第一章 環(huán)境衛(wèi)生與維護(hù)

一、衛(wèi)生清潔

會議室、總經(jīng)理辦公室、走廊等公共區(qū)域衛(wèi)生

1、每日早到15分鐘，進(jìn)行衛(wèi)生清潔，爭取8：40之前完成衛(wèi)生清理工作；

2、早上各個辦公室進(jìn)行開門、開窗通風(fēng)；辦公桌、椅、沙發(fā)隔天進(jìn)行擦洗，特殊情況每日清潔；地板每日清掃，隔日拖洗；垃圾簍紙屑每日清理；煙灰缸每日清潔；玻璃窗和墻上壁畫每周清潔；走廊每日查看有無臟物；

3、其他辦公室衛(wèi)生由負(fù)責(zé)人安排，同時行政助理需要提醒辦公室負(fù)責(zé)人進(jìn)行及時清潔；

4、每日清早查看各個辦公室飲水機(jī)是否有水，若已無或已不夠當(dāng)日飲用，即刻聯(lián)系送水；查看茶葉、紙杯、抽紙等是否足夠，及時添置；

5、總經(jīng)理辦公室電腦外觀的清潔；總經(jīng)理茶具清洗；

6、資料柜（樣品柜）、書柜、報刊架、資料架每日整理，保持整潔；其中樣品柜確保樣品3個月更新一次，發(fā)現(xiàn)少的、壞的及時添加、更換；

7、花草根據(jù)植物生長情況，進(jìn)行適當(dāng)澆水，同時如果發(fā)現(xiàn)綠葉上面灰塵較多，需要進(jìn)行及時清潔。

二、環(huán)境維護(hù)

1、辦公環(huán)境布置，對辦公室窗簾、裝飾物適時提出建議，進(jìn)行清洗或更換。

2、在有重要客人來訪前，尤其需要注意維護(hù)走廊、會議室等各個辦公室的衛(wèi)生。

3、下班時檢查門窗、空調(diào)、電源等是否關(guān)閉。

第二章 會議組織

根據(jù)不同會議性質(zhì)，在得到上級開會指令時，爭取行政主管意見，進(jìn)行會議組織工作，通常情況下：

一、會議物資準(zhǔn)備（培訓(xùn)除外）

與開會領(lǐng)導(dǎo)取得聯(lián)系，確定需要準(zhǔn)備的資料；同時需要投影的，提前確定使用哪一臺電腦，調(diào)試好電腦與投影，同時準(zhǔn)備音樂，連接音箱，提前放比較有激情的音樂；把窗簾拉上部分，保證有一個比較好的光線條件。

二、會議通知

得到準(zhǔn)確會議通知時，需提前通知需要參會的人員，同時在會議開始5分鐘前通知參會者，準(zhǔn)時到達(dá)辦公室；會議開始前一分鐘清查還未到會者，及時通知其到會，不能參會者向會議領(lǐng)導(dǎo)報告。

三、會議記錄

總結(jié)表彰類等大型會議按照慣例需要進(jìn)行會議記錄，其他部門會議根據(jù)情況而定。

四、會中事務(wù)

有總經(jīng)理參加的會議，會議前把總經(jīng)理電腦、茶杯等拿到會議室，同時開會期間需要給總經(jīng)理續(xù)杯。

大型會議需要拍照，在會議前準(zhǔn)備好相機(jī)，期間如果自身有任務(wù)在，則安排其他人進(jìn)行拍照。

五、會后事務(wù)

會后需要清理會場，整理好物資，清掃衛(wèi)生。

六、每日總經(jīng)辦員工工作計(jì)劃總結(jié)會（通知）

第三章 文印、傳真、快遞、電話管理工作

一、文印工作

除財(cái)務(wù)部門以及其他部門需要保密的文件，由其自行文印，其他由行政助理進(jìn)行打印、復(fù)印工作。

1、行政助理需要掌握良好的排版技能，根據(jù)各部門需要進(jìn)行設(shè)計(jì)，同時行政助理需要在每一次打印前對其文件進(jìn)行系統(tǒng)檢查發(fā)現(xiàn)錯別字或其他明顯錯誤需要提醒打印部門。

2、行政助理負(fù)責(zé)對打印機(jī)進(jìn)行保管、檢查等工作，打印機(jī)嚴(yán)禁打印私人資料。

二、傳真工作

根據(jù)各部門需求進(jìn)行傳真，同時傳真結(jié)束后要及時與需求部門匯報。

三、快遞工作

收發(fā)快遞，需要及時與各部門保持聯(lián)系。

四、電話機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)管理

辦公室設(shè)備如若出現(xiàn)故障或耗材缺失，行政助理應(yīng)第一時間進(jìn)行維修，確保不影響各部門正常使用。

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第四章 辦公用品采購與管理

一、各部門需求計(jì)劃收集

每月25日前收集各部門下月的物品需求計(jì)劃，進(jìn)行匯總，編制需求計(jì)劃匯總表，同時根據(jù)庫存情況編制采購申請表，交由行政主管審批；

二、其他公共物品采購計(jì)劃

公共物品包括：茶杯、茶葉、食品、紙巾、清掃用具、打印紙等非各部門需求計(jì)劃內(nèi)的物品，以及其他原公司沒有但經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)需要采購的物品，此項(xiàng)公共物品若臨時急用，可臨時報經(jīng)行政主管，進(jìn)行臨時采購，如果非急用，可在每月25日前匯總需求計(jì)劃，進(jìn)行集中采購。

三、采購流程

一般日用品（非辦公家具、設(shè)備等大型物資）由行政助理進(jìn)行采購，流程如下：

1、首先編制采購申請表，交由行政主管審批；

2、憑借審批的采購申請表到財(cái)務(wù)處辦理借支手續(xù)；

3、到達(dá)指定地點(diǎn)進(jìn)行采購；

4、采購結(jié)束后，填寫報銷單（含價格），整理好票據(jù)，將實(shí)物與單據(jù)交由行政主管審批；

5、物資入庫，由行政助理開具入庫單，行政主管、財(cái)務(wù)簽字，一式兩聯(lián)，行政助理與財(cái)務(wù)各一份；

6、根據(jù)入庫單填寫入庫匯總表（電子版）；

7、將報銷單交由財(cái)務(wù)審批、報銷。

四、辦公用品發(fā)放

1、任何辦公用品的領(lǐng)用均需要登記；每月集中采購的物資（按照各部門的需求計(jì)劃）在采購結(jié)束后，月初予以集中發(fā)放；

2、根據(jù)各部門的物資需求計(jì)劃，到倉庫集中領(lǐng)取，出具出庫單，行政主管、財(cái)務(wù)簽字，一式兩聯(lián)，行政助理和財(cái)務(wù)各一份；

3、根據(jù)出庫單填寫出庫匯總表（電子版）；

4、發(fā)放時，根據(jù)不同物資的性質(zhì)，登記到不同的領(lǐng)用登記表中，發(fā)放完畢后，編制匯總表，更新庫存。

五、辦公用品庫存管理

1、庫存用品及新采購用品統(tǒng)一放置在資料室（資料室作為辦公用品倉庫）；

2、辦公用品出入庫堅(jiān)持開單據(jù)、行政主管審批、及時更新庫存的原則；

3、用品出入庫后，進(jìn)行整理，各類物品分類存放；

4、每月24日前進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，填寫盤存表，交由行政主管審查，如果發(fā)現(xiàn)實(shí)際與賬目不符，查明原因，追究責(zé)任。保底庫存量，由行政主管確定

六、辦公用品使用管理

1、對于借用的物品，需要?dú)w還的，行政助理需要跟蹤歸還時間，到時間還未歸還的要與之溝通，超過三天的需說明原因及歸還時間；

2、對于交還的物品的完好性，行政助理需要予以當(dāng)場雙方檢查確認(rèn)，如有問題視情況需要借用人承擔(dān)的，由借用人原價賠償或重購；確認(rèn)無誤后簽字；

3、每月30日前匯總本月員工領(lǐng)用，需扣款的明細(xì)表（含工作包、工作裝、入住宿舍、電話卡等）報至人事主管以備當(dāng)月工資核算。

第五章 員工宿舍管理

行政助理負(fù)責(zé)尋租員工宿舍、宿舍布置、初次衛(wèi)生的清理、床位安排等，進(jìn)行各項(xiàng)活動時，均需與與行政主管進(jìn)行匯報、獲批。

一、員工宿舍環(huán)境布置與維護(hù)

1、每月23日前與宿舍長溝通員工宿舍家具、設(shè)施是否安全、齊全，如有問題及時匯報；

2、每月半月查看員工宿舍衛(wèi)生情況，適時幫助進(jìn)行公共區(qū)域衛(wèi)生清理工作，如有問題及時與行政主管溝通；

3、月底組織全體宿舍員工進(jìn)行衛(wèi)生大掃除，同時通知行政主管及公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檢查；

4、當(dāng)月內(nèi)員工宿舍員工回寢后，于三日內(nèi)抽查宿舍衛(wèi)生情況，如有問題應(yīng)拍照匯報上級。

5、期間不定期了解是否有外來人員進(jìn)入，及時解決匯報。

二、新進(jìn)員工入宿工作

1、安排新同事填寫入住宿舍申請表、簽訂宿舍入住協(xié)議；

2、負(fù)責(zé)將新進(jìn)員工帶至員工宿舍，并安排床位，告知相應(yīng)設(shè)施使用方法及宿舍管理規(guī)定。

三、離職員工宿舍清理

1、收回鑰匙；

2、跟至員工宿舍，監(jiān)督其將物品清理，同時對宿舍床位進(jìn)行整理。

第六章 鑰匙管理

鑰匙管理包括員工宿舍和辦公室宿舍的管理，除總經(jīng)理辦公室、總經(jīng)理助理辦公室及財(cái)務(wù)室鑰匙由總經(jīng)理助理和財(cái)務(wù)主管管理外，其他鑰匙由行政助理管理。

1、辦公室鑰匙分配

各個辦公室鑰匙由各部門負(fù)責(zé)人持有，其他員工不予發(fā)放鑰匙。

2、員工宿舍鑰匙

行政部留有一把，宿舍長留有一把。

3、辦公室調(diào)整或離職員工鑰匙及時收回，并予以調(diào)整發(fā)放。

4、每日提前到公司給各個辦公室開門。

第七章 來客接待

一、未預(yù)約來訪

如有在我公司辦公區(qū)逗留人員，上前詢問找哪個公司，如果是訪問我公司，詢問找哪個部門，哪位經(jīng)理，并將其引至?xí)h室等候，倒水，同時通知相應(yīng)人員。

如果不是訪問我公司的人員，告知其要訪問公司的地址，如果是上門推銷的人員，告知其我們現(xiàn)在在工作期間，不需要，請其盡快離開。

二、已預(yù)約來訪

已預(yù)約來訪，親切問候，同時將其引至?xí)h室，倒水，同時通知相應(yīng)人員。

三、客人離開

客人離開后，第一時間清理接待處。

四、預(yù)定酒店、賓館

來客訪問時，在中午11:00左右與接待領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，確定是否需要定酒店就餐及賓館，如果需要預(yù)定及時與相應(yīng)酒店聯(lián)系。

第八章 檔案管理、公文制定、文件收發(fā)等工作

1、文件檔案資料正在整理中，后期安排

2、公文制定

協(xié)助行政助理制定放假通知、會議通知等公文的書寫、張貼工作；

第九章 QQ群、員工通訊錄管理

一、QQ群管理

1、新進(jìn)員工及時邀請加入QQ群，同時更新群名片；

2、對于新加入員工要表示祝賀；

3、離職員工及時剔除QQ群。

二、通訊錄管理

1、員工如有電話更換，需及時更新，并將其發(fā)至群共享；

2、日常辦公通訊錄需及時更新。

第十章 員工電話卡、名片辦理

1、新員工入職1個月，提請行政主管為期辦理電話卡及名片

2、員工離職后銷電話卡

第十一章 車輛管理

一、車輛申請使用管理

1、備有《車輛使用申請表》，由用車人在用車前填寫此表，并交由行政主管簽字，行政助理留存；若使用人在使用前未能填寫，則交車后補(bǔ)填。

2、使用人憑申請表到管理員處取車。

二、車輛交接

1、取車、交車時應(yīng)與管理人填寫《車輛交接表》。

2、交車后督促管理人在5日內(nèi)查看車輛是否有違章記錄。

3、無論是公司用車還是私人用車行政助理必須記錄清楚用車人、用車時間、用車型號。

其他

協(xié)助行政主管開展各項(xiàng)工作。

工商年檢由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)

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來源：中國人力資源開發(fā)網(wǎng)