為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。

（一）檔案管理

第一條  歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、工程資料、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料。

第二條  檔案管理由公司機要秘書負(fù)責(zé)管理，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第三條  檔案的借閱與索取

（1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、人事行政部經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；

（2）公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)；

（3）借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

第四條  檔案的銷毀

（1）任何組織或個人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；

（2）若按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；

（3）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

（二）印鑒管理

第一條  公司印鑒由公司指定專人負(fù)責(zé)保管。

第二條  公司印鑒的使用一律由董事長或總經(jīng)理簽字許可后，印鑒管理人員方可蓋章，如違反此項規(guī)定的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。

第三條  公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備存檔、查詢。

第四條  公司一般不允許開具空白介紹信或證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來,必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回銷毀。

第五條  蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。

（三）各類證照的管理

第一條  各類證照包括營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證等與公司經(jīng)營相聯(lián)系的一切證照文本歸機要秘書管理。稅務(wù)登記證（包括國稅、地稅）有公司財務(wù)部管理。

第二條  借用各類證照時，必須說明用途、借用時間、歸還時間，經(jīng)審批（董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)）后，方可借閱、復(fù)制。

第三條  各類證照的年檢均由公司行政部統(tǒng)一辦理，其中稅務(wù)登記證由財務(wù)部間單獨進行年檢。

（四）公文打印管理

第一條  公司公文的打印工作由行政部負(fù)責(zé)。

第二條  各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交行政部打印。

第三條  公司各部門所有打印公文、文件，必須一式三份，交行政部留底存檔。

（五）辦公及勞保用品的管理

第一條  辦公用品的購買：

（1）每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門需要的辦公用品制定計劃提交行政部；

（2）行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預(yù)算，經(jīng)董事長或其委托人審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，并根據(jù)實際工作需要有計劃的分發(fā)給各個部、室。由部門主管簽字領(lǐng)回；

（3） 除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品的須經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用；

（4）公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據(jù)部門負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；

（5）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好；

（6）負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員建立賬本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字；

（7）辦公室用品管理一定要做到規(guī)范、整潔，注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。

第二條  勞保用品的購發(fā)

勞保用品的配給，由行政部根據(jù)各部門的實際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。

（六）庫房管理

第一條  庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號建立入庫單。

第二條  采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當(dāng)面點清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點數(shù)目，如有發(fā)現(xiàn)實物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。

第三條  物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫入庫單。

第四條  嚴(yán)格執(zhí)行入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，并由專人領(lǐng)??；大件物資必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可出庫。

第五條  庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。

第六條  嚴(yán)格管理帳單資料，所有賬冊、賬單要填寫整潔、清楚、計算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。

第七條  庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。

（七）報刊管理

第一條  公司行政部每半年按照公司的要求做出訂閱手續(xù)。

第二條  人事行政部管理人員每日負(fù)責(zé)將報刊取回并整理好，整齊夾放在報刊架上。

第三條  任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

第四條  報刊只可在報刊存放處翻閱，嚴(yán)禁攜帶、外借到別處。

第五條  報刊翻閱完后掛回報刊架，嚴(yán)禁隨處亂扔，保持環(huán)境整潔。

第六條  訂閱報刊是為了了解各類信息，嚴(yán)禁任何人裁剪、私藏報刊。

第七條  過期報刊由報刊管理人員負(fù)責(zé)收集處理給廢舊回收站，所得款項交到財務(wù)室。

（八）、易耗品和固定資產(chǎn)管理

必須嚴(yán)格按照規(guī)定：負(fù)責(zé)對每個月易耗品進行一次徹底的易耗品盤點清查并交由交行政部存檔、督促使用情況；同時，每季度或不定期對固定資產(chǎn)（含建筑物物業(yè)及裝修附屬物）進行細(xì)致的檢查、盤點、分類列表，交由行政部存檔，如有損毀應(yīng)及時做出報廢或維修建議。誰在崗誰簽字，誰簽字誰負(fù)責(zé)。

（九）、食堂管理

第一條  組織人員加強對食堂進行有效的管理，保證食堂飯菜的質(zhì)量及安全衛(wèi)生，保證員工按時用餐。

第二條  就餐一律在飯?zhí)眠M行，辦公區(qū)域內(nèi)嚴(yán)禁烹煮進餐。

第三條  公司食堂實行訂餐制度，要在公司食堂就餐需每日9點前報餐給飯?zhí)霉ぷ魅藛T；如未報餐，食堂工作人員將不為其準(zhǔn)備飯菜。

第四條  本公司員工就餐執(zhí)行每日報餐，月底統(tǒng)計，財務(wù)扣除餐費。

第五條  餐費隨市場物價酌情進行調(diào)整。

第六條  任何人未經(jīng)允許嚴(yán)禁借用公司食堂進行招待烹煮。

第七條  任何人不得以任何理由拿走、借用公司食堂物品及用具。

第八條  食堂采購物品由公司行政部指定專人采購。

（十）、組織開展公司文化

通過開展各種形式多樣的文化娛樂活動，對內(nèi)增加員工間協(xié)作能力和凝聚力，對外提高公司的知名度。

（十一）、寬帶網(wǎng)管理

第一條  各部門要根據(jù)工作需要開通網(wǎng)絡(luò)。

第二條  網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)服務(wù)于公司各部門的工作需要，行政部負(fù)責(zé)管理網(wǎng)絡(luò)，如遇某個部門特殊工作需要，可限制其他部門使用以提供暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

第三條       禁止上班時間下載與工作無關(guān)的資料。

第四條  禁止上班時間打開與工作無關(guān)的網(wǎng)頁或視頻，造成其他同事無法正常使用網(wǎng)絡(luò)。

第五條  寬帶設(shè)備實行每日上班打開，下班關(guān)閉管理。

（十二）、門道及鑰匙管理

第一條  公司所有門道的鎖匙發(fā)放和配備途徑：①使用人申請→部門主管批準(zhǔn)→行政部批準(zhǔn)→行政部配發(fā)給使用人；②部門主管申請→行政部批準(zhǔn)→行政部配發(fā)給使用人。

第二條  嚴(yán)禁任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，私自配備鎖匙或?qū)⒐鹃T道密碼鎖號告訴其他員工或外人，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即給予嚴(yán)厲處理，如造成公司財物丟失的，由當(dāng)事人負(fù)全部責(zé)任。

第三條  各類辦公區(qū)域、管理區(qū)域和各類文件柜的鑰匙應(yīng)一式二把，一把由使用人保管，一把留存由行政部指定專人保管。

第四條  行政部對公司各類辦公區(qū)域和辦公區(qū)域各類文件柜留存鑰匙加以標(biāo)示，統(tǒng)一進行分類管理。公司各管理區(qū)域由該管理區(qū)域的主管負(fù)責(zé)保管留存鑰匙。

第五條  保險柜鑰匙及密碼原則上只由保險柜使用人持有。變換保險柜使用人時須同時請專人來變動保險柜密碼。

第六條  鑰匙不慎遺失，須立即報告本部門主管及行政部，由行政部做出處理意見及登記備案。

第七條  鎖頭損壞需換鎖時，須報部門主管、行政部進行維修。重點部位門鎖應(yīng)立即進行更換，更換時間不能超出24小時，若因更換時間延誤造成的損失由更換人負(fù)責(zé)。

第八條  如遇人員交接，交接人須辦理好鑰匙交接手續(xù)。

（十三）、負(fù)責(zé)公司文件的處理和車輛管理

第一條  公司文件的處理具體由公司機要秘書負(fù)責(zé)。

第二條  車輛管理規(guī)定詳見公司《車輛管理制度》。

（十四）、空調(diào)管理

第一條  公司所有空調(diào)在下班時間或上班時間辦公室工作人員長時間外出辦事時，必須把空調(diào)關(guān)掉，以免造成不必要的浪費。如果下午下班忘記關(guān)空調(diào)，該辦公室人員記過一次，扣50元/次；若空調(diào)整晚運行，該管理區(qū)域內(nèi)的值班人員都未發(fā)現(xiàn)或巡邏發(fā)現(xiàn)后未及時通知部門主管處理的，值班人員與當(dāng)事人同過，扣20元/次。

第二條  中午休息時間，員工可開兩個辦公室的空調(diào)，分別給予男職工和女職工休息。

第三條  空調(diào)運行期間禁止開窗，開門，但窗簾必須打開。

（十五）、通訊管理

第一條  固定電話管理

（1）公司行政部負(fù)責(zé)公司所有固定辦公電話的開戶、維護管理。

（2）原則上取消固定電話的長途功能及聲訊通話功能，確因工作需要開通長途功能的，應(yīng)充分利用長途電話IP功能，控制長途電話費用。

（3）禁止使用公司電話撥打私人電話，凡發(fā)生因私撥打電話的，除扣除通話費外，公司將視其情節(jié)嚴(yán)重進行相應(yīng)的處罰。

第二條  移動電話管理

（1）公司員工手機自備，公司不予購買和開戶等手續(xù)。

（2）公司根據(jù)一些工作崗位的特殊性質(zhì)給予話費報銷額度。

（3）享有報銷話費資格的員工于每月15日前憑本人正式通訊發(fā)票（機打帶實名制發(fā)票，且非預(yù)存話費發(fā)票）在核定的額度內(nèi)據(jù)實報銷上月話費。票面金額超出核定額度的，由員工個人自己承擔(dān)。

（4）報銷程序：申報人填單——→人事行政部主管——→財務(wù)部主管——→出納

（5）工作日不足本部門應(yīng)出勤天數(shù)一半的只予報銷核定額度的50%通訊費；工作日超出本部門應(yīng)出勤天數(shù)一半的予全月報銷。

（6）享有報銷手機話費資格的員工，必須將手機號碼報給公司人事行政部，由人事行政部統(tǒng)一列入通訊錄公布；如果員工手機號碼發(fā)生變更，必須及時將新號碼通知行政部重新登記，否則公司將不予報銷手機話費。

（7）享有報銷手機話費資格的員工，必須保證每天24小時處于開機狀態(tài)；一個月內(nèi)若有三次以上因公聯(lián)系不上的，公司將取消該員工當(dāng)月手機話費報銷；如果連續(xù)兩個月有類似情況者，公司將取消該員工手機話費報銷資格。

（8）嚴(yán)禁將公司電話及公司領(lǐng)導(dǎo)電話列入“黑名單”（手機的此類功能），如經(jīng)查實，將取消該員工手機話費報銷資格，并根據(jù)公司的相關(guān)制度給予處罰。

（十六）出差管理

第一條  員工因公赴外地出差的，出差前應(yīng)認(rèn)真填寫《出差申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)行政部備案后，方可出行。

第二條  需要預(yù)借差旅費的員工，憑《出差申請表》經(jīng)財務(wù)經(jīng)理簽字后，到財務(wù)部門辦理借款手續(xù)。

第三條  員工因公赴外地出差，確需住宿的，原則上應(yīng)不超過公司規(guī)定的住宿標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定超標(biāo)部分由個人承擔(dān)，標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)的憑住宿發(fā)票據(jù)實報銷。

     第四條  員工出差歸來后10日內(nèi)應(yīng)完成差旅費報銷手續(xù)。員工報銷差旅費時，應(yīng)按財務(wù)報銷制定要求填寫報銷憑據(jù)，同時附上相關(guān)憑證和《出差申請表》附后。

第五條  員工在出差期間遇休息日、節(jié)假日未工作的和工作日延長工作時間的不計為加班。

（十七）電話接待服務(wù)規(guī)定

第一條  接聽電話規(guī)范：

（1）響鈴時。電話鈴聲響起之后，應(yīng)盡快拿起話筒。在電話鈴聲響起三次之內(nèi)，必須有人接聽電話，以免引起客戶失望或不快。

（2）找人時，來電話指名找人，應(yīng)先禮貌問清來電人員的身份然后迅速把電話轉(zhuǎn)給要找的人，在經(jīng)得被找人同意后方才將來電接通。如果不在，應(yīng)明確告訴對方，如果需要留言，必須做好記錄。

（3）接聽時。一般由公司指定的職員接聽，但是，新職員對公司情況知之不多，不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。

（4）聲小時。對方說話聲小時，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對方，“對不起，聲音有點小”。

（5）通話時。通話時如果有其他客戶進來，不得置之不理，應(yīng)該點頭致意。如果需要與同事講話，應(yīng)有禮貌地說“請您稍后”，然后捂住送話筒，小聲交談。

（6）中斷時。通話中突然中斷，應(yīng)該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。

（7）掛斷時。打完電話，一般情況下電話應(yīng)由撥打者先掛斷，不要自己先掛斷電話，主動等對方掛斷之后再輕輕放下。

（8）高峰時。在業(yè)務(wù)通話高峰時盡量不要往外打電話，不要占線時間太長。

第二條  接聽電話禮儀

（1）工作中通電話聲音要輕柔、自然、聲量適中，咬字清晰，同時不要影響到其他同事工作。

（2）電話機旁準(zhǔn)備好紙、筆進行記錄，確認(rèn)記錄下的時間、地點、對象和事件等重要事項準(zhǔn)確無誤。

（3）接聽電話時，與話筒保持適當(dāng)?shù)木嚯x：耳朵緊貼聽筒、嘴唇離話筒保持正常距離。

（4）通話時，不要使用過于隨便的語言或說話口齒不清。

（5）沒聽清楚對方談話內(nèi)容時要有禮貌的要求對方再次復(fù)述，嚴(yán)禁不聽清楚自己亂猜想或置之不理，從而導(dǎo)致工作失誤。

（6）嚴(yán)禁板著面孔接聽電話、通話時聲音矯揉造作，不自然或通話時間過長時，趴在桌上接聽電話。

（7）嚴(yán)禁用力擲話筒。

（十八）、附則

第一條  公司辦公室負(fù)責(zé)為各部門收發(fā)信件、郵件。

（1）私人信件，一律實行自費，貼足郵票，自己送往郵局；

（2）所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)；

（3）各類掛號信，凡因公需掛號者，須經(jīng)各部門主管批準(zhǔn)，人事行政部登記后方可郵發(fā)；

    （4）、簽收信件時，須與當(dāng)事人聯(lián)系確認(rèn)后方可簽收。

第二條  本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展，有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交行政部研究并提請總經(jīng)理批復(fù)后實行。

第三章  行政辦公紀(jì)律管理辦法

為了進一步規(guī)范公司日常行政管理工作，為了創(chuàng)建一個健康、積極向上的企業(yè)文化氛圍，根據(jù)公司的規(guī)章制度，特制定本辦法。

一、辦公紀(jì)律管理規(guī)定：

1、凡本公司員工上下班必須刷卡（或進行考勤登記）；

2、員工穿著必須保持整齊、清潔、端莊、大方；

  3、堅守工作崗位，不得串崗；

4、上班時間嚴(yán)禁看小說、玩電腦游戲、上網(wǎng)、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情；

5、注意辦公室的安靜、保持辦公環(huán)境的整潔，嚴(yán)禁在辦公室打牌、娛樂及大聲喧嘩；

6、嚴(yán)禁穿超短裙與無袖上衣來上班；

7、接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會議室進行；未經(jīng)允許不得在辦公區(qū)域內(nèi)接待私人訪客。

8、使用辦公電話洽談公事時，要簡明扼要、長話短說，嚴(yán)禁公話私用(公司定期對電話帳單進行核查，如純屬公話私用應(yīng)由個人負(fù)責(zé)支付，并對行為者記過)；

9、員工在使用電腦工作時，無關(guān)人員不得隨意詢問或在旁觀看、翻閱等；

10、不準(zhǔn)遲到、早退；

11、嚴(yán)禁在辦公室吃早餐；

12、請假須經(jīng)部門主管或總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，到人事行政部備案；假條未在行政部及時備案的，公司以曠工論處；

13、如請病假，須有醫(yī)院證明；如無醫(yī)院證明一律認(rèn)同事假；

14、請假條應(yīng)于事前交辦公室，否則視為曠工處理；

15、服從公司領(lǐng)導(dǎo)或部門主管的工作安排；

16、公司員工要做好考勤登記（記錄于《員工外出記錄本》，月底考勤備查）；

17、因公、因私外出辦事，必須請示部門主管并做好登記，否則按早退或曠工論處；

18、外出辦事實行登記制度，具體程序如下：

（1）、向辦公室主任申報。

（2）、辦公室主任口頭同意或書面同意。

（3）、填寫外出登記情況，包括事由、時間、地點、人員。

（4）、回辦公室后向辦公室主任簡單匯報情況。

19、嚴(yán)禁將公司的公共財物帶回家私用；

20、無工作需要不得進入總經(jīng)理辦公室、財務(wù)部、會議室、接待室；

21、未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)禁索取、打印、復(fù)印公司的資料；

22、未經(jīng)許可不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的住址、電話、手機號碼及有關(guān)個人資料告知別人；

23、上班時間前必須把各自的衛(wèi)生區(qū)域搞好；

24、未經(jīng)許可亂調(diào)撥刷卡機時間者扣100元/次，并將其視為不受公司歡迎人士。

25、故意損壞刷卡機者，視情況要求按價賠償并給予一定的處罰，并將其視為不受公司歡迎人士。

26、經(jīng)常檢點自己的桌面、文件柜、抽屜等，不要因疏忽而失落文件，給公司帶來麻煩與損失。資料、備用材料用完以后，要放回原處。離開工作位時，文件收存好，保持辦公桌及工作場所的整潔，椅子要歸位。

27、在制作重要文件時，要小心處理，以免泄密，文件存檔時應(yīng)注意存放地點，并作好登記工作，U盤應(yīng)經(jīng)過病毒檢查后方可在他人電腦上使用。

28、嚴(yán)禁隨便使用他人的電腦，隨便看他人電腦上的資料。若要借用他人電腦，須經(jīng)本人同意。

29、對待同事或下級的過錯，應(yīng)親切指正，嚴(yán)肅批評，不可責(zé)罵或刁難。

30、嚴(yán)禁隨便翻看同事的抽屜、東西及辦公桌面物品。

31、愛護辦公設(shè)施，按規(guī)定使用；下班時應(yīng)關(guān)閉電腦、照明、空調(diào)等設(shè)備。

32、辦公室內(nèi)不得擅自添置用于取暖（電暖氣）、煮飯等生活用電器。

33、任何人不得以沒有派車為由怠慢本職工作或拒不辦理職責(zé)內(nèi)業(yè)務(wù)的，公司將視情節(jié)及態(tài)度惡烈程度，予以處理。

二、附注：

1、辦法只限公司內(nèi)部使用，不可外傳。

2、本辦法在實行過程中出現(xiàn)的新情況、新問題由公司人事行政部作出最終解釋。

第四章   公司財務(wù)管理制度

●現(xiàn)金理管制度　

為了加強公司現(xiàn)金管理，健全現(xiàn)金收付制度，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金結(jié)算紀(jì)律，特制定本制度：

一、收付現(xiàn)金必須按國家的有關(guān)規(guī)定和公司的有關(guān)規(guī)定辦理，不準(zhǔn)白條頂款，不準(zhǔn)墊支挪用。

二、庫存現(xiàn)金不準(zhǔn)超過銀行規(guī)定的限額，超過限額要當(dāng)日送存銀行。如因特殊情況滯留大額現(xiàn)金過夜的，必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并設(shè)專人看守。

三、庫存現(xiàn)金必須每日核對清楚，保持帳款相符，如發(fā)生長短款問題要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，查明原因按“財產(chǎn)損溢處理辦法”進行處理，不得擅自將長短款相互抵補。

四、因公外出或購買物品，需借用現(xiàn)金時，出納人員一律憑公司特指人員審批的借款單方可支款。

五、購買物品所借的現(xiàn)金應(yīng)當(dāng)日報帳。如因一時購買或報帳有困難，需向財會部門說明原因，但原則上7日內(nèi)必須報帳，否則出納人員有權(quán)收回所借現(xiàn)金。

六、出納人員不得擅自將單位現(xiàn)金借給個人或其他單位，不準(zhǔn)謊報用途套取現(xiàn)金、不準(zhǔn)利用銀行帳戶代其他單位或個人存入或支取現(xiàn)金，不準(zhǔn)將單位收入的現(xiàn)金以個人名義存入銀行，不準(zhǔn)保留帳外公款。

七、顧客交來的現(xiàn)金（如攤租等）要經(jīng)雙人清點復(fù)核后在繳款單上簽字蓋章，若現(xiàn)金額超過銀行規(guī)定的現(xiàn)金管理規(guī)定的限額，財務(wù)人員必須把所有現(xiàn)金于當(dāng)日全部存入公司帳戶內(nèi)，不得滯留和坐支。

八、存放現(xiàn)金的地方要有安全防范措施，門要安裝保險鎖，存放現(xiàn)金要用保險柜，保險柜鑰匙要由專人保管。下班要檢查窗戶、保險柜，并且門窗鎖好后，方可離開。

●請款及報銷須知

一、請款須知

1、常規(guī)性請款須知

⑴提供材料：領(lǐng)導(dǎo)簽批的申請報告（如果是工程還須提供合同、指定人員簽批的工程預(yù)算單及工程結(jié)算單）

⑵一般請款流程

請款人填寫請款單并附申請報告——→部門主管審核簽字——→主管會計審核簽字——→總經(jīng)理審核簽字——→董事長審核簽字——→財務(wù)室

2、特殊性請款須知

    ⑴生日蛋糕：

請款人填寫請款單——→部門主管審核簽字——→總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字——→財務(wù)室

    ⑵緊急性用款：

A、緊急采購：

需采購部門主管與倉管員口頭向總經(jīng)理匯報，同意后墊支采購。

B、生產(chǎn)性用品緊急采購

需采購部門主管與倉管員口頭向總經(jīng)理匯報，同意后墊支采購。

C、緊急性維修

需維修部門主管口頭向總經(jīng)理匯報，同意后墊支維修或采購。

二、報銷須知

1、常規(guī)性報銷

    ⑴票據(jù)：報告、入庫單、有效發(fā)票

⑵報銷程序

填報人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→會計審核簽字——→總經(jīng)理核對簽字——→董事長核對簽字——→財務(wù)室

2、常規(guī)性易耗品

⑴員工定額通訊交通補貼、部門定額電話費、油費報銷流程

A、流程：填報人填寫簽字——→行政部門主管審核簽字——→主管會計審核簽字——→總經(jīng)理核對簽字——→財務(wù)室    

B、公司機動車油耗報銷：每一次報銷油費，行政部必須進行登記用油量及費用。

⑵辦公室日常辦公用品費用（筆墨紙張、文具、票據(jù)等）報銷流程

A、票據(jù)：驗收人在發(fā)票背面簽字、物品清單、有效發(fā)票

B、填報人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→主管會計審核簽字——→總經(jīng)理核對簽字——→財務(wù)室

⑶接待費

A、票據(jù)：陪同人或證明人在發(fā)票背面簽字、有效發(fā)票

B、填報人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→主管會計審核簽字——→總經(jīng)理核對簽字——→董事長審核簽字——→財務(wù)室

⑷工程款

A、票據(jù)：合同（復(fù)印件）、相關(guān)人員簽批的工程預(yù)算單及工程結(jié)算單、有效發(fā)票

B、填報人填寫簽字——→部門主管審核簽字——→會計審核簽字——→總經(jīng)理核對簽字——→董事長批準(zhǔn)簽字——→財務(wù)室

3、注意事項：

⑴填報人與核對人或批準(zhǔn)人不能同一個人。

⑵核對人與批準(zhǔn)人不能同一個人。

⑶驗收人可以和審核人、核對人、批準(zhǔn)人同一個人。

第五章   采購制度

為規(guī)范采購管理，節(jié)約成本，延長物資使用期限，特制定本制度。

一、購置原則

1、公司物資購置應(yīng)堅持適用、經(jīng)濟和標(biāo)準(zhǔn)化的原則，立足當(dāng)?shù)?，面向省外，兼顧全國，擇?yōu)選購，以保證樣品、質(zhì)量、價格的合理。適用，是指適合本公司使用，能滿足工作需要。經(jīng)濟，是指價格合理、經(jīng)費節(jié)省。標(biāo)準(zhǔn)化，是指采購的材料和辦公用品尺寸、規(guī)格要標(biāo)準(zhǔn)化，以便使用和管理。

2、公司非易耗品物資的采購，除堅持第1點所述原則外，還須堅持“二三制”采購原則，即由請購部門、行政部兩個部門分別提供對所需購置物資進行三個不同商家的物品銷售調(diào)查方案，交行政部匯總，報經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)明確后方可采購。采購時行政部須派人隨同請購部門采購員前往采購。

二、購置程序

1、提出請購計劃。使用部門根據(jù)工作需要提出請購計劃，注明品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等。

2、擬調(diào)查方案。如是非低值易耗品，則按“三三制”采購原則對物資進行調(diào)查并向總經(jīng)理呈遞方案；如是低值易耗品，則由行政部根據(jù)使用部門提出的請購計劃和庫存情況，編制采購方案，送主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、領(lǐng)導(dǎo)審批。總經(jīng)理或主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)采購計劃（方案）。

4、購進。配合計劃購置物資部門批準(zhǔn)的計劃采購物資，如是低值易耗品，則由行政部負(fù)責(zé)采購。新添物資的購進，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)有統(tǒng)一的正式發(fā)票。須簽訂購進合同的，其書面合同內(nèi)容包括：購進物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、式樣、花色、價格、包裝標(biāo)準(zhǔn)、保用期限、包修包退辦法、交貨時間、地點、驗收辦法、結(jié)算方式、變更或解除、違反合同應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以及雙方應(yīng)有的權(quán)利和應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)等。合同的內(nèi)容必須符合國家法律、政策和計劃的要求。

5、驗收付款，登記入帳。采購回來的物資材料，要按購貨合同或進貨憑證進行驗收。驗收后，由購方留存作為付款憑證備查。

三、購置限制

為防止經(jīng)費超支和積壓、浪費，對物資購置進行必要的限制。限制的方法有兩種：

（1）總額限制。即限制物材購置費用的總額。各部門的物品購置費用總額由主管部門核定，無特殊情況不準(zhǔn)突破。

（2）個別限制。即對一種物品的購置數(shù)量和經(jīng)費進行限制。各部門購置每一種物資材料，都應(yīng)事先送主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，財務(wù)部門還要審核其支出是否符合制度要求，以防止出現(xiàn)購物失控的情況。

◎物品采購申請及出入庫須知

一、物品采購申請須知

1、采購申請流程圖：

部門申請表——→倉庫管理員審核簽字——→采購員（經(jīng)辦人）審核簽字——→總經(jīng)理審核簽字

2、填寫及審核采購申請表注意事項：

（1）、部門填寫申請表時必須注明每一項物品的用途，同時與倉庫管理員認(rèn)真核對庫存量。

（2）、倉庫管理員認(rèn)真核對庫存量后，在申請表上填寫當(dāng)前庫存量及上次單項采購的時間、數(shù)量。

（3）、采購員（經(jīng)辦人 ）審核價格并簽字。

（4）、總經(jīng)理審核物品采購的可行性并簽字。

3、實行物品采購簽注責(zé)任制

（1）、填表人及總經(jīng)理負(fù)責(zé)物品采購的可行性責(zé)任。

（2）、倉庫管理員負(fù)責(zé)當(dāng)前采購計劃是否與當(dāng)前庫存量存在沖突責(zé)任。

（3）、采購員（經(jīng)辦人）必須保證采購物品物美價廉、質(zhì)優(yōu)。

4、物品申購時限

（1）、物品采購申請表必須要求一個工作日內(nèi)，相關(guān)工作人員審核簽字完畢。

（2）、領(lǐng)款后，采購員（經(jīng)辦人）必須在1--3個工作日內(nèi)采購入庫完畢；緊急采購的，必須即領(lǐng)款即辦理。

二、物品出入庫須知

1、入庫須知

（1）、生產(chǎn)：物品采購回來后，采購員必須將物品移交給倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，并憑倉庫管理員簽注的入庫單進行報銷。

（2）、辦公：物品采購回來后，移交給辦公室相關(guān)人員并驗收簽字（簽字在發(fā)票背面）。

2、出庫須知

（1）、領(lǐng)用的物品，必須由部門指定的人員進行領(lǐng)取，其它人員無權(quán)辦理領(lǐng)用手續(xù)（特殊情況除外，如指定領(lǐng)取人出差或請假，但又急用時）。

（2）、物品領(lǐng)用手續(xù)

物品指定領(lǐng)用人到倉庫領(lǐng)取物品時，必須簡單講述一下領(lǐng)用物品的用途或原因，同時倉庫管理員要迅速核對消耗量、領(lǐng)用量及領(lǐng)用時間間隔是否出現(xiàn)異常，正常的給予辦理領(lǐng)用手續(xù)并要求領(lǐng)用人在出庫單上簽注；異常的必須了解清楚原因才給與辦理出庫手續(xù)。

三、物品的日常管理

1、管理人員必須定期清點庫存貨品，確保數(shù)目清楚、物品數(shù)量不改變。

2、管理員必須按要求每日盤點庫存，及時補充不足，清理余物。

3、要做好出入庫的工作日記，以備隨時核查。

第六章   固定資產(chǎn)管理制度

第一條  為了加強固定資產(chǎn)的保管和安全，發(fā)揮其效用，特制定本制度。

第二條  本規(guī)定所稱固定資產(chǎn)指使用期限超過一年，與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的設(shè)備器具、工具，包括土地、房屋及建筑物、機械設(shè)備、什項設(shè)備（事務(wù)性什項設(shè)備及機電性什項設(shè)備）等。

第三條  管理部門

固定資產(chǎn)的管理由公司行政部總體負(fù)責(zé)。固定資產(chǎn)按以下類別，指定部門負(fù)責(zé)管理，其管理及保養(yǎng)細(xì)則由管理部門負(fù)責(zé)會同使用部門自行制定。

1、土地、房屋及建筑物等由使用部門和行政部共同負(fù)責(zé)管理；

2、機械設(shè)備、機電性什項設(shè)備由使用部門負(fù)責(zé)管理；

3、汽車、辦公家具、計算機、打印機、空調(diào)、保險柜等事務(wù)性什項設(shè)備使用部門負(fù)責(zé)管理。

第四條  移交固定資產(chǎn)

員工移交固定資產(chǎn)時，對于固定資產(chǎn)，應(yīng)依人事管理制度的有關(guān)規(guī)定辦理。

第五條  增減報告

使用部門應(yīng)于每季度就土地、房屋及建筑物、機械設(shè)備、機電性什項設(shè)備等項目的核查中，必須在“固定資產(chǎn)檢查表”中注明增減情況。

第六條  固定資產(chǎn)的盤點

固定資產(chǎn)使用部門必須會同人事行政部門每季度盤點一次（含工具、事務(wù)性什項設(shè)備），立冊登記并呈報總經(jīng)理核對后，由人事行政部備案。

第七條  固定資產(chǎn)的增置、營造、修繕處理

固定資產(chǎn)的增置、營造、修繕分別由使用部門、行政部門（或工程維修部門）共同處理。

第八條  受贈的固定資產(chǎn)的處理

固定資產(chǎn)因其他公司撥入、捐贈而取得者，應(yīng)填明價格，如原價無法查得或根本無原價的，得經(jīng)公司財務(wù)部以估列，辦理手續(xù)。

第九條  固定資產(chǎn)的增置手續(xù)

土地、房屋及建筑物、運輸設(shè)備、機械設(shè)備、機電性什項設(shè)備等固定資產(chǎn)于增置驗收后，使用部門（土地、房屋及建筑物由物業(yè)部管理）應(yīng)立即填寫“固定資產(chǎn)增加單”一式三聯(lián)，經(jīng)行政部簽單后，送財務(wù)部填注購置金額、耐用年限、月折舊額，第一聯(lián)送管理部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第二聯(lián)由財務(wù)部自存轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”，第三聯(lián)送使用部門留存。財務(wù)部應(yīng)每月與管理部門核對“固定資產(chǎn)登記卡”的記載事項。

第十條  對固定資產(chǎn)的登記

土地、房屋及建筑物等不動產(chǎn)取得所有權(quán)后，由工程部統(tǒng)一辦理產(chǎn)權(quán)登記后，轉(zhuǎn)記入“房屋、土地登記卡”，變更時亦同。

第十一條  資產(chǎn)轉(zhuǎn)移

土地、房屋及建筑物、運輸設(shè)備、機械設(shè)備、機電性什項設(shè)備等固定資產(chǎn)在公司內(nèi)相互撥轉(zhuǎn)時，應(yīng)由移出部門填寫“固定資產(chǎn)移轉(zhuǎn)單”一式四聯(lián)，經(jīng)管理部門簽章后，送移入部門簽認(rèn)（管理部門不同意時，要加印一聯(lián)至移入部門同時簽認(rèn)），第一聯(lián)送管理部門（管理部門不同意時，加印一聯(lián)送移入部門轉(zhuǎn)記入“固定資產(chǎn)登記卡”），第二聯(lián)送財務(wù)部，第三聯(lián)送移入部門，第四聯(lián)送移出部門。

第十二條  資產(chǎn)的出租與外借

固定資產(chǎn)出租或外借，管理部門應(yīng)會同財務(wù)部，按序交行政部經(jīng)理核準(zhǔn)后始得辦理并應(yīng)制定契約，副本送財務(wù)部以備核對，契約內(nèi)容應(yīng)包括修繕保養(yǎng)及稅捐負(fù)擔(dān)、租金、運輸費、歸還期限、附屬設(shè)備明細(xì)等。

第十三條  作為抵押資產(chǎn)的減損、出租、外借的處理

經(jīng)提供抵押借款的固定資產(chǎn)如有發(fā)生減損，出租或外借時，行政部應(yīng)事先寫明資產(chǎn)名稱、數(shù)量，由財務(wù)部向貸款及抵押權(quán)登記機構(gòu)辦理標(biāo)的物增減變更手續(xù)。

第十四條  對閑置固定資產(chǎn)的處理

固定資產(chǎn)的管理部門至少每3個月應(yīng)將經(jīng)營上認(rèn)為無利用價值的閑置固定資產(chǎn)予以整理，申請報告處理，呈報總經(jīng)理，經(jīng)核定后另行處理。

第十五條  固定資產(chǎn)減損處理

土地、房屋及建筑物、運輸設(shè)備、機械設(shè)備、機電性什項設(shè)備減損而報廢者，應(yīng)由使用部門申報注明減損原因，送行政部經(jīng)理和總經(jīng)理審核，經(jīng)核準(zhǔn)后，送行政部和財務(wù)部備案。

第十六條  事務(wù)性設(shè)備處理

1、對于非消耗性文具用品的保管期限及對象，各部門得自訂項目及保管期限，超過保管期限時，辦理報廢或繳還；

2、移交時，移交人（部門）和接收人（部門）共同核對簽字并呈行政部核對備案。

3、本項資產(chǎn)列為個人保管時，部門主管為當(dāng)然保管人，必須指定專人實際負(fù)責(zé)。

第七章  低值易耗品管理的方法

（一）低值易耗品的分類

單位使用的低值易耗品，按其特點和用途可分為四大類：

（1）行政辦公文具用品；

（2）勞保用品；

（3）生產(chǎn)過程中使用的易耗品；

（4）其他易耗品。

（二）低值易耗品的購進管理方法

物資購置原則與程序

（1）物資購置原則。公司物資購置應(yīng)堅持適用、經(jīng)濟和標(biāo)準(zhǔn)化的原則。適用是指適合本公司使用，能滿足工作需要；經(jīng)濟是指價格合理，經(jīng)費節(jié)??；標(biāo)準(zhǔn)化是指采購的材料和辦公用品尺寸、規(guī)格要標(biāo)準(zhǔn)化，以便使用和管理。

（2）物資購置程序。公司購置物資的一般程序是：

①使用部門根據(jù)工作需要提出請購計劃，注明品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等；

②行政部根據(jù)使用部門提出的請購計劃和庫存情況，編制采購計劃，送總經(jīng)理審批；

③總經(jīng)理審查批準(zhǔn)采購計劃；

④行政部按批準(zhǔn)的計劃采購物資。屬于國家統(tǒng)配物資，應(yīng)按國家規(guī)定的統(tǒng)配物資分配辦法進行采購。屬于大宗購置，應(yīng)在了解市場行情，產(chǎn)品質(zhì)量和價格之后，通過比較擇優(yōu)購置；

⑤驗收付款，登記入帳。采購回來的物資材料，要按購貨合同或進貨憑證進行驗收。驗收合同或進貨憑證后，由購方填制驗收單兩份，一份交供方收執(zhí)作為領(lǐng)款憑證，一份由購方留存作為付款憑證備查。

3、物資購置限制

為防止經(jīng)費超支和積壓、浪費，對物資購置進行必要的限制。限制的方法有兩種：

（1）總額限制。即限制物材購置費用的總額。各部門的物品購置費用總額由主管部門核定，無特殊情況不準(zhǔn)突破。

（2）個別限制。即對一種物品的購置數(shù)量和經(jīng)費進行限制。各部門購置每一種物資材料，都應(yīng)事先送主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，財務(wù)部門還要審核其支出是否符合制度要求，以防止出現(xiàn)購物失控的情況。

（三）低值易耗品的保管方法

1、物材保管原則

（1）集中保管原則。各部門所有未發(fā)放使用的各種物資材料，應(yīng)集中在一起，指定專人負(fù)責(zé)管理，以節(jié)省人力、物力、財務(wù)和防止物材散失。

（2）分類保管原則。為方便管理和發(fā)放，進庫的各種物資材料，應(yīng)按其性能、用途和保管要求，分門別類地存入和保管，以提高管理水平和工作效率。

（3）縝密保管原則。公司的物資材料是公司的財產(chǎn)，保管不善會給公司造成損失。因此，在整個管理過程中，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，仔細(xì)周到，防止出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。

2、物資保管的工作內(nèi)容

（1）驗收入庫。公司購入或調(diào)入的物資材料，在入庫之前必須嚴(yán)格驗收。倉庫保管員要根據(jù)購貨合同或進貨憑證等，認(rèn)真核對進庫物材的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，準(zhǔn)確無誤后才能填制《財產(chǎn)物資驗收單》，并通知財務(wù)入賬。

（2）科學(xué)分類，定點放置。進貨的物材要按照其性能、用途和保管要求進行科學(xué)分類，定點放置，做到有利于取放，有利于保管，有利于安排，有利于場地美觀。

（3）定期檢查，科學(xué)保養(yǎng)。進庫的物材要按照其性能和保管要求，采取必要的防銹、防腐、防霉、防爆、防火、通風(fēng)、排濕等措施，使庫存物資在保管期間保持完好狀態(tài)，不至出現(xiàn)變質(zhì)、損壞和影響使用的情況。在保管過程中，應(yīng)加強對物品的巡視，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施解決，并按期進行盤點。

（四）低值易耗品的發(fā)放方法

1、物品發(fā)放原則

（1）按需要發(fā)放，物品領(lǐng)用部門和管理部門都要根據(jù)實際工作需要申請領(lǐng)用和核實發(fā)放辦公用品，以免造成損失浪費。

（2）按計劃發(fā)放。物品使用部門應(yīng)根據(jù)工作需要和工作進度情況編制物品領(lǐng)用計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，交物資保管部門按計劃采購和發(fā)放，以實現(xiàn)物品采購、供應(yīng)的計劃化。

（3）按進庫先后發(fā)放。物品都有一定的保管期限和使用期限，超過期限會降低使用效果或者變質(zhì)損壞。因此，在物品領(lǐng)發(fā)中，應(yīng)堅持“先進先出，后進后出”的原則。先購進的物品未發(fā)放完，后購進的同類物材應(yīng)暫不發(fā)放。對回收復(fù)用的物品，在保持質(zhì)量的前提下，應(yīng)按先舊后新的順序發(fā)放。

2、物品發(fā)放的注意事項

（1）領(lǐng)用物品必須嚴(yán)格進行登記，按要求填寫《物品領(lǐng)用登記本》，注明物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等，經(jīng)審核無誤后發(fā)放，完善手續(xù)。

（2）領(lǐng)發(fā)物品應(yīng)當(dāng)面點清，防止扯皮現(xiàn)象發(fā)生。