要整理好文書(shū)檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）和《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》。

　　文書(shū)檔案歸檔整理操作方法--收集 裝訂 歸檔判斷 分類(lèi) 排列 編目 裝盒　　

　　檔案管理分為文書(shū)檔案盒、科技檔案（基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備儀器、產(chǎn)品）、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類(lèi)，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。

　　一、文書(shū)檔案管理基本要求

　　要整理好文書(shū)檔案就必須學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）和《文書(shū)檔案管理歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》。

　　二、文書(shū)檔案管理基本概念

　?。ㄒ唬┪臅?shū)檔案管理歸檔文件：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

　?。ǘ┪臅?shū)檔案管理歸檔文件的整理，將文書(shū)檔案管理歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、加蓋歸檔章（編號(hào)）、編目（編制文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過(guò)程。

　　歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標(biāo)志，是文書(shū)處理的終點(diǎn)、檔案管理的起點(diǎn)。

　?。ㄈ┤冢褐敢粋€(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、團(tuán)體或其它的組織、個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體，設(shè)立全宗的主要資格是立檔單位具有獨(dú)立的法人資格，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)立檔單位的全部檔案就是一全宗。

　　（四）全宗號(hào)：是檔案館給立檔單位的代號(hào)。

　　三、文書(shū)檔案管理整理方法

　　（一）文書(shū)檔案管理收集：收集是歸檔文書(shū)檔案管理整理的前提、根本，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

　　1、立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

　　2、檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會(huì)議材料：本單位年度工作會(huì)議材料（總結(jié)、計(jì)劃）、表彰材料，專(zhuān)業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。②綜合材料：會(huì)議記錄本（黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議）等；各類(lèi)花名冊(cè)、登記簿（干部職工、黨員、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報(bào)表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表）；各種介紹信存根（黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。

　　以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過(guò)程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。

　?。ǘ┪臅?shū)檔案管理歸檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應(yīng)歸檔的文件材料，必須進(jìn)行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。②普發(fā)性文件。主要指上級(jí)、本級(jí)非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)勵(lì)非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。③未生效文件。如本單位代上級(jí)機(jī)關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

　?。ㄈ┪臅?shū)檔案管理裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書(shū)檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

　　1、整理單位：確定以件為文書(shū)檔案管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的或打印出來(lái)的定稿上無(wú)領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊(cè)）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來(lái)文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

　　2、文件的裝訂：文書(shū)檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來(lái)復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

　　3、裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：？文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。？裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的文書(shū)檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書(shū)釘，采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi)）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

　?。ㄋ模┪臅?shū)檔案管理分類(lèi)：

　　文書(shū)檔案管理歸檔文件采用年度——保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。同全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

　　1、區(qū)分年度

　?、倌甓纫月淇钊掌跒闇?zhǔn)。如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2009年。

　?、诳缒甓鹊奈募湃朕k結(jié)的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2008年度； 某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入2008年。

　　③幾分文件作為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時(shí)排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。具體地說(shuō)來(lái)文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)等。

　?、軙?huì)議記錄本以該本最后一次會(huì)議記錄時(shí)間為準(zhǔn)。

　　⑤文件沒(méi)有標(biāo)注日期時(shí)，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識(shí)，通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類(lèi)。

　　2、文書(shū)檔案管理區(qū)分保管期限

　　將每年的文書(shū)檔案管理歸檔文件按永久、定期分開(kāi)，定期一般分為30年、10年。

　　永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書(shū)檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個(gè)期限表的一半。可以概括為以下四個(gè)方面：

　?、俜从硻C(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。

　　②反映機(jī)關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料。

　?、鄯从硻C(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等。

　?、芊从硻C(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料。如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱(chēng)評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國(guó)家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，是各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心。

　　準(zhǔn)確理解保管期價(jià)值的鑒定是文書(shū)檔案管理歸檔文件整理工作的難點(diǎn)?！兑?guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書(shū)檔案保管期限時(shí)，突出以本機(jī)關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)每級(jí)文件（上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)）文件進(jìn)行兩分制：

　　上級(jí)機(jī)關(guān)文件：針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見(jiàn)、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。

　　本機(jī)關(guān)文件：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

　　同級(jí)機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

　　下級(jí)機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30年，一般的保存10年。

（五）文書(shū)檔案管理排列

　　1、把同一年度、同一保管期限的文件分開(kāi)排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號(hào)分開(kāi)排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

　　2、在同一保管期限內(nèi)，把同一機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題、文號(hào)）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作，同一個(gè)會(huì)議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對(duì)固定。

　　3、最后在同一保管期限、同一機(jī)構(gòu)、問(wèn)題或文號(hào)內(nèi)按成文時(shí)間的生后順序排列。

　　（六）文書(shū)檔案管理編號(hào)

　　文書(shū)檔案管理歸檔文件編號(hào)是指將文書(shū)檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在文書(shū)檔案管理歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過(guò)編號(hào)，使文書(shū)檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來(lái)查找利用時(shí)的實(shí)體存取提供了條件。件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映文書(shū)檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書(shū)檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。

　　文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護(hù)文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)目。

　　1、全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。檔案室如沒(méi)有全宗號(hào)可暫時(shí)不填。

　　2、年度：文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2008。

　　3、保管期限：文書(shū)檔案管理歸檔文件保管期限的填寫(xiě)為永久、30年、10年。

　　4、件號(hào)：文書(shū)檔案管理歸檔文件的排列順序號(hào)。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號(hào)，各期限分別編流失號(hào)（即每年分期限共編三條流水號(hào)）。

　　件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件，分別在文書(shū)檔案管理歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)；按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注，每種保管期限各編一個(gè)流水順序號(hào)，如2007年永久件號(hào)：1、2、3……82

　　30年件號(hào)：1、2、3……73

　　10年件號(hào)：1、2、3……243

　　館編件號(hào)待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫(xiě)。

　?。ㄆ撸┪臅?shū)檔案管理編目

　　文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和室編件號(hào)順序編制文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄。

　　文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)逐件編目。來(lái)文與復(fù)文為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。通過(guò)檢查復(fù)文來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相應(yīng)來(lái)文的查找。

　　文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)和備注等項(xiàng)目。

　　1、件號(hào)：填寫(xiě)室編件號(hào)。

　　2、責(zé)任者：指發(fā)文的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。①填寫(xiě)責(zé)任者時(shí)一般應(yīng)使用全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)，如“海南省紀(jì)委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡(jiǎn)稱(chēng)。②聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者過(guò)多時(shí)，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。③未署責(zé)任者的文書(shū)檔案管理歸檔文件，編目時(shí)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫(xiě)。

　　3、文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)，是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成。如瓊府辦[2008]198號(hào)、瓊郵管[2008]68號(hào)，沒(méi)有發(fā)文字號(hào)的不填寫(xiě)。文號(hào)欄內(nèi)不得填寫(xiě)諸如“會(huì)議文件之一”等文件順序號(hào)，亦不得填寫(xiě)“情況反映”等刊物名冊(cè)。

　　4、題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫(xiě)或補(bǔ)充標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)附于原標(biāo)題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[2008]18號(hào)文件的通知，應(yīng)重?cái)M提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國(guó)家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點(diǎn)意見(jiàn)]的通知。

　　5、日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫(xiě)，如20080708。

　　6、頁(yè)數(shù)：每一件文書(shū)檔案管理歸檔文件的總頁(yè)數(shù)、文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

　　7、備注：用于填寫(xiě)文書(shū)檔案管理歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況。包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等等。如果有些條目須說(shuō)明的情況較多，備注欄難以填寫(xiě)時(shí)，可在備注欄中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填寫(xiě)入備考表中。

　?。ò耍┪臅?shū)檔案管理裝盒

　　裝盒是將文書(shū)檔案管理歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫(xiě)備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

　　1、裝盒要求：文書(shū)檔案管理歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒，與文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對(duì)應(yīng)找到文件實(shí)體。檔案利用完畢后歸位時(shí)，同樣要注意將其按件號(hào)順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

　　2、檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級(jí)檔案行政管理部門(mén)購(gòu)買(mǎi)或向河北省國(guó)昌檔案用品廠直接訂購(gòu)。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。

　　3、檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)。其中起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“/”號(hào)連接。

　　4、備考表放在盒內(nèi)所有文書(shū)檔案管理歸檔文件之后，用以對(duì)盒內(nèi)文書(shū)檔案管理歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

　　①盒內(nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文書(shū)檔案管理歸檔文件需要說(shuō)明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后文書(shū)檔案管理歸檔文件如有修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況，應(yīng)在備考表中加以說(shuō)明。進(jìn)行文書(shū)檔案管理歸檔文件整理時(shí)，如某件文件須說(shuō)明的情況復(fù)雜，目錄備注欄填寫(xiě)不下，也可在備考表中詳細(xì)說(shuō)明，并在目錄相關(guān)條目的備注項(xiàng)中加“*”號(hào)標(biāo)示。

　?、谡砣耍禾顚?xiě)負(fù)責(zé)整理文書(shū)檔案管理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。

　　③檢查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查文書(shū)檔案管理歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對(duì)整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。

　　④日期：填寫(xiě)文書(shū)檔案管理歸檔文件整理完畢的日期。

　?。ň牛┪臅?shū)檔案管理編制檢索工具

　　1、歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置情況（領(lǐng)導(dǎo)班子、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書(shū)檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。

　　2、打印文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄（采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）裝訂成冊(cè)：歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說(shuō)明（全宗說(shuō)明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。文書(shū)檔案管理歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱(chēng)、年度、保管期限等項(xiàng)目。

　　全宗名稱(chēng)：立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

　　年度：填寫(xiě)本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

　　保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫(xiě)。如：永久，永久、30年、10年