一個(gè)職場(chǎng)人隨著年齡的增長(zhǎng)，職位的提高，總會(huì)有這樣一種感覺(jué)：怎么會(huì)議越來(lái)越多了呢？

在一些企業(yè)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)甚至已經(jīng)成為了公司級(jí)會(huì)議的代言人，奔波于各個(gè)會(huì)議室，為自己的部門(mén)爭(zhēng)取利益。

那么，如果你需要在會(huì)議叢林中，牽頭組織開(kāi)會(huì)，如何做才能更為高效呢？

1、會(huì)前信息充分溝通

會(huì)議容易造成低效的原因很多，這其中最常見(jiàn)的就是參會(huì)人員在會(huì)前對(duì)會(huì)議議程、內(nèi)容等完全不了解。造成會(huì)上有很多時(shí)間要用在看材料、聽(tīng)講解、回答問(wèn)題上，等到需要討論的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)1-2個(gè)小時(shí)就已經(jīng)過(guò)去了。

戰(zhàn)備攻略：

給相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員在會(huì)前五天發(fā)通知郵件，前三天說(shuō)明會(huì)議議程，前一天給予詳細(xì)會(huì)議材料，不要怕麻煩，有很多朋友喜歡很早就把詳細(xì)的郵件發(fā)了，結(jié)果等到開(kāi)會(huì)的時(shí)候大家都忘記了，所以分幾次說(shuō)不同的內(nèi)容，效果會(huì)比較好。如果能打個(gè)電話(huà)溝通，就更好了。

2、邀請(qǐng)一位權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)

很多會(huì)議，往往是要決定某個(gè)事情的，所以一定要選一位權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，比如總經(jīng)理或是主管副總。如果沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)參加，很容易議而不決，平級(jí)領(lǐng)導(dǎo)太多，又容易造成互相扯皮，不歡而散。

戰(zhàn)備攻略：

如果實(shí)在請(qǐng)不來(lái)領(lǐng)導(dǎo)怎么辦？那就選擇一個(gè)主持人，大家都向主持人表明觀點(diǎn)，主持人負(fù)責(zé)記錄匯總，形成會(huì)議紀(jì)要后由各方確認(rèn)（簽字形式就不錯(cuò)）。會(huì)后，報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)定奪，這樣至少說(shuō)明會(huì)議沒(méi)白開(kāi)。

3、控制會(huì)議人數(shù)

有很多小伙伴，組織開(kāi)會(huì)的時(shí)候就喜歡安排很多人參加，認(rèn)為只要參加的人多了，事情也就被重視了，會(huì)議精神也利于傳播。其實(shí)這種想法非常片面，一個(gè)部門(mén)如果只來(lái)一個(gè)人，那這個(gè)人就會(huì)負(fù)責(zé)；如果來(lái)上2-3個(gè)人乃至更多，結(jié)果很可能是誰(shuí)都不管，工作無(wú)法推進(jìn)。另外，會(huì)議人數(shù)增多，也在一定程度上持續(xù)消耗組織的人力資源。

備戰(zhàn)攻略：

會(huì)議規(guī)定一個(gè)組織只派一人前往，如果有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)參加，可以2人同行，另外一個(gè)人負(fù)責(zé)具體實(shí)施。如果人數(shù)實(shí)在太多，應(yīng)該怎么辦？那就按照會(huì)議流程給每個(gè)參會(huì)組織一項(xiàng)會(huì)議任務(wù)，比如會(huì)議記錄、圖片拍照等，當(dāng)人有了參與感，他就會(huì)格外上心。

作者：清水一點(diǎn)通

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