報告模板 | 物資采購專項審計報告【干貨】

陽光男孩007007 2020-12-13

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根據(jù)公司年度審計計劃安排，監(jiān)察審計部于2012年6月11日至6月21日對公司2012年度上半年行政物資采購管理實施了內(nèi)部專項審計。本次審計的主要目的是加強公司行政物資采購管理，規(guī)范行政物資采購行為，最大限度地降低行政物資采購成本，保證供貨質(zhì)量和時效，提高公司經(jīng)濟效益，現(xiàn)將本次審計情況報告如下：

第一部分：審計依據(jù)、范圍及程序方法

一、審計依據(jù)

1、《A公司審計工作規(guī)定》；

2、《A公司2012年度審計工作計劃》；

3、《A公司行政物資采購管理辦法》；

4、《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》；

5、《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》。

二、審計范圍

2012年度發(fā)生的公司各部門所需辦公設(shè)備及辦公用品、勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理，屬以前年度簽署的合同在本年度執(zhí)行的，一并追溯查閱到以前年度。

三、審查程序和方法

主要采用審閱法、現(xiàn)場查看法，并輔以詢問，審核相關(guān)會計檔案、月度資金計劃、采購計劃、合同招投標(biāo)等資料：

（1）查閱、熟悉公司行政物資采購管理方面的相關(guān)制度文檔。

（2）查閱行政物資采購事項相關(guān)的計劃審批單據(jù)、付款憑證、驗收記錄、采購合同等資料。

（3）查閱行政物資采購事項的出入庫管理臺帳。

（4）查閱采購部門貨比三家記錄、招投標(biāo)資料、出庫領(lǐng)用單據(jù)。

（5）現(xiàn)場查看庫存辦公用品、辦公設(shè)備及后勤物資等，查對相關(guān)臺帳。

（6）實地訪談相關(guān)采購倉管人員，了解行政物資采購申領(lǐng)及采購保管方面遇到的實際問題和訴求。

第二部分審計了解到的情況與發(fā)現(xiàn)的問題

經(jīng)過本次行政物資采購管理內(nèi)審，我們了解到公司行政物資的采購主要分成4塊，一塊為辦公用品（日用文具類）及后勤消耗性物資，此類物資由綜合管理部總務(wù)人員負責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備及電腦耗材類，此類物資由信息中心負責(zé)采購；一塊為辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）及辦公家具，此類物資由綜合管理部后勤管理人員負責(zé)采購；另一塊為勞保物資，由物資供應(yīng)部采購員負責(zé)采購。

經(jīng)查，公司各部門辦公用品（日用文具類）、勞保物資采購的管理執(zhí)行情況較好，月度計劃申報審批執(zhí)行方面較為規(guī)范，但在申請的表單格式上與制度規(guī)定有所出入。在辦公用品的申購領(lǐng)用上，各部門均能夠本著按需申請、適用節(jié)約的原則進行申請，綜合管理部總務(wù)人員能夠認真填制日常文具類辦公用品出庫單并要求相關(guān)領(lǐng)用人簽字；在辦公設(shè)備的申購審批與采購控制方面，信息中心能做到在年度預(yù)算總額內(nèi)進行采購并合理進行配置；在勞保物資的采購上，物資供應(yīng)部能做到按計劃貨比三家詢價采購，在辦公設(shè)備（會議設(shè)備類）的申購審批與預(yù)算采購控制方面，公司2012年度基建投資計劃及零星固定資產(chǎn)購置均無預(yù)算，屬預(yù)算外采購事項，缺乏相關(guān)審批手續(xù)。

公司行政物資采購管理在運行上總體是健康的，但在采購計劃、貨比三家、出入庫、驗收管理、資金計劃方面還存在這樣那樣的缺漏弊端，尚待完善和修正，現(xiàn)將本次行政物資采購管理各環(huán)節(jié)現(xiàn)狀及存在的具體問題匯報如下：

一、公司現(xiàn)有行政物資采購管理的制度

目前公司在行政物資采購管理方面涉及到的制度有：

1）《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)；

2）《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)；

3）《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》——財務(wù)資產(chǎn)部頒發(fā)；

4）《A公司物資采購管理制度》——物資供應(yīng)部頒發(fā)。

本次行政物資采購管理專項檢查，我們發(fā)現(xiàn)公司各部門包括制度制定部門成員對行政物資采購管理辦法、辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法條款規(guī)定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣貫執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。經(jīng)查閱以上行政物資采購方面的制度及條款，我們發(fā)現(xiàn)這些制度存在明顯缺陷需要進行修訂整合：

1、制度發(fā)放范圍明顯有誤

公司制度匯編上冊第135頁內(nèi)容顯示，《A公司行政物資采購管理辦法》發(fā)放范圍僅限于：董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、綜合管理部，根據(jù)該制度條款第二條“本辦法適用于本公司公司各部（室）所需辦公設(shè)備及辦公用品、公司所需一切勞保用品、生活后勤服務(wù)消耗性材料的物資采購管理”，而該制度第五條、第七條、第八條、第十五條內(nèi)容均需各部門配合填報《行政物資采購計劃單》或是《行政物資追加計劃單》或是配合辦理固定資產(chǎn)相關(guān)手續(xù)，所以本制度的適用范圍應(yīng)是全公司各個部門。

2、制度內(nèi)容明顯有缺失

《A公司行政物資采購管理辦法》第三章第8條規(guī)定了成立行政物資采購工作小組，但該小組的工作職責(zé)、工作內(nèi)容在通篇制度內(nèi)找不到其他任何有關(guān)該小組的相關(guān)內(nèi)容。形成對比的是《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》規(guī)定了辦公設(shè)備、辦公用品采購評審小組及其成員，并在該制度第七條第三小點第二、第三款規(guī)定了該小組的工作職責(zé)內(nèi)容，規(guī)定由評審小組對包含產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息的市場調(diào)研報告進行評審，確定供應(yīng)商并進行談判，建議綜合管理部對《A公司行政物資采購管理辦法》相關(guān)條款進行完善，加強行政物資采購工作小組的監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)條款，使該機構(gòu)的存在及作用真正落到實處。

3、行政物資采購執(zhí)行的相關(guān)制度內(nèi)容有重疊、條款有沖突

《A公司行政物資采購管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)和《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》——綜合管理部頒發(fā)，都對辦公設(shè)備及辦公用品的計劃、采購、領(lǐng)用方面進行了規(guī)定，但在一些條款方面有沖突，如：關(guān)于計劃采購方面，后者第8條規(guī)定“各部門……次年要采購的行政物資須在當(dāng)年10月15日前填寫《行政物資采購計劃單》上報綜合管理部”，后者第7條第3款規(guī)定“每年12月20日前，綜合管理部根據(jù)本年度辦公需要發(fā)放、使用及庫存情況，提出次年的年度計劃采購申請報分管領(lǐng)導(dǎo)審批”，兩條規(guī)定相矛盾；再如前者第5條規(guī)定“各部門將需采購的單件2000元以上….（2000元以下直接報綜合管理部）于每月25日前填報行政物資采購采購計劃單……”，后者第7條第四款第三小點規(guī)定“每月25日前將下月所需的零星易耗辦公用品單價在1000元（含）以下的填寫采購申請表……”兩個條款限額及填寫表單規(guī)定有矛盾，亟待修訂。

4、《A公司固定資產(chǎn)管理制度（修訂）》個別內(nèi)容因?qū)嶋H情況發(fā)生變化等原因需要進行修訂，如：

1）該制度制定時制度內(nèi)涉及的企劃公關(guān)部、總務(wù)人資部、技術(shù)設(shè)備部名稱都已變更，應(yīng)適時進行修訂制度；

2）制度內(nèi)提到的“購置零星固定資產(chǎn)新增報告單”，實際表單格式上的名稱為“購置零星固定資產(chǎn)購置新增報告單”，兩者不一致也應(yīng)進行調(diào)整修訂。

二、行政物資采購的計劃申報審批方面

1、辦公用品（日用文具類）的采購計劃審批

除電腦耗材外的日常辦公消耗用品采購計劃，各部門均能按制度規(guī)定進行計劃申報審批手續(xù)，但計劃申報單格式五花八門，綜合管理部未對此進行統(tǒng)一明確，一些部門個別月份計劃申報不及時，個別部門因理解有誤甚至錯填計劃申報單據(jù)。

公司日常消耗的辦公用品（日用文具類）單價通常較低，都在2000元以下，大多數(shù)部門都能按制度規(guī)定，在每月25日前及時填報《辦公用品計劃需求表》，直接報綜合管理部總務(wù)人員進行采購，但各部門計劃申報表單格式五花八門；個別部門、個別月份計劃申報審批送達不夠及時，如：2012年4月辦公用品計劃采購申報，人力資源部報送的為2012年2月的辦公用品計劃需求；個別部門因理解錯誤，導(dǎo)致計劃單所屬時間填寫錯誤，如：2012年2月辦公用品計劃采購申報，生產(chǎn)操作部填報成2012年1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月30日（填報不及時）；調(diào)度室填報成1月辦公用品計劃需求表，填報時間為2012年1月25日，以上明顯存在理解錯誤，2012年1月底填報的應(yīng)是2月份所需辦公用品的采購需求計劃，不可能是1月的需求計劃申請，每月辦公需求計劃都是必須提前在上月進行計劃申報的。

2、辦公設(shè)備及辦公用品（電腦耗材類）的采購計劃審批

辦公設(shè)備：固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，《購置零星固定資產(chǎn)新增報告單》填制日期滯后，個別預(yù)算外采購無申請報告，缺少董事長審批手續(xù)，財務(wù)部門把關(guān)不嚴，無預(yù)算、預(yù)算外審批手續(xù)不全的都不應(yīng)予以支付款項應(yīng)退回補辦后予以辦理；非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能要求需求部門填制采購計劃申請審批單后進行采購，屬無計劃采購行為，財務(wù)部門不應(yīng)當(dāng)給予報支相關(guān)費用。

電腦耗材：主要是一些打印機消耗的墨盒、碳粉，鼠標(biāo)，鍵盤，內(nèi)存條，顯示器等；此類物資的采購計劃申報，信息中心均未能按制度要求需求部門填報《行政物資采購計劃單》，只要有庫存，需求部門未進行計劃申報就可隨時領(lǐng)用到，若沒庫存，信息中心現(xiàn)場核實后未參與下月行政物資采購匯總，一般在當(dāng)月就直接購買入庫，此類物資在采購管理方面缺乏計劃性。

根據(jù)制度規(guī)定，屬固定資產(chǎn)購置范疇內(nèi)的“單位價值2000元以上，使用年限超過2年的”辦公設(shè)備，公司日常采購的一般為電腦、打印機，通常達到固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)行做法是每年下半年編制下年度預(yù)算時，由需求部門先報給綜合管理部，再由綜合管理部按類別進行匯總至財務(wù)部門進行綜合平衡后列入年度財務(wù)預(yù)算。在年度內(nèi)各部門通過申請報告或內(nèi)部公文形式向公司領(lǐng)導(dǎo)申請進行采購，獲批后提交綜合管理部進行采購。

根據(jù)《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》第七條第二款規(guī)定“各部門購置固定資產(chǎn)時應(yīng)填寫“購置零星固定資產(chǎn)新增報告單”，并按審批程序逐級批準(zhǔn)（經(jīng)辦人 --?部門主管--?企劃公關(guān)部--?財務(wù)資產(chǎn)部--?總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理），經(jīng)批準(zhǔn)后辦公生活設(shè)備交總務(wù)人資部統(tǒng)一購買、生產(chǎn)經(jīng)營用設(shè)備交技術(shù)設(shè)備部統(tǒng)一購買”，目前各部門都是在固定資產(chǎn)辦公設(shè)備采購結(jié)算付款時才填制的，時間明顯滯后于制度要求，零星固定資產(chǎn)購置新增報告單應(yīng)在購前進行申報審批。

個別預(yù)算外辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)）采購，無申請報告，缺少董事長審批手續(xù)，購建日期明顯早于零星固定資產(chǎn)購置新增報告單，如：2012年5月24日銀付141#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司HP打印機，使用存放地綜合樓檢疫室，購置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”，零星固定資產(chǎn)購置新增報告單日期為2012年5月8日。

非固定資產(chǎn)購置范疇的辦公設(shè)備采購，需求部門未按制度規(guī)定填制《行政物資采購計劃單》，如：2012年2月16日銀付80#記載購買福州臺江區(qū)鑫鴻升電子公司中控及信息中心機房用2臺顯示器。

3、勞保用品的采購計劃審批

公司勞保用品的計劃申報由勞保歸口管理部門人力資源部根據(jù)年度預(yù)算通過設(shè)備管理系統(tǒng)進行計劃申報，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后由物資供應(yīng)部進行采購，未按《A公司行政物資采購管理辦法》規(guī)定，另行填報《行政物資采購計劃單》進行采購計劃申報。

4、后勤消耗性物資的采購計劃審批

經(jīng)查，公司后勤消耗性物資的采購未按《A公司行政物資采購管理辦法》規(guī)定，提前填制《行政物資采購計劃單》進行計劃采購審批，后勤消耗性物資都是由總務(wù)人員會同辦公用品一同進行采購，屬無計劃審批采購，與制度相違背。

三、行政物資采購的管理程序方面

1、公開招投標(biāo)、邀請招議標(biāo)方面

經(jīng)查，截止2012年6月30日，公司行政物資采購單筆采購金額均未超過10萬元，不需通過華電招標(biāo)網(wǎng)進行公開招標(biāo)邀請招議標(biāo)采購。

2、貨比三家詢價議價采購方面

2012年上半年，公司不需招投標(biāo)的單筆采購金額在2-10萬元的物資采購共計8筆，其中僅有物質(zhì)供應(yīng)部負責(zé)的勞保用品采購事項5筆，經(jīng)辦人員按制度規(guī)定做到貨比三家進行詢價采購，其余3筆行政物資采購均未按制度要求進行貨比三家。

3、收集供應(yīng)商資料進行市場及產(chǎn)品調(diào)研、比質(zhì)比價擇優(yōu)采購管理方面

經(jīng)查，公司綜合管理部負責(zé)的單批次2萬元以下的行政物資零星采購事項，均未進行貨比三家調(diào)研擇優(yōu)采購，物質(zhì)供應(yīng)部負責(zé)的行政物資采購（勞保采購）較為正規(guī)，多數(shù)比質(zhì)比價簽訂合同進行商談后進行采購。

4、對已確定的供貨商資質(zhì)審查、價格質(zhì)量變化的掌控方面

除大額的簽訂合同的行政物資采購遵循合同招投標(biāo)議價商談程序外，其余未簽訂合同的零星行政物資采購事項，均未能按制度規(guī)定對已確定的供貨商審查有關(guān)資質(zhì)證明材料，未能及時掌握其價格、質(zhì)量變化，如：辦公用品（文具類）的采購供應(yīng)商“鼓樓區(qū)光輝辦公用品經(jīng)營部”已多年未進行更換，未貨比三家，且供應(yīng)商的產(chǎn)品價格變化、質(zhì)量變化等均未及時進行整理收集。

5、單價在2000元以上的、使用年限在2年以上的行政物資采購管理

綜合管理部、信息中心負責(zé)采購的符合制度規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的辦公設(shè)備（電腦、打印機、會議設(shè)備、空調(diào)等）均能按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)；但綜合管理部經(jīng)購的另一些辦公家具類物資（沙發(fā)、辦公桌）單價在2000元以上、使用年限超2年，雖符合固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但都未辦理固定資產(chǎn)新增報告單手續(xù)，財務(wù)部門直接列支到當(dāng)年管理費用-辦公費中。

6、辦公用品（文具類）行政物資采購計劃統(tǒng)籌安排不合理，影響辦事效率，同一月份內(nèi)多次購物，浪費人力、物力資源，不利于降本增效。

四、行政物資采購的驗收入庫、結(jié)算與領(lǐng)用、臺帳管理方面

各類行政物資采購普遍存在無驗收文字記錄、入庫單填寫不規(guī)范、結(jié)算不及時、不符合崗位不相容原則，具體情況如下：

1、辦公用品（文具類）及后勤消耗性物資采購

1）無驗收記錄

辦公用品入庫有入庫單，有采購、保管、確認簽字，但缺少文字驗收記錄核對型號規(guī)格及數(shù)量等信息情況，無相關(guān)驗收人簽字，后勤消耗性物資也均無驗收記錄。

2）入庫單填寫不規(guī)范

辦公用品（文具類）許多入庫單無品名、單價、數(shù)量、金額等內(nèi)容，一些入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價、總價等信息，沒有廠家、規(guī)格型號信息，“采購、保管、確認”三欄均無人簽字，制票人僅填寫姓，未填寫全名；后勤消耗性物資到貨未進行驗收未填制入庫單。

3）許多采購事項費用結(jié)算及入庫登記均不及時

許多采購事項未按制度規(guī)定現(xiàn)場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單甚至跨月合并匯總填列，費用結(jié)算多月合并匯總結(jié)算，根據(jù)財務(wù)部2012年3月6日銀付17#憑證記載，2011年12月1日購置的辦公用品費用甚至跨年結(jié)算。

4）入庫單財務(wù)結(jié)算聯(lián)次提交錯誤

財務(wù)部門結(jié)算憑證后附的入庫單均為“第二聯(lián) 交付貨單位”，非財務(wù)結(jié)算聯(lián)，財務(wù)部門把關(guān)不嚴。

5）各部門辦公用品的領(lǐng)用與核算不能匹配，財務(wù)部門全面預(yù)算管理-辦公費部門預(yù)算管理沒有真正落到實處

各部門人員領(lǐng)用辦公用品時，辦公用品保管人員在現(xiàn)場及時填制了出庫單并要求領(lǐng)用人員簽字，但所有出庫單聯(lián)次均在倉管員處保管，出庫單財務(wù)聯(lián)未移交財務(wù)部門作為出賬和核算各部門辦公用品的依據(jù)。公司2012年度開始執(zhí)行全面預(yù)算管理，財務(wù)部門根據(jù)綜合管理部審核意見將辦公用品辦公費預(yù)算額度在各部門間進行了分解，但在進行辦公費賬務(wù)核算時財務(wù)部門未按部門進行輔助核算，也未另外建立臺賬另行登記各部門發(fā)生的費用，各部門辦公費全面預(yù)算管理執(zhí)行情況無法獲得。財務(wù)部門僅按上月公司管理人員、生產(chǎn)人員、銷售人員、基建人員人頭數(shù)比例，簡化分攤辦公用品費用，不以各部門實際領(lǐng)用的辦公用品核算各部門的辦公費用，財務(wù)賬套核算的金額與各部門實際領(lǐng)用金額無法匹配，數(shù)據(jù)無說服力，預(yù)算管理不到位。后勤消耗性物資出庫領(lǐng)用均未填制出庫單，宿舍區(qū)維修消耗的五金配件，在財務(wù)結(jié)算時未能提供缺陷報修申請單、領(lǐng)用人簽字確認的出庫單，物資是否真正出入庫面上無法核實。

6）未登記出入庫臺賬

公司所有辦公用品的日常出入庫結(jié)存管理，僅有出入庫單，辦公用品倉儲保管人員沒有進行臺賬登記管理，也就無法直接查詢到相關(guān)辦公用品賬面庫存數(shù)量，不利于實物監(jiān)管盤點；后勤消耗性物資出入庫亦未登記臺帳。

7）辦公用品的采購、入庫、保管、出庫為同一人，不符合職務(wù)不相容原則

入庫時雖有其他人確認簽字，但經(jīng)詢問了解到實際工作中確認人（驗收人）因工作繁忙沒有查看實物就簽字的現(xiàn)象也偶有存在，管理存在漏洞。

2、辦公設(shè)備及電腦耗材采購

1）無驗收記錄

非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備及電腦耗材到貨有入庫單，入庫單內(nèi)有采購、保管、確認簽字，固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備填制了固定資產(chǎn)新增報告單但無入庫單，以上物資到貨，均無“數(shù)量、規(guī)格型號正確無誤，包裝完好、外表無破損”之類文字驗收記錄。

2）個別入庫單填寫不規(guī)范

多數(shù)電腦耗材入庫單內(nèi)容不全：電腦耗材入庫單只有耗材名稱、入庫數(shù)量、單價、總價等信息，沒有廠家、規(guī)格型號等信息。

3）個別采購事項入庫不及時

a）綜合管理部門未按制度規(guī)定，現(xiàn)場填寫物資采購驗收單，入庫填制不及時，一些入庫單跨周填列；

b）2012年4月18日銀付89#憑證記載：辦公家具采購分批采購、分批入庫，但發(fā)票及入庫單資料顯示一次性采購一次性匯總?cè)霂?，入庫結(jié)算不及時造成面上一次性采購金額偏大，計劃申請審批單審批時間2011.12.2、2011.11.29、2011.12.16、2012.1.19、2012.2.20、2012.1.5，發(fā)票時間2012年3月22日，入庫單日期2012年3月26日。

4）出庫領(lǐng)用無領(lǐng)用人簽字

電腦耗材及辦公設(shè)備出庫，均未填制出庫單要求領(lǐng)用人簽字。部分辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項）采購申請單使用人與實際使用保管人不相符，未按《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》規(guī)定，辦理內(nèi)部調(diào)撥單手續(xù)。

5）信息中心經(jīng)購的大部分電腦耗材及非固定資產(chǎn)采購范疇的辦公設(shè)備采購事項，入庫單上記錄的采購、保管、驗收入庫人員，違反不相容原則。

6）個別辦公設(shè)備（固定資產(chǎn)采購事項）未及時辦理結(jié)算轉(zhuǎn)固手續(xù)

如：2012年3月23日銀付126#憑證，記載購買調(diào)度中控用空調(diào)，申請日期為2011年12月19日，購買安裝日期為2012年1月20日，發(fā)票結(jié)算日期為3月20日，固定資產(chǎn)新增報告單日期為3月19日。

7）辦公設(shè)備（辦公家具）購置入庫結(jié)算不及時

2012年上半年僅一次匯總結(jié)算辦公家具采購事項，經(jīng)查，綜合管理部后勤管理人員未辦理出入庫登帳手續(xù)，出庫單一式三聯(lián)都在綜合管理部保管，領(lǐng)料單日期為2012年3月27日，領(lǐng)料人錯填為采購人，實際領(lǐng)料部門領(lǐng)料人未簽字確認，“發(fā)料人”一欄空白。

3、勞保用品采購

1）無驗收記錄

所有勞保采購事項均無驗收記錄，5萬元以下的勞保采購事項到貨均未通知相關(guān)部門（人力資源部）一同驗收后再入庫。

2）需聯(lián)合驗收的采購事項到貨未進行聯(lián)合驗收

2012年公司單批次采購超5萬元的勞保采購事項共1次，物資供應(yīng)部采購人員未按制度規(guī)定組織財務(wù)資產(chǎn)部、紀檢監(jiān)察室、計劃需求部門一同參加聯(lián)合驗收。

3）個別入庫單手續(xù)不齊全缺少相關(guān)人員簽字：如：2011年12月30日轉(zhuǎn)賬68#憑證，購福州開發(fā)區(qū)萊茵絲制衣有限公司橙色冬裝衣褲（2012年度付款結(jié)算事項，屬追溯審計采購事項），收料單中有3張簽字審核手續(xù)不全，“部門領(lǐng)導(dǎo)審核”一欄空白，財務(wù)審核把關(guān)不嚴、未及時發(fā)現(xiàn)（2011年12月25日收料單共2張、2011年12月27日收料單1張）。

4）所有勞保領(lǐng)用出庫單據(jù)，均未提供給財務(wù)部門。

5）個別勞保采購事項金額雖不大未簽訂合同，但費用結(jié)算支付滯后時間較長，對改善資金周轉(zhuǎn)情況意義不大且影響公司對外形象。

第三部分審計建議

為加強公司行政物資采購管理，建立健全公司內(nèi)部控制制度，節(jié)約人力物力，促進各級采購人員降本增效，針對本次行政物資采購管理專項檢查發(fā)現(xiàn)的問題，我部提出以下方面幾點整改建議：

一、及時修訂和完善相關(guān)行政物資采購管理制度，修改不合理不科學(xué)的條款，增加考核條款以約束不遵守制度的人員和責(zé)任部門，節(jié)約公司人力物力資源，提高制度操作性、科學(xué)性。

1、針對本次檢查發(fā)現(xiàn)的公司行政物資采購管理辦法的缺陷問題及制度重疊等問題，建議綜合管理部盡快將《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》匯總修編入《A公司行政物資采購管理辦法》，同時補充完善相關(guān)條款，從各方面完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》：

1）擴大制度適用范圍至公司所有部門。

2）結(jié)合參照《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》第四條、第七條相關(guān)內(nèi)容，補充完善原有《A公司行政物資采購管理辦法》中行政物資采購工作小組的工作職責(zé)、工作范圍，真正發(fā)揮工作小組監(jiān)督管理職能，進一步節(jié)約和控制成本，提高公司經(jīng)濟效益。

3）結(jié)合《A公司辦公設(shè)備及辦公用品管理辦法》，將兩個制度進行合并修編成新的行政物資采購管理辦法，調(diào)整統(tǒng)一不同表單填制金額起點范圍，并補充庫存盤點、庫存保管人員移交管理條款、考核管理條款等。

4）規(guī)范、統(tǒng)一不需填報《行政物資采購計劃單》的日用小額低值易耗品性質(zhì)的辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資的計劃需求申請表格式，同時統(tǒng)一規(guī)定計劃申請單除部門領(lǐng)導(dǎo)簽字外，各部門還應(yīng)加蓋本部門公章。

5）針對采購經(jīng)辦人員入庫驗收、辦理發(fā)票結(jié)算不及時、各部門領(lǐng)用辦公用品不及時現(xiàn)象，建議規(guī)定入庫結(jié)算時限范圍，固定每月各部門辦公用品領(lǐng)取日期，實行常態(tài)化管理，對違反者予以一定的考核，提高約束力和辦事效率。

6）鑒于勞保物資的采購包含生產(chǎn)人員生產(chǎn)勞保用工器具及保護用品，勞保采購在年度預(yù)算范圍內(nèi)由人力資源部在設(shè)備管理系統(tǒng)進行申購審批手續(xù)已成習(xí)慣做法，勞保采購在合同談判、貨比三家、招議標(biāo)等方面已較為規(guī)范，且采購責(zé)任部門非綜合管理部，已移至物質(zhì)供應(yīng)部，建議從行政物資采購管理范疇剔除，并嚴格完善相關(guān)驗收記錄，嚴格執(zhí)行驗收入庫管理環(huán)節(jié)，執(zhí)行物質(zhì)供應(yīng)部制定的《A公司物資采購管理辦法》進行采購。

7）明確規(guī)定收集供應(yīng)商資料進行市場及產(chǎn)品調(diào)研的間隔期限，統(tǒng)一明確調(diào)查表單格式，對已確定的供應(yīng)商可按不同時期按列填報相關(guān)產(chǎn)品單價資料，以便進行對比；對未確定的供應(yīng)商可按同類產(chǎn)品價格進行比對。收集信息進行調(diào)研會花費一定的訂貨采購調(diào)研成本和人力，對于常用的單價較小價格較為穩(wěn)定的辦公用品、食堂宿舍后勤消耗物資，建議較長時間半年或一年進行一次調(diào)研，金額較大、價格變化幅度較大的電腦耗材、計算機、打印機等物資，建議按季度或按此購買時進行調(diào)研。

2、修訂《A公司固定資產(chǎn)管理制度(修訂）》，對制度內(nèi)涉及的相關(guān)部門名稱進行修訂，對購置零星固定資產(chǎn)購置新增報告單格式名稱進行統(tǒng)一，避免稱謂前后不一，增加制度的嚴密性。針對所有有年度預(yù)算的固定資產(chǎn)采購事項，在采購當(dāng)年需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批，預(yù)算外的采購事項也經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo) 審批，不利于公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū)分加以審批，建議另外設(shè)計表單，從表名上鮮明明確預(yù)算外采購申請審批表，以便公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作實際需要進行審批，不影響生產(chǎn)經(jīng)營的預(yù)算外采購項目可以延至下年度預(yù)算進行采購，促進節(jié)約資金使用成本、生產(chǎn)成本。

二、加強制度宣貫和學(xué)習(xí)，提高制度執(zhí)行力，實現(xiàn)降本增效

新的行政物資采購管理辦法制度修編出臺后，建議綜合管理部加強本部門審批、采購、管理相關(guān)人員對制度的學(xué)習(xí)，以身作則，并在全公司范圍內(nèi)進行宣貫和學(xué)習(xí)，特別是對各部門管理員進行宣貫和學(xué)習(xí)，以便提高行政物資采購管理辦法的執(zhí)行力，提高行政物資采購管理的經(jīng)濟效益，達到降本增效的目的。

三、嚴格執(zhí)行行政物資采購管理辦法各環(huán)節(jié)條款

1、嚴格按規(guī)定填報表單，進行采購計劃申請審批手續(xù)。

2、嚴格執(zhí)行計劃申報時限條款，超過每月25日未及時申報下月辦公用品采購事項的部門，視為無采購需要。錯過申報時限補報的采購事項，無特殊原因一般不予采購，由該部門向其他部門先行借用自行解決；有特殊原因的，由公司領(lǐng)導(dǎo)特批后進行采購，但對需求部門應(yīng)予以適當(dāng)?shù)目己俗鳛閼吞?。常用的辦公用品、電腦耗材各部門應(yīng)自行根據(jù)實際工作需要，預(yù)留適當(dāng)合理的庫存，以免影響使用，但不得造成浪費。

3、日用零星辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、電腦耗材、后勤消耗性物資采購、綜合管理部采購人員應(yīng)做好相關(guān)商品比質(zhì)比價工作，掌握供應(yīng)商產(chǎn)品價格質(zhì)量變化情況，貨比三家擇優(yōu)低價采購，節(jié)約采購成本。

4、綜合管理部應(yīng)嚴格執(zhí)行制度內(nèi)有關(guān)資金計劃申報條款。辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、后勤消耗物資均屬行政物資采購范疇，應(yīng)按制度要求統(tǒng)一匯總金額，各口徑采購經(jīng)辦人員不得各自為政，未經(jīng)匯總報經(jīng)綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)審批后進行采購，超2萬元以上的，應(yīng)按制度規(guī)定匯總填報《行政物資采購計劃單》經(jīng)相關(guān)機構(gòu)、部門及公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在每月月底前申報下月資金計劃，經(jīng)資金計劃平衡會平衡后，在下月份執(zhí)行采購。

5、綜合管理部各類行政物資的采購管理安排應(yīng)科學(xué)合理，無特殊原因，每月應(yīng)一次性采購?fù)戤吀骺趶轿镔Y，避免一個月內(nèi)多次往返福州或連江采購，造成人力物力資源浪費。

6、綜合管理部應(yīng)嚴格辦理物資到貨驗收入庫手續(xù)：組織相關(guān)需求部門及物資保管人員進行驗收，填寫驗收記錄，并現(xiàn)場填制入庫單，采購人與驗收人不得兼任、采購人與保管人不得兼任，單批次采購或單件采購價格超5萬元的大額采購物資入庫必須經(jīng)財務(wù)部門、監(jiān)察審計部門、需求部門、綜合管理部聯(lián)合驗收。

7、嚴格辦公用品、辦公設(shè)備、電腦耗材、食堂宿舍后勤消耗性物資的出入庫領(lǐng)用手續(xù)，領(lǐng)用必須有領(lǐng)用人簽字確認手續(xù)，出入庫單應(yīng)提供一份給財務(wù)部門作為預(yù)算執(zhí)行管理和財務(wù)核算的依據(jù)，相關(guān)人員簽字必須填寫全名，不得只填寫姓氏。

8、簽訂合同的行政物資采購，特別是有延期支付處罰條款的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)嚴格根據(jù)合同約定，及時辦理結(jié)算手續(xù)進行付款，未簽訂合同的，應(yīng)按雙方口頭約定期限進行付款，應(yīng)盡量避免給公司形象造成不良影響。各采購經(jīng)辦人員、合同簽訂商談經(jīng)辦人員應(yīng)與供貨商協(xié)商，爭取最大付款時限，節(jié)約公司采購資金占用成本。

四、建議財務(wù)部門加強財務(wù)基礎(chǔ)工作管理

根據(jù)《會計法》、公司財務(wù)管理制度以及其他相關(guān)制度規(guī)定，嚴格認真審核各部門各項開支，無資金計劃、無審批手續(xù)、預(yù)算外采購審批手續(xù)不全、報銷單據(jù)不全的各項支出一律不得支付，同時結(jié)合公司全面預(yù)算管理，做好各項費用按部門進行賬務(wù)核算或登記臺帳工作。鑒于年初伊始，財務(wù)部門未按部門核算要求設(shè)置辦公費部門輔助賬，現(xiàn)年度已有發(fā)生額，遠光財務(wù)軟件無法中途設(shè)置辦公費部門輔助賬的情況，建議財務(wù)部門另行建立EXCEL文件資料，在綜合管理部協(xié)助下，根據(jù)出庫單領(lǐng)用人、領(lǐng)用辦公用品單價、領(lǐng)用數(shù)量等歷史數(shù)據(jù)，按部門進行一一登記，這樣才能取得各部門辦公費累計發(fā)生數(shù)，全面預(yù)算管理——部門辦公費預(yù)算管理才能真正落到實處，提供的數(shù)據(jù)才能真正令人心服口服。

以上整改建議若有錯漏之處歡迎指正。因限于此次行政物資管理審計的重點、范圍，審計抽查和詳查的概率影響，審計工作無法觸及所有方面，因此在審計報告中未必揭示所有問題。

監(jiān)察審計部

二0XX年X月XX日

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