每次開會都必須有做出一個明確的決定，如果沒做出任何決定，那一定說明這場會壓根就不該開。

——谷歌CEO 拉里-佩奇

有人的地方就有江湖，有江湖的地方就要開會。

（完美構(gòu)圖的烏克蘭議會群架圖）

會議是一個很常規(guī)的方法，幫助傳達(dá)思想、集思廣益、最終解決問題。這方面有本很出名的書——《羅伯特議事規(guī)則》，據(jù)說孫中山先生當(dāng)年十分推崇，還親自翻譯編輯，希望能凝聚民心，推崇民主，可見會議的重要性。

理想豐滿，然而現(xiàn)實中很多公司還沒有形成高效的會議機制。相信不少人都遇到過這樣的場景：一屋子十來號人，你來我往，唾沫橫飛，三兩個小時過去，結(jié)論是——待定。

大寫的尷尬！

作為職場人，大家時間都很寶貴，如何避免把有限的生命投入到無止境的會議中？因此，如何提高開會的效率？

會議的根本在于解決問題，很多時候會議效率低下就是因為組織者或者參會者沒明確會議目的。

積極溝通，讓組織更融洽

比如項目例會，部門匯報等。這種會議上我們需要及時同步信息，打開天窗說亮話，把問題說穿說透。

統(tǒng)一思想，讓行動更高效

產(chǎn)品汪熟悉的需求評審，項目啟動等。這種會議通常要有明確的方案，說明各種角色以及對應(yīng)的職責(zé)，以及最終成果的評估標(biāo)準(zhǔn)。

集思廣益，讓視野更開闊

常見的就是頭腦風(fēng)暴了，會議形式可以很輕松，需要注意：把握時間，不要跑題；不要輕易否定，畢竟期望得到的是想法而不是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕鉀Q方案。

獎罰激勵，讓士氣更高昂

類似項目總結(jié)，公司年會等，通過回顧過去，總結(jié)經(jīng)驗，賞罰分明，以激勵團隊士氣。這方面互聯(lián)網(wǎng)公司玩得比較溜。

2、會前充分準(zhǔn)備

一次有效的會議，準(zhǔn)備功課是少不了的。先上一張腦圖：

• 會議名稱：向外部提供關(guān)于會議基本信息的引領(lǐng)性標(biāo)題，最好做到簡潔、完整，以便相關(guān)人員判斷是否必須參會。
• 參會人：參會人越多溝通成本就越高。蘋果已故 CEO 史蒂夫-喬布斯，他開會的基本原則是簡約，他不喜歡太多人一起開會。但這也并不意味著越少越好，參會人列表中至少應(yīng)該包含決策人、執(zhí)行人、關(guān)系人。
• 會議議程：應(yīng)該提前說明整個議程，主要議題，讓參會人對會議內(nèi)容有清晰全面的理解。
• 會議材料：應(yīng)該提前發(fā)給參會人。這樣才能確保大家信息同步，有足夠的時間思考，而不是即時發(fā)揮。
• 會議內(nèi)容準(zhǔn)備：這點在項目匯報，分析決策等類型的會議中十分重要。比如關(guān)鍵數(shù)據(jù)、競品分析、現(xiàn)行方案以及采用這種方案的原因或者優(yōu)劣等等。

當(dāng)代鋼鐵俠，TeslaCEO埃隆-馬斯克在這方面的對員工要求就非常高，如果他提出的問題，你答不上來，隨時都有被解雇的風(fēng)險。所以，務(wù)必做到有備而來。

• 會議開始前：主持人最好花幾分鐘介紹一下會議議程、主要議題以及期望，然后逐項引導(dǎo)大家共同商定問題的解決辦法。
• 會議過程中：交代清楚事情的六要素——時間、地點、人物、行動、資源、結(jié)果。和我們從小到大的記敘文一樣，什么時間，什么地點，誰來做，怎么做，前提條件、最終結(jié)果（定性或定量）。
• 會議結(jié)束前：不要忘記回顧和總結(jié)，避免有遺漏。很多時候沉默不代表贊同，對于關(guān)鍵問題，最好復(fù)述一遍，確保理解一致。
• 把控會議節(jié)奏：這對會議主持人要求比較高，他需要在氣氛過于活躍，話題過于發(fā)散的時候，把話題拉回來。在交流陷入僵局時破冰（或者暫且放下爭議也好過僵持不下，白白浪費時間），盡量促成意見的統(tǒng)一。對于懸而未決的難題，最好有boss拍板，避免無休止的討論。

會后一小時內(nèi)，應(yīng)該有一份按主次整理好的會議紀(jì)要郵件發(fā)給參會者。郵件的意義首先是校對會議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。引導(dǎo)者也可以通過參會者對郵件的反饋采集會議的相關(guān)信息，以便追蹤后續(xù)進度。

最后，附上一些知名企業(yè)的會議機制，以供參考。

注：摘自《開會的藝術(shù)》中國華僑出版社

微軟

• 嚴(yán)格控制時間，不超過1小時
• 領(lǐng)導(dǎo)和干系人都要參加，確保做出決議
• 激勵會上發(fā)言，融合所有意見
• 提出的觀點必須拿出數(shù)據(jù)支持

谷歌

• 明確目標(biāo)，細(xì)化分工，確保問題得到解決
• 見縫插針，利用間隙時間開小會，半小時內(nèi)解決問題
• 答疑機制，會議上充分交流，確保提問者理解清楚
• 計時模式，在會場顯眼的位置擺放計時器，要求參會者高度專注
• 不設(shè)會場，與會者才是會議核心，拋出一個問題立刻解決
• 連環(huán)會議，比如高管負(fù)債總體任務(wù)劃分，具體細(xì)節(jié)一概不談。中層模塊化梳理，委派給基層。最后由基層管理者把任務(wù)劃分到具體執(zhí)行人

三星

• 避開業(yè)務(wù)高峰，選擇合適的時間
• 沙漏計時
• 清晰、明確的會議紀(jì)要
• 明確主題，發(fā)言中的前3頁PPT中必須明確提出議題
• 會場設(shè)專門的紀(jì)律人員
• 必須得出結(jié)論，投票表決
• 結(jié)論一旦得出，必須嚴(yán)格執(zhí)行

作者：Zeason（點融黑幫），目前在點融網(wǎng)擔(dān)任產(chǎn)品經(jīng)理，湖南大學(xué)畢業(yè)，曾就職于中國平安，非典型金融理工男，喜歡音樂、電影和運動。

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