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大家有沒(méi)有遇到過(guò)這樣的情況——開(kāi)會(huì)的時(shí)間跨度很長(zhǎng)，耽誤了日常工作，還沒(méi)有解決實(shí)際問(wèn)題；領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)通知開(kāi)會(huì)，不得不放下手中的工作；會(huì)議沒(méi)有重點(diǎn)，和自己關(guān)系也不大，一定要參加……對(duì)于質(zhì)量低下的會(huì)議，作為企業(yè)管理者究竟如何利用好會(huì)議組織這個(gè)工具，讓會(huì)議“會(huì)有所值”呢？今天請(qǐng)《培訓(xùn)》雜志融媒體特約作者李亮老師，和大家講一講到底如何讓會(huì)議產(chǎn)生真正的價(jià)值。
這幾天我聽(tīng)說(shuō)一位朋友想辭職離開(kāi)他所在的公司，即便現(xiàn)在離職風(fēng)險(xiǎn)很大，他依然去意已決，具體離開(kāi)的原因就是開(kāi)會(huì)。
據(jù)他描述，居家辦公期間，每天的會(huì)議時(shí)間5-6個(gè)小時(shí)，例如：分析會(huì)、總結(jié)會(huì)、部門內(nèi)的臨時(shí)會(huì)等。大多數(shù)的會(huì)議不是提前通知而是直接連線，時(shí)間經(jīng)常是深夜，主題一般都不明確，通常也沒(méi)有基本的流程。同樣，幾乎所有的會(huì)議都沒(méi)有提前準(zhǔn)備的工作，所以結(jié)果達(dá)不到預(yù)期。其實(shí)，大家也不知道為什么領(lǐng)導(dǎo)總是開(kāi)會(huì)，最后他認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)就是為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)，不開(kāi)會(huì)顯示不出管理者的管理權(quán)威度。客觀來(lái)說(shuō)，會(huì)議管理是良好的日常管理工具之一，布置工作、了解進(jìn)度、問(wèn)題分析與解決等都需要通過(guò)會(huì)議來(lái)組織實(shí)施，這也是管理者必備的工作技能之一。 但，如果會(huì)議組織沒(méi)有章法，會(huì)導(dǎo)致質(zhì)量低。 那么，會(huì)議質(zhì)量差的原因有哪些呢？主要原因共有五點(diǎn)：目的不明、決策不清、跟蹤不當(dāng)、流程混亂和主持技能不高。 基于上述原因，我分享三個(gè)解決辦法，希望對(duì)你有所啟發(fā)～ 
明確為什么開(kāi)會(huì)是所有會(huì)議的前提，例如：制度公布、解決問(wèn)題或者是工作推進(jìn)跟蹤等。 此外，要在會(huì)前思考目的不清的會(huì)議是否有意義開(kāi)，高績(jī)效結(jié)果的首要是看單位時(shí)間有多少用在重要節(jié)點(diǎn)和項(xiàng)目上。 建議組織者可以參照會(huì)議組織“5W1H”原則，也就是：Who、Where、When What、Why和How。尤其重要的是管理者需要充分羅列出會(huì)議主要議題，提前通知參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。大家可能會(huì)心存疑問(wèn)，有一些臨時(shí)會(huì)議來(lái)不及提前準(zhǔn)備怎么辦？ 如果沒(méi)有充分的時(shí)間做會(huì)議的準(zhǔn)備工作，也要把會(huì)議的方向告知與會(huì)人員，這是底線。 
會(huì)議的方式有很多，下面就為大家介紹三個(gè)分類項(xiàng)。即便是短的會(huì)議也要安排好人員的工作和人員的相關(guān)職責(zé)，這是會(huì)議的基本點(diǎn)，而且會(huì)議結(jié)束后要輸出會(huì)議紀(jì)要。可能大家會(huì)心存疑惑，會(huì)議的主持人重要嗎？答案是非常重要！表面上會(huì)議的主持人這個(gè)角色是會(huì)議中“分量”最輕的，但這種觀點(diǎn)恰恰是會(huì)議組織方的誤區(qū)之一。其實(shí)，一位好的會(huì)議主持人，不僅僅是會(huì)議的上下銜接，引導(dǎo)完成會(huì)議內(nèi)容，更是全部會(huì)議流程中穿針引線的關(guān)鍵角色，能夠讓會(huì)議的整體“有血有肉”。一位好的主持人還能夠針對(duì)會(huì)議中各類突發(fā)狀況及時(shí)做出應(yīng)對(duì)，保證會(huì)議整體流暢。可以這樣理解，主持人在會(huì)議當(dāng)中的責(zé)、權(quán)范圍往往是最大的，下面就和大家分享一個(gè)例子。我在日常管理咨詢中參加了某個(gè)企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)議進(jìn)行中突然發(fā)生了斷電情況，匯報(bào)的屏幕以及線上鏈接全部中斷，當(dāng)時(shí)的主持人非常及時(shí)的提出了一個(gè)與會(huì)議相關(guān)的問(wèn)題，同時(shí)讓現(xiàn)場(chǎng)所有人利用這個(gè)時(shí)間進(jìn)行集體討論。主持人這一舉動(dòng)保證了會(huì)議方向沒(méi)有偏頗，也給了后勤部門及時(shí)搶修的機(jī)會(huì)，這就是優(yōu)秀會(huì)議主持人的可取之處。同樣，總結(jié)環(huán)節(jié)也非常關(guān)鍵，具體方式是全員在會(huì)議最末端發(fā)表感言，還是指定專人負(fù)責(zé)總結(jié)，這些都需要在會(huì)議組織前告知相關(guān)方。總結(jié)的內(nèi)容要緊扣會(huì)議主題，要對(duì)會(huì)議當(dāng)中的議題、方案、時(shí)限、責(zé)任人的一次整體復(fù)盤，當(dāng)然，總結(jié)人也可以加入個(gè)人建議、想法、意見(jiàn)、感悟。關(guān)于記錄環(huán)節(jié)，著重強(qiáng)調(diào)的是會(huì)議記錄不等于會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議記錄是把會(huì)議中幾乎所有內(nèi)容完備記錄下來(lái)，而會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t是要在會(huì)議記錄中萃取、組織成非常完備的重要事項(xiàng)內(nèi)容，供所有參會(huì)及相關(guān)人員會(huì)后傳閱并予以執(zhí)行。關(guān)于會(huì)議記錄，我有10條建議和大家分享。- 重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音
- 會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確
- 會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容
- 將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者
最后的重要建議是決策要指定專人進(jìn)行跟蹤，跟蹤的周期要依據(jù)會(huì)議記錄中的時(shí)限要求，原則上不能超出時(shí)限，在時(shí)限范圍內(nèi)向主管部門和領(lǐng)導(dǎo)做出匯報(bào)，同時(shí)在下一次會(huì)議開(kāi)始的時(shí)候講跟蹤結(jié)果向會(huì)議做出匯報(bào)。有些企業(yè)要開(kāi)周例會(huì)和月例會(huì)，可以讓人理解的是有些會(huì)議的流程復(fù)雜，但是依然有官僚主義作風(fēng)的存在，那就是個(gè)別會(huì)議組織者會(huì)提前找?guī)?dòng)氣氛的人，比如：高管講話帶動(dòng)掌聲。科學(xué)的會(huì)議流程就是僅僅圍繞會(huì)議主題或聚焦問(wèn)題，要盡可能有決策，設(shè)置緊密的流程。首先就是要編寫整體會(huì)議框架。
對(duì)于具體內(nèi)容，需要精雕細(xì)琢，詳細(xì)流程可見(jiàn)下表。 | | | 主持人簡(jiǎn)短開(kāi)場(chǎng)（總解） | 簡(jiǎn)述會(huì)議背景、主題、議程、主持人、記錄人、參會(huì)人員、其他開(kāi)場(chǎng)項(xiàng)
| | | 從公司層面對(duì)會(huì)議提出要求、明確目標(biāo) | | | | | 匯報(bào)1 （運(yùn)營(yíng)為先） | 1. 各部門（人員）對(duì)過(guò)去、當(dāng)下、未來(lái)的匯報(bào)、分享
2.問(wèn)題、方案、需求 | | | | | 1. 各部門（人）對(duì)過(guò)去、當(dāng)下、未來(lái)的匯報(bào)、分享 2.對(duì)運(yùn)營(yíng)部門提出的問(wèn)題和需求進(jìn)行解答，提出部門新的管理要求 | | 分管領(lǐng)導(dǎo)集中部署和協(xié)商
| 1. 各部門需要協(xié)作的工作，目標(biāo)和時(shí)限 2.決策、分享、計(jì)劃、要求 | | 會(huì)議結(jié)束 （主持人總結(jié)） | |
會(huì)議具體內(nèi)容流程圖 會(huì)議組織有一個(gè)最重要的目的那就是集中時(shí)間探討解決問(wèn)題，只要能夠解決好問(wèn)題，會(huì)議時(shí)長(zhǎng)并不是關(guān)鍵維度。有些問(wèn)題比較簡(jiǎn)單，開(kāi)會(huì)10分鐘就可以解決，有些問(wèn)題比較復(fù)雜，要多開(kāi)幾次會(huì)議才能解決問(wèn)題。管理者要注意的是，盡量減少開(kāi)會(huì)時(shí)的長(zhǎng)篇大論，否則就像“汝之蜜糖，吾之砒霜”的道理所講，會(huì)被人認(rèn)為是作秀。
什么是會(huì)議防范？簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是如何做好應(yīng)急處置工作，總結(jié)為四個(gè)字：準(zhǔn)備充分。重點(diǎn)針對(duì)設(shè)施故障和其它終端兩類進(jìn)行分享，給大家的兩點(diǎn)建議如下。一切設(shè)備都有出現(xiàn)故障的可能性，所以人為的前置檢查和試用是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，我有如下建議。
針對(duì)會(huì)議中的其他中斷情形，我有以下三點(diǎn)建議：- 會(huì)議中是對(duì)組織方巨大的考驗(yàn)，尤其是主持人
- 中斷的原因有很多，除了設(shè)備原因外，還有突發(fā)事件、人為原因等。
- 不要慌亂，實(shí)在無(wú)法進(jìn)行，可以進(jìn)行延期和中斷。
總之，會(huì)議作為日常重要的管理工具，它的組織和召開(kāi)是需要管理者做好充分準(zhǔn)備的，之所以大家看到很多管理人員的會(huì)議能夠高效開(kāi)展，是因?yàn)樾纬闪斯潭ǖ臅?huì)議管理思維框架，做完全部工作后就達(dá)到在具體的動(dòng)作中“行云流水”，在會(huì)議效果中實(shí)現(xiàn)“會(huì)有所值”。 
隨時(shí)隨地，想學(xué)就學(xué)！
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