一、謀定后動(dòng)，舉必有功。

（一）準(zhǔn)備好會(huì)議講話稿。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的講話稿這一塊的話準(zhǔn)備的話要注意三方面內(nèi)容。首先，領(lǐng)導(dǎo)的講話稿一定要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖和想法，以及領(lǐng)導(dǎo)最近的動(dòng)態(tài)和講話，要突出領(lǐng)導(dǎo)的思想和主題。其次，要了解講話內(nèi)容中所出現(xiàn)的最新動(dòng)態(tài)，掌握最前沿的信息，與時(shí)俱進(jìn)，緊貼主題；第三就是要虛實(shí)結(jié)合，巧妙融和實(shí)踐工作，不能只講空話、套話、大話。再加上合理的結(jié)構(gòu)與布局、精準(zhǔn)的文字和精美的標(biāo)題，一篇好的講話稿就新鮮出爐了。同時(shí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于會(huì)上的發(fā)言會(huì)有自己新的思考，采用講話稿的地方不多，所以需要在會(huì)后對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的講話進(jìn)行總結(jié)、提煉和升華，并及時(shí)在網(wǎng)站或微信公眾號(hào)上進(jìn)行宣傳報(bào)道。每次會(huì)議均有主持人，需準(zhǔn)備好主持詞。盡量將主持詞提前給主持人。讓主持人對(duì)整個(gè)工作流程能提前了解和熟悉，避免倉(cāng)促而影響其現(xiàn)場(chǎng)的主持和發(fā)揮。

（二）準(zhǔn)備好會(huì)議座次表。座位表的排位非常講究，要根據(jù)級(jí)別、資歷、單位等按順序排放肯定不能隨心所欲。座位牌和座位簽均需提前準(zhǔn)備好，最好是根據(jù)座位表來(lái)打印座位簽，然后每排的座位簽用橡皮筋打好包，在背后做好第幾排的標(biāo)識(shí)，這樣布置起來(lái)會(huì)非常方便、省事，“磨刀不誤砍材功”就是這個(gè)道理。然后會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)，門口要用a3或者更大的紙將座位表打出來(lái)，并張貼會(huì)議門口最顯眼的地方。a4大小的座位表要不少于參會(huì)人員的數(shù)量，在簽到的同時(shí)發(fā)一張，便于參會(huì)人員準(zhǔn)確快速找到自己的座位。

（三）準(zhǔn)備好會(huì)議通知。會(huì)前通知人員的時(shí)候切記，對(duì)參會(huì)人員的通知要求和一個(gè)電影的名稱一樣“一個(gè)也不能少”，特別是重要嘉賓，他的缺席可能會(huì)影響整個(gè)會(huì)議的進(jìn)行。每一次大型會(huì)議的召開(kāi)、每次開(kāi)會(huì)人員的召集均屬不易。所以必須及時(shí)準(zhǔn)確通知到每一個(gè)參會(huì)人員、不能出任何差錯(cuò)。需發(fā)放的資料發(fā)放到每一個(gè)人手中，切忌落下任何一個(gè)。一般主席臺(tái)上的座位牌和下面參會(huì)人員座位牌不一樣，這就需提前準(zhǔn)備好兩種尺寸的座位牌，其中最為重要的是千萬(wàn)別把名字打錯(cuò)或弄亂，否則會(huì)鬧出笑話甚至產(chǎn)生誤會(huì)。

（四）準(zhǔn)備好會(huì)議資料。再講講關(guān)于資料的打印，資料的打印一定要及時(shí)但又不能過(guò)早。如領(lǐng)導(dǎo)的講話稿，多次修改后，一般在最后的時(shí)候才能定稿下來(lái)，且會(huì)議的時(shí)間因特殊情況可能出現(xiàn)更改。過(guò)早準(zhǔn)備可能會(huì)做無(wú)用功，到時(shí)需重新印刷，一來(lái)浪費(fèi)資源，二來(lái)耽誤時(shí)間，三來(lái)有可能會(huì)影響后續(xù)工作。資料打印時(shí)一定要先打印樣稿，核對(duì)無(wú)誤后再開(kāi)始呈批量引發(fā)，特別著重關(guān)注落款時(shí)間和名字。印刷時(shí)最好在現(xiàn)場(chǎng)盯著避免出現(xiàn)疏漏。

（一）彩排是最好的檢驗(yàn)。開(kāi)會(huì)前一晚一定要去會(huì)場(chǎng)。布置好會(huì)場(chǎng)、開(kāi)展會(huì)前準(zhǔn)備工作，先檢查橫幅是否有多字少字或錯(cuò)字的情況，然后檢查電子顯示屏能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，主席臺(tái)話筒是否能能用。每個(gè)座位簽是否擺放好、資料是否準(zhǔn)備到位。入會(huì)口的指示牌、簽到臺(tái)是否準(zhǔn)備好。然后有一些實(shí)用小物件切忌別忘記，比如剪刀、膠布、筆，包括多帶幾份資料以備不時(shí)之需，如果有聘書或證書發(fā)放的話最好事先預(yù)演一下，同時(shí)需配備好音樂(lè)和組織好秩序。

（二）尊重是最大的誠(chéng)意。發(fā)通知的一點(diǎn)小技巧，要通知所有參會(huì)的人員不是一件容易的事情。先要進(jìn)行分類，如果是有具體的單位且該單位參會(huì)人員較多，可通知該單位辦公室或聯(lián)絡(luò)人。如果單位很分散且人員只有一到兩個(gè)，可通過(guò)電話或短信直接與其本人聯(lián)系。并根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)有不同的聯(lián)系方式，若是午休或晚上，通知又較急的話，可通過(guò)發(fā)短信的形式告知其會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)及參加會(huì)議的最高領(lǐng)導(dǎo)，并表明自家身份，最后再加上一句參會(huì)或請(qǐng)假期待您的回復(fù)，這樣較為妥帖。若有時(shí)間可點(diǎn)對(duì)點(diǎn)發(fā)送，加上參會(huì)人姓氏及職務(wù)的稱呼，這樣讓參會(huì)人看短信時(shí)的尊重感爆棚，有一年春晚的歌唱到群發(fā)的我不回就是這個(gè)理。若未受到回復(fù)，則需在較為合適的時(shí)間電話進(jìn)行確認(rèn)。接著需及時(shí)統(tǒng)計(jì)請(qǐng)假人員等相關(guān)數(shù)據(jù)，并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。重要人員的請(qǐng)假需領(lǐng)導(dǎo)間相互溝通，努力達(dá)到人人能參會(huì)的良好效果。

（三）細(xì)節(jié)是最高的要求。會(huì)議開(kāi)始前，工作人員一定要提前半個(gè)小時(shí)以上在入場(chǎng)門口的簽到臺(tái)等待，因有的參會(huì)嘉賓來(lái)得很早，需提早進(jìn)行接待和引導(dǎo)。然后簽到表最好是多打幾張，簽到臺(tái)放幾張，會(huì)場(chǎng)每排的右手邊可以放一張，這樣能有效避免因時(shí)間緊簽到需排隊(duì)的窘境。簽到表一般需要姓名、單位、職位以及電話等相關(guān)信息。這既能統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員，又能幫助會(huì)務(wù)費(fèi)用的報(bào)銷，還能方便下次會(huì)議的聯(lián)系，正可謂一舉多得。會(huì)標(biāo)的確非常重要，一定要經(jīng)過(guò)自己分管領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，用最終敲定的版本。制作橫幅時(shí)要和制作人反復(fù)的核對(duì)和確定，確保會(huì)標(biāo)準(zhǔn)確無(wú)誤地顯示在會(huì)場(chǎng)。如果有電子顯示屏的話，顯示屏上一定打上較為莊嚴(yán)肅穆的背景和文字。參會(huì)人員的飲用水不可缺少，主席臺(tái)準(zhǔn)備瓷杯和熱茶最為妥帖。

（四）用心是最美的能力。會(huì)上如果有發(fā)放聘書或頒發(fā)榮譽(yù)證書流程，整個(gè)環(huán)節(jié)需要很用心，最好能及時(shí)彩排。聘書或榮譽(yù)證書的選定需去文具店進(jìn)行挑選，盡力挑選高端大氣又實(shí)惠的那款。聘書或證書拿回來(lái)后要及時(shí)去打印店排好版，但打印的時(shí)間需留空白，等待會(huì)議時(shí)間的最終確定。正式開(kāi)印時(shí)要及時(shí)蓋好你自家單位的章子，紅燦燦的印章將見(jiàn)證這一榮耀高光時(shí)刻。

一屋不掃，何以掃天下。從小事做起，從當(dāng)下做起，不因事大而難為，不因事小而不為，不因事多而忘為，不因事雜而錯(cuò)為。若能持之以恒、久久為功，定會(huì)有長(zhǎng)足的進(jìn)步。筆者相信，只要追永遠(yuǎn)就不會(huì)落下，與大家共勉。