五、會議演練

不演練永遠不知道有多少問題

我市的勞動模范表彰大會即將召開，我負責會前的演練工作。真是不演練不知道，問題還真不少。演練開始，一位同事對照主持詞走會議流程。主席臺有十位領導，受獎的勞模有60人、先進工作者有40人、先進集體代表有十個，每十人一組，正好可以分六組、四組和一組上臺領獎。每組都安排一名工作人員負責引領。本以為計劃周密，誰知演練時，還是出現(xiàn)了不少問題。

首先是不知何時上下臺。引領第一組的工作人員在聽到主持人說“頒獎”的時候才讓領獎人起身，結果導致頒獎音樂響了好久人才到臺上。因此我們研究決定，在主持人剛剛開始進入頒獎環(huán)節(jié)時，就掐準時間請第一組領獎人起身，等音樂一響就上臺領獎，這樣銜接就比較順暢。同時注意當主持人說“有請第二組”的時候，工作人員趕快引導第一組頒獎人員下臺，這樣節(jié)奏就比較緊湊。

其次是人數(shù)沒有掐準。演練中，其中有一組少上去了一人，臺上就有一位頒獎人站著不知把獎頒給誰。原來是上臺前沒有仔細清點人數(shù)，如果這發(fā)生在正式頒獎時就非常尷尬了。所以，我們要求每組負責的工作人員必須將本組的領獎人通知到位、落實到位，上臺時點清人數(shù)，務必保證一一對應。如遇特殊情況，必須立刻匯報，我們好依照應急預案處理。

再次是合影畫面混亂。上臺后，領獎人與頒獎人之間有握手的，有聊天的；領完獎之后，有往左轉身的，有往右的。特別是合影的時候，有的把證書合上拿手里，有的放在胸前，有的甚至把證書都拿反了??總之，畫面很混亂。因此我們要求工作人員提醒領獎人，上臺領獎后先與領導握手，然后統(tǒng)一向右轉身，將榮譽證書放在胸前合影，這樣一來不僅畫面比較和諧，同時也節(jié)省了會議時間。

最后是主持詞有缺陷。當頒獎環(huán)節(jié)結束之后，主持人直接宣布進行大會下一項議程，可頒獎人還在臺上站著。原來，主持詞中并沒有提到請領導落座。我們當即將情況反饋給文稿組，他們立刻作出修改，避免了這個失誤。

表彰大會如期順利舉行，我們都長舒了一口氣。在會后的總結中，大家都說，不管會議設計得多么完善，都必須在會前進行演練，有些問題只有演練時才會發(fā)現(xiàn)。

用好微信群

一次全市性的大會，我負責協(xié)調(diào)全市近30個部門的聯(lián)動工作，其中最經(jīng)常的工作就是下發(fā)通知。以往下發(fā)通知都采取打電話的方式，一圈電話下來，基本一天時間就過去了，費時費力。沒想到，今年新來的小李給我?guī)砹诵碌姆椒ā?/p>

周一例會，小李說：“我們可以組建各部門負責人微信群，對于一些非涉密的閱知性通知可以通過微信群發(fā)的方式下發(fā)各部門。這樣做有兩個好處：一是群發(fā)一條信息就可以同時告知所有部門，各部門可直接在群里反饋；二是如果一個部門有問題，我們在解答問題的時候也相當于告知了其他部門，大大節(jié)省了時間?！?/p>

主任對小李的建議表示贊同，同時又提醒了幾點：首先，利用微信群發(fā)出通知，從文字到事項必須言簡意賅、一目了然，不能一條通知說多件事；其次，在通知的過程中可以采用微信群的方式，但是最后是否落實還必須要逐個確認；最后，對于涉密的重要通知，絕對不能在微信群里說，必須慎之又慎。

電子會務系統(tǒng)的測試

某次黨代表會議第一次全體會議即將召開，因為參會人員較多，省委辦公廳為提升會議效率，研究決定改變以往的簽到模式，采用會務電子簽到系統(tǒng)。

面對新事物，大家都認為必須多測試幾遍以保證不出問題，我受命負責測試工作。經(jīng)過測試，我們發(fā)現(xiàn)了問題：參與測試的工作人員都已到齊，但電子顯示屏顯示到會人數(shù)與應到人數(shù)還差七個。這是為什么呢？原來是因為測試人員行走速度過快，代表證又與手機靠在一起，導致系統(tǒng)未能識別。隨后，秘書處召開緊急會議，多措并舉，通過下發(fā)通知提醒、強化現(xiàn)場值守、提高系統(tǒng)敏感度等各種方式，確保大會簽到統(tǒng)計的精準性。

第二天，電子顯示屏準確地顯示出到會人數(shù)，工作人員也將出席會議人數(shù)準確地填寫在主持講話稿上。經(jīng)過這次會議，我們認為在采用新系統(tǒng)新方法時務必進行會前的測試，發(fā)現(xiàn)問題立即制定應急預案和解決方法，從而保證會議的順利召開。

巧排座位破解換場難題

近年來，隨著縣域經(jīng)濟的發(fā)展，某些階段全縣各部門工作需要在同一個時間段集中安排部署，有時候一天連續(xù)召開幾場會議的情況也很多。這對會務工作來說是個巨大挑戰(zhàn)。

記得第一次服務這種連續(xù)幾場的會議，由于沒有經(jīng)驗，搞得自己手忙腳亂，會場也顯得有些混亂。因為換場時，前一場有的參會人員走了，有的還要接著參加下一個會議，我們請仍參會的先離席，然后待我們換上座簽后重新落座。這時，有的參會人員拿著用過的茶杯，有的則把茶杯留在原處，待座位調(diào)整后，誰用的茶杯很難辨認，當時的尷尬情景可以想象。

會后，經(jīng)過認真總結，我們改換了戰(zhàn)術：細心核對每場會議的參會人員，列出全部參會和參加每場會議的人員名單，參加全部會議的同志安排在會場的一側，可以不用挪位置。僅參加某一場會議的人員安排在另一側，這樣只更換部分座簽、茶杯就可以了。事實證明，這個辦法大大減輕了換場難度，節(jié)省了時間。

聲音和畫面去哪兒了

上午，接到緊急任務，市委臨時安排一場電視電話會議，我負責會場的安排。會議主會場安排在市委會議中心，分會場共有五個，分別設在下面的區(qū)縣。我趕緊聯(lián)系技術部門和涉會的區(qū)縣，通知他們會議要求以及直播所需設備，讓他們趕快布置妥當。

下午，處長問：“直播效果怎么樣？”我才想起來，因為時間緊、任務重，我忽略了測試。處長趕緊領著我到會場進行測試。結果發(fā)現(xiàn)一個分會場有畫面沒有聲音，一個分會場有聲音沒有畫面，還有一個分會場畫質(zhì)較差。這要是正式開會了可就麻煩大了，技術部門立刻溝通解決。當聲音和畫面都沒問題之后，又出現(xiàn)了新問題：主會場屏幕數(shù)量有限，只能看到三個分會場畫面，其他的兩個看不到，而且分會場的鏡頭有的對著主席臺，有的對著參會席，畫面不統(tǒng)一。我趕緊聯(lián)系各個分會場，將鏡頭統(tǒng)一在參會席上，同時安排技術部門增加了兩個屏幕，讓主會場可以同步看到各個分會場的情況。

當天，我一直守在主會場，直到會議順利閉幕，大家對效果反映都非常好，心里的大石頭才算落地了。通過這次會議，我知道，即使時間緊迫，也要對所有設備進行嚴格測試，同時做好應急預案，只有這樣才能保證會議的順利召開。

六、現(xiàn)場應急

局長怎么沒來參會

今年年初，省領導來我市調(diào)研，其中一個環(huán)節(jié)是與各單位負責同志座談交流。座談會前一周，我就把會議通知逐一傳真到各單位辦公室，并通過電話確認對方都已收到，于是放下心來，去忙別的事情了。

座談會如期舉行，各單位領導陸續(xù)來到會議室，找到自己的座簽一一就座。我拿著參會人員名單，把就座的畫上鉤。座談會開始前十分鐘，除了水利局長，所有單位領導都到了。我心想，水利局比較遠，肯定是路上有點堵車耽誤了。沒想到又等了五分鐘，水利局長還沒到。我心里有點慌了，主任也注意到還差一個人，忙過來問我怎么回事，我不確定地說可能是路遠又堵車吧。主任問我會議通知發(fā)過去了嗎，我說發(fā)過去了，當時還給他們辦公室打電話確認過了，應該不會有問題，要不再等等看吧。主任說不要等了，立即給水利局長打電話。

我趕緊撥通了水利局長的手機：“李局長您好，座談會馬上開始了，不知您現(xiàn)在到哪兒了？”李局長被我問得一頭霧水：“什么座談會？我在縣里調(diào)研啊?！蔽乙幌伦鱼铝?，趕忙說一周前就發(fā)了會議通知，今天省領導來座談?？衫罹珠L說自己并不知道有這個會。結局可想而知，李局長沒能參加當天的座談會，我也被領導狠狠批評了一頓。

事后了解，原來水利局辦公室的工作人員接到傳真時，局長正在外出差，三天后才回來，而工作人員忘記了通知局長。當時我發(fā)完通知就覺得是落實了，沒有在會前再打電話確認一遍領導的參會情況。這次失誤讓我明白，即便是發(fā)一個會議通知，也存在著“真落實”和“假落實”的區(qū)別，只有認認真真按程序再次確認，保證最后的落實，才算是真正落實到位。

再等幾分鐘

某次會議，我負責擺放座簽和會場內(nèi)引導的工作。距離會議開始還有二十多分鐘時，同事打來電話說：“王副省長臨時有事，秘書打來電話，說有可能來不了?！蔽亿s快跑到主席臺，準備撤去王副省長的座位和座簽。這時，處長正好來檢查會場，看見我急急忙忙要搬椅子，就叫住了我。我趕緊匯報了電話里說的情況，處長說：“還有二十多分鐘，不慌，秘書說有可能來不了，不是確定不來，這樣的情況最好再等幾分鐘，到最后五分鐘撤也還來得及，但你撤了再調(diào)整回來就麻煩了?！?/p>

果然，離會議開始還有七八分鐘的時候，秘書打來電話說，領導正在趕來的路上，馬上就到。會議結束總結時處長說，會議現(xiàn)場的變化難以預料，要牢記一個“穩(wěn)”字，遇到情況不要慌、不要急，琢磨一下再去做。后來我從事會議服務工作多年，一直遵循處長的這一原則，受益匪淺。

忘戴出席證

一次，我們縣召開黨代會，我負責服務主席臺領導。會前，出現(xiàn)了這樣一個小插曲：一位坐在主席臺的領導匆匆趕到，進門時才發(fā)現(xiàn)忘記佩戴出席證了。我心想，這下壞了。眼看這位領導就要去主席臺就座，我又想：要不就算了，不戴不仔細看也看不出來吧。這時，辦公室主任從我身邊走過，我想了想，還是請示一下吧。聽到我說的情況，主任趕緊找出一個備用出席證讓我給領導，事情順利解決了。

事后，主任提醒我，在這種正式會議中，不佩戴出席證無法彰顯參會資格，既不符合規(guī)定也不嚴肅，而且會議還有全程攝影攝像記錄。因此領導忘記佩戴證件不能就算了，而是應該想在前面，多準備幾張備用證件，以防萬一。

開哪個話筒

某次召開全市性會議，主持領導一人，發(fā)言領導四人。第二位發(fā)言領導開始講話時，音控室的工作人員突然問我：“有幾位領導需要講話？話筒只能同時開三個?！甭牶笪矣行┿?，以前在這個會場開會從未出現(xiàn)過這種情況，怎么辦？

我穩(wěn)穩(wěn)心神，迅速了解會場情況：一是主持領導和前兩位發(fā)言領導的話筒都沒有關閉；二是我們手頭沒有主持詞也沒有議程，只知道有哪些領導發(fā)言，不確定發(fā)言順序；三是會議正在進行，已經(jīng)無法告知每位領導；四是目前發(fā)言的第二位領導和接下來發(fā)言的其中一位分別坐在主席臺東西兩側。

清楚情況后，立刻安排三名工作人員作了兩手準備：一位電話詢問領導發(fā)言的順序；另兩位分坐臺下兩側，注意聽主持領導講話，確定下一位發(fā)言的領導，如果電話反饋不及時，可根據(jù)情況上臺關閉或打開領導面前的話筒。最終，會議順利進行，沒有出現(xiàn)領導講話時話筒不響的情況。

會后我們總結，話筒問題一定要予以足夠重視，要和負責技術的同事反復溝通確認，確保萬無一失。同時會議的議程一定要拿給負責音控的同志，保證他們對會議的流程、發(fā)言的順序等心中有數(shù)。

話筒沒有開

一次，市里開經(jīng)驗交流會。輪到發(fā)言席上一位領導講話，他講話時只有周圍人可以聽見，坐在稍遠一點地方的其他參會代表面面相覷。我馬上意識到，是發(fā)言席話筒的開關沒有開，大家只見其人，未聞其聲。坐在旁邊的領導反應過來，伸手去幫忙開話筒，卻沒找到開關。我急忙跑過去查看，原來開關在基座的后面，很不容易發(fā)現(xiàn)。這一打岔，發(fā)言領導的思路被打斷了，停了幾秒鐘，他把剛才講的簡單重復了一下，才接著講了下去。

這次失誤是因為沒有事前檢查，有的話筒沒有提前打開。經(jīng)過這件事，我養(yǎng)成了習慣，正式開會前再檢查一遍話筒，每個都試過沒有問題，就將開關都打開，以防再次發(fā)生類似事故。

話筒還開著

幾年前，我參與了某次黨員代表大會的籌備組織工作。籌備工作復雜而艱巨，我們前后準備了幾個月時間。

會議當天，各項議程進行得很順利。大會進行到選舉流程時，代表們依次走向投票箱投票，我們真是感覺松了口氣。就在這個時候，會場里傳來了不和諧的聲音：主席臺上兩位領導正在交流工作，渾然不覺面前的話筒還開著，整個會場都能聽見。離主席臺最近的同事立刻上去關掉了話筒，但已經(jīng)造成了不好的影響。幸而領導談到的工作內(nèi)容不涉密也不重要，否則后果不堪設想。

一次投入巨大精力籌備的重要會議，居然出了這樣一個大疏漏，有關人員受到了嚴厲批評。會后，我們吸取了教訓，在之后的會議服務中加強了對話筒的關注和檢查，確保話筒在該開的時候開、該關的時候關。

默契的“配合戰(zhàn)”

這天準備要召開會議，市委主要領導主持，聽各方面匯報工作。會議服務各項工作有序進行。但在會前不久，我們發(fā)現(xiàn)了一個特殊的情況——書記感冒了，一直在打噴嚏、擦鼻涕。我們馬上意識到一個問題：會議期間，因為要在聽匯報過程中時不時插話，主要領導面前擺放的有線話筒是一直開著的，但這樣一來，打噴嚏、擦鼻涕的聲音也會被放大，影響會場的氣氛。

這時，會議馬上就要開始了。時間緊迫，怎么辦。我們商量了一下，臨時想了一個辦法：安排一位同志通過視頻盯著會場，一位同志操控音響設備，一看到領導伸手拿紙巾或是身體往后傾，就趕快通過音控把聲音拉下來；身體一靠前準備說話，又趕緊把聲音拉上來。這個默契的“配合戰(zhàn)”，總算是解除了尷尬，保證了會議的良好氛圍。

會后我們總結，現(xiàn)場工作人員必須有善于發(fā)現(xiàn)問題的眼睛，敏銳捕捉到特殊情況，立刻作出安排，才能有效保障會議的順利進行。

消防警報響了

一次，我們在市會展中心召開會議，正當會議進行到一半，突然一陣陣尖銳的警報聲傳來，是消防警報響了。我的心立刻拎到了嗓子眼，愣在了那里——這該怎么辦，是要疏散會場人員嗎？

“愣著干什么，按照預案辦。你們幾個先去看看什么情況。”這時，處長讓我和另外兩名同志立即去了解情況，確認是不是發(fā)生了火災。我們這才回過神來，迅速分頭查看，發(fā)現(xiàn)會場內(nèi)外沒有任何異常的地方。處長馬上和會場內(nèi)的領導報告了情況。同時，處長拿出會前我們整理好的會場各部門聯(lián)系人名單，打電話給消防的負責人，對方帶人匆匆跑來，關掉了警報器。原來是消防警報器很久沒有檢修，出現(xiàn)了故障。

不到五分鐘的時間，會場恢復了正常的秩序。這個小插曲并沒有給會議帶來很大的影響，但會后我們的感觸很深：如果沒有應急預案，不知道迅速查看情況后第一時間匯報會場內(nèi)的領導，而是貿(mào)然組織疏散，事后發(fā)現(xiàn)一場烏龍，勢必造成會議的失敗。如果沒有作充足的準備，在會前整理好會場各部門負責人和值班人員的聯(lián)系方式，第一時間找到對方，就不能這么快解決問題。

誰錄音了

說起從事會務工作的酸甜苦辣，真是一言難盡。記得剛參加工作不久，我參與籌備組織一次會議。由于是新人，領導讓我給同事打打下手，同時要求我來整理會議紀要。在會議籌備和現(xiàn)場組織階段，我干得十分賣力，哪里需要支援我就出現(xiàn)在哪里。

會議取得了圓滿成功，我也長出一口氣?？傻鹊秸頃h紀要時，我傻眼了——原來按照慣例，誰負責會議紀要整理，誰就在會場錄音。之前一直是一位老同志負責這項工作，大家習以為常，也就忘了提醒我。而我初來乍到，對錄音的事完全沒有意識，根本就沒拿錄音筆，還想著事后向別人要錄音呢。這可苦了我了，只能搜集了同事們的筆記，憑借記憶來整理。這樣的會議紀要質(zhì)量可想而知，處長一看就皺起了眉頭，問明了情況，無奈地打電話給會上講話領導的秘書——幸好那位秘書有錄音的習慣，這才沒有誤事。

事后我總結，會務工作分工明確，自己負責的工作，有不清楚的地方一定要問明白，一定要耕好自己的“責任田”。

詳細記錄的重要性

某次，上級領導視察我單位，主持召開專題會議。一般這類會議事前都有講話稿，我們了解這次會議也不例外。沒有想到的是，當天領導基本脫稿作了一個即席講話，具體地講了某項工作應該怎么抓、怎么做，非常有指導意義。大家都感到非常振奮。結果一天以后，我們接到通知，講話還是按照事先準備的稿子來宣傳和下發(fā)，當天的即席講話不公開。

會后的總結會上，領導遺憾地說：“會上的講話不提供講話稿，因為不公開報道，所以錄音電視臺也不提供，連內(nèi)部學習的材料都沒有，真是可惜了。”

正在這時，會場角落里一位同志說：領導，我這里有一份較詳細的記錄。我們都愣住了。這位同志說，因為自己是搞文字工作出身，聽會時習慣作詳盡的記錄。大家如獲至寶，以此為基礎，整理出一稿來作為內(nèi)部學習的資料。

通過這件事我總結，會議過程中，務必要養(yǎng)成多記、勤記的習慣。

念名單鬧出的笑話

一次，我縣召開一次會議，由我負責主持。整個會議有條不紊地進行著，不料，在請代表上臺發(fā)言時鬧出了不小的笑話。我把“×永昪（biàn）”念成了“×永shēng”，他本人上臺后作了自我介紹，相當于委婉地更正了我，我的臉上火辣辣的。

我趕緊掃了一遍名單，還好，后面都是認識的字。誰承想，真是屋漏偏逢連夜雨，當我念到“×朝（zhāo）陽”的時候，想也沒想就念成了“×朝（cháo）陽”。后來別人告訴我，人家叫×朝（zhāo）陽。

一次會議出兩個錯，我只能暗暗自責，提醒自己以后一定要做好預演工作，做到全流程預演，遇到生僻字一定要查，遇到多音字一定要和本人確認好發(fā)音，千萬要避免類似的笑話重演。

驚險生僻字

一次，我隨領導一起陪同省外客人到地市調(diào)研，領導主持一個座談匯報會。事先商定，會上發(fā)參會人員書面名單，主賓雙方就不作介紹了。誰知進會場后，領導說，客人是第一次來，出于禮貌，我們還是介紹一下。就在這時，我快速瀏覽我方來參會的地市領導的名單，突然發(fā)現(xiàn)有個非常生僻的字?！霸懔?，這念什么啊？”我一下子緊張起來，心想，領導應該對這位地市領導不太熟悉，且這個字太少見了，很少有人能一下子念出來，搞不好就卡殼了，那肯定很尷尬。

這時領導已經(jīng)開始要講話了，我緊張地快速用手機查這個字的讀音，與領導講話“賽跑”。好在趕在領導介紹這位同志之前，我順利地把生僻字查出來，把拼音和同音字標注在名單上，迅速遞上去給正在講話的領導，實在有驚無險。

這件事也提醒我，今后在準備領導發(fā)言材料時，遇到生僻字都在旁邊標注上“音同×字”。無論領導是不是認識這個字，對服務人員來說，都要把工作做到家。

會議結束不等于會務結束

一次準備要開紀念大會，我們負責起草議程。因為這種紀念大會有例可循，我們覺得不難，拿出上次紀念大會的會議材料，仿照之前的方案，針對新情況略作調(diào)整，修改后就送廳領導審示了。廳領導指著其中一頁問我們：“我記得以前這個環(huán)節(jié)不是這么安排的，你們確定是這樣的嗎？”

“之前材料上就是這樣寫的，沒錯啊!”領導還是有點不放心，讓我們再問問當時負責這項工作的老同志。我趕緊給已經(jīng)調(diào)走的老同志打電話。果然，對方回憶起來：“哦，我想起來了，當時最后是沒有按照原先的方案走，具體的安排根據(jù)主要領導的意見作了調(diào)整，存檔的材料可能只保存了前面寫好的方案，沒有把調(diào)整的地方記錄下來?！?/p>

原來是這樣。把這些情況向領導匯報后，領導要求我們，今后有類似情況，一定要記錄下來，總結好，形成文字存檔，給后面辦會的同志作參考。