Office“郵件合并”功能 在提高竣工資料整理效率中的運(yùn)用
柳祖劍

摘 要：竣工資料內(nèi)容繁雜，所填寫數(shù)據(jù)較多，許多表格內(nèi)容需要反復(fù)調(diào)整，費(fèi)時(shí)較 多，且容易出錯(cuò)。因此，在工程竣工資料的收集整理過程中，能否找到一種適合方法有效 提高竣工資料整理效率，避免出現(xiàn)較多錯(cuò)誤，成為我們亟待解決的問題。郵件合并這一方 法，在竣工資料的整理中更先進(jìn)、準(zhǔn)確，大大提高

了工作效率，本文旨在為工程竣工資料 整理中效率和質(zhì)量的提高提供一個(gè)創(chuàng)新、可靠、有效的方案，供施工者參考及施工交流。 關(guān)鍵詞：竣工資料；效率；準(zhǔn)確性；郵件合并；方法；技巧 一、資料整理概況 竣工資料技術(shù)文件整理細(xì)則要求填寫以下三類表格。 1、隱蔽工程檢查記錄，數(shù)據(jù)引用并附圖，約一千余頁。其他幾種資料與此略同。

2、管道施工記錄（附頁） ；焊口八千余道、按順序整理后約五百頁。

3、管線焊口分布圖；嵌套表格方式單個(gè)數(shù)據(jù)填充，約八百余頁。

三種具有代表性的表格中數(shù)據(jù)填寫工作量大，數(shù)據(jù)繁雜，竣工資料最終都需要錄入電 子文檔，統(tǒng)一歸類匯總，如果一張一張輸入整理，需要較多人力，費(fèi)時(shí)較多，出錯(cuò)幾率較 大，需要有一種先進(jìn)的工作方法來處理。

二、資料整理方案 方案 1、使用 Word 人工填寫資料方式進(jìn)行錄入，手動(dòng)進(jìn)行表中數(shù)據(jù)的調(diào)整計(jì)算。這種 方式的具體操作在本文不再詳述。 方案 2、Excel 錄入整理后復(fù)制粘貼至 Word 中。利用 Excel 的數(shù)據(jù)表處理方式對數(shù)據(jù) 進(jìn)行初步計(jì)算和整理， 后將 Excel 中排序好的資料整頁復(fù)制粘貼至 Word 表格中完成資料的 整理。此種方法在現(xiàn)階段較為普及，本文不再詳述。 方案 3、利用普及的 excel 數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，利用 word“郵件合并”功能將 excel 中的數(shù)據(jù)自 動(dòng)導(dǎo)入為 word 表格，實(shí)現(xiàn)批量高效處理。我們將跟隨這種方法的實(shí)現(xiàn)做詳細(xì)的講解。 三、資料整理實(shí)施過程 1、隱蔽工程檢查記錄 文件格式要求如下左圖，目標(biāo)文件格式如下右圖。 在單位工程名稱欄內(nèi)填入線路工程第 X 標(biāo)段，并填入相應(yīng)工程編號。分項(xiàng)工程名稱填 入墻的樁號標(biāo)識，設(shè)計(jì)圖號、現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)、附圖、圖上所示關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。

（1） 、準(zhǔn)備工作

把表格中需要填寫的內(nèi)容在 excel 中一次排好，要有相應(yīng)的標(biāo)題行。

如圖打開郵件合并工具欄，關(guān)于郵件合并的各種按鈕會顯示在常用工具欄的下方，方 便我們使用。

在郵件合并工具欄開始操作，點(diǎn)擊工具欄上最左邊的設(shè)置文檔類型

在主文檔類型中默認(rèn)選普通，我們改選信函。

點(diǎn)擊第二個(gè) “打開數(shù)據(jù)源”

程序會自動(dòng)將我們帶到選取數(shù)據(jù)源對話框，對話框中默認(rèn)是“我的數(shù)據(jù)源”，意欲與數(shù) 據(jù)庫文件相連接，我們這里所用的數(shù)據(jù)庫是 excel 文件。excel 也具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)功能，在 我們?nèi)粘９ぷ髦惺褂煤?excel 可以事半功倍。

我們在對話框中找到事先做好的 excel 數(shù)據(jù)文件，打開。

我們通過打開數(shù)據(jù)文件的步驟來介紹下對所用的 excel 數(shù)據(jù)文件都需要什么要求。

表單名稱要醒目。在選擇表格對話框中，我們需要選擇對應(yīng)的表單。

選擇好數(shù)據(jù)源后，郵件合并工具欄上的功能按鈕變?yōu)槎伎捎谩?br>
（2） 、插入域操作

下面開始對表格內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行填充。我們把光標(biāo)放到應(yīng)該填寫內(nèi)容的地方，點(diǎn)選郵件 合并工具欄內(nèi)的插入域按鈕。

在接下來出現(xiàn)的“插入合并域”對話框中，我們看到的是 excel 表格中每列數(shù)據(jù)的標(biāo)題 名稱。我們需要那一列數(shù)據(jù)就點(diǎn)選這列的標(biāo)題，然后點(diǎn)“插入”。

比如，我需要填入標(biāo)段內(nèi)容，我就插入標(biāo)段題目名稱。填入表格的郵件合并數(shù)據(jù)，是 以書名號和其內(nèi)部的數(shù)據(jù)列題目名稱組成的。 技巧： 在這里我可以一次性的插入多個(gè)數(shù)據(jù)， 然后利用 word 的拖放功能把它們依次放到正確的位置，提高了操作效率。

在 excel 數(shù)據(jù)表格中不僅含有普通標(biāo)題的數(shù)據(jù)列，我們把圖片在文件夾中的名稱也作 為一列數(shù)據(jù)存放。

將正在編輯的 word 文檔和準(zhǔn)備插入的圖片文件放在同一文件夾內(nèi)，以至路徑相同。 這是為接下來的特殊步驟——向表格中批量填入圖片——做好準(zhǔn)備。

插入圖片不能用前面講到的插入郵件合并數(shù)據(jù)標(biāo)題的方法，圖片文件本身很難被載入 到 excel 中， 所以我們從 excel 中引入圖片到 word 中來， 也是行不通的。 單擊標(biāo)題欄中的 “插 入”，選 “域…”功能。

在接下來的“域”對話框中，我們需要選擇的類別是“鏈接和索引”。

接下來選擇域名“IncludPicture”，意思是 “包含圖片”；為 “文件名或 URL”指定一個(gè)文 件名，這里我們?nèi)我廨斎胍粋€(gè)就可以，比如“1”；點(diǎn)選“未隨文檔存儲的數(shù)據(jù)”；默認(rèn)“更新 時(shí)保留原格式”并單擊“確定”。

我們看到文檔中應(yīng)該出現(xiàn)圖片的地方出現(xiàn)了一個(gè)圖片占位符，但是因?yàn)槲炊x圖片文 件，而不得不打了一個(gè)叉號標(biāo)記。這個(gè)圖片占位符大小不可改變，有可能會讓我們的表格 格式發(fā)生變化。這還不是真正的圖片，先不要管它。

點(diǎn)選圖片占位符，按鍵盤上的組合鍵 “shift+F9”，圖片占位符代碼顯示出來。我們發(fā) 現(xiàn)其中的引號內(nèi)的“1”就是我們之前定義的文件名。我們要繼續(xù)在文件名上下功夫。

選中文件名“1”，點(diǎn)擊“插入域按鈕”調(diào)出“插入合并域”對話框，找到之前列好的“附圖” 數(shù)據(jù)列標(biāo)題，插入到域代碼中文件名處。

插入完成后，域代碼變成了如下圖所示，這是 “includpicture”域中嵌套“郵件合并”域 的結(jié)果。

使用域代碼快捷鍵“F9”我們可以發(fā)現(xiàn)，已經(jīng)編輯好的域代碼已經(jīng)把圖片載入進(jìn)來，只 是大小尚需調(diào)整。

雙擊圖片調(diào)出“設(shè)置圖片格式對話框”；在 “大小”類中，默認(rèn)點(diǎn)選“鎖定縱橫比”和“相 對原始圖片大小”；設(shè)置高度，填入一個(gè)適宜的百分?jǐn)?shù)，點(diǎn)擊確定查看大小變化；

可以不斷重復(fù)前面三個(gè)步驟，直到圖片大小符合要求。

繼續(xù) “插入域”操作，完成表格后面的數(shù)據(jù)部分。

利用“郵件合并域”將數(shù)據(jù)從 excel 文件到 word 文件工作的導(dǎo)入工作已基本完成，下面 進(jìn)入調(diào)試階段。單擊郵件合并工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，可以在域代碼和實(shí)際數(shù)據(jù) 間轉(zhuǎn)換，方便調(diào)整格式。重復(fù)幾次，達(dá)到數(shù)據(jù)模式下格式正確的目的。

單擊郵件合并工具欄上的“合并到新文檔”工具

在彈出的“合并到新文檔”窗口中選擇“全部”，點(diǎn)擊 “確定”。

根據(jù)所使用計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度不同和需運(yùn)算的數(shù)據(jù)量大小不同，會有一段時(shí)間的等待， 這段時(shí)間就是郵件合并工具把數(shù)據(jù)從處理過的 excel 文件中逐個(gè)導(dǎo)入到 word 中我們設(shè)計(jì)好 的表格中的過程。合并新文檔過程完畢，通過縮小顯示比例查看我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，所有 插入的圖片都是一樣的。這是 office2003 的特性，需要手動(dòng)操作予以改變。點(diǎn)擊保存，將

合并出的新文檔保存到圖片所在文件目錄， 也就是源文件目錄。 按操作快捷組合鍵“Ctrl+A” 全選次文檔，按鍵盤上的域代碼更新命令快捷鍵“F9”，圖片域得到了更新，新的圖片文件 被載入到相應(yīng)位置。

可以重復(fù)合并新文檔的次數(shù)并不斷修改以達(dá)到格式要求統(tǒng)一。下圖是完成后的文件， 整齊、迅速。

（3） 、隱蔽工程檢查記錄（水工保護(hù)）資料整理完成。

2、管道施工記錄（附頁） 文件格式要求如下表 1；填入內(nèi)容后格式要求如下表 2。按照表格要求依次填寫樁號、 鋼管規(guī)格、鋼管編號、防腐等級、單根管長(m)、連續(xù)里程(km)、焊口編號、施焊日期、焊 口等級、備注、頁碼、頁數(shù)等數(shù)據(jù)。

表1

表2

（1） 、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作 如圖將 excel 數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，把表格中需要填寫的內(nèi)容在 excel 中依次排好，要有相應(yīng) 的標(biāo)題行。

（2） 、準(zhǔn)備郵件合并 點(diǎn)擊標(biāo)題欄“工具”選項(xiàng)，點(diǎn)選“信函與郵件”選項(xiàng)中的“顯示郵件合并工具欄”。

郵件合并工具欄如圖顯示

如圖單擊“設(shè)置文檔類型”按鈕

在彈出的“主文檔類型”對話框中選擇“目錄”選項(xiàng)，單擊確定按鈕。

主文檔類型改變后， 我們開始尋找 excel 數(shù)據(jù)源。 單擊“郵件合并工具欄”上的 “打開數(shù) 據(jù)源”按鈕

程序會自動(dòng)將我們帶到選取數(shù)據(jù)源對話框，對話框中默認(rèn)是“我的數(shù)據(jù)源”，意欲與數(shù) 據(jù)庫文件相連接，我們這里所用的數(shù)據(jù)庫是 excel 文件。excel 也具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)功能，在 我們?nèi)粘９ぷ髦惺褂煤?excel 可以事半功倍。

我們在對話框中找到事先做好的 excel 數(shù)據(jù)文件，打開。

彈出選擇表格對話框，我們選擇 excel 文件中數(shù)據(jù)所在的表格，確定。

點(diǎn)擊確定。

下面開始對表格內(nèi)的內(nèi)容進(jìn)行填充。我們把光標(biāo)放到應(yīng)該填寫內(nèi)容的地方，點(diǎn)選郵件 合并工具欄內(nèi)的插入域按鈕。

在接下來出現(xiàn)的“插入合并域”對話框中，我們看到的是 excel 表格中每列數(shù)據(jù)的標(biāo)題 名稱。我們需要那一列數(shù)據(jù)就點(diǎn)選這列的標(biāo)題，然后點(diǎn)“插入”。

依次插入相應(yīng)數(shù)據(jù)后，開始編輯頁碼域，把光標(biāo)放在“第

頁”插入頁碼處，點(diǎn)擊“插

入”中 “域”按鈕，在彈出的域?qū)υ捒蛑蓄悇e選擇“編號”，域名選擇“page”，格式選擇我們 需要的“1，2，3，…”

把光標(biāo)放在“共

頁”插入頁碼處，點(diǎn)擊“插入”中 “域”按鈕，在彈出的域?qū)υ捒蛑蓄悇e

選擇“編號”，域名選擇“SectionPages”，格式選擇我們需要的“1，2，3，…”頁碼域設(shè)置完 成。

插入域完成后如下圖

在填入內(nèi)容的第二行開始，每行第一單元格數(shù)據(jù)需做特殊處理。選中第二行第一單元 格插入的域，單擊郵件合并工具欄中的“插入 word 域”下拉菜單，選擇“下一記錄”

依次從第二行開始至本頁結(jié)束為第一列單元格域插入“下一記錄”域，如下圖所示

單擊郵件合并工具欄上的“合并到新文檔”按鈕彈出如下對話框

在彈出的“合并到新文檔”對話框中，我們選擇“全部”，并確定。根據(jù)計(jì)算機(jī)速度不同， 等待數(shù)據(jù)處理的時(shí)間也會不同。

在生成的新文件“目錄 1”中，可以發(fā)現(xiàn)基本數(shù)據(jù)都已排列整齊存在，但是頁碼數(shù)據(jù)有 誤。如下圖

我們用組合鍵 “Ctrl+ Ａ ” 全選整篇文檔，鼠標(biāo)右鍵單擊文檔，彈出菜單中選擇 “ 更新 域． ． ．”

頁碼恢復(fù)正常

（3） 、至此，管道施工記錄文件整理完成。

3、管線焊口分布圖 （1） 、準(zhǔn)備工作。這是施工記錄（附頁）所采用過的數(shù)據(jù)源，在管線焊口分布圖中， 我們?nèi)孕枋褂闷渲袛?shù)據(jù)。

根據(jù)管線焊口分布圖需要做出合適的 excel 表格，命名“焊口分布圖數(shù)據(jù)”如下圖示

新建一個(gè) excel 表格，有規(guī)律地做出以下內(nèi)容，格式如下圖

替換所有單元格中的“X”為“=焊口分布圖數(shù)據(jù)！”

替換成功后數(shù)據(jù)列如下表變化

制作一個(gè)單頁 word 模板如下圖所示，格式要求符合細(xì)則六要素規(guī)定

（2） 、開始郵件合并。向 word 模板中插入相應(yīng)域。如圖所示

合并到新文檔，選全部

合并后的管線焊口分布圖資料，注意保存

（3） 、管線焊口分布圖資料整理完成。

四、三種資料整理方案對比

方案分析 資料整理難點(diǎn) 資料類別 數(shù)據(jù)類別繁雜 （樁號、引用標(biāo) 準(zhǔn)、尺寸數(shù)據(jù)、 圖例等） 、頁數(shù) 多（985 頁） 、圖 片調(diào)整工作量 大。同其他水保 資料整理 數(shù)據(jù)量大并且 前期資料整理 不連續(xù)，需要后 期重新排序整 理。

方案 1、2 整理 效果 技術(shù)難度要求不 高、難以做到資料 連續(xù)、格式很難整 齊劃一、有一定的 人為出錯(cuò)率、降低 工作人員工作效 率 技術(shù)難度要求不 高，難以做到資料 連續(xù)性，有一定的 人為出錯(cuò)率，降低 工作人員工作效 率

方案 3 （郵件合并） 整理效果 操 作 需 office 基 礎(chǔ)、注重 excel 數(shù) 據(jù)整理、資料連 續(xù)、格式統(tǒng)一、數(shù) 據(jù)填寫工整、出錯(cuò) 率低、有效提高人 員工作效率 操 作 需 office 基 礎(chǔ)、資料連續(xù)、格 式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)填寫 工整、出錯(cuò)率低、 有效提高人員工 作效率

對比結(jié)論

隱蔽工程檢查 記錄

對于 1000 頁左右的此類 表格歸類調(diào)整，采用傳 統(tǒng)資料輸入方法，對一 個(gè)熟練的資料員（技術(shù) 員）需要 25 天左右，通 過此種方法的應(yīng)用，只 需 30 分鐘時(shí)間，大大提 高了工作效率。 對于 500 頁此類資料， 采用傳統(tǒng)資料輸入方 法，對一個(gè)熟練的資料 員（技術(shù)員）需要 15 天 左右，且容易出錯(cuò)，成 功應(yīng)用此方法，只需 20 分鐘左右全部調(diào)整完 畢，大大提高了工作效 率，降低了出錯(cuò)幾率。 對于 800 頁此類資料， 如果采用傳統(tǒng)方法一張 一張輸入調(diào)整，對一個(gè) 熟練的資料員（技術(shù)員） 需要 20 天， 且容易出錯(cuò)， 采用此方法，只需 40 分 鐘，效率大大提高。

管道施工記錄 （附頁）

焊口分布圖

數(shù)據(jù)類別多、現(xiàn) 技 術(shù) 難 度 要 求 不 有 條 件 下 單 張 高、難以做到資料 排列困難度大。 連續(xù)性、有一定的 人為出錯(cuò)率，降低 工作人員工作效 率

操 作 需 office 基 礎(chǔ)、資料連續(xù)、格 式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)填寫 工整、出錯(cuò)率低、 有效提高人員工 作效率

五、方案對比結(jié)論 利用郵件合并功能能夠有效提高工作效率和資料整理的質(zhì)量，對于不論是附圖的、多 行錯(cuò)行的、格式復(fù)雜的表格，與傳統(tǒng)方法相比均能大幅提高工作效率。 六、結(jié)束語 竣工資料內(nèi)容繁雜，數(shù)據(jù)量大、格式難以嚴(yán)格統(tǒng)一。在竣工資料的收集整理過程中， 靈活運(yùn)用郵件合并功能有效提高竣工資料整理效率，避免出現(xiàn)較多錯(cuò)誤有效地解決了我們 遇到的問題。但要成功應(yīng)用此方法，需要有一定的電腦知識，前期資料數(shù)據(jù)收集齊全，但 作為一種方法，郵件合并功能為長輸管道竣工資料的整理提供了創(chuàng)新、可靠、有效的方案， 可以推廣應(yīng)用。