七項時間管理基本功，讓時間管理事半功倍

A探索者 2023-05-31 發(fā)布于江西

展開全文

如果我問“一個企業(yè)中最重要的東西是什么”，我相信很多人會給出“人才”“營銷”“戰(zhàn)略”“客戶”“資本”等五花八門的答案，而回答“時間”的一定少之又少。

通過多年的觀察，我發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)以及企業(yè)中的大部分人沒有認(rèn)識到時間這種資源的重要性，更沒有建立起科學(xué)明確的時間觀。但我們必須認(rèn)識到，時間對企業(yè)來說太重要了，時間之于企業(yè)，就是效率和效益，就是生產(chǎn)力。企業(yè)在經(jīng)營中無時無刻不在投入的、規(guī)模最大的、成本最高的資源就是管理者以及員工們的時間。

那么如何做好時間管理？其實，時間管理并不難，關(guān)鍵在善于利用有效的時間管理方法和工具。結(jié)合神州數(shù)碼的企業(yè)實踐，我推薦大家長期堅持去做以下七項時間管理基本功。

一定要學(xué)會“拉條子”

“拉條子”是一種非常基礎(chǔ)而又有效的時間管理工具，簡單來說，就是把自己的觀點羅列出來。不要小看這個把想法書面化的過程。很多人覺得自己頭腦中有非常多的內(nèi)容，但實際上卻沒意識到這些內(nèi)容是一團(tuán)亂麻。通過“拉條子”，能夠讓自己腦子里的內(nèi)容逐漸清晰化、結(jié)構(gòu)化。所以，“拉條子”的第一個功能是幫助我們厘清思路。

第二個功能是達(dá)成共識。團(tuán)隊中的交流與一對一交流是兩個不同的概念。擅長一對一交流的管理者，不一定擅長團(tuán)隊交流。神州數(shù)碼高層領(lǐng)導(dǎo)在研究某項工作或制定某項政策時，經(jīng)常把團(tuán)隊成員叫在一起，讓每個人說出五項重點工作，然后列出來。在列的過程中，成員往往會發(fā)現(xiàn)每個人對其他人的工作甚至對自己的工作都只是有一個想當(dāng)然的想法，沒有清晰認(rèn)識。

“拉條子”就是一個清晰化的過程，認(rèn)清自己和別人到底在怎么想這個問題。拉出“條子”，大家討論，完善“條子”，最終形成共識，這就是一個團(tuán)隊建設(shè)的過程。

“拉條子”還有一個功能，是能極大地提高時間利用率。把每一周、每一月所有需要做的事情都羅列出來，放在“四象限”中，看一看哪些事情應(yīng)該去做，哪些事情不應(yīng)該去做，或者哪些應(yīng)該繼續(xù)去做，時間利用效率就能大幅提高。

日常工作中，如果所有團(tuán)隊都用這樣的方法達(dá)成共識，比如確定如何將重點工作分解到每一年、每一季度，或者確定團(tuán)隊發(fā)展方向，相比于直接指派任務(wù)，團(tuán)隊成員一定更容易接受，相應(yīng)執(zhí)行的效果也會更好。

如今，“拉條子”已不只是我的習(xí)慣，更是所有神州數(shù)碼人的習(xí)慣。在神州數(shù)碼的辦公樓，每個會議室都掛著一張玻璃白板，白板占了整整一面墻，旁邊放著筆和板擦。之所以這樣裝修，正是為了開會的團(tuán)隊能夠不斷“拉條子”，及時形成共識，不做無謂的時間浪費。每個會議室的白板上都寫滿了文字和各種示意圖，在我看來，這遠(yuǎn)比裝飾畫更有美感。

找到最重要的20%

掌握了“拉條子”之后，就進(jìn)入了時間管理的第二步——確定每個“條子”的重要程度。在絕大多數(shù)情況下，最重要的“條子”應(yīng)該不會超過總數(shù)的20%，這背后運行著一則重要的管理學(xué)定律——二八法則。

無論是在生活中還是在工作中，我們都會看到有些人每天馬不停蹄地做著各種各樣的事情，看起來他們似乎很能干，然而實際上并沒有做成什么事。與這相反的是，一些看上去好像并不那么聰明的人卻因為很專注、只知道用心做好一件事而做出了很大的成就。

為什么會出現(xiàn)這種現(xiàn)象?其實，這正是因為他們像訂書針一樣，專注做好最重要的事，不猶豫、不動搖，努力到底。這就是二八法則告訴我們的道理：要把時間和精力集中在少數(shù)事情上，才能創(chuàng)造最大的價值。

在進(jìn)行時間管理時，也應(yīng)遵循同樣的原理——我們應(yīng)該集中80%的時間，來做20%的核心工作。同樣，只需集中處理工作中占比很小的20%的工作，就可解決80%的問題。在工作中，要事優(yōu)先很重要，無論你做什么，都要先找到最重要的20%工作，這才能使你事半功倍。

當(dāng)然，剩下80%的事情并非不重要，理想狀態(tài)下，人們當(dāng)然希望能夠完美處理所有事情。但在現(xiàn)實中，人每天的精力是有限且不斷衰減的，所以將主要精力放在處理20%的較為重要的事情上，“要事優(yōu)先”是不得不采取的一個折中方案。

在實際工作中，不斷提煉“什么是重要的20%”的判斷原則，是管理者非常重要的功課。一般而言，有如下判斷準(zhǔn)則：公司戰(zhàn)略落地的重點事項，能夠給業(yè)務(wù)帶來重大回報的事項，有重大風(fēng)險的事項，有復(fù)利效應(yīng)的事項，有杠桿效用的事項。

這些判斷原則，顆粒度相對比較粗。實際上，在業(yè)務(wù)推進(jìn)過程中，由于業(yè)務(wù)性質(zhì)的差別，重點工作會有很大區(qū)分。特別是針對具體的業(yè)務(wù)，要結(jié)合行業(yè)、專業(yè)和技術(shù)三個方面的判斷，才能做出合理的評估，不可一概而論。

用四象限區(qū)分輕重緩急

在二八法則的基礎(chǔ)上，我們還需要應(yīng)用一個非常重要的更進(jìn)一步的工具——四象限法。

四象限法是由美國管理學(xué)家科維提出的一種時間管理理論，是專門對時間進(jìn)行管理的方法。四象限法把事情按照“重要性”和“緊急性”兩個標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行排序，以重要性為豎坐標(biāo)軸，以緊急性為橫坐標(biāo)軸，形成四個象限。

第一象限：重要緊急的事情，比如重要客戶拜訪、項目交付節(jié)點出現(xiàn)風(fēng)險、系統(tǒng)出了故障、交貨遇阻等。

第二象限：重要不緊急的事情，比如戰(zhàn)略規(guī)劃、技術(shù)預(yù)研、人才培養(yǎng)、知識管理等。

第三象限：緊急不重要的事情，比如回復(fù)郵件、審批常規(guī)業(yè)務(wù)流程、工作例會、接打電話、接見突然拜訪的客人等。

第四象限：不重要不緊急的事情，比如無價值的應(yīng)酬、與自己無關(guān)的會議等。

顯然，為了實現(xiàn)生命價值，人更應(yīng)該將精力集中在“重要的事情”上，少做或者不做“不重要的事情”。

但是，到底哪些事情是重要的，哪些事情是緊急的?如何科學(xué)、合理地對事情的重要、緊急程度進(jìn)行判斷，對少數(shù)人來說可能是天賦，但對絕大多數(shù)人來說，則是一項需要后天學(xué)習(xí)和鍛煉的技能。為此，管理者需要學(xué)習(xí)和鍛煉的一個重要技能是：提高對工作的緊急性、重要性的判定準(zhǔn)確度。

在時間管理的實際應(yīng)用中，學(xué)會分辨一件事情是“真的重要”還是“顯得重要”，是“真的緊急”還是“顯得緊急”非常重要。判斷任務(wù)是否重要，要依賴于這個任務(wù)與實現(xiàn)目標(biāo)的相關(guān)度如何，于目標(biāo)有益的事情，就是重要的事情。而判斷任務(wù)是否緊急，相對就沒有那么容易了，因為大家總是傾向于覺得很多事情是緊急的，但實際上，真正緊急的任務(wù)并不多。很多時候，把事情放一放就會發(fā)現(xiàn)它并沒有那么緊急。

對時間管理的精髓，一方面，是要遵循二八法則，把時間花在重要的20%的事情上面；另一方面，是要盡量減少“重要且緊急的事情”，把重要的事情在“不緊急”的情況下就處理掉。

用日程表統(tǒng)籌你的時間

四象限分析完，確定了事情的重要緊急程度之后，就要將不同類別的事情填寫到日程表中。通過填寫日程表的過程，我們可以對任務(wù)進(jìn)行更加準(zhǔn)確的區(qū)分、安排、檢驗，決定事情安排到哪個時間做，哪些是重要緊急的事情，必須馬上處理。此后，通過不斷的迭代，日程表會變得越來越清楚，也越來越有指導(dǎo)性。

詳盡的日程表還有另外一個用途：檢視時間流向和用途。當(dāng)完成一項工作，回顧一下此前的日程表，也許就會發(fā)現(xiàn)時間都去哪兒了，以及曾經(jīng)犯的一些時間使用錯誤，哪些事務(wù)浪費了時間，考慮是否需要重新制訂計劃或者修訂目標(biāo)等。

管理學(xué)家彼得·德魯克也認(rèn)同這一方法。他在《卓有成效的管理者》一書中提到“管理者提高工作效率的第一步就是將那些被實際運用的時間做記錄”。按照德魯克的觀點，卓有成效的管理者都善于做時間記錄，并對這些記錄每月定期進(jìn)行檢查。每次檢查完記錄之后，他們就會發(fā)現(xiàn)自己又曾在一些無關(guān)緊要的瑣事上浪費了時間。

其實這就是一種管理實踐的練習(xí)，只有通過反復(fù)練習(xí)，才能學(xué)會有效管理時間，也只有不斷地練習(xí)，才能避免時間使用的偏離。所以，一張根據(jù)四象限制成的日程表可以解決很多問題。

當(dāng)然，很多人在填日程表時會遇到一些困難，比如很難確定每一項工作放在象限的位置。這個問題沒有一勞永逸的解決方案，只能說，準(zhǔn)確填表需要經(jīng)驗和對工作的深刻理解，明確知悉工作的本質(zhì)、目的。只有這樣，才能夠真正把日程表填好，把工作的優(yōu)先級排好。

讓工作周報發(fā)揮作用

每個星期天的下午或晚上，神州數(shù)碼的員工，上至集團(tuán)總裁，下至基層員工，都會不約而同地做同一件事情：寫工作周報。這項看似簡單的標(biāo)準(zhǔn)動作，公司中層以上的數(shù)百名干部已經(jīng)堅持了五年多。

五年多的時間里，周報從最初的被動填寫，到現(xiàn)在的自覺使用，已經(jīng)成為公司各級班子進(jìn)行自我時間管理和團(tuán)隊時間管理的基本工具。大家在周復(fù)一周的習(xí)慣熏陶之下，逐漸發(fā)現(xiàn)了周報帶來的諸多好處。無論是在團(tuán)隊協(xié)作，還是個人工作規(guī)劃方面，它都像是一個嚴(yán)肅卻不失溫和的伙伴，認(rèn)真督促我們組織中的每個人不斷成長。

同時，大家也都認(rèn)識到，寫工作周報不是事無巨細(xì)的“流水賬”，也不是簡單地畫“時間表”，更多的是以周為單位，對重點工作進(jìn)行總結(jié)和思考：這一周的工作是否如期完成?遇到什么問題，有什么樣的解決辦法?對公司有什么樣的建議?需要上級給予什么樣的資源支持和決策意見?下一周的工作計劃是什么?產(chǎn)出目標(biāo)是什么?而上級領(lǐng)導(dǎo)依此及時審閱，給予反饋。

不同崗位、不同層級的工作周報，雖然內(nèi)容各不相同但是都指向一個主題：我的工作與公司的戰(zhàn)略升級和業(yè)績增長有什么關(guān)系?我的工作如何在公司的戰(zhàn)略和業(yè)績中體現(xiàn)價值創(chuàng)造?因為公司已把戰(zhàn)略和目標(biāo)分解到了每一個關(guān)鍵崗位的重點工作中，分解到每個季度、每個月，甚至每一周。

當(dāng)然，在推行工作周報的過程中，對這個工具如何更好地發(fā)揮作用，我們也經(jīng)歷了認(rèn)知上的演變，并對工作周報系統(tǒng)也進(jìn)行了數(shù)次版本更新。

整個改版過程是沿著幾條主線進(jìn)行的：一是越來越聚焦重點工作；二是越來越明確崗位職責(zé)和產(chǎn)出，更加以目標(biāo)為導(dǎo)向；三是越來越強(qiáng)調(diào)反思與溝通。同時，工作周報的撰寫和回復(fù)率，也是我們在組織管理時關(guān)注的重點。

當(dāng)寫工作周報成為良好的工作習(xí)慣后，不管是個人還是組織，都大大受益。工作周報的撰寫，融入了“拉條子”、四象限、抓重點、做總結(jié)這幾個時間管理的核心工具，倒逼我們將自己的工作不斷聚焦到最重要的事情上。如果整個組織的成員都能夠這樣將時間管理融入日常工作中，整個團(tuán)隊的戰(zhàn)斗力就會有質(zhì)的飛躍。

善于授權(quán)，管得少也能管得好

善于授權(quán)是一個管理者必須具備的時間管理技能。授權(quán)其實很簡單，就是將完成目標(biāo)的相應(yīng)權(quán)力授予他人，讓他們自己來分析資源與條件、思考可能遇到的問題、尋找解決方法、制訂工作計劃，使他們擁有完成工作任務(wù)的適當(dāng)權(quán)限和工作能力。具體來說，有效授權(quán)可以通過四個步驟來實現(xiàn)。

第一步：了解并評估授權(quán)可能會導(dǎo)致的風(fēng)險。

授權(quán)是一把“雙刃劍”，它一方面能為企業(yè)帶來巨大的好處，另一方面也可能帶來一些潛在的風(fēng)險。

通常來說，授權(quán)代表著責(zé)任的增加，代表著監(jiān)督的減少，如果被授權(quán)者的能力、責(zé)任心與他所承擔(dān)的責(zé)任不匹配，而在執(zhí)行過程中又缺乏適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督，就有可能會出現(xiàn)一些風(fēng)險。

所以，在授權(quán)之前，管理者首先應(yīng)該了解授權(quán)可能會導(dǎo)致的風(fēng)險，并對風(fēng)險進(jìn)行初步評估，如果這種風(fēng)險超過了企業(yè)的承受能力，就要及時停止授權(quán)，或者調(diào)整授權(quán)的方式、方法。

第二步：完善企業(yè)制度，實現(xiàn)規(guī)范化管理。

為了避免使企業(yè)掉進(jìn)授權(quán)的“陷阱”，在進(jìn)行授權(quán)以前，管理者還要確認(rèn)企業(yè)的經(jīng)營管理是否建立了配套而又完善的制度，是否實現(xiàn)了規(guī)范化。只有在這樣的基礎(chǔ)上，各個業(yè)務(wù)部門和崗位的責(zé)任、權(quán)力、利益才能明確，減少授權(quán)中的盲目性和隨意性，授權(quán)才能做到有章可循。

完善企業(yè)的制度，授權(quán)者能夠更加清楚自己手中的權(quán)力和職責(zé)，哪些是可以轉(zhuǎn)移出去的，哪些是不可以轉(zhuǎn)移出去的，可以有效地避免發(fā)生越職授權(quán)或者授權(quán)不當(dāng)?shù)那闆r；被授權(quán)者可以更明確自己得到的授權(quán)邊界和責(zé)任大小，在可能的限度內(nèi)充分運用權(quán)力，以最佳的方式實現(xiàn)既定目標(biāo)。

第三步：對下屬進(jìn)行評估，判斷其是否具備授權(quán)的條件。

對被授權(quán)者的勝任情況進(jìn)行評估，重點有三：一是要看他是否具備與職責(zé)相應(yīng)的能力素質(zhì)，二是看他是否具備承擔(dān)責(zé)任的信心，三是要看他是否具備良好的品質(zhì)道德和職業(yè)操守。

對被授權(quán)者的評估結(jié)果，既有利于管理者判斷其是否值得被授權(quán)，適合何種程度的授權(quán)，也能幫助管理者發(fā)現(xiàn)企業(yè)的核心人才和重點培養(yǎng)對象。

第四步：循序漸進(jìn)安排授權(quán)計劃。

任何事情都不是一蹴而就的，授權(quán)也是如此。制訂合理的授權(quán)計劃，循序漸進(jìn)地進(jìn)行授權(quán)，才能使權(quán)力真正發(fā)揮其作用。

值得注意的是，授權(quán)有一個非常重要的前提，就是必須以信任為基礎(chǔ)。著名的管理專家柯維曾經(jīng)說過：“授權(quán)并信任才是有效的授權(quán)之道?！币坏┻M(jìn)行了授權(quán)，就要給員工足夠的信任，讓他們把企業(yè)當(dāng)成是一個可以充分施展抱負(fù)的平臺。

當(dāng)然，信任并不意味著管理者從此以后就可以不聞不問了，在授權(quán)的過程中，適時監(jiān)控與追蹤也是必不可少的。授權(quán)不是放任不管，正確的授權(quán)應(yīng)該是相對的、有原則的，是在有效監(jiān)控之下的授權(quán)。

做好復(fù)盤，永遠(yuǎn)讓下一次比這一次要好

在時間管理中，總結(jié)與復(fù)盤也是非常有效的工具，然而，很多人卻沒有用好這個工具。所謂總結(jié)，是要對一個時間段內(nèi)的工作進(jìn)行全面、系統(tǒng)的總體檢查、評價、分析、研究，得出成績、不足、經(jīng)驗等結(jié)論，是對過往工作的理性梳理和思考，能夠用來指導(dǎo)未來的工作。

總結(jié)的核心要義是分析，也就是我們常說的復(fù)盤。亞里士多德說：“我們每一個人都是由自己一再重復(fù)的行為所鑄造的?！倍ㄟ^總結(jié)來主動發(fā)現(xiàn)、歸納、反思問題，可以使我們不斷精進(jìn)，讓優(yōu)秀成為一種習(xí)慣。

那么，怎樣才能做好總結(jié)與復(fù)盤?在這里，我以年度總結(jié)為例進(jìn)行講解。年度總結(jié)是對過去一年的工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的梳理、檢查、評價、分析和思考，找到成績、發(fā)現(xiàn)不足，總結(jié)背后的原因和經(jīng)驗，從而更好指導(dǎo)未來一年的工作。有成效的總結(jié)是制訂新一年工作計劃和預(yù)算目標(biāo)的前提和基礎(chǔ)，也是執(zhí)行和落實各項工作計劃的保障。

一份完善的、能對未來工作起到指導(dǎo)作用的年度總結(jié)應(yīng)包括五個要素。

第一，年初的目標(biāo)回顧：按照年初的計劃，回顧當(dāng)時設(shè)定的各項目標(biāo)，包括經(jīng)營目標(biāo)、重點工作目標(biāo)，以及相應(yīng)的里程碑設(shè)定。

第二，評價執(zhí)行結(jié)果：與各項目標(biāo)對照，執(zhí)行結(jié)果是什么?哪些達(dá)成了，哪些沒有達(dá)成。

第三，原因分析：達(dá)成的關(guān)鍵因素是什么?沒有達(dá)成的根本原因是什么?其中哪些是客觀因素造成的?哪些是主觀因造成的?哪些是事的因素，哪些是人的因素?其中，應(yīng)該從管理團(tuán)隊時間管理角度進(jìn)行總結(jié)和分析，班子成員的時間管理是否能夠做到聚焦高效、協(xié)調(diào)一致，從而很好地保障了各項目標(biāo)的達(dá)成?

第四，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)和規(guī)律：對成功經(jīng)驗的總結(jié)，是否可以成為指導(dǎo)未來工作的方法和規(guī)律?對失敗教訓(xùn)的總結(jié)，如何改進(jìn)同時避免以后再犯同樣的錯誤?

第五，下一年的目標(biāo)和工作計劃，應(yīng)該基于上一年總結(jié)基礎(chǔ)上來提出，要邏輯一致，前后銜接。

值得一提的是，在總結(jié)時，有三個要點需要我們尤為注意：一是列出重點工作，但不能面面俱到；二是看結(jié)果，也要看過程；三是思考自己的工作和公司的戰(zhàn)略目標(biāo)匹配嗎？通過這幾個要點分析，再來做總結(jié)工作的時候，你一定會有所改善。

— END—

本站是提供個人知識管理的網(wǎng)絡(luò)存儲空間，所有內(nèi)容均由用戶發(fā)布，不代表本站觀點。請注意甄別內(nèi)容中的聯(lián)系方式、誘導(dǎo)購買等信息，謹(jǐn)防詐騙。如發(fā)現(xiàn)有害或侵權(quán)內(nèi)容，請點擊一鍵舉報。

小男孩‘自慰网亚洲一区二区,亚洲一级在线播放毛片,亚洲中文字幕av每天更新,黄aⅴ永久免费无码,91成人午夜在线精品,色网站免费在线观看,亚洲欧洲wwwww在线观看

七項時間管理基本功，讓時間管理事半功倍