摘要：中職教務(wù)管理事務(wù)繁雜，存在大量重復(fù)性工作，譬如每學(xué)期各種獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)的打印、學(xué)籍管理中學(xué)生信息的核對(duì)單打印等等。這些工作量大、格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同，且每條記錄單獨(dú)成文、單獨(dú)填寫(xiě)，文件如果一份一份地編輯打印，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，但一旦份數(shù)比較多，就成了一件非?？鄲赖氖隆?/SPAN>我們可以充分利用了Office中的郵件合并功能來(lái)解決這一問(wèn)題。本文介紹了郵件合并的功能、操作方法和高級(jí)應(yīng)用。

　　關(guān)鍵字：郵件合并　中職教務(wù)管理

　　中職教務(wù)管理事務(wù)繁雜，存在大量重復(fù)性工作，譬如每學(xué)期各種獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)的打印、學(xué)籍管理中學(xué)生信息的核對(duì)單打印等等，這些工作量大、格式一致，數(shù)據(jù)字段相同，但數(shù)據(jù)內(nèi)容不同，且每條記錄單獨(dú)成文、單獨(dú)填寫(xiě)，文件如果一份一份地編輯打印，雖然每份文件只需修改個(gè)別數(shù)據(jù)，但一旦份數(shù)比較多，就成了一件非常苦惱的事。當(dāng)然我們也可以留出空兒來(lái)，打印完成后手工填寫(xiě)，只不過(guò)這樣就顯得有失水準(zhǔn)了。那么，有什么辦法既可以減少枯燥無(wú)味的重復(fù)性工作，又能顯現(xiàn)高超的文件編輯水平使得工作效率提高呢？我們可以充分利用了Office中的郵件合并功能。

　　一、Office中郵件合并功能的介紹

　　從名字上看郵件合并，好像發(fā)郵件才用得著，其實(shí)不然，它的主要作用在于文件合并，就是先建立一個(gè)包含所有文件共有內(nèi)容的主文檔和一個(gè)包含變化信息的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后使用這個(gè)功能在主文檔中插入變化的信息，形成一個(gè)合并的新文件。合成后的文件你可以保存，也可以打印，當(dāng)然也可以以郵件形式發(fā)出去，這就要看個(gè)人的使用需求了。

　　在Office中，先建立兩個(gè)文檔：一個(gè)Word包括所有文件共有內(nèi)容的主文檔（比如未填寫(xiě)的獎(jiǎng)狀等）和一個(gè)包括變化信息的數(shù)據(jù)源Excel（學(xué)生的獲獎(jiǎng)姓名、班級(jí)、獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)等），然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息，合成后的文件用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來(lái)，也可以以郵件形式發(fā)出去。

　　郵件合并的應(yīng)用領(lǐng)域有：

　　1．批量打印信封：按統(tǒng)一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人打印出來(lái)；

　　2．批量打印信件：主要是換從電子表格中調(diào)用收件人，換一下稱(chēng)呼，信件內(nèi)容基本固定不變；

　　3．批量打印請(qǐng)柬：同上2；

　　4．批量打印工資條：從電子表格調(diào)用數(shù)據(jù)；

　　5．批量打印個(gè)人簡(jiǎn)歷：從電子表格中調(diào)用不同字段數(shù)據(jù)，每人一頁(yè)，對(duì)應(yīng)不同信息； 

　　6．批量打印學(xué)生成績(jī)單：從電子表格成績(jī)中取出個(gè)人信息，并設(shè)置評(píng)語(yǔ)字段，編寫(xiě)不同評(píng)語(yǔ)；

　　7．批量打印各類(lèi)獲獎(jiǎng)證書(shū)：在電子表格中設(shè)置姓名、獲獎(jiǎng)名稱(chēng)和等級(jí)，在WORD中設(shè)置打印格式，可以打印眾多證書(shū)； 

　　8．批量打印準(zhǔn)考證、班級(jí)課表、明信片、信封等個(gè)人報(bào)表。

　　總之，只要有數(shù)據(jù)源（電子表格、數(shù)據(jù)庫(kù)）等，只要是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的二維數(shù)表，就可以很方便地按一個(gè)記錄一頁(yè)的方式從Word中用郵件合并功能打印出來(lái)！

　　二、教務(wù)管理中郵件合并的應(yīng)用舉例

　　利用Office郵件合并功能完成教務(wù)管理中經(jīng)常使用的打印Excel數(shù)據(jù)，制作大量獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)狀、準(zhǔn)考證、成績(jī)單、明信片、信封、班級(jí)課表等，現(xiàn)在以學(xué)生獲獎(jiǎng)證書(shū)為例介紹Office中郵件合并的操作方法。

　　第一步：建立數(shù)據(jù)源。

　　這個(gè)數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)。一言蔽之：只要能夠被SQL語(yǔ)句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源。因?yàn)猷]件合并說(shuō)白了就是一個(gè)數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。這里，我以Excel為例。

　　下圖是一個(gè)Excel工作薄文件“獎(jiǎng)學(xué)金名單．xls”，里面有一個(gè)工作表“獲獎(jiǎng)名單”，工作表里面有二十八條數(shù)據(jù)記錄，我們的任務(wù)就是把這二十八條記錄按照指定的模板打印成獎(jiǎng)狀。

圖一

　　第二步：建立主文檔。

　　在Word中建立一個(gè)主文檔，就是獎(jiǎng)狀文件。只要我們?cè)诿糠莳?jiǎng)狀需要填寫(xiě)班級(jí)、姓名、獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)的地方留出空格就可以了（如圖二）。

　　下圖是一個(gè)主文檔文件“獎(jiǎng)學(xué)金獎(jiǎng)狀．doc”，就是獎(jiǎng)狀的大致樣子。

圖二

　　第三步：郵件合并

　　打開(kāi)模板文件“獎(jiǎng)學(xué)金獎(jiǎng)狀．doc”，從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”>> “顯示郵件合并工具欄”，完畢之后工具欄上會(huì)多出一欄，就是郵件合并工具欄，如圖三所示。

圖三

　　下面，我們一步步進(jìn)行操作。

　　1．設(shè)置數(shù)據(jù)源

　　點(diǎn)擊郵件合并工具欄上“設(shè)置數(shù)據(jù)源”的按鈕（圖三中第二個(gè)），選擇“獎(jiǎng)學(xué)金名單．xls”文件，單擊打開(kāi)，然后會(huì)再?gòu)棾鲆粋€(gè)“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個(gè)工作表，選擇工作表“獲獎(jiǎng)名單”，直接點(diǎn)擊確定，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。

　　2．插入數(shù)據(jù)域

　　這里，以插入班級(jí)為例。

　?。?SPAN>1）將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方（這里插入班級(jí)，就放在文檔開(kāi)頭“班”之前）。

　　（2）點(diǎn)擊郵件合并工具欄上“插入域”的按鈕（圖三中第六個(gè)），在彈出的窗口中選擇“班級(jí)”，然后單擊“插入”，如圖四：

圖四

　?。?SPAN>3）單擊關(guān)閉（Word中不能一次插入多個(gè)域，插入完畢不自動(dòng)關(guān)閉彈出的窗口）。

　　重復(fù)上述操作數(shù)次，依次插入其他元素（姓名、獎(jiǎng)學(xué)金等級(jí)等）。全部完成之后，模板是這個(gè)樣子的（為強(qiáng)調(diào)哪些數(shù)據(jù)是動(dòng)態(tài)插入的，我將插入的數(shù)據(jù)域都用紅色表示）：

圖五

　　3．查看合并數(shù)據(jù)

　　單擊郵件合并工具欄上“查看合并數(shù)據(jù)”的按鈕（圖三中“插入Word域”右邊那個(gè)按鈕），即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù)，工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。

　　4. 完成合并 

　　到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇“合并到新文檔”（適用于只有幾十上百條記錄）來(lái)把這些信息輸出到一個(gè)Doc文檔里面，以后直接打印這個(gè)文檔就可以了，也可以選擇“合并到打印機(jī)”（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來(lái)。

　　下面是合并到新文檔之后，新文檔的打印預(yù)覽效果圖：

圖六

　　三、教務(wù)管理中郵件合并的高級(jí)應(yīng)用

　　1．一次合并出內(nèi)容不同的郵件

　　有時(shí)我們需要制作內(nèi)容大體一致，但是有些地方有區(qū)別的大批文檔。如制作發(fā)給學(xué)生的“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單”，它根據(jù)學(xué)生總分不同，在不同的報(bào)告單中寫(xiě)上不同的內(nèi)容，總分超過(guò)540分的學(xué)生，在報(bào)告單的最后寫(xiě)上“學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)秀”。而對(duì)其它的學(xué)生，報(bào)告單中則沒(méi)有這一句。怎樣用同一個(gè)主文檔和數(shù)據(jù)源合并出不同的郵件？這時(shí)就要用到“插入Word域”。在郵件中需出現(xiàn)不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else（I）…”。以“學(xué)生成績(jī)報(bào)告單”為例，具體做法是將插入點(diǎn)定位到主文檔正文末尾，單擊郵件合并工具欄中“插入Word域”，選擇下級(jí)菜單中的“if…then…else（I）…”，在出現(xiàn)的對(duì)話框中填入，單擊“確定”按鈕。

　　有時(shí)可根據(jù)需要在兩個(gè)文字框中寫(xiě)入不同的語(yǔ)句。這樣就可以用一個(gè)主文檔和一個(gè)數(shù)據(jù)源合并出不同內(nèi)容的郵件來(lái)。

　　2．共享各種數(shù)據(jù)源

　　郵件合并除可以使用由Word創(chuàng)建的數(shù)據(jù)源之外，可以利用的數(shù)據(jù)非常多，像Excel工作簿、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、Query文件、Foxpro文件內(nèi)容都可以作為郵件合并的數(shù)據(jù)源。只要有這些文件存在，郵件合并時(shí)就不需要再創(chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，直接打開(kāi)這些數(shù)據(jù)源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿時(shí)，必須保證數(shù)據(jù)文件是數(shù)據(jù)庫(kù)格式，即第一行必須是字段名，數(shù)據(jù)行中間不能有空行等。這樣可以使不同的數(shù)據(jù)共享，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高辦公效率。

　　3．篩選與排序

　　用郵件合并幫助器中的“查詢選項(xiàng)”，可以篩選記錄有選擇地進(jìn)行合并，也可以在合并的同時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行某種排序。

　　啟示：

　　中職教務(wù)管理工作是一項(xiàng)對(duì)準(zhǔn)確度要求很高，卻又非常繁瑣的工作。按照傳統(tǒng)的管理模式，用手工來(lái)完成所有的工作等已經(jīng)明顯不能滿足教學(xué)要求。今天我們利用Office中一個(gè)小小的功能──郵件合并，就解決了工作中的一項(xiàng)繁雜的工作。在今后的工作中，我們要充分利用計(jì)算機(jī)的一些功能輔助我們的工作，提高工作的效率，減輕工作負(fù)擔(dān)，減少不必要的差錯(cuò)，開(kāi)展科學(xué)高效的管理教務(wù)工作。