高效的會(huì)議都是好好籌劃過(guò)的

文/趙日磊

對(duì)于一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開(kāi)始之前就開(kāi)始了。一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開(kāi)會(huì)的必要性。 這個(gè)確認(rèn)工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。

會(huì)前準(zhǔn)備清單

高效會(huì)議的會(huì)前準(zhǔn)備從以下六個(gè)方面展開(kāi)，包括明確會(huì)議目的；確定會(huì)議議題及時(shí)間分配；選定參加者；選定會(huì)議場(chǎng)所；發(fā)布會(huì)議通知；事先分發(fā)會(huì)議資料。

1.明確會(huì)議目的

通常，會(huì)議目的有以下四種類型。

（1）信息傳達(dá)型。向參會(huì)者傳遞經(jīng)營(yíng)管理方面的信息，主要是信息通報(bào)，參會(huì)者的角色主要是聽(tīng)取和記錄，會(huì)后傳達(dá)。

（2）問(wèn)題解決型。會(huì)議主要是解決經(jīng)營(yíng)管理中的問(wèn)題，例如產(chǎn)供銷協(xié)調(diào)會(huì)。

（3）制訂計(jì)劃型。會(huì)議主要是制訂目標(biāo)計(jì)劃，通過(guò)會(huì)議討論計(jì)劃的合理性，以及部門之間的銜接配合。

（4）利益調(diào)整型。會(huì)議主要解決組織調(diào)整、權(quán)力調(diào)整和利益調(diào)整等問(wèn)題。

2.確定會(huì)議議題及時(shí)間分配

對(duì)議題進(jìn)行分解，確定各項(xiàng)會(huì)議議題，并對(duì)會(huì)議議題是否符合會(huì)議目的進(jìn)行檢查。

在會(huì)議準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，如何設(shè)計(jì)高質(zhì)量的會(huì)議議題對(duì)于會(huì)議組織者是個(gè)難題，下面我們用一些例子來(lái)說(shuō)明一下，幫助讀者朋友們了解會(huì)議議題設(shè)計(jì)的方法。

高質(zhì)量會(huì)議議題的設(shè)計(jì)有兩大原則：一是牢記以終為始，二是學(xué)會(huì)解決問(wèn)題。

以終為始就是以會(huì)議最終要達(dá)成的目標(biāo)為出發(fā)點(diǎn)設(shè)計(jì)討論議題，并圍繞議題提出會(huì)議準(zhǔn)備要求，確保會(huì)議嚴(yán)格按照會(huì)議目的和既定議程進(jìn)行。這需要會(huì)議組織者提前思考清楚會(huì)議要達(dá)到的目標(biāo)是什么，現(xiàn)實(shí)的困難是什么，可能的解決方案是什么，通盤思考后確定會(huì)議主基調(diào)。想清楚了這些內(nèi)容，才能設(shè)計(jì)出好的問(wèn)題。

會(huì)議的目的想清楚了，會(huì)議的基調(diào)也確定了，那么會(huì)議組織者要考慮的另外一個(gè)問(wèn)題就是會(huì)議的作用：解決問(wèn)題。

要想解決問(wèn)題，首先要做的就是在會(huì)議開(kāi)始前把問(wèn)題界定清楚，這是決定會(huì)議能否成功的關(guān)鍵所在。作為會(huì)議組織者，要花大力氣把問(wèn)題前前后后想透徹，從中提煉出需要討論的要點(diǎn)，并對(duì)每項(xiàng)要點(diǎn)做好自己的準(zhǔn)備，以便于引導(dǎo)會(huì)議基調(diào)，使會(huì)議朝高效的方向推進(jìn)，獲得最終需要達(dá)成的目標(biāo)。

那么如何在會(huì)議開(kāi)始前界定清楚問(wèn)題，并進(jìn)行適當(dāng)分解，就很考驗(yàn)會(huì)議組織者的功力了。戰(zhàn)略咨詢巨頭麥肯錫提出的“七步成詩(shī)法”是一個(gè)很好的參考，具體如圖5-10所示。

圖5-10七步成詩(shī)法問(wèn)題解決策略

所謂“七步成詩(shī)”是指一個(gè)問(wèn)題從界定清楚到得到解決的七個(gè)步驟，包括以下內(nèi)容。

（1）界定問(wèn)題，界定清楚要討論的問(wèn)題是什么，具備什么特征。

（2）對(duì)界定清楚的問(wèn)題進(jìn)行細(xì)化分解，把一個(gè)相對(duì)寬泛的問(wèn)題分解為幾個(gè)具體明確的子問(wèn)題，便于參會(huì)者討論的時(shí)候更加好理解。

（3）對(duì)細(xì)化分解后的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)先順序的排序，畢竟一場(chǎng)會(huì)議的時(shí)間有限，不能什么問(wèn)題都展開(kāi)討論。在分解完問(wèn)題后，會(huì)議組織者要對(duì)細(xì)化的問(wèn)題進(jìn)行重要程度的排序，篩選出最重要的且能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)討論的問(wèn)題作為會(huì)議議題。

（4）逐項(xiàng)對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行分析，這就是參會(huì)者會(huì)前準(zhǔn)備環(huán)節(jié)需要做的事。

（5）在會(huì)中對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行關(guān)鍵分析，參會(huì)者集中討論各項(xiàng)議題。

（6）對(duì)會(huì)議所討論的內(nèi)容進(jìn)行歸納總結(jié)，形成會(huì)議共識(shí)和結(jié)論。

（7）交流溝通，將會(huì)議結(jié)論向參會(huì)者闡述，確認(rèn)大家都能理解。

這七步當(dāng)中前三步是會(huì)前議題準(zhǔn)備階段，以下詳細(xì)介紹如何按照七步成詩(shī)法設(shè)計(jì)會(huì)議議題。

步驟1：界定問(wèn)題（考慮會(huì)議的目的是解決什么問(wèn)題）

在界定問(wèn)題之前，首先要明確“什么是問(wèn)題”，并非所有帶問(wèn)號(hào)的都是問(wèn)題。因此，會(huì)議組織者要對(duì)什么是問(wèn)題進(jìn)行明確，一個(gè)真正的商業(yè)問(wèn)題應(yīng)該包括以下幾個(gè)要素。

（1）問(wèn)題是具體的，而不是籠統(tǒng)的。

（2）問(wèn)題是有內(nèi)容的，而非事實(shí)的羅列或者是一種無(wú)可爭(zhēng)議的主張。

（3）問(wèn)題是可以采取行動(dòng)的，有明確的動(dòng)作分解。

（4）問(wèn)題是以決策者下一步所需的行動(dòng)為重點(diǎn)，要符合決策者的主張。

下面的一些例子說(shuō)明了什么才是真正的商業(yè)問(wèn)題。

例子1：“大家都抱怨現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)下各部門各管一攤、各自為政，整體運(yùn)行效率比較低。”

請(qǐng)問(wèn)，這是一個(gè)真正的商業(yè)問(wèn)題嗎？不是，這是事實(shí)陳述，它陳述了一個(gè)事實(shí)，那就是“各管一攤、各自為政、運(yùn)行效率低”。

例子2：“我們應(yīng)提高組織運(yùn)行效率?！?/p>

這是一個(gè)真正的商業(yè)問(wèn)題嗎？不是，這是無(wú)可爭(zhēng)議的努力方向，我們當(dāng)然都應(yīng)該提高組織效率。

例子3：“能否采用調(diào)整組織結(jié)構(gòu)的方式提高組織運(yùn)行效率？”

這是一個(gè)真正的商業(yè)問(wèn)題嗎？不是，這個(gè)問(wèn)題太寬泛，不具備討論基礎(chǔ)。

例子4：我們采用以下哪種方式提高組織運(yùn)行效率？是將現(xiàn)行直線職能制組織結(jié)構(gòu)調(diào)整為事業(yè)部制？還是保持現(xiàn)行組織結(jié)構(gòu)，同時(shí)優(yōu)化授權(quán)及產(chǎn)供銷銜接流程？如果調(diào)整為事業(yè)部，從哪幾個(gè)方面進(jìn)行調(diào)整？如果不調(diào)整，如何優(yōu)化現(xiàn)有機(jī)制？

這是一個(gè)真正的商業(yè)問(wèn)題嗎？是的，因?yàn)檫@個(gè)問(wèn)題符合“具體、有內(nèi)容、可以采取行動(dòng)以及體現(xiàn)決策者的主張”的特點(diǎn)，這才是一個(gè)我們可以界定的商業(yè)問(wèn)題，成為我們?cè)O(shè)計(jì)議題的一個(gè)基礎(chǔ)。

步驟2：分解問(wèn)題（邏輯樹(shù)，考慮解決問(wèn)題的關(guān)鍵因素有哪些）

界定清楚問(wèn)題之后，我們就需要對(duì)問(wèn)題進(jìn)行細(xì)化分解，確保所有問(wèn)題都得到進(jìn)一步的清晰明確。下面是一個(gè)分解議題的例子，具體如圖5-11所示。

圖5-11 會(huì)議議題分解舉例

步驟3：優(yōu)先排序，去掉所有非關(guān)鍵問(wèn)題（目前最需解決的問(wèn)題是什么）

議題細(xì)化分解完成，要找出其中的重點(diǎn)，畢竟一次會(huì)議時(shí)間有限，不能所有的議題都討論，也不能一次會(huì)議解決所有問(wèn)題。因此，下一步就是對(duì)分解后的議題進(jìn)行優(yōu)先排序。優(yōu)先排序可以參考以下原則進(jìn)行。

（1）用判斷力和洞察力決定各議題的重要程度。

（2）團(tuán)隊(duì)成員參與：團(tuán)隊(duì)成員共同參與往往能提供更多有益的判斷和見(jiàn)解。

（3）分析時(shí)不要過(guò)分注重細(xì)節(jié)，在這一階段，（-30%，30%）的準(zhǔn)確度已經(jīng)足夠，甚至從總體上把握就可以，只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單迅速的計(jì)算。

（4）要有冒風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備，現(xiàn)在正在做的一切在未來(lái)都會(huì)有所調(diào)整。

下面是優(yōu)先排序的例子，具體如圖5-12所示。

圖5-12 會(huì)議議題篩選舉例

會(huì)議議題確定后，要合理分配整體時(shí)間以及各子議題分時(shí)間，包括：1、會(huì)議整體時(shí)間長(zhǎng)短的安排；各議題的討論時(shí)間長(zhǎng)短的安排；休息時(shí)間的安排。

3.選定參加者

一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議參與人員的選擇要少而精，對(duì)會(huì)議參加者進(jìn)行選擇的條件如下。

（1）讓具有決定權(quán)的人參加。

（2）即使是其他部門的人，如果與會(huì)議有關(guān)系，也讓其參加。

（3）讓與會(huì)議主題有關(guān)的專家參加。

（4）讓能夠正確表達(dá)自己意見(jiàn)的人參加。

4.準(zhǔn)備會(huì)議場(chǎng)地

會(huì)議場(chǎng)所是能夠提高會(huì)議效率的重要因素之一。合適的會(huì)議場(chǎng)所不僅能提高成效、促進(jìn)交流，而且可以使參加者感到愉快，提高會(huì)議效率。

準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)包括場(chǎng)所選擇和會(huì)場(chǎng)布置兩個(gè)方面。

（1）會(huì)場(chǎng)場(chǎng)所選擇有以下幾個(gè)條件，包括：足夠的會(huì)議場(chǎng)地空間；與會(huì)人員與會(huì)務(wù)組均方便的場(chǎng)所；良好的照明、通風(fēng)、保暖（或送涼）設(shè)備；完善的會(huì)議設(shè)備，桌椅、白板、視聽(tīng)器材等；抗干擾。

（2）會(huì)場(chǎng)布置包括：會(huì)議桌椅安排；室內(nèi)裝飾（色調(diào)、標(biāo)語(yǔ)或橫幅、花草等）；會(huì)場(chǎng)設(shè)備調(diào)試；座次排列等。

5.發(fā)布會(huì)議通知

如果必須召開(kāi)會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)在1周之前，至少在3天之前預(yù)先通知，以便做好會(huì)議事項(xiàng)的準(zhǔn)備工作。

應(yīng)當(dāng)記入會(huì)議通知的項(xiàng)目包括：會(huì)議名稱和目的；會(huì)議主題、討論項(xiàng)目和會(huì)議類型；召開(kāi)日期、開(kāi)始時(shí)間、各議題的時(shí)間、結(jié)束時(shí)間；召開(kāi)場(chǎng)所（地址、電話號(hào)碼、示意圖）；主持人姓名；記錄人員姓名；參加者名單；附加會(huì)議資料；其他（參加者事前必須準(zhǔn)備的資料）。

6.事先分發(fā)會(huì)議資料

為了開(kāi)成意見(jiàn)紛呈的會(huì)議，就應(yīng)當(dāng)將事先傳達(dá)議題并盡可能提前分發(fā)討論資料作為堅(jiān)定不移的原則。對(duì)于定期召開(kāi)的會(huì)議的既定議題，其討論資料的事前分發(fā)工作也要在給出的日期之內(nèi)確定并執(zhí)行。

選自《手把手教你做績(jī)效管理：模型、方法、案例和實(shí)踐》，電子工業(yè)出版社，趙日磊著