錄取通知書是如何打印的，Office功能挖掘：郵件合并

看過很多簡歷，大都有這么一句話：精通（或者熟悉）Windows、Office得操作及各種應(yīng)用。每次看到都是一笑置之，因為我所見過的大多數(shù)人，一般只用Word、Excel和PowerPoint，他們都是把微軟的Office當作一個記事本在使用，錄入一點文本，然后加上一些格式，插入一些圖片，然后保存成Doc、xls或者ppt文件，這就算是熟練掌握Office的使用了。再厲害一點的知道用Excel計算加權(quán)平均分知道用快捷鍵加粗對齊文本。讀者朋友如有興趣，不妨仔細統(tǒng)計一下，看看周圍有多大比例的人使用Office僅僅局限于Word、Excel、PowerPoint三個組件，把 Word、Excel當作排版工具，PowerPoint當作制作幻燈片的工具。

當然，這只是一大部分，我也見過Office高手，MS Office的各個組件再他們手中各司其職，他們那熟練的運用和巧妙的思路，真叫做出神入化，令人嘆為觀止。所謂近墨者黑近朱者赤，我跟他們接觸，也學到一些皮毛。

有一次和一個網(wǎng)友聊天，說道她的工作，她說她是文員，熟悉Office，這讓我不禁以小人之心度了一把君子之腹，于是問她都用哪些軟件，嘿，除了 Projector、Publisher和Office 2003特有的一些組件，剩下的幾個她都用，而且常用，我心說，能經(jīng)常用到這些組件，也算是熟悉了，于是出了一個題目考她，我說：假設(shè)你在我們學校招生科工作，我們每年要招收8000本科生，錄取工作完畢之后要發(fā)放通知書，現(xiàn)在有了新生數(shù)據(jù)庫，有了通知書模板，你怎樣把這些通知書打印出來呢？她思忖片刻，說：那恐怕只能借助郵件合并的功能了。我一看，連忙說：行了，你算得上是精通Office應(yīng)用了。

適逢最近有老同學問我關(guān)于郵件合并的問題，我索性做一個簡單的例子，放到網(wǎng)上，希望大家能從中獲得一些幫助。

下面我就以打印錄取通知書為例，說說Microsoft Office郵件合并的操作方法：

第一步：準備數(shù)據(jù)源
這個數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表也可以是Access文件，也可以是MS SQL Server數(shù)據(jù)庫。一言蔽之：只要能夠被SQL語句操作控制的數(shù)據(jù)皆可作為數(shù)據(jù)源。因為郵件合并說白了就是一個數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。這里，我以Excel為例。

下圖是一個Excel工作表文件"DataSource"，里面有一個工作簿"錄取通知書"，工作簿里面有三條數(shù)據(jù)記錄，我們的任務(wù)就是把這三條記錄按照指定的模板打印成錄取通知書。

圖一

第二步：準備模板
模板文件就是即將輸出的界面模板，這里我以Word文檔為例。
下圖是一個模板文件"Template"，就是錄取通知書的大致樣子（大標題和序列號我就省了?。?br>
圖二

第三步：郵件合并
打開模板文件template.doc，從"工具"菜單中依次選擇"信函和郵件" >> "顯示郵件合并工具欄"，完畢之后工具欄上會多出一欄，就是郵件合并工具欄，如圖，紅色矩形框中的就是郵件合并工具欄。

圖三

下面，step by step,follow me：
1.設(shè)置數(shù)據(jù)源
點擊郵件合并工具欄上"設(shè)置數(shù)據(jù)源"的按鈕（圖三中第二個），選擇"DataSource.xls"文件，單擊打開，然后會再彈出一個"選擇表格"的窗口，要求指定使用哪個工作簿，因為只有一個工作簿"錄取通知書"，直接點擊確定，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。


2.插入數(shù)據(jù)域
這里，我以插入新生姓名為例。

2.a 將光標定位到要插入數(shù)據(jù)的地方（這里插入新生姓名，就放在文檔開頭"同學："之前）
2.b 點擊郵件合并工具欄上"插入域"的按鈕（圖三中第二個），在彈出的窗口中選擇"姓名"，然后單擊"插入"，如圖：


2.c 單擊關(guān)閉（MS Office這一點不知道是什么用意，不能一次插入多個域，插入完畢又不自動關(guān)閉彈出的窗口）

重復上述操作數(shù)次，依次插入其他元素（院系，專業(yè)，學制等）。全部完成之后，模板是這個樣子的（為強調(diào)哪些數(shù)據(jù)是動態(tài)插入的，我將插入的數(shù)據(jù)域都用紅色表示）：


3.查看合并數(shù)據(jù)
單擊郵件合并工具欄上"查看合并數(shù)據(jù)"的按鈕（圖三中"插入Word域"右邊那個按鈕），即可看到郵件合并之后的數(shù)據(jù)，工具欄上還有一些按鈕和輸入框可以查看前一條、下一條和指定的記錄。


第四步：完成合并
到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇"合并到新文檔"（適用于只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個Doc文檔里面，以后直接打印這個文檔就可以了，也可以選擇"合并到打印機"（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來。

下面是合并到新文檔之后，新文檔的效果圖：


兩條記錄之間的黑線是分頁標記。當然，如果打印成通知書還要調(diào)整版式，這個是排版的基本功，我只是演示怎么進行郵件合并，排版的咚咚我就不贅述了。

郵件合并功能非常強大,"插入Word域"的功能可以先對數(shù)據(jù)進行處理(邏輯算術(shù)運算格式化等)然后插入,比如要打印英語證書,可以設(shè)置分數(shù)小于60打印"不及格",60和80之間打印"及格",80以上打印"優(yōu)秀".這些東西就由各位讀者自行挖掘了,呵呵.

我為什么選用Excel表作為數(shù)據(jù)源呢？因為絕大多數(shù)人都會用MS office里面的Word和Excel，而，我見到的Excel表真讓我驚訝，除了那少數(shù)幾個精通Office應(yīng)用的，其他人都把Excel當作一個排版的工具再用，到處是合并的單元格，和各種注釋說明。用一個詞語來描述，就是暴殄天物，拿Excel這么強大的電子表格程序來排版，就像買法拉利跑車跑出租一樣，我想，這絕對是盜版泛濫的一個惡果，要是大家都花幾千人民幣買一套正版Office，應(yīng)該不會出現(xiàn)這種法拉利跑車當出租車的情況！

我并非Office高手,這些都是大學的時候,我的老師教的.

最后，我要補充一點，這個功能不是MS Office獨有的，OpenOffice也可以做到，我昨天還利用OpenOffice Writer和OpenOffice Calc給Evolution做了一個聯(lián)系人列表。建議大家嘗試使用OpenOffice——不管是在Linux下面還是Windows平臺下面， Win32下面的OpenOffice功能之強大，操作之簡便和MS Office差別甚微，只是在Linux下面易用性要差那么一點。我一直在Linux平臺下面用OpenOffice，昨天偶然看到同事的機器上運行著 OpenOffice，試用了一下，才知道，原來OpenOffice的Win32版本這么好用！

改天有空了，寫一個OpenOffice下面利用郵件合并制作Evolution通訊錄的文章出來。今天是應(yīng)人所托，所以寫了Office 2003的版本。