時間管理的“四象限”法

digitaldreamer 2008-09-06

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時間管理的“四象限”法

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　　時間，是人類最珍貴的資源，每個人每天只有２４小時，而且還要吃飯睡覺，因此實際有效時間不超過１４小時，如何可以利用好時間就成為一個恒久的話題。下面收集整理了一些關(guān)于新的時間管理理念“四象限”方法的資料：

傳統(tǒng)的時間管理觀念是以事件的緊急程序來劃分事件的優(yōu)先級，只要是“緊急” 的事情，就要先處理，因此就會出現(xiàn)一種怪現(xiàn)象，管理者每天都忙于處理那些“急事”，天天在到處救火，一面忙得焦頭爛額，但一面卻因為忙而覺得很有成就感，難道這種單純的、不分輕重的忙是越多越好？這種“忙”越多就表示收獲的結(jié)果越多？答案是否定的。緊急的事件有很多種，有重要的和不重要的，有能帶來創(chuàng)造價值的和不能的，還有可做的和可不做的，如果你都在忙一些不重要的、不能帶來價值事件，那你就算一天忙個２４小時，也會顆粒無收，因此，力應(yīng)該用在關(guān)節(jié)眼上。

　　“四象限”法是美國的管理學家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，分為四個“象限”：既緊急又重要（如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財務(wù)危機等）、重要但不緊急（如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、部門會議等）、既不緊急也不重要（如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等）。

按處理順序劃分：先是既緊急又重要的，接著是重要但不緊急的，再到緊急但不重要的，最后才是既不緊急也不重要的。“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價值，實現(xiàn)某種重要目標，而后者不能。

　　以下是四個象限的具體說明：

1、第一象限是重要又急迫的事。
;P]mP9?3tI5L0　　舉例：諸如應(yīng)付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。
.nd`9T;}wC7H;hM0　　這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。
H8CA;m#Xxpiw0　　該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。

界經(jīng)理人管家wM _![-N5y 2、第二象限是重要但不緊急的事。
　　案例：主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等等事項。
(I?2j?bz‘g(XwR\X0　　荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。
"t]-N‘e)t&Kst0　　這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。

3、第三象限是緊急但不重要的事。
Lq w-_PpH |vZ0　　舉例：電話、會議、突來訪客都屬于這一類。
D"?9m1Rz"Ny0　　表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。

4、第四象限屬于不緊急也不重要的事。
{‘{X8Zi#vO0　　舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。
　　簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。
　　現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應(yīng)歸入第三象限。
朋友，你是否天天在忙，是否忙得不得要領(lǐng)，認真領(lǐng)會時間管理的四象限工作法，它會讓你的工作變得高效，工作不再是負擔。成就高效的卓越管理者就在于實踐時間管理的四象限工作法。