會(huì)議是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)研究部署工作的重要手段，會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實(shí)的質(zhì)量和水平。筆者根據(jù)多年的辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)，把會(huì)務(wù)工作分為：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后總結(jié)三部分，并細(xì)化量化為22個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，將會(huì)務(wù)工作納入程序化、規(guī)范化的軌道。

會(huì)前準(zhǔn)備

1.擬訂會(huì)議方案

會(huì)議方案是組織安排會(huì)議的關(guān)鍵。內(nèi)容包括：會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容、議程、擬請(qǐng)出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制訂會(huì)議方案要堅(jiān)持復(fù)雜程序簡(jiǎn)明表述、簡(jiǎn)單問(wèn)題慎重對(duì)待的原則。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開(kāi)協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解。

2.起草、審核會(huì)議通知

會(huì)議通知內(nèi)容包括：會(huì)議名稱(chēng)、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、其他有關(guān)事項(xiàng)等。在會(huì)議通知起草過(guò)程中要注意：表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅、一目了然。會(huì)議通知一般由會(huì)議的承辦單位負(fù)責(zé)起草，然后報(bào)有關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。

3.下發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)、準(zhǔn)確。防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。如需召開(kāi)緊急會(huì)議的，務(wù)必確保電話通知，其中要注意避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時(shí)說(shuō)明“幾號(hào)”“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。

4.落實(shí)與會(huì)人員

按照會(huì)議通知要求的時(shí)間，對(duì)與會(huì)人員逐一落實(shí)并做好登記，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后列好請(qǐng)假人員名單，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)

根據(jù)會(huì)議性質(zhì)擬定領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送，確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會(huì)前半小時(shí)要再對(duì)出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行提醒。

6.預(yù)訂會(huì)議室

會(huì)議時(shí)間確定之后，要立即與會(huì)議場(chǎng)所聯(lián)系溝通，預(yù)訂會(huì)議室，并安排做好先期準(zhǔn)備工作。

7.編印會(huì)議須知

大型會(huì)議需要編印會(huì)議須知，須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡(jiǎn)潔。內(nèi)容包括：日程安排、與會(huì)人員名單、分組名單、食宿安排、乘車(chē)安排、值班電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。如有需要制作會(huì)議證件的，比如：出席證、列席證、工作證、車(chē)輛通行證等，要根據(jù)會(huì)議主題設(shè)計(jì)制作。

8.布置主席臺(tái)

主席臺(tái)的布置要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺(tái)大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務(wù)較高的領(lǐng)導(dǎo)。

9.制作會(huì)標(biāo)

會(huì)標(biāo)體現(xiàn)會(huì)議的主題，會(huì)標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無(wú)誤，并注意把握會(huì)標(biāo)的長(zhǎng)度、字體與會(huì)場(chǎng)是否協(xié)調(diào)一致。

10.檢查音響和燈光

根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)、開(kāi)會(huì)前檢查音響燈光是否可以正常使用。

11.編制座區(qū)圖，擺放座簽

根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會(huì)人員名單，合理安排與會(huì)人員的會(huì)場(chǎng)座次。座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進(jìn)行核對(duì)，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯(cuò)別字。

12.組織調(diào)度會(huì)議用車(chē)

大型會(huì)議活動(dòng)，需要借用或租用車(chē)輛。要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)車(chē)輛的召集和調(diào)度，車(chē)輛較多時(shí)要編排乘車(chē)分組，并對(duì)車(chē)輛進(jìn)行編號(hào)。

13.安排新聞報(bào)道

需要新聞報(bào)道的會(huì)議，要提前通知有關(guān)新聞單位，并要求其將記者名單報(bào)值班室，再按名單通知到具體人。

14.安排會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)

通知相關(guān)部門(mén)做好會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作，防止會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會(huì)議，由于到會(huì)車(chē)輛較多，要安排交警在會(huì)場(chǎng)附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)。

15.電力保障

會(huì)前與供電部門(mén)溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時(shí)安排會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會(huì)議過(guò)程中還需安排專(zhuān)人值班，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

會(huì)中服務(wù)

16.簽到、分發(fā)會(huì)議材料

負(fù)責(zé)簽到的工作人員，要提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，幫助與會(huì)人員領(lǐng)取會(huì)議證件、文件材料、辦理住會(huì)手續(xù)。會(huì)議材料可以在會(huì)前通知各單位派人領(lǐng)取，也可以在會(huì)場(chǎng)簽到處一并發(fā)放，或是提前放置到與會(huì)人員桌上。對(duì)擺放在主席臺(tái)上的材料，要從頭到尾檢查順序和頁(yè)碼，確保不出差錯(cuò)。

17.與音響師對(duì)接

準(zhǔn)備一套會(huì)議材料，包括會(huì)議的主持詞交音響師，以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。

18.會(huì)議值班

會(huì)議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì)議的信息，協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間各項(xiàng)工作和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。安排一人在會(huì)場(chǎng)內(nèi)、一人在會(huì)場(chǎng)外值班，及時(shí)溝通情況，確保聯(lián)絡(luò)暢通。值班人員要時(shí)時(shí)將會(huì)議的實(shí)際進(jìn)展情況與會(huì)議議程進(jìn)行對(duì)比，掌握會(huì)議進(jìn)程。

19.會(huì)場(chǎng)服務(wù)

提醒工作人員定時(shí)供應(yīng)茶水，巡回檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題迅速補(bǔ)救。遇到特殊情況需要向會(huì)議主持人匯報(bào)時(shí)，要采取靈活的方式處理，最大限度地減少對(duì)會(huì)議的影響。

20.維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序

會(huì)場(chǎng)秩序包括會(huì)場(chǎng)外秩序和會(huì)場(chǎng)內(nèi)秩序。會(huì)議召開(kāi)時(shí)，在會(huì)議室門(mén)口安排專(zhuān)人值班，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)不遵守紀(jì)律的行為，予以提醒和制止。會(huì)議開(kāi)始后安排專(zhuān)人到會(huì)場(chǎng)清點(diǎn)人數(shù)，對(duì)遲到、缺席者進(jìn)行登記。

會(huì)后總結(jié)

21.會(huì)議資料整理歸檔

會(huì)后將會(huì)議所有文件包括會(huì)議方案、通知、須知、簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來(lái)，按順序裝訂成冊(cè)，以備查看。如有錄音、錄像資料的需要盡快收集整理。根據(jù)保密原則，對(duì)需回收的會(huì)議材料要逐份清查回收。

22.召開(kāi)分析總結(jié)會(huì)

分析總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以便指導(dǎo)做好今后的會(huì)務(wù)工作。注意收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見(jiàn)，虛心采納、整改提高。如需做出專(zhuān)門(mén)總結(jié)的，將總結(jié)連同其他會(huì)議文件，一并歸檔。

（作者單位：河北省隆堯縣委組織部）