最好的批量打印獎狀方法

    對于打印獎狀,通常我們所采用的方法是將姓名和獎項等地方空著，等到獎狀打印完畢后再用手填寫?；蛘呤欠謩e在獎狀上更改名字，并打印。這兩種方法都費時、費力，其實利用word中的“郵件合并“功能通過以下四個步驟就可以輕松地批量打印獎狀。

建立獎狀模塊

    首先利用 word制作一張模板并保存為：“獎狀.doc”,將學校、班級、姓名、獲獎類別和獲獎等地方先空著，確保打印輸出后的格式與獎狀紙相符（如圖所示）

建立獎狀數(shù)據庫

    在Excel表格中輸入獲獎人及獲獎等相關信息并保存為“獎狀數(shù)據.XLS”,格式如圖2所示。

關聯(lián)數(shù)據庫與獎狀

    打開“獎狀.doc”，依次選擇“視圖→工具欄→郵件合并”，在新出現(xiàn)的工具欄中選擇“打開數(shù)據源”，并選擇“獎狀數(shù)據.XLS”，打開后選擇相應的工作簿。默認為sheet1，并按“確定”。

將鼠標定位到需要插入班級的地方，單擊“插入域“，在彈出的對話框中選擇“班級”，并按“插入”按鈕。用同樣的方法可以完成姓名、項目、獎項的插入。

預覽效果并打印

    選擇“查看合并數(shù)據”，用前后箭頭就可以個別瀏覽合并后的效果，選擇“合并到新文檔”可以生成一個包含所有獎狀的word文檔，這樣就可以批量打印了。

利用“郵件合并”功能可以非常方便地將Excel數(shù)據有變動或增加，只要在Excel表格中修改就可以了。利用該功能，也可以非常方便地制作和打印成績單。

    Word 2007的操作與上述有所不同，操作更為簡捷直觀。

    使用Word郵件合并打印學生獎狀- -

    一、準備制作獎狀的數(shù)據：數(shù)據源
(1)確定獲獎名單
(2)利用Excel錄入獲獎名單
注意：也可以在Word中制作表格，錄入數(shù)據。但要注意表格上面不要有標題等其他文字

    二、制作獎狀：主文檔
(1)在Word建立名為“藝術節(jié)獎狀”的新文檔，設置紙張大小為16開橫向
(2)設置頁邊距為上下各為2厘米，左右各為3、5厘米
(3)在文檔中輸入必要的文字。
    注意：在制作，打印獎狀的過程中，我們可以看到，獎狀中有統(tǒng)一書寫的文字部分，也有要根據獲獎名單中的數(shù)據填寫的不同部分。要想利用一頁文檔，統(tǒng)一制作多份獎狀(每個獎狀中自動填寫不同的數(shù)據)，這就要使用到“郵件合并”功能。其中將共同文字部分制作成“主文檔”，表格數(shù)據文件稱為“數(shù)據源”。

    三、調用“郵件合并”幫助器
(1)單擊“工具”菜單中的“郵件合并”選項。
(2)在打開的“郵件合并幫助器”對話框中，單擊“創(chuàng)建”按鈕，在列表中單擊“郵件標簽”項。
(3)在提示框中單擊“活動窗口”(因為“藝術節(jié)獎狀”主文檔窗口是當前的活動窗口)按鈕。

    四、打開數(shù)據源文件：
(1)單擊“獲取數(shù)據”按鈕，在列表單擊“打開數(shù)據源”選項。
(2)在“打開數(shù)據源”對話框中，將文件類型設置為“工作簿”，選定數(shù)據源文件后，單擊“打開”。
(3)提示是否“整張電子表格”，單擊“確定”。
(4)在提示框中單擊“設置主文檔”按鈕。

    五、核實參數(shù)設置
(1)在“標簽選項”對話框中，直接單擊“取消”按鈕。
(2)在“郵件合并幫助器”對話框種的1、2選項中，可以觀察到主文檔與數(shù)據源文件名，如果有誤，可以重新單擊"設置"按鈕進行設置。
(3)單擊"關閉"按鈕返回Word窗口。

    六、插入合并域
(1)將光標定位于獎狀中“班”字的前面。
(2)單擊“郵件合并”工具欄中的“插入合并域”按鈕。
(3)在列表中單擊“班級”。
(4)光標定位于“同學”前面，單擊“插入合并域”列表中的“姓名”……
(5)合并域插入完畢后參見右下圖示例。

    七、查看合并數(shù)據
(1)單擊“郵件合并”工具欄中的“查看合并數(shù)據”按鈕。
(2)獎狀中的合并域中的內容變成了實際數(shù)據。
(3)單擊工具欄中的“下一紀錄”按鈕，可以看到數(shù)據源文件中第二條記錄合并的內容。
(4)單擊“郵件合并”按鈕，開始合并文檔。

    八、文檔合并
(1)在“合并”對話框中默認合并到新建文檔中。
(2)單擊“合并”按鈕。
(3)合并后生成“標簽1”文件，數(shù)據源中有多少條記錄(非空)，新文件中就生成多少頁(獎狀)。
(4)單擊“文件”菜單中的“打印”選項，將獎狀打印出來。

    注：

    ①使用郵件合并功能用到的數(shù)據源是有一定的格式的，對于非數(shù)據庫的數(shù)據源，要求第一行是域名行，在這一行中顯示的是插入到主文檔的域顯示出來的樣子，也可以看作是表格的標題行；數(shù)據庫的數(shù)據源Word會自動取其字段名為域名。郵件合并的數(shù)據源可以是Microsoft Word表格、Excel工作表、Access數(shù)據庫、Dbase數(shù)據庫等等。

    ②域在Word中很有用，使用它可以實現(xiàn)數(shù)據的自動更新和文檔自動化，還可以制作一些特殊的效果，如前面我們插入的一個可以自動更新的日期就是域。

    ③批量制作利息催收通知單：在銀行信貸部門的日常工作中，經常要利用會計部門提供的貸款欠息情況表，向每個貸款欠息戶發(fā)放貸款利息催收通知單催收利息。由于貸款欠息戶數(shù)量較多，采用常規(guī)的逐戶編輯打印利息催收通知單的方法勢必耗費大量的工作時間，經過一段時間的摸索，通過對EXCEL 2000和WORD 2000靈活運用（郵件合并），找到了一條快速、準確完成大批量制作貸款利息催收通知單工作的捷徑。

    ④某學校一直使用CSC校長辦公系統(tǒng)，其運算功能十分強大，不到一分鐘就可將一千多學生的成績匯總、排名，尤其是排名功能，可以排出每個學生的總分及各科成績在班上和全年級的名次。不足的是，它的打印功能不太強大，學生的成績通知單只能打印成一行，因此很長，必須用8K紙，這樣就只能用針式打印機打印。打完一個學生的成績后就要強行換紙，也就是每頁紙只能打一個學生的成績。每次要花費近2000張紙，整個打印過程要花20多個小時，中途還不能斷電或死機。

    ⑤巧用郵件合并功能，從重復勞動中解脫。在實際工作中，經常會遇到這種情況：需要處理的文件主要內容基本相同，只是具體數(shù)據有變化。比如學生的錄取通知書、成績報告單、獲獎證書等等。如果是一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數(shù)據，那也夠麻煩的。當然也可以留出空兒來，打印完成后用手工填寫，那就更顯得水平太低了。有沒有什么辦法來減少重復工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的郵件合并功能。別著急，郵件合并功能并不是一定要你發(fā)郵件，它的意思是先建立兩個文檔：一個包括所有文件共有內容的主文檔和一個包括變化信息的數(shù)據源。然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息。合成后的文件你可以保存為Word文檔，可以打印出來，當然也可以以郵件形式發(fā)出去。