會議是領(lǐng)導(dǎo)了解業(yè)務(wù)、交流思想、總結(jié)與布置工作、監(jiān)督下屬、通報情況等的一種重要手段。會議開得好，能發(fā)揮決策、控制、協(xié)調(diào)和教育等功能，推動工作發(fā)展；會議開得不好，消耗資源，耽誤工作，卻收不到成效。在企業(yè)，會議效率低、過多過濫的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。參會者整天泡在會海里，不得不放下抓正常工作，變著法子應(yīng)付領(lǐng)導(dǎo)，花大量時間做統(tǒng)計數(shù)據(jù)和PPT文件，形式主義盛行。

會議按是否具有周期性，可以分兩類，一類是例會，如月總結(jié)與計劃會議、年度安全生產(chǎn)大會。例會是正式性會議，應(yīng)少開，一個月可以開一次。許多公司有開早會、周會等，甚至中高層每周要作周工作總結(jié)與計劃，這就不妥了。另一類是專項會議。如品質(zhì)分析會、生產(chǎn)績效研討會等。對于專項會議一般是非正式會議，往往都是跨部門會議，專項會議比較靈活，發(fā)現(xiàn)問題及時召開及時解決，會議規(guī)?？纱罂尚?。這種會議對于統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)行為，具有重要的意義，也是管理者最常用的管理手段。

企業(yè)要精簡會議，控制會議成本，提高會議的質(zhì)量和效率。參會人員要與會議主題相關(guān)，減少大型會議和例會的頻次及規(guī)模；要重報告內(nèi)容輕形式，精減內(nèi)容，控制PPT數(shù)量，反對過于華麗的形式；要學(xué)會開短會、講短話，例會要對各報告人報告時間有所控制，專項會議時長一般控制在30分左右；會議的目的要明確，不開糊涂會，議題宜小不宜大，可以一事一議，也可以多事一議；創(chuàng)新會議形式，參與人員距離比較遠(yuǎn)的，可以開電話會議、視頻會議等。

會議召開過程中，組織者須把握以下幾點：

1.不開無準(zhǔn)備的會。圍繞會議議題，會前要調(diào)研，做好相關(guān)數(shù)據(jù)分析和方案設(shè)計，有利于會議聚焦和深度交流，提高溝通效率，防止發(fā)言泛泛而談、不著邊際。討論會議的問題比較復(fù)雜的，相關(guān)資料和方案可以提前發(fā)給參會者，或者提前收集參會人員的意見和建議。

2.不搞“一言堂”。要營造平等協(xié)商、坦誠溝通、集思廣益的會議氣氛，會場討論既要嚴(yán)肅認(rèn)真，又要輕松活潑。領(lǐng)導(dǎo)者不妨在會議上備上茶水飲料，開頭寒暄幾句，增加參會者的親近感，使嚴(yán)肅緊張的氣氛放松，再正式進(jìn)入議題。

3.不要跑題。各參會者的發(fā)言有時比較零散，缺乏系統(tǒng)的思考。會議出現(xiàn)跑題主持人應(yīng)及時調(diào)整過來，同時要避免討論的結(jié)論，破壞管理體系。不討論過于細(xì)節(jié)問題。會議是處理多邊業(yè)務(wù)的場合，屬于個人職責(zé)范圍內(nèi)能處理的事項，不宜放在會議上討論，涉及雙邊具體業(yè)務(wù)事項，也不宜在多邊會議上過多討論。

4.不輕率表態(tài)。領(lǐng)導(dǎo)者不要一開始就盲目草率表態(tài)，應(yīng)做一個傾聽者，啟發(fā)者，引導(dǎo)者，表立場、下結(jié)論放到最后。

5.防止針鋒相對地爭論，情緒化表達(dá)，甚至人身攻擊。對于對方明顯錯誤的觀點，不要急于否定，可以先說“是”，站在對方立場肯定其合理部分，找共同的頻道，照顧對方面子，接著說“但是”，闡明其中的問題及風(fēng)險，引導(dǎo)到正確的方向上來。

6.會議要有成果。會議形成的共識或結(jié)論，主持人可以最后重申一遍，有利于確認(rèn)結(jié)論，明確會議成果和責(zé)任人，便于會后跟蹤決議和決定的執(zhí)行。