在當今的經營環(huán)境和管理挑戰(zhàn)中，個人的時間管理更重要，還是組織的時間管理更重要？如何有效地管理組織的時間資源？深圳市魅動音響有限公司( 簡稱“魅動”) 總裁梅慶開，領導力及時間管理專家、中華領導藝術研究院院長譚小芳，聯(lián)合國工業(yè)發(fā)展組織認證管理培訓師、組織效能及時間管理專家盧緒文，應本刊之約分享其豐富經驗和專業(yè)見解。

　　時間管理是組織的優(yōu)先任務

　　從當今企業(yè)的經營環(huán)境和管理挑戰(zhàn)來看，你覺得時間管理首先是企業(yè)組織的還是員工個人的優(yōu)先任務？

　　梅慶開：從我們公司的經營環(huán)境和管理挑戰(zhàn)來看，時間管理肯定是企業(yè)的優(yōu)先任務。在我們公司開創(chuàng)初期只有5 個人的時候，員工個人的時間管理顯得更加重要，決定著企業(yè)的生死。比如一個人要干財務，要干業(yè)務，要干研發(fā)，你能想到的能干的工作，基本上都可能去干。這個時候個人的時間管理就顯得非常重要，因為你管理好了個人，就管好了很大一個面。

　　但是隨著公司的不斷發(fā)展，組織的不斷壯大，人數不斷的增多，專業(yè)分工不斷的明細，這個時候企業(yè)組織的時間管理就顯得非常非常重要，遠遠重于員工個人的時間管理。每個人干的只是一個機器里面的一部分事情，這個時候整體目標的達成不是靠一個人就可以搞定的，十分需要部門之間的協(xié)調和溝通。

　　我們這個行業(yè)的經營環(huán)境越來越惡劣。魅動目前是出口型企業(yè)，人民幣長期升值，深圳這個地方勞動力成本上升，各種生產要素的價格不斷地上升，導致了整體行業(yè)的經營環(huán)境逐漸地惡劣。這個時候，企業(yè)的效率很重要，如果還是維持以前的效率，就意味著你多出了百分之幾十的成本，必須要在效率上面提升。組織的時間管理就是提升效率的一個重要手段。

　　盧緒文：從影響時間管理的經營環(huán)境來說，我們知道現(xiàn)在流行一句話，叫“從大魚吃小魚，到快魚吃慢魚”，所以企業(yè)需要更快的市場反應和行動。

　　在管理挑戰(zhàn)方面，從勞動力成本的上升，維權意識的增強，到80 后90 后成為勞動力的主體，這些變化要求過去基于低成本優(yōu)勢、人口紅利、加班加點等優(yōu)勢的模式必須轉型。

　　從這些方面來講，不管是組織，還是個人，都需要時間管理，但是我更強調它應該是企業(yè)組織的優(yōu)先任務。

　　譚小芳： 時間管理肯定是企業(yè)的優(yōu)先任務。從企業(yè)的外在環(huán)境看，大家都在說中國企業(yè)是在紅海中拼殺，在紅海中尋找自身的藍海。而從行業(yè)性上看，大家都在講企業(yè)的戰(zhàn)略，企業(yè)戰(zhàn)略都有一定的高度，企業(yè)的管理層在執(zhí)行過程中其實就是人才的PK，企業(yè)組織強勢架構的PK，企業(yè)管理層在做事當中就要強調效率和時間管理。

　　把時間管理作為企業(yè)組織而非員工個人的優(yōu)先任務，對企業(yè)來說具有哪些意義？

　　盧緒文： 我想從兩個方面來回答這個問題。一是從更高的角度來提升效率和效益。不管是組織還是個人，不管是高管還是基層，都需要時間管理，但是組織和高管的影響面更大一些。舉例來說，即使個體的員工很懂得時間管理，他的效率很高，也可能受到組織或者直接上級的干擾，就是他不能不服從。

　　如果組織層面上進行時間管理，就能夠更大范圍的統(tǒng)一思想，提升效率，效率最終轉化為效益和利潤。海爾的日清制度，就是以一種制度的形式來固化組織時間管理。

　　二是適當地解放包括老板和高管在內的所有員工。一個僅僅知道敬業(yè)、加班的員工，未必是有效的員工，他可能苦勞疲勞挺多，但是功勞很少。一個工作成績突出卻在健康和家庭上出現(xiàn)問題的管理者，也不是一個成功的管理者。通過組織的時間管理，就能夠充分地調動組織的時間資源，合理調配所有人之間的時間資源，來提升工作的績效，平衡每個人的工作和生活。

譚小芳： 在一個企業(yè)的時間構成當中，管理者管理的時間是非常重要的。管理者在管理時間的時候，需要員工去做事情。員工如何按照管理層制定的方針、政策，按照他們要求的時間去做事情，這當中員工遵守時間，員工的執(zhí)行力很重要，直接影響到企業(yè)的整體業(yè)績。如果員工工作非常的無序，辦事又非常拖沓，就會影響整個公司的運營狀態(tài)。今天公司的管理者往往考慮的不是他自己或者某一個人的時間，而是要考慮所有員工在做事情的時候如何合理地調配時間。

　　企業(yè)利用人財物等資源的過程，實際上是進行時間資源的消費，所以時間管理的好壞，直接影響到人財物這些資源的利用效率，也會影響企業(yè)的整體業(yè)績。

　　梅慶開： 我認為意義在于，第一，降低成本，提升效率。時間管理做得不好的組織經常重復犯同樣的錯誤，而時間管理做得好的企業(yè)往往會有一種制度，去不斷地反省錯誤，對問題進行總結歸納，然后有一套防錯防呆的措施，讓你不會再犯同樣的錯誤，這樣時間和成本就不會重復地浪費。

　　另外一個意義是，組織時間管理做得好的企業(yè)，組織的運作是很順暢的。我們知道，部門與部門之間，或者說人跟人之間都隔著一堵墻。我把我的想法說給你的時候，其實你能夠接受50% 就已經是很不錯了。有一項科學的測試顯示，一般來講，我們這樣認認真真地講話和傾聽，你能夠接受我的真實意思的百分之五六十，當你講給另外一個人聽的時候，信息又不斷地失真。組織時間管理做得好的企業(yè)，會把溝通的問題處理得非常好，它會讓信息更加透明，你知道自己的目標，你知道別人的目標，別人也知道你的目標，這樣溝通起來就比較順暢。

　　時間管理做得好的公司，它的競爭優(yōu)勢是很大的。只要不犯戰(zhàn)略性的判斷失誤和決策失誤，只要它走對路，一定會在同行業(yè)里保持非常強的競爭優(yōu)勢。減少管理成本和浪費的成本。部門之間、員工之間溝通順暢的話，也減少人員成本。溝通得好，一個人干十個人的活，溝通的不好，十個人干一個人的活。

　　比較組織的時間管理與個人的時間管理，你認為這兩者有哪些異同？

　　譚小芳： 兩者的共同點就是碎片時間。企業(yè)和個人都有自己零碎的時間，甚至說是浪費的時間。企業(yè)和個人面臨的問題是如何有效地把碎片時間利用起來。兩者有一些不太相同的地方。比如個人的時間管理更有彈性一點，比如我今天想做這件事情，可以做，也可以不做，那我可能推到明天或者后天，對我來說沒有太大的損失。但在企業(yè)組織的時間管理中，彈性就沒有那么大。比如企業(yè)一旦做出決策，它就有周期了，而且決策的事情不能說我到下一秒再決策，也許就這一秒的差別就影響了企業(yè)的發(fā)展。

　　梅慶開： 我認為兩者的目標是相同的。時間是有限的資源，個人時間管理和組織時間管理的目標都是最大化地利用時間。

　　但它們的不同是很大的。個人的時間管理注重的是個體，他容易知道自己的目標。組織的時間管理注重的是組織目標和個人目標的統(tǒng)一，需要考慮如何協(xié)調這種統(tǒng)一。個人的時間管理不涉及溝通層面，個人能夠掌握自己的目標，個人的時間管理通過培訓和養(yǎng)成好習慣，是比較容易提升的。組織的時間管理要提升起來確實比較難，因為每個人都要用同一個理念，或者企業(yè)文化在組織的時間管理中起到很大的作用。一個好的企業(yè)文化的公司，一定是時間管理做得非常好的公司。一個壞的企業(yè)文化的公司，它的時間管理肯定做不好，因為它的員工之間都有矛盾對立的情緒，推諉、扯皮、踢皮球，不可能把時間管理做好。

　　盧緒文： 兩者相同的一點就是都涉及到人的時間管理，因為組織是由人組成的，它的流程都通過人去實施。

　　兩者有一些不同，比如說對象的不同，除了人的時間管理，組織的時間管理還涉及到物或者工具的管理等等。又比如，組織時間管理的復雜程度更高。

用組織手段管好時間資源

　　領導者的時間管理攸關企業(yè)組織的前途命運，你覺得從組織的層面來看，如何管理好領導者的時間？

　　盧緒文： 首先，企業(yè)組織要給領導者提供時間管理的培訓，讓他們懂得知時，惜時，守時，用時，做好時間管理的榜樣。他們是領導者，其言行會影響其他人。

　　其次，提醒領導者把最多的時間投入到重要而不緊急的事情上。時間管理上有一個重要的原理就是緊急重要四象限，也叫做艾森豪威爾原理。事實上，大多數人把很多時間花費在緊急而不重要的事情上。在這方面一個正面的典型就是王石，他在時間管理方面有獨到之處、成功之處。就像他的朋友馮侖評價的：王石最有眼光和與眾不同的地方是，當別人忙著做那些緊急的事情的時候，他做了那些看上去重要卻不緊急的事情，比如說企業(yè)制度的規(guī)范，人力資源的建設，經營理念的設定，所以他能夠去爬山，能夠去美國留學。

　　第三，幫助領導者做好決策。這些年來企業(yè)十分重視員工的執(zhí)行力，但是我想強調要從組織和管理者的角度看執(zhí)行力。一個企業(yè)就像一條龍，龍頭擺一厘米，龍尾可能幾百公里上千公里就擺出去了。員工的執(zhí)行力再強再好，如果作為龍頭的管理者決策都錯了，什么效率效益就都會泡湯。決策要慎重，避免“四拍型決策”，拍腦袋決策，拍胸脯保證，拍大腿后悔，拍屁股走人。

　　第四，幫助領導者把工作安排到位。領導者對工作安排不到位，實際上就是對時間的極大浪費。

　　第五，分工，授權，協(xié)助。分工是指高層領導之間要有合理的分工，就是你負責哪一塊，我負責哪一塊，不要相互交叉，不要相互意見老不一致，意見老不一致的話有什么效率可言呢？授權是管理者的一項基本技能，不肯授權的話，自己累死累活也處理不好許多事情。同時，領導者要發(fā)揮秘書、助理的協(xié)助作用。

　　譚小芳： 我認為當下流行的一些時間管理的方法和模塊，企業(yè)組織都可以推薦并提供給領導者，幫助其管理時間。

　　企業(yè)組織還可以為領導者配備專業(yè)的秘書或助理，提醒領導者主要關注企業(yè)的戰(zhàn)略任務，而不是被各種瑣碎的事情纏身，從而把80%的時間用于20%的要事上。有些企業(yè)嘗試給領導者設立時間管理的預算，比如為領導者完成某項戰(zhàn)略性任務設立時間標準，并考核其是否在這個時間標準內完成任務。這種做法有一定的借鑒之處，但是不能一刀切。在企業(yè)的組織中，有些事情很難說需要多長時間，很難設立時間標準。我認為不論是什么組織，要做好時間管理，必須要快、準、空、多、閑?！翱臁本褪强旃?jié)奏，單位時間當中快速地完成你的計劃和指標。作為管理者，制定計劃要快，作為員工，行動要快。網絡信息時代就是要求快節(jié)奏。“準”就是對準目標，比如一年的利潤額是多少，上半年完成多少，下半年完成多少?！翱铡本褪强粘鰰r間，來想一想一些事情，反而促進工作的快節(jié)奏發(fā)展?！岸唷笔侵付喽嗍褂没ヂ?lián)網等科技，加快工作的速度?！伴e”與“空”相關，當你學會了“空”，就自然“閑”下來了。

　　梅慶開： 我認為公司管理層一定要有共同的目標和愿景。人只有具有共同的目標和愿景，才有可能去談組織的管理，如果我往東走，你往西走，他往北走，怎么可能做好時間管理？要設立相應的績效考核制度。設定的績效考核指標，不能是矛盾的，一定是要互補的。比如說，你是個研發(fā)經理，你把產品做得更可靠，一定會有利于品質部的不良率的降低，這樣品質部就愿意配合你做后面的驗證等等工作，從而提高利用時間的效率。

　　要建立相應的培訓制度。培訓是很重要的，一定要通過培訓讓管理者擁有非常好的時間管理意識。

　　除了管理領導者的時間，組織時間的管理還有哪些領域或方面？從組織的角度，如何管理好這些領域或方面的時間？

　　梅慶開： 一個是研發(fā)創(chuàng)新團隊的時間管理。我們做的是品類創(chuàng)新，我們的共振音響和藍牙支架音響這兩個品類，在全世界占有百分之六十幾的市場份額。我們不是行業(yè)里最大的公司，卻是行業(yè)里專利最多的公司，在短短的三年里，擁有100 多項專利。

　　我們時間管理做得好的創(chuàng)新項目，主要體現(xiàn)在速度上。我很清楚每個小組每個人做事的步驟和銜接點。我們給不同的項目團隊設定分段的節(jié)點目標，共同開始進行研發(fā)，而不是等團隊A 做得差不多了，再到團隊B。

　　我經常和客戶溝通，掌握市場的需求變化。不同的研發(fā)團隊是一顆顆珍珠，我扮演的角色就是把這些珍珠串連起來的紅線，確保產品創(chuàng)新不會偏離市場需求。這對組織的時間管理非常重要，因為很多時候你以為自己已經實現(xiàn)了研發(fā)的目標，但是反過來一看，很多事情都是白做了，就意味著推倒重來，意味著時間、精力和成本的浪費。我們在品類創(chuàng)新中研發(fā)出來的產品，都是為了滿足市場的最新需求，我們的研發(fā)出現(xiàn)推倒重來的可能性就比較小。

人才的培養(yǎng)也是時間管理。很多公司在人才上只是拿來主義，比如看到哪個人強，就挖過來，甚至有很多空降兵，但是從人才培養(yǎng)的時間管理上看，這是不利于長遠的發(fā)展的。比如以前，我們公司的研發(fā)部流動性特別大，這對公司組織的時間管理的傷害比較大，現(xiàn)在我們提倡培養(yǎng)大學生的人才制度，給予剛畢業(yè)的大學生培訓，給予他們機會，讓他們去鍛煉，所以我們現(xiàn)在看到剛進公司三年兩年甚至一年的大學生就擔任一些比較重要的職務，正在發(fā)揮重要的作用，對公司的時間管理產生積極的效應。

　　內部培養(yǎng)員工會提高員工的執(zhí)行力。我認為一個公司的人員架構有問題的話，它的時間管理一定做不好。人才培養(yǎng)主要是兩個“ 性”：合適性和合格性。合格性比較容易培養(yǎng)，合適性比較難培養(yǎng)。就時間管理來說，合適性比合格性更重要，能被你挖來的人才，也會輕易地被其他人挖走，這就是時間的浪費。

　　盧緒文： 要科學地設計組織結構。從根本上看，有很多問題源于部門劃分不合理或者崗位職責不清。比如說，一樣的或者一類的工作任務會分給很多部門，這樣就會造成協(xié)調時間的延長。比如說，一個客服分成兩個或者三個部門。比如說，崗位職責不明確，就連內部人都搞不清楚這件事情應該由誰負責，肯定會耽誤時間。

　　要從流程和文化方面來完善時間管理。流程方面，能簡化的就要簡化。企業(yè)文化方面要注意克服官僚主義。

　　要提升管理的標準化和員工的職業(yè)化。以辦公軟件為例，如果有的員工喜歡用這個版本，有的員工喜歡用那個版本，那么不同版本制作出來的文檔可能會不兼容，造成時間的浪費。員工職業(yè)化直接影響效率。比如職業(yè)態(tài)度，有很多效率低的員工，不是他們的執(zhí)行力不行，而是他們的積極性受到了影響。組織僅僅是要求員工要敬業(yè)要努力，無助于從根本上解決問題。

　　譚小芳： 一個領域是對大多數員工的時間管理。制造型企業(yè)員工往往比較多，這些企業(yè)的文化要素常常是質量、快捷、安全等等，企業(yè)應該把時間管理融入這些文化中去，針對時間管理做一些培訓，獎勵時間效率高的員工，打造出一個快捷的企業(yè)。

　　另一個領域就是會議管理。現(xiàn)在很多企業(yè)中，會議開始和會議結束經常晚點。我們見到的很多會議，董事長、總經理、副總，從上到下就全說完了，就像一個發(fā)布會，冠冕堂皇的官方語言太多，實際上沒有實現(xiàn)會議的目標，很容易在會議當中偏離方向，拖延會議時間。

　　有些企業(yè)的會議開得比較傳統(tǒng)，就是企業(yè)一出什么事，就為了省時間，把基層、中層和高層召集在一塊開會。這種方式往往不便于管理。反映情況的基本上是一線員工，而他們的上級領導也在會議現(xiàn)場，上級領導的上級領導也在現(xiàn)場，一線員工反映情況的時候看見上級領導在場，說也不是，不說也不是，權衡了一下，還是不說為好，所以開會的時候

　　要分清基層就是基層，中層就是中層，高層就是高層，該開誰的會就把誰叫來，把事情說完，宣布的時候把所有人都叫來就行了。