劃編制不周密詳細(xì)，有一定的錯(cuò)誤或遺漏。這一點(diǎn)大多數(shù)可以歸結(jié)為 "人" 的原因。

• 市場(chǎng)上出現(xiàn)了或是設(shè)計(jì)人員提出了新 “技術(shù)” 、新手段或新方案。

• 項(xiàng)目執(zhí)行組織本身發(fā)生了變化。這是內(nèi)部 “環(huán)境” 發(fā)生了變化。

• 客戶對(duì)項(xiàng)目、項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)的要求發(fā)生變化。這還是 “人” 的問題。

還記得我們?cè)?項(xiàng)目整體管理 的 實(shí)施整體變更控制 的原因中講過的 “人財(cái)物法環(huán)” 嗎，這里其實(shí)也是類似的?？梢哉f，大部分的變更，不管是范圍、成本、進(jìn)度還是什么，基本都和這五個(gè)元素相關(guān)?？刂品秶_保所有的變更請(qǐng)求、推薦的糾正措施或預(yù)防措施，都會(huì)通過 實(shí)施整體變更控制 過程進(jìn)行處理。

未經(jīng)控制的產(chǎn)品或項(xiàng)目范圍的擴(kuò)大（未對(duì)時(shí)間、成本和資源做相應(yīng)調(diào)整）被稱為 范圍蔓延 。除了 范圍蔓延 外，還有一個(gè)名詞叫做 “鍍金” 。它的意思是團(tuán)隊(duì)成員內(nèi)部主動(dòng)發(fā)起的范圍擴(kuò)大的問題，沒有經(jīng)過正式的變更流程處理，從而導(dǎo)致整體項(xiàng)目范圍的擴(kuò)大。比如說，程序員主動(dòng)為一個(gè)功能添加了一些額外的輔助功能，這叫 鍍金 。而客戶直接找到程序員并且要求馬上添加的額外功能就是 需求蔓延 。它們都是失控的變更，都沒有經(jīng)歷正規(guī)的變更過程，都應(yīng)該是在項(xiàng)目過程中極力避免的。

最后，我們?cè)僖黄鹂匆幌略谡麄€(gè)項(xiàng)目周期內(nèi)，范圍變更控制的主要工作，包括但不限于：

• 影響導(dǎo)致范圍變更的因素，并盡量使這些因素向有利的方面發(fā)展。

• 判斷范圍變更是否已經(jīng)發(fā)生。

• 范圍變更發(fā)生時(shí)管理實(shí)際的變更，確保所有被請(qǐng)求的變更按照項(xiàng)目整體變更控制過程處理。

總結(jié)

今天的內(nèi)容不多吧，很輕松吧。雖說內(nèi)容少，但確認(rèn)范圍的概念、與質(zhì)量控制的區(qū)別，控制范圍產(chǎn)生的原因，以及 范圍蔓延 和 鍍金 的概念這些內(nèi)容都是需要我們?nèi)ド钊肜斫饧坝洃浀摹?/p>

到此為止，項(xiàng)目范圍管理的內(nèi)容我們就學(xué)習(xí)完了。項(xiàng)目管理十大知識(shí)領(lǐng)域我們已經(jīng)學(xué)習(xí)完了兩個(gè)，不知道大家有沒有感覺到貌似項(xiàng)目管理部分的內(nèi)容還是比較輕松的。確實(shí)，相比不是計(jì)算機(jī)相關(guān)專業(yè)的人員去學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)知識(shí)來說，項(xiàng)目管理方面的知識(shí)其實(shí)更通用一些，而且也更加的好理解一些。既然如此的話，大家就多多加油吧。當(dāng)然，難點(diǎn)也還是有的，比如說我們馬上要進(jìn)入的 項(xiàng)目進(jìn)度管理 的學(xué)習(xí)，以及后面的 項(xiàng)目成本管理 都會(huì)比范圍管理的難度要高一些。

參考資料：

《信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程》

《某機(jī)構(gòu)培訓(xùn)資料》

《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南 PMBOK》第六版