一提起開會，大多數(shù)人都會感到頭疼，原因是開會的效果經(jīng)常不盡如人意，沒有起到應(yīng)有的作用。那么，高效的團隊會議究竟該怎么開？下面的方法值得借鑒。

下面這個場景對很多人來說都不陌生。當(dāng)你剛到辦公室在自己的工位坐定，正等待電腦開機界面的出現(xiàn)，突然傳來同事的喊聲：“小張，領(lǐng)導(dǎo)叫你開會！”在沒有通知、沒有準(zhǔn)備的情況下，你就被叫到了會議室。

會上，領(lǐng)導(dǎo)問你：“小張，你們部門下周能不能完成A工作？”你會怎么回答呢？“……我得和某某確認一下，他具體負責(zé)這件事，我會后給您答復(fù)吧！”這樣的回答既沒有價值，又浪費時間。當(dāng)然這也不能全怪你，因為突然襲擊的會，沒有提前通知你要討論的事情。

可能你也有過以下類似的經(jīng)歷。領(lǐng)導(dǎo)突然找你： “小張，替我去聽個會吧，就現(xiàn)在，在第三會議室，我這會兒有急事走不開?！蹦阒缓媚弥竞凸P，替領(lǐng)導(dǎo)出席這個會議。試問，如果在這個會上需要你表態(tài)、答復(fù)、決策，你該怎么辦呢？你當(dāng)然對自己的身份有著清晰的定位，所以你只能這樣說：“我回去把相關(guān)情況匯報給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)決定吧！”

與自己沒關(guān)系的會最讓人抓狂。你被叫去開會，可從頭聽到尾，你和這會沒有什么關(guān)系，還有一大攤子活兒等著你干，但看看身邊各位參會的同事，特別是講在興頭上的領(lǐng)導(dǎo)，你能站起來就走嗎？有的人也可能會掏出手機設(shè)個鬧鈴，當(dāng)手機震動后，假裝來電話，然后一邊壓低聲音接電話，一邊得體且不失禮貌地“逃”出會議室。

組織召開一個高效的會議其實并不難，只要遵循下面幾個原則，會議就一定能發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價值。

會議是一種最正式、最嚴肅的溝通方式。開會的目的是針對某個特定的問題，通過多人集中討論、消除分歧，最終就特定問題的應(yīng)對策略達成一致意見，讓問題得到解決。因為要討論，再小的會議也會涉及多人，開會不但要使用場地、消耗時間，還要中止參會人員的正常工作，這個代價很大。所以，除非必要，否則不要開會。

針對那些必須要通過會議的形式才能解決的問題，你作為會議的發(fā)起者，要有明確的會議主題和議題，并至少提前一天通知所有參會人員，給大家留出必要的準(zhǔn)備時間。

會議主題最好只有一個，會議的議題也就是要具體討論的內(nèi)容，盡量控制在3~5個以內(nèi)。因為議題太多，超出參會人員的精力允許范圍，就會出現(xiàn)議而不決的情況。

除了主題和議題，在會議通知中，還要明確說明會議的具體開始時間、結(jié)束時間、地點、所有參會人員的姓名。并且要特別注意，只邀請那些與會議內(nèi)容直接相關(guān)的人參會，人數(shù)最好能控制在5~9人的規(guī)模。

如果確實有人因故無法出席，除非他能安排全權(quán)代表，否則盡量推遲會議（ 實際上，除了個別客觀條件制約，當(dāng)前被廣泛應(yīng)用的各種多媒體技術(shù)都可以滿足讓不同地理位置的人方便參加會議的需要）。

管理者務(wù)必要嚴格控制會議的時間，按時開始，按時結(jié)束，不拖延。開會遲到是典型的“小節(jié)大惡”，管理者自己必須帶頭杜絕，沒有任何借口，必要時要和嚴肅的考核制度掛鉤。

另外，在發(fā)言、討論時切忌跑題，這很容易導(dǎo)致超時。管理者自己作為會議的主持人，要嚴格監(jiān)督和控制會議的進程。

筆者曾經(jīng)服務(wù)某家企業(yè)，所在事業(yè)部每半年要召開一次總結(jié)會，市場、技術(shù)、交付、平臺等職能部門都要對半年來的工作進行總結(jié)和規(guī)劃。

為了控制會議時長，領(lǐng)導(dǎo)提出明確的發(fā)言時間要求，每個部門負責(zé)人只有10分鐘的時間，有專人負責(zé)計時，到9分鐘時會給出提示，時間一到，必須結(jié)束發(fā)言。

正是因為有了這個規(guī)定，該企業(yè)每次的會議都能將時間控制得比較好，一定程度上也確保了會議應(yīng)有的效果。

很多人開會都習(xí)慣帶個本和筆，還有人抱著筆記本電腦參加會議。然而，高效的會議不需要每個人都記錄，開會的價值在于參會人員彼此間的討論、互動，而不是自己忙著記錄。

確實有需要，一頁紙的內(nèi)容足以作為自己發(fā)言的提綱。如果需要使用投影儀， 也可以將文件拷貝到公用電腦上，以避免手中的電腦讓自己分神。

高效的會議需要專人做好記錄，記錄每個人發(fā)言的要點，特別是他們針對討論問題給出的觀點、答復(fù)、承諾，這些重要的信息是會議紀(jì)要的核心內(nèi)容。但僅用白紙黑字記錄下來還不夠，每個參會人員還需要在會議紀(jì)要文件上簽字，以表示承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

只有將他們的觀點、承諾轉(zhuǎn)化為嚴肅的責(zé)任，才能真正引起參會人員的重視，才能確保會議的目的按預(yù)期達成。

（1）對于突發(fā)的、緊急的會議，需要在短時間內(nèi)獲得結(jié)論、解決問題，這種會最好到小型會議室去開。科學(xué)研究顯示，人在相對狹小的空間里會感受到來自環(huán)境的壓迫感。

這種壓迫感能讓人在相對短暫的時間內(nèi)精神高度集中，大腦快速思考，減少思路分散、跑題的情況。

（2）如果是比較復(fù)雜的、需要多個部門相互協(xié)調(diào)的問題，請一定先別忙著開會，因為牽扯到多方利益，很難讓大家在公開的會議上順利達成一致意見，最常見的結(jié)果就是議而不決或推諉扯皮，這樣的會即使反復(fù)開也不一定達到讓人滿意的效果。

遇到這種情況，管理者應(yīng)該以各方利益的協(xié)調(diào)人身份，提前采取私下接觸、逐一溝通、分化瓦解、各個擊破的策略。在正式場合無法作出的承諾和讓步，在非正式場合中卻有可能達成共識。

要注意，當(dāng)各方私下分別接受條件后，才是開會的好時機，這樣才能通過嚴肅的會議方式，將私下的共識以公開、正式的方式確認下來。

組織或參加各種會議，本身就是管理工作的重要組成部分，管理者掌握并踐行正確的認識、方法和原則，就能讓會議真正成為解決工作中各種難題和沖突的有力工具。