目 錄

第一章 行政管理系統(tǒng)組織條例………………………………………………………………03

第二章 行政管理制度總則……………………………………………………………………05

第三章印章管理………………………………………………………………………………06

第四章辦公自動(dòng)化管理………………………………………………………………………07

第五章行文管理………………………………………………………………………………09

第六章列冊(cè)與書(shū)籍管理………………………………………………………………………14

第七章辦公資產(chǎn)管理…………………………………………………………………………15

第八章會(huì)議管理………………………………………………………………………………17

第9章 提案管理………………………………………………………………………………18

第10章 保密制度………………………………………………………………………………19

第11章 考勤管理……………………………………………………………………………20

第12章 值班管理……………………………………………………………………………21

第13章 車(chē)輛管理……………………………………………………………………………22

第14章 宿舍

第15章 管理……………………………………………………………………………24

第16章 辦公環(huán)境管理與禮儀規(guī)范…………………………………………………………25

第17章 附則…………………………………………………………………………………27

第一章 行政組織條例

一、總則

(1) 為健全公司的組織制度，(2) 確保公司的合理運(yùn)作，(3) 特制定本條例。

(4) 公司將以市場(chǎng)需要為依據(jù)，(5) 以效率為目標(biāo)，(6) 以全體員工為依靠，(7) 不(8) 斷完善管理。

(9) 各職能部門(mén)和員工應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持相互服(10) 務(wù)。

(11) 公司實(shí)行崗位責(zé)任制，(12) 堅(jiān)持因事設(shè)崗，(13) 定崗定編責(zé)權(quán)對(duì)等，(14) 分工協(xié)作，(15) 統(tǒng)一指(16) 揮的原則。

二、組織機(jī)構(gòu)

(1) 董事會(huì)是最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，(2) 決定公司一切(3) 重大事宜。董事長(zhǎng)為公司的法定代表人。

(4) 董事、經(jīng)理及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人不(5) 得兼任監(jiān)事。監(jiān)事會(huì)行使下列職權(quán)：

1、 檢查公司財(cái)務(wù);

2、 對(duì)董事、總經(jīng)理執(zhí)行公司職務(wù)時(shí)違反法律、法規(guī)或者公司章程行為進(jìn)行監(jiān)督;

3、 當(dāng)董事和經(jīng)理的行為損害公司的利益時(shí)，4、 要求董事和經(jīng)理予以糾正;

5、 提議召開(kāi)臨時(shí)股東會(huì);監(jiān)事列席董事會(huì)會(huì)議。

(6) 總經(jīng)理直接對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，(7) 執(zhí)行董事會(huì)的各項(xiàng)決定，(8) 組織和領(lǐng)導(dǎo)公司的日常經(jīng)營(yíng)工作。

(9) 總經(jīng)理助理協(xié)助總經(jīng)理處理公司經(jīng)營(yíng)的組織、協(xié)調(diào)和平衡工作。督導(dǎo)各部門(mén)按期完成公司下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，(10) 完善工作制度，(11) 提高分管部門(mén)的工作效率。

(12) 公司管理機(jī)關(guān)設(shè)總經(jīng)辦、人力資源中心、財(cái)務(wù)管理中心、營(yíng)銷(xiāo)管中心、市場(chǎng)推廣中心、監(jiān)審中心六個(gè)部門(mén)。

(13) 公司組織架構(gòu)：

見(jiàn)下頁(yè)

三、崗位責(zé)任制

(1) 各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)各崗位制定詳細(xì)的崗位責(zé)任制，(2) 行為準(zhǔn)則和細(xì)則和規(guī)章，(3) 以作為工作和考核的依據(jù)。同(4) 時(shí)制定詳細(xì)的崗位職務(wù)說(shuō)明書(shū)，(5) 作為員工培訓(xùn)依據(jù)。

(6) 各崗位人選實(shí)行公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)錄取的原則確定，(7) 通常經(jīng)過(guò)筆試、面試、試用和簽約錄用四個(gè)階段，(8) 由人力資源部統(tǒng)籌進(jìn)行。

(9) 根據(jù)工作量適宜原則，(10) 可以一崗多人，(11) 一人多崗，(12) 但會(huì)計(jì)與出納不(13) 能一人兼任。

(14) 各崗位人員外出或請(qǐng)假，(15) 其主管應(yīng)指(16) 定他人暫時(shí)代理其崗位，(17) 代理崗位者上崗前應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)，(18) 暫時(shí)離崗者應(yīng)交待有關(guān)事宜及提供后續(xù)支援，(19) 主管應(yīng)特別協(xié)助代理崗位者執(zhí)行職務(wù)。各崗位不(20) 得因人員流動(dòng)造成缺崗。

第二章 行政管理制度總則

行政管理的依據(jù)來(lái)自正式下發(fā)的中長(zhǎng)期工作計(jì)劃、規(guī)劃，各種規(guī)章制度，組織政策規(guī)定及相關(guān)權(quán)限，上級(jí)的授權(quán)。行政管理必須做到有法可依、有法必依、令行禁止。

(1) 行政管理原則：

1、 服2、 從指3、 揮：對(duì)上級(jí)合乎法律和制度的指4、 令都要服5、 從,不6、 得無(wú)故拖延上級(jí)布置的任務(wù)。

7、 逐級(jí)管理：上級(jí)對(duì)下級(jí)指8、 揮和下級(jí)對(duì)上級(jí)的請(qǐng)示都要逐級(jí)進(jìn)行，9、 不10、 得越級(jí)。上級(jí)可越級(jí)檢查不11、 可以越級(jí)指12、 揮，13、 下級(jí)可以越級(jí)申訴不14、 可以越級(jí)請(qǐng)示。申訴用書(shū)面形式表達(dá)。

15、 一人負(fù)責(zé)：不16、 論什么工作，17、 上級(jí)應(yīng)使最終負(fù)責(zé)任的人只有一個(gè)。

18、 連續(xù)工作：任何人任何形式的離崗，19、 都要做好工作交接，20、 不21、 得使工作間斷。

22、 及時(shí)復(fù)23、 命：任何指24、 令不25、 管能否完成，26、 必須在限定的短時(shí)間內(nèi)向下達(dá)指27、 令者回復(fù)28、 。

29、 一致性：任何人無(wú)權(quán)改變公司制度規(guī)則，30、 制度的改變必須按程序進(jìn)行。

31、 指32、 揮：在管理結(jié)構(gòu)圖或崗位設(shè)置圖上有指33、 揮線直接連接的上下級(jí)崗位之間有指34、 揮與被指35、 揮的關(guān)系。

36、 授權(quán)：包括常規(guī)性授權(quán)和臨時(shí)性授權(quán)。授權(quán)時(shí)要把要求下級(jí)做什么，37、 達(dá)到什么效果，38、 賦予下級(jí)什么權(quán)力，39、 必須清楚，同40、 時(shí)應(yīng)當(dāng)把這種授權(quán)通知相關(guān)人員。授權(quán)應(yīng)避免權(quán)力的交叉和重疊。臨時(shí)性授權(quán)是指，41、 任何管理者由于個(gè)人原因使自己的工作職責(zé)不42、 能夠親自完成時(shí)，43、 可通過(guò)授權(quán)的方式讓下屬完成。

44、 檢查監(jiān)督：任何管理者都有檢查監(jiān)督的職責(zé)，45、 主要是本部門(mén)負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的檢查監(jiān)督。

(2) 本制度規(guī)范公司的行政管理工作，(3) 是公司整體管理制度的重要組分，(4) 公司及所屬職能部門(mén)、地區(qū)分部等，(5) 不(6) 論地域，(7) 在行政作業(yè)事項(xiàng)中除國(guó)家有關(guān)規(guī)定外，(8) 皆按本制度辦理。

(9) 本制度旨在規(guī)范公司各級(jí)管理機(jī)構(gòu)的行政管理，(10) 建立統(tǒng)一、科學(xué)、嚴(yán)格的行政管理體制，(11) 為進(jìn)一步提升整體管理水平奠定基矗

(12) 行政管理是為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)而(13) 進(jìn)行的動(dòng)作、控制、授權(quán)、反饋等企業(yè)內(nèi)部管理行為的總和，(14) 是區(qū)別于業(yè)務(wù)管理的企業(yè)基礎(chǔ)管理。

(15) 行政管理有責(zé)任對(duì)公司上下、各部門(mén)之間管理活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調(diào)。

(16) 本制度涵蓋行政管理、文書(shū)管理、辦公管理、會(huì)議管理等內(nèi)容。

(17) 行政效能管理的五項(xiàng)行為規(guī)定“五定模式”：

1、 定位……“人”的功能及角色的扮演，2、 必須設(shè)定，3、 才能實(shí)施權(quán)責(zé)與職責(zé)的機(jī)能。

4、 定點(diǎn)……內(nèi)部實(shí)施與運(yùn)用的各式表格、資料、文件等，5、 必須設(shè)定固定的“責(zé)任區(qū)”和“置放區(qū)”，6、 以確保操作的流程化，7、 做有條不8、 紊。各種文件資料必須分類(lèi)列冊(cè)管理。

9、 定向……依工作流程方法運(yùn)轉(zhuǎn)，10、 在每一個(gè)環(huán)節(jié)，11、 皆保持一定的操作方向，12、 才不13、 致混亂。

14、 定人……將工作責(zé)任到人，15、 實(shí)施“個(gè)人責(zé)任制度”，16、 在每一個(gè)環(huán)節(jié)流程中，17、 無(wú)論是表格、資料、文件等，18、 都必須落實(shí)到個(gè)人負(fù)責(zé)范圍，19、 以便執(zhí)行查核、推動(dòng)及督導(dǎo)。

20、 定時(shí)……將上述所列的各式內(nèi)容，21、 在日作業(yè)、周作業(yè)、月作業(yè)或季度作業(yè)中，22、 無(wú)論是由上往下或由下往上，23、 都必須設(shè)定“時(shí)間管制”以便加強(qiáng)效率運(yùn)轉(zhuǎn)。

(18) 員工必須以書(shū)面方式取代口頭方式、以記錄方式取代記憶方式，(19) 進(jìn)行工作流程，(20) 任何口頭請(qǐng)示、承諾或批準(zhǔn)均為無(wú)效;能夠以表格反饋的事項(xiàng)盡量不(21) 以文字描述，(22) 能夠以圖表描述的事項(xiàng)盡量不(23) 用表格。

第三章 印 信 管 理

本制度規(guī)定了印章和介紹信保管及管理內(nèi)容要求。

一、印章的種類(lèi)：

(1) 印鑒：指(2) 公司向政府主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指(3) 定業(yè)務(wù)專(zhuān)用的公司印章。

(4) 職銜章：刻有公司負(fù)責(zé)人職銜的印章。

(5) 部門(mén)章：刻有公司部門(mén)名(6) 稱(chēng)的印章。

(7) 職銜簽字章：指(8) 刻有公司負(fù)責(zé)人職銜及簽名(9) 的印章。

二、印章和介紹信的保管

(1) 公司印章和介紹信由總經(jīng)辦主任保管，(2) 通常情況下，(3) 總經(jīng)理不(4) 可直接保管公章。

(5) 合同(6) 專(zhuān)用章由總經(jīng)辦主任保管;合同(7) 專(zhuān)用章僅用于產(chǎn)品銷(xiāo)售的業(yè)務(wù)合同，(8) 公司的其他重要合同(9) 必須使用公章。

(10) 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章及公司負(fù)責(zé)人名(11) 章等預(yù)留銀行印鑒由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦主任分別保管，(12) 與銀行支票分開(kāi)管理，(13) 支票及其他有價(jià)證券由出納保管。

(14) 各職能部門(mén)的部門(mén)章由部門(mén)負(fù)責(zé)人指(15) 定專(zhuān)人保管。

(16) 印鑒為公司的貴重物品，(17) 各印章保管人須妥善保管好公司印章，(18) 不(19) 得私自用章，(20) 并把好用印關(guān)。有遺失印鑒或用印違規(guī)失職者，(21) 公司將視情節(jié)嚴(yán)重程度予以處分。

三、用英用信規(guī)定及手續(xù)

(1) 任何部門(mén)或任何人要蓋公章，(2) 必須填寫(xiě)《公章用印登記表》，(3) 并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同(4) 意后方可用印，(5) 并由總經(jīng)辦蓋章。在公文上蓋印是公文合法的標(biāo)(6) 志。因此，(7) 必須正確無(wú)誤，(8) 認(rèn)真對(duì)待。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，(9) 不(10) 得漏蓋印章或模糊不(11) 清。蓋章的位置放在公文年月日的中間。

(12) 任何部門(mén)或任何人要蓋合同(13) 專(zhuān)用章，(14) 必須填寫(xiě)《合同(15) 專(zhuān)用章用印登記表》并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審核同(16) 意后方可用印，(17) 并由總經(jīng)辦蓋章。

(18) 財(cái)務(wù)專(zhuān)用章及法人章必須根據(jù)已經(jīng)由公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)憑證用櫻

(19) 用部門(mén)章也須填寫(xiě)《××章用印登記表》，(20) 并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人或其指(21) 定職務(wù)代理人簽字同(22) 意后方可用櫻

(23) 凡因公事須介紹信，(24) 均由公司負(fù)責(zé)人簽字同(25) 意，(26) 由總經(jīng)辦登記后，(27) 出具介紹信，(28) 并加蓋公章。介紹信必須寫(xiě)明具體事由。

(29) 公司員工因個(gè)人私事要該公章，(30) 必須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審核同(31) 意后，(32) 總經(jīng)辦予以登記，(33) 再行蓋章。

四、拒絕用印

(1) 禁止在空白紙上蓋櫻

(2) 非公事不(3) 能開(kāi)具介紹信

(4) 禁止開(kāi)具空白介紹信。

(5) 對(duì)事由含糊不(6) 清或模棱兩可的不(7) 予辦理。

第四章 辦公自動(dòng)化管理

電話和傳真已經(jīng)成為現(xiàn)代信息溝通的主要工具，本制度所指電話傳真管理是從接收到最后處理的全部環(huán)節(jié)的完整程序化管理。

本制度適用于總公司、分公司。

一、電話、傳真操作管理

(1) 接聽(tīng)電話時(shí)，(2) 標(biāo)(3) 準(zhǔn)用語(yǔ)為：“您好，(4) 百勝斯公司”。

(5) 接聽(tīng)電話要迅速、準(zhǔn)確，(6) 用語(yǔ)簡(jiǎn)練、清晰、耐心。應(yīng)在鈴響2-(7) 3聲之間就拿起話筒。

(8) 接聽(tīng)電話時(shí)要做好記錄準(zhǔn)備，(9) 主要是六大要素：何人、何地、何因、何事、何時(shí)、何果。

(10) 各部門(mén)必須有電話記錄本，(11) 并定期歸檔，(12) 作為信息傳遞的重要基礎(chǔ)資料。

二、傳真的接收

(1) 接收傳真時(shí)注意幾個(gè)要素：來(lái)電人姓名(2) 、單位、傳真頁(yè)數(shù)，(3) 重要程度，(4) 送交時(shí)間，(5) 送交部門(mén)，(6) 送交何人。

(7) 傳真不(8) 清晰時(shí)，(9) 必須及時(shí)要求重傳，(10) 直至清晰為止，(11) 對(duì)于重要數(shù)字要進(jìn)行核定。

(12) 收到傳真后要立即登記在《傳真記錄簿》，(13) 將相關(guān)要素記錄清楚，(14) 作好簽收工作。

三、電話與傳真的傳遞與處理

接聽(tīng)電話、傳真后應(yīng)立即填寫(xiě)《傳真、電話處理單》，將有關(guān)信息及時(shí)反饋到相關(guān)部門(mén)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，具體要求是：

(1) 公司、部門(mén)負(fù)責(zé)人的重要電話、傳真，(2) 必須在電話結(jié)束后10分鐘內(nèi)與有關(guān)人員取得聯(lián)系并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)電話內(nèi)容。

(3) 當(dāng)無(wú)法與相關(guān)人員取得聯(lián)系時(shí)，(4) 必須根據(jù)事件急緩，(5) 在盡可能短的時(shí)間內(nèi)給來(lái)電者回復(fù)，(6) 并繼續(xù)與相關(guān)人員聯(lián)系。

(7) 重要傳真件必須復(fù)(8) 印后立冊(cè)歸檔。

(9) 任何有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的傳真與電話都必須記錄在登記簿上。

(10) 重要傳真、與電話必須按照傳遞、送審、處理、反饋的程序進(jìn)行。

四、電腦及網(wǎng)絡(luò)管理：

(1) 電腦設(shè)備(2) 作為我們工作必不(3) 可少的重要工具，(4) 計(jì)算機(jī)網(wǎng)是指(5) 利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備(6) 、通信介質(zhì)和適宜的組網(wǎng)技術(shù)與協(xié)議，(7) 以及各類(lèi)系統(tǒng)管理軟件和應(yīng)用軟件，(8) 將公司計(jì)算機(jī)和各種終端設(shè)備(9) 有機(jī)地集成在一起，(10) 用于培訓(xùn)、公司管理、信息資源共享等方面工作的計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。各部門(mén)、各地區(qū)分部必須按本規(guī)定落實(shí)電腦及網(wǎng)絡(luò)管理實(shí)施細(xì)則，(11) 并嚴(yán)格執(zhí)行。

(12) 公司所有計(jì)算機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)。未經(jīng)辦公室許可，(13) 任何人不(14) 得更換、損毀;不(15) 得改變其物理的位置、性能;不(16) 得改變其連接關(guān)系、運(yùn)行狀態(tài)、系統(tǒng)配置。

(17) 辦公室負(fù)責(zé)電腦及外設(shè)、備(18) 件的計(jì)劃、采購(gòu)，同(19) 一單位使用的電腦盡量購(gòu)買(mǎi)同(20) 一個(gè)品牌，(21) 以便于維護(hù)和硬件資源共享。各部門(mén)如確需配置電腦，(22) 需向公司負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。

(23) 各部門(mén)應(yīng)該及時(shí)在局域網(wǎng)提供本部門(mén)制定的規(guī)章制度、公司使用各類(lèi)表格等(已經(jīng)各部門(mén)確認(rèn)的)必須設(shè)定共享。

(24) 辦公室要切(25) 實(shí)加強(qiáng)對(duì)員工上網(wǎng)的管理和引導(dǎo)。為避免網(wǎng)上不(26) 良信息對(duì)計(jì)算機(jī)侵襲和影響，(27) 使用者必須一星期至少進(jìn)行3次電腦殺毒措施;為優(yōu)化電腦內(nèi)存，(28) 每月進(jìn)行一次內(nèi)存空間整理。

(29) 電腦如在操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)異常情況，(30) 須立即報(bào)本部門(mén)負(fù)責(zé)人，(31) 仍不(32) 能解決，(33) 由辦公室作相應(yīng)處理。

(34) 公司網(wǎng)所有使用者應(yīng)在其上網(wǎng)過(guò)程中應(yīng)該遵守網(wǎng)絡(luò)禮儀和道德規(guī)范，(35) 不(36) 得從事危害公司利益、影響公司形象、竊取或泄露他人秘密以及其他不(37) 良行為。

(38) 違反本辦法及人為造成網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)異常使公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，(39) 其責(zé)任由本人自負(fù)外，(40) 公司給予相應(yīng)處罰。

五、電腦操作管理

(1) 電腦操作本著一人負(fù)責(zé)的原則，(2) 每臺(tái)電腦必須確定一人負(fù)責(zé)。用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)和辦公室所分配的電腦在在職期內(nèi)享有專(zhuān)用權(quán)，(3) 為了防止數(shù)據(jù)被盜、丟失、系統(tǒng)錯(cuò)亂等現(xiàn)象，(4) 須進(jìn)行必要的密碼設(shè)置。任何人未經(jīng)許可，(5) 不(6) 得使用。

(7) 電腦操作者必須經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，(8) 未經(jīng)培訓(xùn)者不(9) 得單獨(dú)上機(jī)。

(10) 操作電腦時(shí)不(11) 準(zhǔn)吸煙或進(jìn)行其他與操作電腦無(wú)關(guān)的事情。

(12) 復(fù)(13) 制或安裝軟件必須經(jīng)過(guò)電腦管理部門(mén)的同(14) 意方可進(jìn)行。

(15) 電腦內(nèi)信息資料的復(fù)(16) 制必須經(jīng)過(guò)本部主管領(lǐng)導(dǎo)的同(17) 意方可進(jìn)行。

第五章 行文管理

本制度規(guī)定另外公文處理的基本原則和公文收、分、傳、辦以及行文的基本內(nèi)容、要求、程序。本制度適用于本公司及下屬各分公司。

一、文件種類(lèi)：

(1) 請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指(2) 示和批準(zhǔn)，(3) 用“請(qǐng)示”。

(4) 報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作，(5) 反映情況，(6) 用“報(bào)告”。

(7) 批復(fù)(8) ：答復(fù)(9) 請(qǐng)示事項(xiàng)，(10) 用“批復(fù)(11) ”。

(12) 通知：傳達(dá)上級(jí)指(13) 示，(14) 要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，(15) 批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同(16) 級(jí)和不(17) 相隸屬單位的公文，(18) 用“通知”。

(19) 通報(bào)：表?yè)P(yáng)好人好事，(20) 批評(píng)錯(cuò)誤，(21) 傳達(dá)重要情況以及需要所屬單位知道的事項(xiàng)，(22) 用“通報(bào)”。

(23) 決定：對(duì)某些問(wèn)題或者重大行動(dòng)做出安排，(24) 用“決定”。

(25) 函：平行或不(26) 相隸屬單位之間互相商洽工作，(27) 向有關(guān)主管部門(mén)詢(xún)問(wèn)和答復(fù)(28) 問(wèn)題，(29) 用“函”。

(30) 會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，(31) 要求有關(guān)單位共同(32) 遵守執(zhí)行的，(33) 用“會(huì)議紀(jì)要”。

(34) 簡(jiǎn)報(bào)：上下左右之間反映工作情況，(35) 交流工作經(jīng)驗(yàn)，(36) 主要限于內(nèi)部使用的，(37) 用“簡(jiǎn)報(bào)”。

(38) 調(diào)查報(bào)告：為了解決實(shí)際問(wèn)題，(39) 掌握客觀規(guī)律，(40) 進(jìn)行調(diào)查，(41) 獲得對(duì)事物本質(zhì)和規(guī)律性認(rèn)識(shí)，(42) 用“調(diào)查報(bào)告”。

二、公司行政文件分為三類(lèi)：

(1) A類(lèi)文件：制度、規(guī)定、規(guī)范、補(bǔ)充規(guī)定、規(guī)章制度的解釋說(shuō)明等;

(2) B類(lèi)文件：公告、決定、通告、通函、通知、復(fù)(3) 函等;

(4) C類(lèi)文件：公司簽呈、文件會(huì)簽單、收發(fā)文確認(rèn)單等表格單據(jù)類(lèi)。

三、公司行政文件編號(hào)規(guī)則：

(1) A類(lèi)文件編號(hào)規(guī)則：AAB-(2) CCCC-(3) DDD

1、 AA：編文單位及部門(mén)。

2、 B：文件類(lèi)別碼，3、 A類(lèi)文件的類(lèi)別碼即為“A”。

4、 CCCC：文件編制的年份。例如，5、 2003

6、 DDD：順序號(hào)，7、 是在前三項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。

例如：《公司通用標(biāo)準(zhǔn)》編號(hào)為“中心辦公室A-2003-002”

(二) B、C類(lèi)文件編號(hào)規(guī)則：AAB-CCCC-DD-EE-FF

1、 A：編文單位及部門(mén)。

2、 B：文件類(lèi)別碼。

3、 CCCC：文件編制的年份。

4、 DD：文件編制的月份。

5、 E：文件編制日。

6、 FF：順序號(hào)，7、 是在前五項(xiàng)基礎(chǔ)上的大流水號(hào)。

例如：2002年7月22日發(fā)布的《人事通函》，編號(hào)為“人力資源中心B-2002-07-22-01”

四、公司行政類(lèi)表格單據(jù)類(lèi)碼：表格-部門(mén)名稱(chēng)-表格名

例如：財(cái)務(wù)管理中心的《借款單》，編碼為：“表格-財(cái)務(wù)部-借款單”

五、只有公司職能中心有權(quán)簽發(fā)A、B類(lèi)文件，簽發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或職能中心負(fù)責(zé)人，核發(fā)人必須為公司負(fù)責(zé)人或總經(jīng)辦主任。涉及多個(gè)部門(mén)配合執(zhí)行的文件通過(guò)知曉人簽字的方式完成會(huì)簽后，方可正式行文。附于正式文件之后，存于發(fā)文部門(mén)。

六、文件格式：

(1) 公司內(nèi)部及對(duì)外的文件均需打印，(2) 無(wú)論行文或表格，(3) 均應(yīng)采用標(biāo)(4) 準(zhǔn)的頁(yè)眉及頁(yè)腳格式。除固定的表格外，(5) 整篇文章的上下頁(yè)邊距不(6) 少于2厘米，(7) 左右頁(yè)邊距不(8) 少于2.5厘米，(9) 連續(xù)數(shù)頁(yè)的文章，(10) 應(yīng)于頁(yè)腳正中連續(xù)編號(hào)(例如共5頁(yè)的第2頁(yè)標(biāo)(11) 為“5-(12) 2”，(13) 字體一律用簡(jiǎn)體宋體，(14) 主標(biāo)(15) 題二號(hào)字體，(16) 副標(biāo)(17) 題三號(hào)字體，(18) 正文小四號(hào)字體，(19) 正文行間距為固定值24磅;文件標(biāo)(20) 題之下均需注明文件編號(hào);文件結(jié)尾須有簽發(fā)部門(mén)、簽發(fā)人、核發(fā)人、抄報(bào)、送、抄發(fā)行等。

(21) 文件格式一般包括：標(biāo)(22) 題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(抄報(bào))單位、公文字號(hào)等。

(23) 文件紙一般用A4紙，(24) 中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則，(25) 中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

(26) 文件如有皺折、破損、參差不(27) 齊等情形，(28) 應(yīng)先整補(bǔ)，(29) 裁切(30) 折疊，(31) 使其整齊劃一。

(32) 內(nèi)部行文可以用分公司或職能中心名(33) 義行文，(34) 分公司或職能中心不(35) 得聯(lián)合行文，(36) 各職能中心之間不(37) 要用發(fā)文形式解決一般性問(wèn)題。

(38) 各行文單位一般不(39) 得越級(jí)行文，(40) 特殊情況必須越級(jí)行文的，(41) 應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過(guò)的單位。

(42) 向上級(jí)請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，(43) 主送一個(gè)單位，(44) 不(45) 要同(46) 時(shí)抄送下級(jí)單位，(47) 不(48) 要直接送領(lǐng)導(dǎo)人(除直接交辦外);向下級(jí)單位的重要行文，(49) 可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。

(50) 基本格式如下所示：(下頁(yè))

文件主標(biāo)題

副標(biāo)題

(AAB-CCCC-DD-EE-FF)

正文：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

簽發(fā)部門(mén)：上海百勝斯生物科技有限公司 ***中心

簽發(fā)人： 核發(fā)人：

抄報(bào)：上級(jí)部門(mén)

抄送：同級(jí)部門(mén)

抄發(fā)：下級(jí)部門(mén)

(51) 對(duì)外行文的字號(hào)：

1、 公司：X1X2(X3)總字第0000號(hào)。X1X2為公司簡(jiǎn)稱(chēng);X3為地區(qū)類(lèi)別，2、 不3、 需分地區(qū)者省略;0000為公司收(發(fā))文流水號(hào)。

4、 對(duì)于企業(yè)對(duì)外行文編號(hào)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一制定管理。

七、管理內(nèi)容和要求

(1) 保證及時(shí)、準(zhǔn)確地處理公文，(2) 反對(duì)積壓和紊亂，(3) 注意文件的安全，(4) 防止失密泄密，(5) 是公文處理的基本原則。及時(shí)，(6) 就是要時(shí)刻注意文件的時(shí)間性，(7) 保證及時(shí)、迅速地處理公文，(8) 解決問(wèn)題，(9) 不(10) 積壓，(11) 不(12) 拖拉，(13) 不(14) 誤時(shí)，(15) 不(16) 誤事。一般公文的處理以不(17) 超過(guò)一周為限，(18) 緊急公文隨到隨辦。準(zhǔn)確，(19) 就是要時(shí)刻注意文件辦理的準(zhǔn)確性，(20) 行文文字要簡(jiǎn)明、確切，(21) 條理要清楚。文件收發(fā)運(yùn)轉(zhuǎn)要準(zhǔn)確無(wú)誤，(22) 不(23) 出差錯(cuò)。

(24) 收文

1、 有外單位送本公司的公文，2、 統(tǒng)一由總經(jīng)辦簽收、拆封、登記。做到當(dāng)日來(lái)文，3、 當(dāng)日拆封。如發(fā)現(xiàn)漏頁(yè)、漏附或誤送，4、 應(yīng)立即聯(lián)系發(fā)文單位。因故未能將當(dāng)日來(lái)文拆封處理時(shí)，5、 應(yīng)將收到的文件全部看一遍，6、 急件急辦，7、 以防誤壓。

8、 “親收”、“親啟”的文件，9、 一定要有收件人或指10、 定人員親自收啟?？梢暻闆r進(jìn)行登記。

11、 “絕密”文件，12、 一定要由公司負(fù)責(zé)人或指13、 定的人員拆封。

14、 某些不15、 重要的，16、 今后又無(wú)參考價(jià)值的文件，17、 如一般的會(huì)議通知、便函等，18、 可不19、 作登記。

20、 在拆封登記時(shí)，21、 要按登記本所列項(xiàng)目逐項(xiàng)認(rèn)真登記清楚。登記本的項(xiàng)目，22、 一般應(yīng)包括：收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文編號(hào)、來(lái)文摘由、附件密級(jí)。隨文附來(lái)的各種附件(包括文字、表格)，23、 要在專(zhuān)欄里將份數(shù)登記清楚。

(25) 分文

1、 來(lái)文經(jīng)過(guò)登記手續(xù)后，2、 按各部門(mén)分文，3、 并要求簽收。

4、 分文、批辦、簽注意見(jiàn)時(shí)，5、 一定要寫(xiě)清楚主辦、協(xié)辦部門(mén)、閱知部門(mén);哪些領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人閱知、閱批。

6、 凡是職責(zé)不7、 清，8、 難以確定主辦部門(mén)的文件，9、 先由總經(jīng)辦與有關(guān)部門(mén)聯(lián)系后確定主辦部門(mén)，10、 如經(jīng)聯(lián)系后仍不11、 能解決的，12、 則送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)指13、 定部門(mén)主辦。

(26) 運(yùn)轉(zhuǎn)

1、 領(lǐng)導(dǎo)閱示。某部門(mén)辦的文：先領(lǐng)導(dǎo)，2、 后其他部門(mén)。

3、 領(lǐng)導(dǎo)閱。某部門(mén)閱的文：先領(lǐng)導(dǎo)，4、 后部門(mén)。

(27) 辦文

1、 承辦人收到文件后，2、 擬辦文稿，3、 連同4、 來(lái)文一并提交領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。

5、 來(lái)文如有前案，6、 承辦人應(yīng)將前案處理情況摘要說(shuō)明。

7、 需要會(huì)辦會(huì)簽的公文，8、 會(huì)辦會(huì)簽前，9、 主辦部門(mén)必須與有關(guān)部門(mén)交換意見(jiàn)，10、 取得一致意見(jiàn)后，11、 由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)迅速擬稿，12、 并辦理會(huì)簽。

13、 如需以上級(jí)名14、 義行文時(shí)，15、 要求內(nèi)容正確，16、 注意公文體式和文字、標(biāo)17、 點(diǎn)，18、 必須根據(jù)問(wèn)題的性質(zhì)、內(nèi)容和涉及范圍，19、 確定公文的文種、發(fā)放范圍(主送、抄報(bào)、抄送)、緩急程度(特急、緊急、急)、機(jī)密程度(絕密、機(jī)密、秘密)等。

(28) 簽發(fā)

1、 凡以公司名2、 義發(fā)出的公文，3、 均由總經(jīng)辦內(nèi)勤擬稿、打印，4、 主任核稿，5、 總經(jīng)理簽發(fā)。

6、 各職能中心發(fā)出的公文，7、 由各職能中心專(zhuān)人擬稿、打印，8、 公司領(lǐng)導(dǎo)核稿，9、 中心領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

(29) 發(fā)文

1、 凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，2、 必須由總經(jīng)辦收發(fā)人員登記編號(hào)。發(fā)文登記按登記本所列項(xiàng)目逐項(xiàng)認(rèn)真登記清楚。登記本的項(xiàng)目，3、 包括順序、發(fā)文日期、發(fā)往公司或部門(mén)、文件份數(shù)、密級(jí)等。

4、 文件封發(fā)時(shí)，5、 應(yīng)檢查份數(shù)，6、 附件是否相符，7、 是否蓋章，8、 文件中的收文機(jī)關(guān)和信封上是否一致，9、 檢查無(wú)誤后進(jìn)行包封登記。并在文件原稿和發(fā)文簿上注明發(fā)出日期。

(30) 繕印和校對(duì)

1、 凡由總經(jīng)辦擬辦的各類(lèi)公文、簡(jiǎn)報(bào)、信息、會(huì)議日程、上報(bào)材料等由內(nèi)勤擬稿，2、 總經(jīng)辦主任校對(duì)，3、 并送公司領(lǐng)導(dǎo)或主任核準(zhǔn)后，4、 方可打櫻

5、 各職能中心擬辦的各類(lèi)公文、簡(jiǎn)報(bào)、信息、上報(bào)材料等由職能中心專(zhuān)人擬稿，6、 中心負(fù)責(zé)人校對(duì)，7、 并送公司領(lǐng)導(dǎo)或中心負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，8、 方可打櫻

9、 公文打印按文件緩急程度依次排列，10、 一般情況公文不11、 超過(guò)兩天，12、 急件必須當(dāng)日完成。

(31) 文件遞送

1、 和收文人在同2、 一區(qū)域內(nèi)，3、 可采取文件直接遞送，4、 并且收文單位的收文人須在《發(fā)收文件登記表》上簽字確認(rèn)。

5、 公司間的文件遞送可用傳真、郵寄(掛號(hào)信)、快遞。

(32) 傳真事項(xiàng)：

1、 所有傳真資料必須經(jīng)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字(相關(guān)財(cái)務(wù)時(shí)，2、 必須有財(cái)務(wù)主管簽字)。

3、 清楚填寫(xiě)“收發(fā)文確認(rèn)單”，4、 以回傳的確認(rèn)單由總經(jīng)辦按日期統(tǒng)一歸檔。以便備5、 查。

(十一)郵寄事項(xiàng)：

1、 如需郵寄、快遞的所有物品或資料，2、 都須經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同3、 意，4、 由部門(mén)負(fù)責(zé)人通知前臺(tái)文員寄送。并在《信件/快遞發(fā)件登記表》以及快件底單上簽字確認(rèn)。

八、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)各部門(mén)需公告文件公告與收回交存工作，原則上公司文件公告期為5天;凡在崗員工均須在公告文件上簽名以示知悉，辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)未簽名之員工，并給予處罰;每次10元。

第六章 列冊(cè)與圖書(shū)管理

為了規(guī)范本公司的所有文件、資料、業(yè)務(wù)單據(jù)以及圖書(shū)報(bào)刊，特制訂本制度。本制度適用于總公司以及下屬分公司。

一、列冊(cè)管理

(1) 部門(mén)各有關(guān)文件、資料、業(yè)務(wù)單據(jù)必須列冊(cè)管理，(2) 按“定點(diǎn)”及“定向”原則分類(lèi)排序置放，(3) 以提升工作之效率與有序性。

(4) 文件列冊(cè)歸檔范圍：

1、 重要的會(huì)議材料，2、 包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)，3、 領(lǐng)導(dǎo)人講話，4、 典型發(fā)言，5、 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，6、 會(huì)議記錄等。

7、 上級(jí)管理部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定，8、 決議，9、 指10、 示，11、 命令，12、 條例，13、 規(guī)定，14、 計(jì)劃等文件材料。

15、 對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

16、 請(qǐng)示與上級(jí)管理部門(mén)的批復(fù)17、 。

18、 反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告，19、 總結(jié)。

20、 各種工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)21、 、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

22、 與有關(guān)單位簽訂的合同23、 、協(xié)議書(shū)等文件材料。

24、 干部任免的文件材料以及有關(guān)職工獎(jiǎng)勵(lì)，25、 處分的文件材料。

26、 職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

27、 公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片、錄音、錄像等。

(5) 各職能中心固定列冊(cè)包括文件手續(xù)列冊(cè)、發(fā)文列冊(cè)、收發(fā)列冊(cè)、分公司往來(lái)列冊(cè)、業(yè)務(wù)單據(jù)流程列冊(cè)等：

1、 文件手續(xù)列冊(cè)：各職能中心履行文件收發(fā)手續(xù)的資料應(yīng)統(tǒng)一分類(lèi)列冊(cè)。

2、 收文列冊(cè)：收到的其他職能中心文件，3、 可統(tǒng)一列冊(cè)，4、 分不同5、 中心管理。

6、 發(fā)文列冊(cè)：按文件類(lèi)型及文號(hào)統(tǒng)一列冊(cè)管理。

7、 分公司往來(lái)列冊(cè)：與分公司的各種文件往來(lái)需分地區(qū)單獨(dú)列冊(cè)管理。

8、 業(yè)務(wù)單據(jù)流程列冊(cè)：針對(duì)一式數(shù)聯(lián)的業(yè)務(wù)單據(jù)應(yīng)按其執(zhí)行進(jìn)度分別列冊(cè)管理。

(6) 各職能中心專(zhuān)用文檔也必須做到列冊(cè)管理。

(7) 公司辦公室為本項(xiàng)規(guī)定的查核責(zé)任部門(mén)。

(8) 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定外，(9) 依下列規(guī)定辦理：

1、 永久保存：公司章程、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府有關(guān)核準(zhǔn)文件、不2、 動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖等其他須永久保存的文書(shū)。

3、 10年保存：預(yù)、決算書(shū)類(lèi)，4、 會(huì)計(jì)憑證、公司計(jì)劃資料等其他核定須保存10年的文書(shū)。

5、 5年保存：期滿(mǎn)或解除的合約、其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

6、 1年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

7、 規(guī)章由規(guī)章管理部門(mén)永久保存，8、 使用部門(mén)視其有效期間予以保存。

(10) 借閱、調(diào)用檔案，(11) 資料：

1、 借閱、調(diào)用資料須如實(shí)填寫(xiě)《借閱資料申請(qǐng)表》，2、 經(jīng)所在部門(mén)主管簽字確認(rèn)，3、 方可借閱。

4、 財(cái)務(wù)、職工勞動(dòng)工資等方面資料其部門(mén)自行保管一年，5、 后轉(zhuǎn)交辦公室統(tǒng)一保管。

二、圖書(shū)管理

(1) 適用范圍：本公司所有員工，(2) 須認(rèn)真遵守本公司借閱制度。

(3) 公司閱讀時(shí)間：早上9：00前;中午：11：30-12：30;下午17：00后。

(4) 借閱辦法：

1、 各類(lèi)書(shū)籍、雜志一人一次借閱僅限一冊(cè)，2、 時(shí)間最長(zhǎng)不3、 得超過(guò)一個(gè)星期，4、 到期不5、 能歸還，6、 須辦理續(xù)借手續(xù)。一個(gè)月內(nèi)允許續(xù)借一次。

7、 各項(xiàng)借閱、歸還須在前臺(tái)登記辦理借閱登記、簽收事宜，8、 不9、 得私自動(dòng)用;不10、 得轉(zhuǎn)借他人。

11、 借閱書(shū)籍、雜志要保持整潔、完整、按時(shí)歸還，12、 不13、 得損壞、涂改、和遺失如有此類(lèi)情況公司將追究借閱人責(zé)任，14、 按原價(jià)予以賠償。

(5) 各類(lèi)書(shū)籍、雜志、報(bào)刊的借閱，(6) 均由辦公室負(fù)責(zé)管理。

(7) 上述違章賠款，(8) 由辦公室統(tǒng)計(jì)后，(9) 由財(cái)務(wù)扣款。

第七章 辦公資產(chǎn)管理

一、公司辦公用資產(chǎn)分類(lèi)如下：

(1) 電子設(shè)備(2) ：包括電腦、傳真機(jī)、復(fù)(3) 印機(jī)、打印機(jī)、電視機(jī)、音響設(shè)施、電話機(jī)等;

(4) 辦公設(shè)施：包括保險(xiǎn)柜、會(huì)議桌椅、沙發(fā)、茶幾、辦公桌椅、文件柜等;

(5) 低值品：包括計(jì)算器、賬本、文件冊(cè)、文件夾、訂書(shū)機(jī)、打孔機(jī)、文件盒、剪刀等;

(6) 易耗品：包括簽字筆、膠水、紙張、回形針、大頭針、橡皮、鉛筆、信封信紙、涂改液、印臺(tái)、夾子等;

(7) 其他：?jiǎn)T工工作牌、制服(8) 等。

二、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施、家私等的購(gòu)置，實(shí)行預(yù)算管理。

(1) 使用部門(mén)購(gòu)置時(shí)，(2) 需由申請(qǐng)人填寫(xiě)申購(gòu)簽呈(須列明資產(chǎn)明細(xì)及申購(gòu)詳細(xì)內(nèi)容)，(3) 由申請(qǐng)人直屬領(lǐng)導(dǎo)審批，(4) 呈公司負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，(5) 交辦公室統(tǒng)一采購(gòu)(任何人不(6) 得先購(gòu)買(mǎi)，(7) 后請(qǐng)款)。

(8) 辦公室采購(gòu)后驗(yàn)收入庫(kù)，(9) 編入資產(chǎn)管理，(10) 并通知使用部門(mén)領(lǐng)取，(11) 領(lǐng)取人必須如實(shí)在《辦公用品領(lǐng)用登記本》上簽收后領(lǐng)齲

(12) 采購(gòu)人員必須憑合法、真實(shí)、有效的發(fā)票、由采購(gòu)人員在發(fā)票右上角簽字認(rèn)可并填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，(13) 經(jīng)逐級(jí)審批后報(bào)銷(xiāo)。

(14) 辦公室將資產(chǎn)落實(shí)到部門(mén)、個(gè)人管理，(15) 明確各自的責(zé)任。

三、辦公低值品、易耗品購(gòu)置：辦公用品是日常工作中需用的低值易耗品，按照使用功能可分為低耗品，為了提高工作效率，確保辦公用品妥善保管和使用，實(shí)行各部門(mén)預(yù)算管理，辦公室統(tǒng)一采購(gòu)按資產(chǎn)登錄管理。

(1) 公司各職能中心辦公用品實(shí)行預(yù)算管理，(2) 根據(jù)各中心的工作性質(zhì)、人員編制及對(duì)辦公用品需要量，(3) 制定辦公用品定額，(4) 實(shí)行超額停發(fā)，(5) 計(jì)劃領(lǐng)用(特殊情況或?qū)０感枨髸r(shí)另行呈報(bào))。

(6) 各職能中心每月25日前根據(jù)所部下月需要填寫(xiě)《辦公用品申領(lǐng)單》，(7) 由辦公室匯總，(8) 制訂下月的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，(9) 報(bào)公司負(fù)責(zé)人簽字后，(10) 統(tǒng)一購(gòu)置并辦理入庫(kù)手續(xù)。

(11) 辦公用品實(shí)行低值品和易耗品分類(lèi)管理：

1、 低值品領(lǐng)用：使用人提出申請(qǐng)，2、 由其直屬部門(mén)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后憑《辦公用品申領(lǐng)單》領(lǐng)用，同3、 時(shí)登錄部門(mén)考核表;

4、 易耗品領(lǐng)用：使用人提出申請(qǐng)，5、 辦公室核準(zhǔn)后登錄部門(mén)考核表。

(12) 采購(gòu)人員必須憑合法、真實(shí)、有效的發(fā)票、由采購(gòu)人員在發(fā)票右上角簽字認(rèn)可并填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單》，(13) 財(cái)務(wù)審批、公司負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)銷(xiāo)。

四、購(gòu)買(mǎi)任何物品，一定先入庫(kù)登記備查，才能申請(qǐng)使用，各職能中心不得偏離程序。

五、公司辦公用品及設(shè)備的采購(gòu)、發(fā)放、管理由總經(jīng)辦指定專(zhuān)人管理。

六、公司設(shè)備、設(shè)施統(tǒng)一進(jìn)行資產(chǎn)編號(hào)，如造成人為損壞、遺失等原因視情節(jié)輕重處理。

第八章 會(huì) 議 管 理

會(huì)議是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部署任務(wù)，推動(dòng)工作開(kāi)展的基本方法之一。為加強(qiáng)會(huì)議綜合管理，有計(jì)劃，按步驟地召開(kāi)各類(lèi)會(huì)議，減少會(huì)議次數(shù)，提高會(huì)議質(zhì)量，制定管理?xiàng)l列。

一、會(huì)務(wù)管理要求

(1) 總經(jīng)辦按照領(lǐng)導(dǎo)的要求安排每周會(huì)議日程表。

(2) 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)公司會(huì)議室的管理。

(3) 由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司各類(lèi)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，(4) 包括做好會(huì)議通知的發(fā)放，(5) 會(huì)場(chǎng)布置，(6) 會(huì)議資料準(zhǔn)備，(7) 工作就餐、住宿等工作。

二、會(huì)議分類(lèi)。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)分類(lèi)分為：董事會(huì)、職能中心負(fù)責(zé)人會(huì)議、月度會(huì)議、專(zhuān)項(xiàng)小組會(huì)議以及其他臨時(shí)性會(huì)議。

(1) 董事會(huì)例會(huì)至少每年召開(kāi)一次。經(jīng)三分之一以上的董事提議，(2) 可召開(kāi)董事會(huì)臨時(shí)會(huì)議。董事會(huì)會(huì)議原則上在公司所在地舉行。由董事長(zhǎng)召集并主持。

(3) 部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)議例會(huì)原則上每周召開(kāi)一次，(4) 召集人為公司負(fù)責(zé)人，(5) 匯報(bào)上周各部門(mén)工作完成情況，(6) 安排本周工作計(jì)劃。部門(mén)之間需要合作完成的工作，(7) 在此會(huì)議中，(8) 由公司領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)中協(xié)調(diào)解決。由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人作例會(huì)記錄，(9) 統(tǒng)一歸檔，(10) 以便查閱。

(11) 月度會(huì)議每月召開(kāi)一次。公司全體員工參加，(12) 主要匯報(bào)一個(gè)月的工作完成情況，(13) 以及下月各部門(mén)的工作計(jì)劃。目的是讓公司的全體員工都能了解，(14) 目前公司的工作狀況及發(fā)展進(jìn)程。

(15) 專(zhuān)項(xiàng)小組會(huì)議以及臨時(shí)會(huì)議，(16) 會(huì)議由公司負(fù)責(zé)人或?qū)ｍ?xiàng)小組負(fù)責(zé)人視工作需要進(jìn)行召集，(17) 并由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)安排并通知與會(huì)人員。視需要指(18) 定人員進(jìn)行會(huì)議記錄，(19) 并歸檔。

(20) 公司各項(xiàng)培訓(xùn)會(huì)議、階段性銷(xiāo)售工作會(huì)議由職能中心提出，(21) 各職能中心負(fù)責(zé)籌辦。

三、舉辦任何會(huì)議必須遵循以規(guī)則：

(1) 有明確的會(huì)議目的。

(2) 有比較妥當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和場(chǎng)所。

(3) 嚴(yán)格按標(biāo)(4) 準(zhǔn)篩選參會(huì)人員。

(5) 對(duì)會(huì)議主旨、議題、應(yīng)備(6) 資料及時(shí)通知參會(huì)人員。

(7) 會(huì)議應(yīng)該有完備(8) 的會(huì)議記錄，(9) 必要時(shí)需要有音像記錄。會(huì)議結(jié)束后應(yīng)形成《會(huì)議紀(jì)要》，(10) 已經(jīng)形成決議的，(11) 由行政主管部門(mén)督辦。

(12) 無(wú)論何種會(huì)議，(13) 都必須盡量簡(jiǎn)短，(14) 提高會(huì)議效率。

第九章 提案管理

為了推動(dòng)我公司科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷提高科技水平，發(fā)揚(yáng)群策群力的精神，鼓勵(lì)全體員工在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)以及經(jīng)營(yíng)管理等方面提出合理化建議;以及越級(jí)向公司高層領(lǐng)導(dǎo)反映本公司以及分公司日常經(jīng)營(yíng)管理中所存在的問(wèn)題，特制定本管理辦法。本管理辦法適合總公司以及下屬各分公司。

一、本辦法所稱(chēng)合理化建議，主要是指有關(guān)改進(jìn)和完善開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)等方面的辦法和措施。

二、本公司各級(jí)員工所提建議，將以書(shū)面形式向所在中心主任呈報(bào)，經(jīng)核準(zhǔn)確有其可行性，將由中心負(fù)責(zé)人向總經(jīng)理、董事長(zhǎng)依次按需逐級(jí)上報(bào)。

三、如員工提出的合理化建議和所反映的情況，未被自己的直接領(lǐng)導(dǎo)所重視;并未上報(bào)至公司高層領(lǐng)導(dǎo)，員工可直接上報(bào)公司的總經(jīng)理、董事長(zhǎng)。

四、公司和下屬各分公司必須開(kāi)設(shè)董事長(zhǎng)和總經(jīng)理綠色通道;包括信訪、電話、E-mail等。董事長(zhǎng)、總經(jīng)理的具體通訊地址、電話、E-mail參見(jiàn)公司通訊錄。

五、建議書(shū)內(nèi)應(yīng)列的主要項(xiàng)目如下：

(1) 建議事由：簡(jiǎn)要說(shuō)明建議改進(jìn)的具體事項(xiàng)。

(2) 原有缺失：詳細(xì)說(shuō)明在建議未提出前，(3) 原有情形的未盡妥善處以及革新意見(jiàn)。

(4) 改進(jìn)意見(jiàn)或辦法：詳細(xì)說(shuō)明建議改善的具體辦法，(5) 包括方法、程序及步驟等項(xiàng)目。

(6) 預(yù)期效果：應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明該建議經(jīng)采納后，(7) 可能獲致的成效，(8) 包括提高效率、簡(jiǎn)化管理、增加銷(xiāo)售、創(chuàng)造利潤(rùn)或節(jié)省開(kāi)支等項(xiàng)目。

六、成效的獎(jiǎng)勵(lì)

(1) 其建議由所涉及職能中心組織實(shí)施，(2) 經(jīng)實(shí)施初見(jiàn)成效者，(3) 將視貢獻(xiàn)程度予以50-500元獎(jiǎng)勵(lì)。

(4) 建議事項(xiàng)如系2人以上共同(5) 提出者，(6) 其所得獎(jiǎng)金，(7) 按人數(shù)平均發(fā)放。

七、有下列情形之一者，不得申請(qǐng)核獎(jiǎng)：

(1) 各級(jí)主管人員對(duì)其本身執(zhí)掌范圍所作的建議。

(2) 被指(3) 派或聘用為專(zhuān)門(mén)研究工作而(4) 提出與該工作有關(guān)的建議方案者。

(5) 由主管指(6) 定為業(yè)務(wù)、管理、技術(shù)的改進(jìn)或工作方法、程序、報(bào)表的改善或簡(jiǎn)化等工作，而(7) 獲得的改進(jìn)建議者。

同(8) 一建議事項(xiàng)經(jīng)他人提出并已獲得獎(jiǎng)金者。

(9) 員工建議的最后處理情形，(10) 應(yīng)由人事部通知原建議人，(11) 員工所提建議不(12) 論采納與否均應(yīng)由人力資源中心負(fù)責(zé)歸檔。經(jīng)核定給獎(jiǎng)的員工應(yīng)在公司公布欄中表?yè)P(yáng)。

第十章 保 密 制 度

為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。

公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。公司全體職員和其他分支機(jī)構(gòu)都有保守公司秘密的義務(wù)。

一、保密范圍和密級(jí)確定

(1) 公司秘密事項(xiàng)：

1、 公司重大決策中的秘密事項(xiàng);

2、 公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策;

3、 公司內(nèi)部掌握的合同4、 、協(xié)議、意見(jiàn)書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄;

5、 公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

6、 公司所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息;

7、 公司職員的人事檔案，8、 工資收入及資料;

9、 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。

(2) 一般性決定、通告、通知、會(huì)議記錄等內(nèi)部文件不(3) 屬于保密范圍。

二、公司秘密的密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。絕密是最重要的公司秘密，泄密會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密，泄密會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受?chē)?yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密，泄密會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受的損害。

三、公司秘級(jí)的確定：

1、 公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，2、 直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級(jí)。

3、 公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)公司人事檔案、合同4、 、協(xié)議、職員的工資收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息為秘密級(jí)。

5、 屬于公司秘密的文件、資料，6、 應(yīng)當(dāng)依據(jù)本制度第五條、第六條的規(guī)定標(biāo)7、 明密級(jí)，8、 并確定保密期限。保密期限屆滿(mǎn)，9、 自行解密。

四、保密措施

(1) 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)(2) 制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀，(3) 由總經(jīng)辦委托專(zhuān)人執(zhí)行;采用計(jì)算機(jī)技術(shù)存娶處理、傳遞的部門(mén)秘密由職能中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保密。

(4) 對(duì)于密級(jí)文件、資料和其他物品，(5) 必須采取以下保密措施：

1、 非經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準(zhǔn)，2、 不3、 得復(fù)4、 制和摘抄或?qū)ν馔嘎?

5、 收發(fā)、傳遞和外出攜帶，6、 由指7、 定人員擔(dān)任，8、 并采取必要的安全措施;

9、 在設(shè)備10、 完善的文件柜或保險(xiǎn)箱裝置中保存。

(6) 屬于公司秘密內(nèi)容的會(huì)議，(7) 主辦部門(mén)應(yīng)采取下列保密措施：

1、 選擇具備2、 保密條件的會(huì)議場(chǎng)所;

3、 根據(jù)工作需要，4、 限定參加會(huì)議人員的范圍，5、 對(duì)參加涉及密級(jí)事項(xiàng)會(huì)議的人員予以指6、 定;

7、 依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備8、 和管理會(huì)議文件;

9、 確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。

五、不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公司公共場(chǎng)所談?wù)?公司秘密，不準(zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。

六、公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告總經(jīng)理辦公室;總經(jīng)理辦公室接到報(bào)告，應(yīng)立即做出處理。

七、責(zé)任與處罰

(1) 出現(xiàn)下列情況之一者，(2) 給予警告，(3) 并扣發(fā)工資50-(4) 200元。

1、 泄露公司秘密，2、 尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;

3、 違反本制度第八條、第九條、第十條、第十一條規(guī)定內(nèi)容的;

4、 已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。

(5) 出現(xiàn)下列情況之一的，(6) 予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失：

1、 故意或過(guò)失泄露公司秘密，2、 造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;

3、 違反本保密制度規(guī)定，4、 為他人竊娶收買(mǎi)或違章提供公司秘密的;

5、 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。

第十一章考勤管理

加強(qiáng)公司員工考勤管理，嚴(yán)格按照公司作息制度，制定本規(guī)定。

規(guī)定適用于公司所有員工，各下屬分公司可參照?qǐng)?zhí)行或另行制定考勤管理規(guī)定。

一、作息制度

(1) 公司本部實(shí)行每周五天工作制，(2) 每天正常工作時(shí)間為：上午9：00時(shí)至下午17：00時(shí)。因季節(jié)變化須調(diào)整作息時(shí)間的由辦公室另行通知。

(3) 員工上下班實(shí)行打卡登記制度。

(4) 所有員工上下班均須親自打卡，(5) 任何人不(6) 得代理他人或由他人代理打卡，(7) 違犯此條規(guī)定者雙方按曠工半日記處。

二、考勤管理

(1) 辦公室每天安排前臺(tái)文員負(fù)責(zé)員工上下班打卡管理，(2) 負(fù)責(zé)每日考勤和員工出入登記，(3) 每月底上報(bào)人事管理中心備(4) 案。如有違規(guī)行為及時(shí)向人力資源中心反映。

(5) 員工上班須先到公司打卡報(bào)到后，(6) 方能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。特殊情況須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽卡批準(zhǔn)，(7) 不(8) 辦理批準(zhǔn)手續(xù)者按遲到或曠工處理。

三、處罰規(guī)定

(1) 上班時(shí)間開(kāi)始后5分鐘至30分鐘內(nèi)到班者，(2) 按遲到論處，(3) 超過(guò)30分鐘以上者按曠工半日處理。提前5分鐘至30分鐘下班者，(4) 按早退論處，(5) 提前下班超過(guò)30分鐘以上者按曠工半日處理。遲到一次罰款30元，(6) 曠工則按曠工時(shí)段的三倍(7) 工資額罰款。

(8) 上班時(shí)間外出辦私事者，(9) 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按早退處理;外出時(shí)間超過(guò)30分鐘以上者，(10) 按曠工半日處理。

(11) 員工外出辦理業(yè)務(wù)前，(12) 須向本部門(mén)負(fù)責(zé)人(或其授權(quán)人)申明外出原因及返回公司時(shí)間，(13) 否則按外出辦私事處理。

(14) 員工一個(gè)月內(nèi)遲到、早退(每次不(15) 足30分鐘)累計(jì)達(dá)三次(含)者，(16) 按曠工一日論處。

(17) 員工一個(gè)月曠工累計(jì)達(dá)三次(含)者，(18) 公司予以除名(19) 。

(20) 員工因公出差，(21) 須事先填寫(xiě)《出差審批表》，(22) 按管理權(quán)限審批后報(bào)備(23) 人力資源中心備(24) 案。凡過(guò)期或未填寫(xiě)《出差審批表》者按缺勤處理。特殊情況須報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

四、本規(guī)定未盡事宜及不完善處待后修訂;由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

第十二章值 班 管 理

一、本公司于節(jié)假日及工作時(shí)間外應(yīng)辦的一切事務(wù)，除由主管人員在各自職守內(nèi)負(fù)責(zé)外，可另派員工值班處理下列事項(xiàng)：

(1) 臨時(shí)發(fā)生事件及各項(xiàng)必要措施。

(2) 預(yù)訪災(zāi)害、盜竊及其他危機(jī)事項(xiàng)。

(3) 接聽(tīng)咨詢(xún)電話。

(4) 便于與下屬分公司的聯(lián)系。

(5) 公司交辦的其他事宜。

二、值班編排與時(shí)間

(1) 節(jié)假日前一周，(2) 由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)員工值班的編排和通知工作，(3) 并打傭值班表》貼于公告欄上，(4) 便于大家的日程安排。

(5) 本公司員工值班，(6) 其時(shí)間規(guī)定：9：00-17：00。

三、值班規(guī)定

(1) 值班員工在值班時(shí)間內(nèi)不(2) 得中途停歇或隨意長(zhǎng)時(shí)間外出，(3) 應(yīng)忠于職守，(4) 盡心盡職。

(5) 值班員工遇有事情發(fā)生可先行處理，(6) 事后方可報(bào)告。如遇其職權(quán)不(7) 能處理，(8) 應(yīng)立即通報(bào)并請(qǐng)示主管領(lǐng)導(dǎo)處理。

(9) 值班員工收到電文應(yīng)分別依下列方式處理：

1、 屬于職權(quán)范圍內(nèi)的可即時(shí)處理。

2、 非職權(quán)所及，3、 視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處理。

4、 密件或其他信件應(yīng)立即原封保管，5、 于上班時(shí)呈送相關(guān)簽收人。

(10) 值班員工因病或其他原因不(11) 能值班的，(12) 應(yīng)先行請(qǐng)假或請(qǐng)其他員工代理并呈準(zhǔn)，(13) 代理人應(yīng)負(fù)一切(14) 責(zé)任。

(15) 本公司員工值班可領(lǐng)取值班津貼，(16) 其標(biāo)(17) 準(zhǔn)可參照國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定。

第十三章宿舍管理

公司員工宿舍是員工共同生活、學(xué)習(xí)、休息之場(chǎng)所，必須保持清潔衛(wèi)生，為住宿員工提供一個(gè)清靜、衛(wèi)生的居住環(huán)境。為此特制定如下宿舍管理規(guī)定，全體住宿成員共同遵守之制度。

一、住宿員工應(yīng)遵守下列各項(xiàng)管理規(guī)定：

(1) 為保持宿舍(2) 住宿環(huán)境的整潔衛(wèi)生，(3) 不(4) 隨地吐痰、亂丟果皮、紙屑、煙頭等;公用和個(gè)人物品應(yīng)整理并擺放整齊。

(5) 愛(ài)護(hù)宿舍(6) 內(nèi)公用設(shè)施、物品及安全設(shè)備，(7) 節(jié)約水電、煤氣。

(8) 室內(nèi)嚴(yán)禁使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品，(9) 以策安全。

(10) 為確保安全，(11) 不(12) 亂拉亂接電線、電器，(13) 防火防盜。

(14) 注意宿舍(15) 內(nèi)安靜，(16) 不(17) 大聲喧嘩、吵鬧，(18) 以免影響他人休息。

(19) 宿舍(20) 內(nèi)不(21) 得有賭博、酗酒或有傷風(fēng)化等不(22) 正當(dāng)行為。

(23) 未經(jīng)辦公室允許，(24) 宿舍(25) 內(nèi)不(26) 準(zhǔn)留宿非住宿員工或非公司員工過(guò)夜，(27) 嚴(yán)禁留宿異性住宿。

(28) 宿舍(29) 原則上于24：00時(shí)前息燈就寢;夜晚外出需向室長(zhǎng)請(qǐng)假，(30) 未經(jīng)允許不(31) 得夜不(32) 歸宿。

(33) 講文明禮貌，(34) 自覺(jué)遵守所住社區(qū)管理規(guī)定，(35) 遵紀(jì)守法，(36) 樹(shù)立公司良好形象。

(37) 宿舍(38) 入住員工須妥善保管宿舍(39) 鑰匙，(40) 不(41) 得任意復(fù)(42) 制或借與他人使用，(43) 不(44) 得丟失;如有丟失應(yīng)立即上報(bào)，(45) 并負(fù)責(zé)迅速更換宿舍(46) 門(mén)鎖。否則造成經(jīng)濟(jì)損失負(fù)連帶賠償責(zé)任。

二、宿舍衛(wèi)生整理、清潔規(guī)定：

(1) 每周一由室長(zhǎng)安排一位住宿員工負(fù)責(zé)衛(wèi)生輪值工作，(2) 具體負(fù)責(zé)宿舍(3) 公共衛(wèi)生區(qū)域和生活設(shè)施之整理、清潔工作(個(gè)人房間衛(wèi)生由個(gè)人負(fù)責(zé))，(4) 輪值員須經(jīng)同(5) 住成員公允認(rèn)可，(6) 方可移交給下一輪值生，(7) 不(8) 予公允者則須繼續(xù)輪值，(9) 以為罰戒，(10) 直至得到大家認(rèn)可為止。

(11) 衛(wèi)生值日須每天完成如下清潔事務(wù)，(12) 須盡職盡責(zé)，(13) 不(14) 可懈怠疏漏。

1、 負(fù)責(zé)宿舍2、 每日開(kāi)水供應(yīng)。

3、 負(fù)責(zé)檢查每日電器、煤氣、水閥開(kāi)關(guān)，4、 不5、 得有長(zhǎng)明燈、長(zhǎng)流水現(xiàn)象，6、 注意節(jié)約。

7、 負(fù)責(zé)檢查每日上班、晚上就寢前宿舍8、 門(mén)窗關(guān)閉，9、 如因值日生失職，10、 造成宿舍11、 門(mén)窗損壞、房間雨浸或遭受財(cái)產(chǎn)損失，12、 輪值生須負(fù)連帶賠償責(zé)任。

13、 保持會(huì)客廳每日清潔。務(wù)須窗明幾凈，14、 房間通風(fēng)清新，15、 地面每晚清掃或拖擦一次，16、 會(huì)客廳各類(lèi)用品、器具擺放整齊有序。

17、 廚房每日清潔衛(wèi)生。要求每日早晚及時(shí)擦洗煤氣灶具、臺(tái)面、洗水池，18、 須潔凈無(wú)污漬19、 ;廚房地面及時(shí)拖洗不20、 留積水;各類(lèi)廚房用品(如鍋、碗、瓢、盆、瓶、抹布等)清潔整理后各置原位，21、 不22、 得凌亂。

(15) 負(fù)責(zé)衛(wèi)生間每日之清潔擦洗。要求每日隨時(shí)清洗浴池、洗妝臺(tái)、洗臉池、便器等，(16) 不(17) 得有任何污漬(18) 、污垢，(19) 衛(wèi)生間地面要認(rèn)真拖洗，(20) 不(21) 得有污物和積水;衛(wèi)生間公用及個(gè)人用品需擺放整齊，(22) 不(23) 得有異味。

(24) 清潔用品(具)，(25) 如拖把、掃把、抹布等，(26) 須及時(shí)清洗干凈，(27) 擺放固定位置，(28) 晾曬干。

(29) 每日生活垃圾須當(dāng)日清理丟棄，(30) 不(31) 得留置過(guò)夜。

三、衛(wèi)生輪值生每周須完成下列特殊衛(wèi)生事務(wù)：

(1) 每周對(duì)茶具、餐具、冰箱、微波爐等消毒清洗一次。

(2) 每周督促并落實(shí)為宿舍(3) 各房間噴灑藥劑，(4) 消毒滅蟲(chóng)一次，(5) 尤其是廚房、衛(wèi)生間、壁櫥等處之衛(wèi)生死角，(6) 不(7) 得有蟑螂、爬蟲(chóng)等。

(8) 每周清洗整理陽(yáng)臺(tái)一次。

(9) 衛(wèi)生輪值生有監(jiān)督、檢查宿舍(10) 內(nèi)各房間衛(wèi)生清潔、內(nèi)務(wù)整理之責(zé)任，(11) 須時(shí)常巡查督促，(12) 發(fā)現(xiàn)不(13) 足之處及時(shí)責(zé)令整改。

(14) 輪值生因私缺值時(shí)，(15) 須事先委托代理人完成當(dāng)值事務(wù)。若遇輪值生因公缺值，(16) 在三天(含)以?xún)?nèi)者，(17) 宿舍(18) 衛(wèi)生清潔由宿舍(19) 成員共同(20) 完成，(21) 達(dá)三天以上者，(22) 則后一輪值生自然接續(xù)，(23) 多為承擔(dān)義務(wù)至本人當(dāng)值終止日。

四、本規(guī)定即日起實(shí)施，如有不當(dāng)之處，予以修改，另行通知。

第十四章車(chē)輛管理辦法

為加強(qiáng)對(duì)公司公務(wù)車(chē)的使用管理，做到合理使用，節(jié)約用油，提高效率，制訂本制度。

本制度規(guī)定了公務(wù)車(chē)使用范圍和調(diào)度及管理要求。本規(guī)定適用于總公司和下屬各分公司。

一、公務(wù)車(chē)的使用范圍

(1) 保證公司領(lǐng)導(dǎo)的用車(chē)。

(2) 公司各部門(mén)因公務(wù)外出用車(chē)。

(3) 公司員工特殊情況用車(chē)。

二、公務(wù)車(chē)的調(diào)度及管理

(1) 公司車(chē)輛的管理部門(mén)為總經(jīng)辦，(2) 總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)車(chē)輛的調(diào)度與管理。

(3) 因工作需要用車(chē)，(4) 市內(nèi)一般應(yīng)提前半天，(5) 長(zhǎng)途應(yīng)至少提前一天向總經(jīng)辦申請(qǐng)，(6) 以便作統(tǒng)籌安排和作好準(zhǔn)備(7) 。特殊情況下緊急用車(chē)不(8) 在此限。

(9) 公司主要領(lǐng)導(dǎo)(董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、總經(jīng)理助理)用車(chē)，(10) 情況許可應(yīng)通知辦公室統(tǒng)一安排。用車(chē)未通知總經(jīng)辦的，(11) 駕駛員應(yīng)在可能的情況下向總經(jīng)辦報(bào)告。

(12) 公司各部門(mén)及員工因公用車(chē)應(yīng)按第三條要求，(13) 填寫(xiě)《用車(chē)申請(qǐng)單》，(14) 總經(jīng)辦主任根據(jù)是否需要和可能進(jìn)行安排。特殊情況下經(jīng)總經(jīng)辦主任同(15) 意，(16) 可以不(17) 填寫(xiě)《用車(chē)申請(qǐng)單》。

(18) 除本規(guī)定第四條的情形外，(19) 駕駛員在沒(méi)有總經(jīng)辦主任簽發(fā)的派車(chē)單和沒(méi)有得到總經(jīng)辦主任的指(20) 令外，(21) 均不(22) 得私自用車(chē)。

(23) 除本規(guī)定第四條的情形外，(24) 駕駛員必須嚴(yán)格按照派車(chē)單和總經(jīng)辦主任規(guī)定的路線行駛。否則，(25) 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，(26) 從嚴(yán)懲罰。

(27) 公司員工用車(chē)，(28) 均由總經(jīng)辦主任安排，(29) 不(30) 得強(qiáng)行自我駕駛。否則，(31) 公司對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。因此造成損失由違規(guī)者全部負(fù)責(zé)。

(32) 非公司專(zhuān)職駕駛?cè)藛T駕車(chē)、駕駛?cè)藛T酒后駕車(chē)和因私用車(chē)違章造成的損失按實(shí)際數(shù)額賠償;因扣駕照等原因不(33) 能出車(chē)的時(shí)間按事假處理。

(34) 車(chē)輛需要購(gòu)買(mǎi)工具、配件，(35) 或者需送修理廠保養(yǎng)和維修，(36) 駕駛員必須先填寫(xiě)申請(qǐng)單，(37) 按程序?qū)徍撕团鷾?zhǔn)后，(38) 由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)到指(39) 定的地點(diǎn)購(gòu)買(mǎi)和維修，(40) 駕駛?cè)藛T不(41) 得自行做主、先斬后奏。

(42) 公司車(chē)輛的停放地點(diǎn)由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，(43) 駕駛員負(fù)責(zé)作好安全工作。需要改變停放地點(diǎn)時(shí)應(yīng)及時(shí)報(bào)告總經(jīng)辦主任，(44) 征得同(45) 意后方可改變。如因不(46) 按規(guī)定停放，(47) 責(zé)任人要承擔(dān)公司實(shí)際損失的40%。

(48) 總經(jīng)辦主任因公外出，(49) 應(yīng)委托專(zhuān)人負(fù)責(zé)車(chē)輛的調(diào)度與管理。

第十五章辦公環(huán)境管理與禮儀規(guī)范

為加強(qiáng)辦公室管理，規(guī)范本公司全體同仁的儀態(tài)、舉止;以及工作紀(jì)律，營(yíng)造一個(gè)舒適、良好的工作環(huán)境，特制定本規(guī)定。

一、辦公環(huán)境管理

(1) 公司所有員工必須注重創(chuàng)造辦公室里良好的有形和無(wú)形的工作環(huán)境。具體如下：

1、 愛(ài)護(hù)辦公室環(huán)境，2、 不3、 隨意變更辦公室的布置和色調(diào)，4、 不5、 亂擺放掛件和飾物。

6、 自覺(jué)維護(hù)辦公室衛(wèi)生，7、 不8、 亂丟垃圾紙屑;不9、 隨地吐痰，10、 個(gè)人自備11、 水杯，12、 茶水不13、 亂到;衛(wèi)生間使用后及時(shí)沖洗干凈，14、 如不15、 慎將地面、臺(tái)面弄臟，16、 應(yīng)隨手擦干凈，17、 便于他人使用。

18、 愛(ài)護(hù)公物，19、 各類(lèi)辦公用品、設(shè)備20、 須按操作方法使用;公用辦公設(shè)備，21、 如傳真機(jī)、復(fù)22、 印機(jī)、打印機(jī)等由辦公室安排專(zhuān)人管理、使用。

23、 辦公桌臺(tái)面保持整潔、衛(wèi)生，24、 不25、 擺放與工作無(wú)關(guān)的物品;每日工作完畢后，26、 個(gè)人文件、資料、賬簿要及時(shí)清理、整理，27、 并收入檔案柜和抽屜內(nèi)。

28、 禁止在辦公室里吸煙。

29、 早餐不30、 得帶入辦公室，31、 不32、 得在辦公室吃零食、瓜果等。

33、 不34、 得在工作時(shí)間閑聊、唱歌和大聲喧鬧，35、 說(shuō)話語(yǔ)調(diào)要放輕，36、 以免影響他人工作。

37、 工作時(shí)間不38、 在辦公室隨意走動(dòng);不39、 在辦公室玩電腦游戲;不40、 閱讀與工作無(wú)關(guān)的書(shū)籍(如小說(shuō)、雜志等)。

41、 不42、 得攜帶危險(xiǎn)、違禁物品進(jìn)入辦公室。

(2) 營(yíng)造和睦、團(tuán)結(jié)、互助的工作氛圍，(3) 提倡精神文明的建設(shè)。具體要求如下：

1、 對(duì)待同2、 事的態(tài)度應(yīng)是真誠(chéng)有禮，3、 工作中如果出錯(cuò)，4、 不5、 要推諉卸責(zé)?！凹核?、 欲，7、 勿施于人?！笔峭?、 事間相處的一條重要原則。

9、 傷人的話不10、 要說(shuō)，11、 傷人的事不12、 要做，13、 更不14、 要熱衷于探聽(tīng)和傳播別人的隱私，15、 不16、 要講不17、 利于團(tuán)結(jié)的話;做低級(jí)趣味的事。

18、 言必行，19、 行必果，20、 對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不21、 要信口保證，22、 對(duì)同23、 事不24、 要隨便輕易許諾。

25、 當(dāng)工作中產(chǎn)生分歧時(shí)，26、 應(yīng)注意將分歧控制在一定的范圍內(nèi)，27、 要就事論事，28、 對(duì)事不29、 對(duì)人。

同30、 事相處應(yīng)和睦相處，31、 不32、 卑不33、 亢，34、 注意尊重他人的人格。

35、 下級(jí)應(yīng)尊重上級(jí)，36、 如果上級(jí)布置的任務(wù)和自己的想法相左，37、 如沒(méi)有嚴(yán)重的失誤，38、 應(yīng)按布置的去做，39、 意見(jiàn)可事后交流。如果上級(jí)確有失誤，40、 應(yīng)注意提意見(jiàn)的方式方法，41、 應(yīng)避免越級(jí)。

42、 下級(jí)對(duì)上級(jí)的態(tài)度不43、 要唯唯諾諾，44、 過(guò)分謙恭、阿諛?lè)畛?。也?5、 要目無(wú)領(lǐng)導(dǎo)，46、 越級(jí)上報(bào);上級(jí)也應(yīng)尊重下屬，47、 要有寬容之心，48、 應(yīng)善于與不同49、 性格的下屬相處。

50、 作為上級(jí)應(yīng)知人善任，51、 任人唯賢，52、 不53、 能任人唯親。

54、 公司配置的電腦屬指55、 定的使用部門(mén)和使用人管理，56、 未經(jīng)同57、 意，58、 不59、 得擅自使用他人的電腦，60、 嚴(yán)禁私自調(diào)閱、刪改、刪除他人的電腦文件。

61、 未經(jīng)允許，62、 不63、 得隨意翻看同64、 事的文件、資料等。

65、 借用公司或他人的東西，66、 使用后及時(shí)歸還。

67、 非因公務(wù)，68、 不69、 得私自動(dòng)用公-款、公物。

二、禮儀規(guī)范

(1) 辦公室員工必須注意儀表儀容，(2) 講究禮儀風(fēng)范。具體要求如下：

1、 穿著整潔、高雅，2、 講究品位和內(nèi)涵。

3、 11月份——5月份之間，4、 每周一至周五的工作時(shí)間內(nèi)，5、 男性員工上班必須著西裝打領(lǐng)帶。女性員工上班著裝須淡雅得體，6、 不7、 透、露，8、 不9、 過(guò)分華麗，10、 上班不11、 得穿超短裙。

12、 夏季、周末(星期五)，13、 員工可著便裝上班，14、 但必須大方、得體，15、 具有積極向上的精神面貌。

16、 皮鞋應(yīng)每日清潔，17、 不18、 得穿帶釘子的鞋上班;女性員工不19、 得穿鞋跟過(guò)高的皮鞋。

20、 女性員工上班應(yīng)化淡妝，21、 保持清秀、健康、靚麗的形象，22、 不23、 宜用香味濃烈的香水。

(3) 辦公室員工必須注意日常辦公禮儀，(4) 養(yǎng)成文明辦公的職業(yè)習(xí)慣。具體要求如下：

1、 公司內(nèi)以職務(wù)稱(chēng)呼上司;同2、 事間以先生、小姐等相稱(chēng)。

3、 辦公室員工在工作時(shí)應(yīng)保持優(yōu)雅的坐姿和站姿，4、 不5、 得亂坐亂靠，6、 注意個(gè)人風(fēng)度。

7、 進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)房間請(qǐng)示匯報(bào)工作，8、 須先敲門(mén)，9、 聽(tīng)到應(yīng)答后再進(jìn)入并隨手關(guān)門(mén)。

10、 接聽(tīng)電話要迅速、正確，11、 要求在第三聲鈴響前取下話筒，12、 回話時(shí)要首先問(wèn)候，13、 通報(bào)公司名14、 稱(chēng)，15、 并認(rèn)真做重要事項(xiàng)記錄;結(jié)束時(shí)禮貌道別，16、 待對(duì)方切17、 斷電話后再放電話。

18、 工作時(shí)間內(nèi)，19、 不20、 得打私人電話，21、 不22、 得在電話里聊天。

23、 上班時(shí)，24、 在通道、走廊、電梯走動(dòng)，25、 要放輕腳步，26、 不27、 要行色匆忙;不28、 能一邊走一邊大聲說(shuō)話，29、 更不30、 得唱歌或吹口哨。

31、 在通道、走廊、電梯里遇到上司或客戶(hù)要禮讓?zhuān)?2、 不33、 能搶行。

34、 在外與公司同35、 仁相遇應(yīng)點(diǎn)頭行禮表示致意。

(5) 辦公室員工在辦公室接待來(lái)訪客戶(hù)(客人)，(6) 應(yīng)按下述要求做好接待工作：

1、 對(duì)約定的接待，2、 事先做好各項(xiàng)準(zhǔn)備3、 。

4、 有客戶(hù)(客人)來(lái)訪，5、 馬上站起來(lái)接待，6、 引坐、讓坐，7、 倒水或砌8、 茶。

9、 接待客戶(hù)(客人)時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑服10、 務(wù)，11、 要首先表示歡迎。

12、 對(duì)需要向領(lǐng)導(dǎo)和同13、 事介紹、引薦的客戶(hù)(客人)，14、 在接待后要及時(shí)介紹、引薦。

15、 客戶(hù)(客人)離去，16、 要熱情相送，17、 表示感謝，18、 歡迎再次惠顧。

第十六章附則

一、本制度由上海百勝斯生物工程有限公司辦公室負(fù)責(zé)解釋、修改和執(zhí)行。

二、本制度自2003年5月1日起實(shí)施(試行)。