文檔的標(biāo)題一般要用不同于正文的字體和字號(hào)，在國家公文標(biāo)準(zhǔn)中，將總標(biāo)題的字體規(guī)定為“小標(biāo)宋體”，字號(hào)為二號(hào)字。當(dāng)然，這只是國家標(biāo)準(zhǔn)公文的規(guī)定，如果你錄入的是自己的私人文檔，完全可以不必理會(huì)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn):。但標(biāo)題一般是要居中的，怎樣使標(biāo)題文字恰好處在文檔頁面的中間呢？我看到有些人是用在標(biāo)題前面加空格的方式來實(shí)現(xiàn)的，這是一個(gè)很不好的習(xí)慣，不僅沒有效率，而且效果也不夠好，特別是當(dāng)文檔的紙張?jiān)O(shè)置改變后，為了讓標(biāo)題仍在中間，你不得不再次調(diào)整空格，非常麻煩。那么，應(yīng)該如何做才對(duì)呢？用居中功能！讓我們來看一下，在“格式”工具欄的中間部分，有一組“對(duì)齊”工具按鈕：，這些按鈕按從左到右的順序分別是左對(duì)齊、居中對(duì)齊、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊和行距調(diào)整按鈕?，F(xiàn)在，讓我們把光標(biāo)放到標(biāo)題行上，然后點(diǎn)一下“居中對(duì)齊”按鈕，標(biāo)題行的文字就乖乖地跑到中間去了，非常精確。不過要注意的是，在用“居中對(duì)齊”時(shí)，看一下標(biāo)尺上的“首行縮進(jìn)”標(biāo)記是不是不為零，如果不為零，請(qǐng)用鼠標(biāo)把它拖到標(biāo)尺刻度為“0”的位置（圖3）：

圖3

　　否則，居中對(duì)齊就成了在首行縮進(jìn)的前提下的居中，而不是頁面的正中了（圖4）：

圖4

　　不過，首行縮進(jìn)后再居中也不是完全沒有意義，比如在我們給公文落款時(shí)，落款單位和落款時(shí)間要在頁面中間靠右的位置，且上下要對(duì)齊，這時(shí)，就可以選中落款單位和時(shí)間，按一下“居中對(duì)齊”按鈕，再調(diào)整首行縮進(jìn)標(biāo)記到適應(yīng)的位置，這樣的落款就比較規(guī)范了。

　　在國家公文標(biāo)準(zhǔn)中，正文一般用三號(hào)仿宋字體。當(dāng)然，如果你做的不是公文，你可以用任何你喜歡的字體和字號(hào)。但按照中國人的習(xí)慣，每一段的第一行要縮進(jìn)兩個(gè)漢字，我看到許多人是用敲空格的方式來實(shí)現(xiàn)，而且是敲4個(gè)半角空格。雖然這樣的方法也可以實(shí)現(xiàn)首行縮進(jìn)2個(gè)漢字的效果，但每換一次行都敲4個(gè)空格鍵，是不是有些煩呢？萬一多敲了一個(gè)或少敲了一個(gè)，就會(huì)使整篇文檔看上去“參差不齊”。那怎么辦呢？對(duì)了，用上面提到的首行縮進(jìn)標(biāo)記是個(gè)好辦法，許多人都這樣做了，用鼠標(biāo)拖動(dòng)首行縮進(jìn)標(biāo)記，使首行留出大約2個(gè)字符的位置，但這“大約”卻并不是很容易把握，也難免會(huì)多一些或少一些。我一般是在錄入正文第一段的時(shí)候，從“格式”菜單中選擇“段落”（圖5），調(diào)出“段落”設(shè)置對(duì)話框，并在其中的“縮進(jìn)→特殊格式”下選擇“首行縮進(jìn)”，在“度量值”下的方框中輸入“2”字符，確定即可（圖6）。當(dāng)輸入完一段，按下回車鍵進(jìn)入下一段的時(shí)候，你會(huì)發(fā)現(xiàn)下一段已經(jīng)繼承了我們剛才做的設(shè)定，也是首行縮進(jìn)2字符，這樣，就避免了反復(fù)設(shè)置或反復(fù)敲空格的麻煩了。

圖5

圖6

　　有時(shí)，我們會(huì)遇到這樣的情況，就是在“段落”設(shè)置面板中度量值后面的單位并不是“字符”，而是“厘米”、“毫米”甚至是“磅”，怎樣才能把它重新設(shè)置成“字符”呢？試試把鼠標(biāo)指向“度量值”后面的“字符”二字。發(fā)現(xiàn)什么了？對(duì)，“字符”二字后面出現(xiàn)了一個(gè)小黑三角！用鼠標(biāo)點(diǎn)一下這個(gè)黑三角，就可以在磅、英寸、厘米、毫米、字符中任選其一做度量單位了（圖7）！

圖7

　　我們回過頭來看圖2，文字的行與行之間的距離比較合適，看上去很舒服，但如果間距過大或過小，就不那么舒服了。請(qǐng)看圖8和圖9：

圖8

圖9

　　怎么樣？一個(gè)是間距過大，一個(gè)是間距過小，看上去都不那么舒服吧？行間距應(yīng)該設(shè)置多大為好呢？又如何設(shè)置呢？這個(gè)其實(shí)也是因人而異的，看各人喜歡了。我一般是將行間距設(shè)置成“1.5倍行距”，之所以設(shè)置成1.5倍行距，一方面是因?yàn)檫@個(gè)間距看上去比較舒服，另一個(gè)主要原因是設(shè)置成行高的倍數(shù)，而不是直接設(shè)置成固定多少毫米，是因?yàn)樵谧痔?hào)變大或縮小時(shí)，行距也會(huì)隨行高的變化而變化，使其在變化后也同樣比較合適。而如果設(shè)置成固定值，則會(huì)出現(xiàn)當(dāng)字號(hào)增大時(shí)，行距會(huì)顯得太小，而當(dāng)字號(hào)減小時(shí)，行距又顯得太大了。
　　設(shè)置行距的方法很簡單，選定要設(shè)置的段落（其實(shí)更多時(shí)候我是直接全選全文的，或者在開始就設(shè)置好，后面錄入的文字會(huì)繼承前面對(duì)行間距的設(shè)置），用鼠標(biāo)點(diǎn)擊菜單欄上的“格式→段落”即可調(diào)出段落設(shè)置對(duì)話框，當(dāng)然也可以在要設(shè)置的段落中右擊鼠標(biāo)，選擇右鍵菜單中的“段落”（圖10）。

圖10

　　在這個(gè)設(shè)置面板中，有兩個(gè)地方值得我們注意一下，一個(gè)是設(shè)置值的單位，如果在“行距”下面的下拉框中選擇了“固定值”，則固定值的單位如同首行縮進(jìn)的單位一樣，也是可以在“英寸、磅、厘米、毫米”等單位中任意選擇的。另一個(gè)值得注意的是設(shè)置面板下面有一個(gè)選項(xiàng)“如果定義了文檔網(wǎng)格，則與網(wǎng)格對(duì)齊”，如果勾選了這一項(xiàng)，那么你以上的設(shè)置很可能不會(huì)生效，因此，一般我都不選這一項(xiàng)。至于網(wǎng)格，我們?cè)谙乱恍」?jié)中再詳細(xì)談?wù)劙伞?
　　除了行距，在這個(gè)面板中我們還可以設(shè)置“段間距”，顧名思義，段間距就是段與段之間的距離。段間距分段前間距和段后間距，分別進(jìn)行設(shè)置，其默認(rèn)單位是“行”，與行距一樣，也可以設(shè)置成其他單位，但無論你設(shè)置成厘米、毫米還是英寸，確定后都會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)換成“磅”，這真是個(gè)奇怪的問題。一般而言，我都是將段間距設(shè)置成“0”的，我認(rèn)為這樣更自然一些。但如果你喜歡，你當(dāng)然可以將它設(shè)置成稍大一些，或者任何你想要的值。

　　在上一小節(jié)，我們談到了網(wǎng)格，但沒有細(xì)講。說實(shí)話，一般我是不怎么注意它的。因?yàn)樵谀J(rèn)的情況下我們是看不到網(wǎng)格的。想看一看它的廬山真面目嗎？有個(gè)辦法可以讓網(wǎng)格顯示出來。用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“視圖”菜單下的“網(wǎng)格線”（圖11），再看文檔，是不是面滿了橫線（圖12）？為什么網(wǎng)格線那么密，能不能讓它稀一些？為什么只有橫線，能不能再添加上縱線？當(dāng)然可以，要設(shè)置網(wǎng)格線，需要從“頁面設(shè)置”中來，點(diǎn)擊“文件→頁面設(shè)置”（試試用鼠標(biāo)左鍵雙標(biāo)尺的空白處，是不是也調(diào)出了“頁面設(shè)置”面板？），調(diào)出“頁面設(shè)置”面板。在“頁面設(shè)置”面板的最右一個(gè)選項(xiàng)卡就是“文檔網(wǎng)格”，在此，可以設(shè)置每頁的多少行，每行多少字符，并提供了“無網(wǎng)格”、“指定行和字符網(wǎng)格”、“只指定行網(wǎng)格”三種模式（圖13）。一般我都是用“無網(wǎng)格”或者“只指定行網(wǎng)格”。

圖11

圖12

　　現(xiàn)在我們回過頭來看看圖12，為什么每行文字占了兩行網(wǎng)格？這是因?yàn)樵谀瞧臋n中，我們?cè)O(shè)置了“每頁44行”，而用三號(hào)字在A4紙上排版，除非行與行之間重疊起來，是不可能排得下44行字的，因此，每2行網(wǎng)格排了一行文字，所以形成了圖12的狀況，現(xiàn)在，我們?cè)O(shè)置成每頁20行（如圖13），再看一看效果，是不是每行文字對(duì)應(yīng)一行網(wǎng)格，好像小學(xué)時(shí)用的橫格本，比剛才好看多了（圖14）？

圖13

圖14

　　其實(shí)，網(wǎng)格的主要作用并不僅在于使文字對(duì)齊，更多的是在繪圖中使對(duì)象對(duì)齊。關(guān)于這一點(diǎn)，就留給大家在以后的學(xué)習(xí)中多摸索吧。另外需要說明的是，所有的網(wǎng)格線都是輔助線，即幫助我們?cè)O(shè)置對(duì)象對(duì)齊的“虛擬線”，在實(shí)際打印出來的文稿中，是不會(huì)顯示的，即使你希望它顯示出來，也是辦不到的。