第一章總則

第一條 本制度制定的目的是規(guī)范辦公用品的采購、發(fā)放等日常管理工作，方便員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費(fèi)用支出，以節(jié)約公司資源。

第二條 本制度適用于公司所有辦公用品的采購、發(fā)放和使用管理。

第三條 行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。

第二章辦公用品的采購管理

第四條 辦公用品采購程序。

(1)行政工作人員須及時掌握辦公用品的庫存情況，并根據(jù)平時的消耗水平制訂采購計劃，明確訂購數(shù)量，填寫《辦公用品申購單》。

(2)將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購單》，提交給公司總經(jīng)理審批。

(3)審批通過后，根據(jù)審批意見，行政部負(fù)責(zé)采用訂購或直接購買的方式實施購買。

(4)所訂購辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單進(jìn)行驗收，核對型號規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問題。

(5)驗收人員在《辦公用品驗收單》上填寫驗收結(jié)果并簽字確認(rèn)。

(6)針對直接購買的辦公用品， 經(jīng)辦人可憑《辦公用品申購單》以及有效發(fā)票，到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)；針對采用訂貨方式購買的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購單》以及《辦公用品驗收單》，到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。

第五條 辦公用品采購規(guī)定。

(1)經(jīng)辦人應(yīng)本著。合理節(jié)約”的原則實施采購，避免重復(fù)購買造成庫存積壓；選擇供貨商時應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價廉的辦公用品。

(2)各部門如因工作原因而對某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時，需向行政部提出書面申請，以便行政部及時對訂購計劃進(jìn)行調(diào)整。

(3)行政部應(yīng)填寫《辦公用品訂購進(jìn)度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購日期、數(shù)量、單價、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。

(4)如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購買所需物品，但事后需及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報銷。

(5)驗收結(jié)果為不合格時，由行政部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。

(6)對于驗收結(jié)果為不合格的用品，財務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。

(7)經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購過程中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實無法拒絕時，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭職處理。

第三章辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放

第六條 辦公用品領(lǐng)用和發(fā)放辦法。

（1）領(lǐng)取物品時，需以部門為單位，在規(guī)定的時間內(nèi)向行政部提交《辦公用品審領(lǐng)表》寫明所要的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽字核準(zhǔn)。

(2)公司每月的1~3日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時間，遇節(jié)假日順延，其他時間均不予受理。

(3)行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品，于每月5日前向各部門分發(fā)。同時進(jìn)行辦公用品發(fā)放的登記工作，寫明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號規(guī)格及分發(fā)日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。

(4)員工離職時，其已領(lǐng)取或保管的訂書器、計算器等耐用品必須交還給行政部。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價后向其索取賠償。

(5)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時申領(lǐng)。

第七條新員工人職時，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表

辦公用品崗位領(lǐng)用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)一覽表

崗位

標(biāo)準(zhǔn)配備

員工

水性筆、記事本、文件夾各一個

財務(wù)部員工

水性筆、記事本、文件夾、計算器各一個

部門主管

水性筆、記事本、文件夾、計算器、訂書器、鉛筆各一個

部門經(jīng)理以上人員

圓珠筆、水性筆、皮面筆記本、筆筒、書架、活頁夾、計算器、鉛筆各一個

備注

因工作原因需領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)配置以外的辦公用品，需按照常規(guī)辦公用品申領(lǐng)程序申領(lǐng)

第四章辦公用品的保管和使用

第八條辦公用品的保管及使用管理。

(l)行政部應(yīng)建立庫存辦公用品臺賬，明確掌握辦公用品的庫存。情況。

(2)辦公用品倉庫須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時如有賬物不符的情況，應(yīng)及時查明原因，做到賬物相符。

(3)行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購價格核算出物品單價，并根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況計算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。

(4)水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用后三個月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。

(5)離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申領(lǐng)人不得以其新舊為由拒絕領(lǐng)用。

(6)行政部對已無使用價值、決定報廢的辦公用品應(yīng)做好登記，寫明用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理等事項。

(7)樹立節(jié)約意識，提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)終資源，降低易耗資源的消耗。

第五章 辦公用品的使用監(jiān)督

第九條 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。

第十條 行政部應(yīng)定期對各部門辦公用品的領(lǐng)用申請以及實際使用情況進(jìn)行核對。

第十一條 行政部每月填寫《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩份。一份存檔用與年終各部門的績效考核，另一份提交各部門經(jīng)理，使其了解本部門辦公用品的消耗情況。

第十二條 實行“走動管理”，發(fā)現(xiàn)問題及時提醒解決，杜絕浪費(fèi)。

第六章 附則

第十三條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政都所有。

第十四條 本制度自公布之日起實施。