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銷售與收款管理制度 第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司的銷售與收款業(yè)務(wù)，加強內(nèi)部管理，防范經(jīng)營風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《內(nèi)部會計控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本公司銷售與收款管理制度。 第二條 建立公司銷售與收款管理制度應(yīng)達(dá)到以下基本目標(biāo)： （一）建立健全相關(guān)的內(nèi)部控制組織結(jié)構(gòu)，形成科學(xué)的決策機制、執(zhí)行機制和監(jiān)督機制，確保經(jīng)營管理目標(biāo)的實現(xiàn)； （二）建立行之有效的風(fēng)險控制系統(tǒng)，強化風(fēng)險管理，確保各項業(yè)務(wù)活動的健康運行； （三）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為，保護財產(chǎn)的安全完整； （四）確保國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。 第三條 公司銷售與收款內(nèi)部控制堅持如下原則： （一）關(guān)鍵點控制原則：針對業(yè)務(wù)處理過程中的關(guān)鍵控制點，將內(nèi)部控制落實到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等各個環(huán)節(jié)； （二）符合國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司的實際情況，全體員工必須遵照執(zhí)行，任何部門和個人都不得擁有超越內(nèi)部控制的權(quán)力； （三）保證公司內(nèi)部機構(gòu)、崗位及其職責(zé)權(quán)限的合理設(shè)置和分工，堅持不相容職務(wù)相互分離，確保不同機構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督； （四）成本效益原則：公司在設(shè)置各個控制點時應(yīng)合理考慮所得到的收益應(yīng)大于控制成本的基本要求，如果無法確認(rèn)控制點所帶來的收益，則應(yīng)考慮滿足既定控制前提下，使控制成本最小。 第四條 銷售與收款內(nèi)部控制制度包括銷售部門、財務(wù)部門、保管部門及其它銷售與收款業(yè)務(wù)的參與人。 第五條 銷售與收款業(yè)務(wù)程序的主要環(huán)節(jié)包括報價、信用調(diào)查、接受訂單、核準(zhǔn)付款條件、填制銷貨通知、發(fā)出商品、開具發(fā)票、核準(zhǔn)銷售折扣、核定銷售折讓或退貨條件并辦理退款或接受退貨、收取貨款以及各環(huán)節(jié)的賬務(wù)處理等。 第二章 標(biāo)準(zhǔn)銷售作業(yè)程序 第一節(jié) 接 單 第六條 訂單的接收、遞送 (一)業(yè)務(wù)員接到到客戶訂單后應(yīng)對訂單進行合規(guī)性審閱，對擬接收的訂單報貿(mào)易區(qū)經(jīng)理進行審批。 (二)貿(mào)易區(qū)經(jīng)理對訂單的客戶的重要性及產(chǎn)品的趨勢進行預(yù)估，確定是否接單，公司鼓勵重點客戶及重點產(chǎn)品的訂單的接收，對不接收的訂單返還業(yè)務(wù)員。對擬接收的訂單轉(zhuǎn)公司價格主管進行價格商談，由價格主管根據(jù)授權(quán)內(nèi)進行報價，若雙方無法在授權(quán)范圍內(nèi)確定，則返還業(yè)務(wù)員取消訂單，若客戶非常重要（按客戶的年采購磁芯的金額、行業(yè)內(nèi)的影響力、產(chǎn)品發(fā)展趨勢等），對客戶擬接受的最高價格報磁業(yè)公司主要負(fù)責(zé)人進行裁決。同時貿(mào)易區(qū)經(jīng)理對客戶進行評審，確定是否是新客戶，對新客戶同時轉(zhuǎn)交磁業(yè)公司財務(wù)部進行信用評估，由磁業(yè)公司財務(wù)部通知業(yè)務(wù)員進行財務(wù)調(diào)查資料的收集，并確定信用額度。 (三)磁業(yè)公司財務(wù)部會同營銷管理部、報價主管以每年年初制訂公司分客戶、產(chǎn)品的價目表，報控股股份公司財務(wù)管理中心審核，磁業(yè)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。對年內(nèi)價格調(diào)整，若調(diào)低價目表報則按年初確定價目表的程序進行審批。若年內(nèi)新生產(chǎn)的產(chǎn)品定價，按制定價目表的程序進行，但不需報控股股份公司財務(wù)管理中心審核。 (四)對同一客戶相同產(chǎn)品以前已有接單的，也應(yīng)按程序報經(jīng)價格主管審批。 （五）對訂單無注明銷售單價的，并也沒有經(jīng)價格主管審核確定的，則確定為無效的訂單。 第七條 交期的確定 (一)已接受的訂單報公司營銷管理部，由營銷管理部按日按分客戶、分品種進行匯總， 次日上午報物流部進行計劃分解，確定交期，返還營銷管理部，由營銷管理部書面通知客戶進行確認(rèn)。 （二）對客戶不能確認(rèn)交期的由營銷管理部與物流部進行溝通，并返還客戶，直至雙方確認(rèn)，若雙方無法達(dá)成一致的，則取消訂單。 第八條 庫存商品的銷售 價格主管應(yīng)對客戶訂單產(chǎn)品進行審核，若可確定為是公司庫存產(chǎn)品清庫銷售的，可在價目表下限下浮5%以內(nèi)審批，取得客戶確認(rèn)后通知營銷管理部，由營銷管理部通知物流部安排運輸。對清庫金額較大，價格比價目表下限下浮5%以上時報磁業(yè)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 第二節(jié)發(fā)貨、開票一般規(guī)定 第九條 商品的發(fā)運 (一)營銷管理部隨時跟蹤公司生產(chǎn)進度和入庫情況，對已入倉的產(chǎn)品通知物流部組織運輸，由物流部按送貨地安排運輸。 (二)倉庫根據(jù)發(fā)貨通知單發(fā)貨，并填制出庫單，隨運輸公司送達(dá)到客戶，運輸公司憑客戶的回簽訂與公司結(jié)算運費。 (三)倉庫出庫單一聯(lián)交財務(wù)管理中心用于登記發(fā)出商品明細(xì)賬。 （四）發(fā)貨通知單、出庫單應(yīng)注明產(chǎn)品型號、材質(zhì)、計量單位、數(shù)量、單價、總金額等信息。 第十條 發(fā)票的開具： （一）發(fā)票開具的種類有內(nèi)銷發(fā)和外銷發(fā)票，內(nèi)銷發(fā)由財務(wù)管理中心發(fā)票管理員負(fù)責(zé)，外銷發(fā)由單證部門負(fù)責(zé)。 (二)內(nèi)銷發(fā)票的開具，發(fā)票管理員根據(jù)與客戶及業(yè)務(wù)員的對賬，確認(rèn)使用的數(shù)量及單價開具普通發(fā)票和增增值稅發(fā)并郵寄給客戶。內(nèi)銷發(fā)票開具時應(yīng)核查： 1.客戶確認(rèn)的產(chǎn)品型號、數(shù)量與發(fā)出商品明細(xì)賬是否相符，若不符應(yīng)查明原因，應(yīng)向業(yè)務(wù)員提出調(diào)整辦法，并業(yè)務(wù)申報并審核后調(diào)整發(fā)出商品明細(xì)賬后方可開具發(fā)票； 2. 客戶確認(rèn)的單價是否與出倉單上所注明的單價相符，若不符應(yīng)向業(yè)務(wù)員提出應(yīng)補辦價格確認(rèn)程序后方可開具發(fā)票。 (二)外銷發(fā)票的開具，單證部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)員的發(fā)貨通知單安排船運、訂倉等，并通知倉庫進行發(fā)貨，開具外銷發(fā)票，辦理報關(guān)出口，將發(fā)票及時傳遞至財務(wù)管理中心。 第十一條 賬務(wù)登記 財務(wù)管理中心憑發(fā)票，進行發(fā)出商品明細(xì)賬和應(yīng)收賬款、銷售明細(xì)賬的登記。 第三節(jié) 收款業(yè)務(wù) 第十二條 資金回收計劃 （一）財務(wù)管理中心應(yīng)在每月的月初根據(jù)每個客戶的結(jié)算期及發(fā)貨使用時間制訂當(dāng)月的資金回收計劃，報經(jīng)批準(zhǔn)后分發(fā)給每個貿(mào)易區(qū)及業(yè)務(wù)員。 第十三條現(xiàn)金收入日報表 (一)財務(wù)管理中心資金管理部應(yīng)每日根據(jù)銀行的收款記錄編制現(xiàn)金收入日報表，現(xiàn)金收入包括應(yīng)收票據(jù)、匯票、本票、電匯、現(xiàn)金等，對于無法對應(yīng)銷售單位的現(xiàn)金收入進行確認(rèn)，應(yīng)在未確認(rèn)客戶欄進行反映。 (二)現(xiàn)金收入日報表應(yīng)于當(dāng)天下班前交至營銷管理部，由營銷管理部下發(fā)給磁業(yè)公司主要負(fù)責(zé)人及各貿(mào)易區(qū)。 第十四條 賬目核對 (一)財務(wù)管理中心月未結(jié)賬后應(yīng)編制應(yīng)收賬款及發(fā)出商品分客戶的明細(xì)賬及應(yīng)收賬款賬齡分析表，交營銷管理部，由營銷管理部下發(fā)給磁業(yè)公司主要負(fù)責(zé)人及各貿(mào)易區(qū)。 (二)各業(yè)務(wù)員收到應(yīng)收賬款及發(fā)出商品明細(xì)表后應(yīng)與業(yè)務(wù)員的臺賬進行核對，對于有差異的應(yīng)提出差異原因說明表，財務(wù)管理中心收到差異原因說明表后應(yīng)在一個星期內(nèi)組織人員進行核對，并根據(jù)核查結(jié)果提出處理方案。 (三)財務(wù)管理中心應(yīng)組織一年不少于二次的與客戶函證對賬工作，函證內(nèi)容包括應(yīng)收賬款余額、發(fā)出商品明細(xì)數(shù)量及單價、金額。業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)函證的回函，財務(wù)管理中心對回函的函證進行歸類分析，對存在較大差異的應(yīng)組織人員與客戶進行實地對賬，差異不大的應(yīng)責(zé)成業(yè)務(wù)員進行與客戶的對賬，并將對賬的結(jié)果反饋到財務(wù)管理中心，由財務(wù)管理中心提處置方案，報經(jīng)報準(zhǔn)后進行賬務(wù)處理。 (四)每年年度終了，財務(wù)管理中心應(yīng)對應(yīng)收賬款的可收回性進行分析，對于無法收回的應(yīng)收賬款，且賬齡在三年以上的，應(yīng)組織營銷管理部進行確認(rèn)是否為呆賬，若為呆賬應(yīng)報批進行核銷。 第四節(jié) 寄售業(yè)務(wù) 第十五條 公司原則上控制客戶采用寄售模式進行銷售，若客戶提出必須進行寄售模式銷售，業(yè)務(wù)員提出申請，報經(jīng)磁業(yè)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可與客戶簽訂寄售合約。 第十六條 寄售模式下的業(yè)務(wù)處理 發(fā)貨與一般貿(mào)易銷售相同，主要是對寄存在客戶未使用的所有權(quán)歸公司的商品必須進行賬實核查，由專人負(fù)責(zé)寄售客戶的發(fā)出商品明細(xì)賬與客戶寄存實物的核對，至少每月核對一次，對發(fā)現(xiàn)的差異及時查清原因并進行處理?！ ?/SPAN> 第三章 銷售異常業(yè)務(wù)作業(yè)程序 第十七條 銷售異常業(yè)務(wù)類型 銷售異常業(yè)務(wù)包括退貨、折讓、調(diào)貨、貼現(xiàn)、扣款等。 第十八條 退貨業(yè)務(wù)的處理 (一)對客戶提出的退貨通知單，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時提交給營銷管理部進行審批，確定是否退貨。 （二）對經(jīng)批準(zhǔn)同意退貨的商品沒有開具過發(fā)票的退貨，由營銷管理部通知物流部安排運輸公司進行運回公司，對運回公司的退貨商品由倉庫管理員進行清點驗收入庫，并開具紅字出庫單，并傳遞至財務(wù)管理中心進行發(fā)出商品的賬務(wù)處理。若倉庫管理員在清點過程中發(fā)現(xiàn)退貨數(shù)量與退貨清單不相符的，應(yīng)反饋給業(yè)務(wù)員，由業(yè)務(wù)員與客戶進行協(xié)調(diào)，并根據(jù)協(xié)調(diào)結(jié)果進行賬務(wù)處理。 （三）對經(jīng)批準(zhǔn)同意退貨的商品已開具過發(fā)票的退貨，由營銷管理部通知物流部安排運輸公司進行運回公司，對運回公司的退貨商品由倉庫管理員進行清點驗收入庫，并開具紅字出庫單，并傳遞至財務(wù)管理中心進行發(fā)出商品的賬務(wù)處理。財務(wù)管理中心同時根據(jù)發(fā)票是否可退回分別進行處理，若發(fā)票可退回的，要求客戶將發(fā)票郵寄至公司財務(wù)管理中心進行沖賬，若客戶已抵扣增值稅的增值稅發(fā)票，則需客戶提供主管稅務(wù)機關(guān)出具的退貨、折讓證明單，用于開具紅字的增值稅發(fā)票，并進行賬務(wù)處理。 第十九條 折讓業(yè)務(wù)的處理 (一)對對客戶提出的折讓通知單，由業(yè)務(wù)員與客戶及時進行溝通，確定折讓金額，確定折讓金額后，業(yè)務(wù)員應(yīng)及時提交給營銷管理部進行審批，確定是否折讓。 （二）經(jīng)批準(zhǔn)的折讓通知單，由營銷管理傳遞至財務(wù)管理中心進行賬務(wù)處理。 第二十條 貨物調(diào)撥業(yè)務(wù)的處理 (一)業(yè)務(wù)員根據(jù)分管客戶的具體情況，對已發(fā)送至一個客戶而未使用的產(chǎn)品，若不進行調(diào)撥會影響產(chǎn)品的使用，經(jīng)業(yè)務(wù)員提出調(diào)撥申請貿(mào)易區(qū)經(jīng)理批準(zhǔn)后，報磁業(yè)公司分管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可進行調(diào)撥。 (二)產(chǎn)品由業(yè)務(wù)員進行運輸調(diào)撥，并取得調(diào)入單位和調(diào)出單位的調(diào)撥單報營銷管理部備案，報財務(wù)管理中心進行賬務(wù)處理，對已開票的商品嚴(yán)禁進行貨物調(diào)撥。 第二十一條 貼現(xiàn)業(yè)務(wù)的處理 (一)業(yè)務(wù)員提前收款，客戶提出提前收款貼現(xiàn)時，應(yīng)提出提前收款貼現(xiàn)申請報告，在經(jīng)磁業(yè)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可與客戶簽定貼現(xiàn)協(xié)議，若貼現(xiàn)率在月3%以上時必需進行特別批準(zhǔn)。 (二)業(yè)務(wù)每月的貼現(xiàn)協(xié)議需及時送交財務(wù)管理中心，附經(jīng)批準(zhǔn)的貼現(xiàn)申請單進行賬務(wù)處理。 (三)對到期資金收款嚴(yán)控貼現(xiàn)收款，若客戶必需提出貼現(xiàn)才付款的，應(yīng)進行特別批準(zhǔn)。 第二十二條 扣款業(yè)務(wù)的處理 (一)對客戶提出的零星磁芯破碎、整理支出，由業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶的扣款通知書報經(jīng)批準(zhǔn)后傳遞至財務(wù)管理中心進行賬務(wù)處理。 第四章 附則 第二十三條 本制度呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，增設(shè)修訂亦同。 第二十四條 本規(guī)定自 |
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