文書檔案歸檔整理規(guī)范

中國檔案員之家 2014-03-11

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文書檔案歸檔整理規(guī)范

　　一、總設(shè)
　　（一）、歸檔文件
　　廣義上的歸檔文件是一個(gè)泛指性概念，包括機(jī)關(guān)形成須歸檔保存的所有文件材料?！兑?guī)則》對這一概念的使用和限定，使“歸檔文件”具有了專指性意義，即“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案、保存的各種紙質(zhì)文件材料”。
其中，“辦理完畢”是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中否定在發(fā)揮作用。比如請示與批復(fù)，在復(fù)文發(fā)出或收到以后。在文書處理上就算已辦理完畢；本機(jī)關(guān)的發(fā)文，文件印發(fā)也就算辦理完畢。但：有的文件如請示、報(bào)告等需要上級部門給予批復(fù)、批示和答復(fù)的，要等待批復(fù)，批示答復(fù)，收到后再歸檔。有的文件，如計(jì)劃，規(guī)則、請示、規(guī)定等，在貫徹執(zhí)行上需要很長時(shí)間，但印發(fā)或傳閱后，其文書處理程序已經(jīng)完成，也算辦理完畢。
　　《規(guī)則》對適用的歸檔文明種類進(jìn)行了限定，明確為紙質(zhì)文書材料。這是因?yàn)楸緲?biāo)準(zhǔn)旨在對文書立卷工作進(jìn)行改革。暫不涉及科技、會計(jì)等專門檔案，以及聲像、電子等特殊載體檔案的整理工作。（也就是過去科技檔案用什么方法，現(xiàn)在繼續(xù)用什么方法。）
　?。ǘ?、歸檔文件整理
　　歸檔文件整理，就是“將歸檔文件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”。這一概念明確了“以件為單位”的基本原則，并概述了歸檔文件整理工作的基本環(huán)節(jié)。整理的內(nèi)容包括“分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒”。
　?。ㄈ┱碓瓌t
　　歸檔文件的整理原則，可概括為“遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（計(jì)劃與總結(jié)，安排與匯報(bào)，關(guān)于干部任免、工資、退休的，通知，思想工作，關(guān)于教育，文化、宣傳品質(zhì)，關(guān)于經(jīng)濟(jì)的，關(guān)于生產(chǎn)的，關(guān)于農(nóng)業(yè)工作的），區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。與傳統(tǒng)立卷原則相比較，兩者是基本規(guī)律客觀存在的。文件整理歸檔的目的，是將機(jī)關(guān)職能活動中形成的，能反映出機(jī)關(guān)基本活動面貌的文件材料保存下來，以便今后和歷史研究查考。因?yàn)闂l件的變化，具體整理方法可以不同，但都必須遵循歸檔文件整理的基本規(guī)律，才能達(dá)到便于保管和利用的共同目的。
　　1、遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
　　文件的形成不是任意的，而是伴隨著各機(jī)關(guān)，團(tuán)體和社會組織的職能活動產(chǎn)生的，有其自身規(guī)律和特點(diǎn)。不同的機(jī)關(guān)，盡管其職責(zé)和業(yè)務(wù)范圍各不相同，但各項(xiàng)職能活動總是存在著各方面的聯(lián)系，所形成的文件之間自然有一定規(guī)律，這種規(guī)律也就是文件之間有機(jī)聯(lián)系的具體表現(xiàn)。文件之間的這種聯(lián)系職能反映出機(jī)關(guān)職能活動的歷史面貌，同時(shí)也符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供了線索。因此，進(jìn)行歸檔文件整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系（一個(gè)會議形成的文件材料就是有機(jī)聯(lián)系的整體，歸檔時(shí)應(yīng)該按期限放在一起，批復(fù)與請示應(yīng)該放在一起，裝在一個(gè)盒內(nèi)）。
　　2、區(qū)分不同價(jià)值
　　不是所有辦理完畢的文件材料都需要整理歸檔，而是要依照《機(jī)關(guān)檔案歸檔與不歸檔范圍》和《文書檔案保管期限表》的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍不同文件價(jià)值，劃定不同保管期限。對于保存價(jià)值大，保管期限長的文件，重點(diǎn)整理和保管；對保存價(jià)值小，保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對待（這次全市文書立卷改革工作考慮到這因素，永久保存的用硬紙盒，長期的則用軟紙盒，短期的用卷皮裝訂）；對無保存價(jià)值的，不須歸檔的文件，則可以銷毀。通過將不同價(jià)值的文件區(qū)別整理，可以合理使用人力，物力、財(cái)力和時(shí)間，同時(shí)不同價(jià)值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案進(jìn)行保管利用，以及到期移交進(jìn)館也提供了方便（例：一個(gè)會議的形成文件材料，雖然他們之間有機(jī)聯(lián)系，但必須區(qū)分不同價(jià)值，會議、通知、日程表，領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告等屬于永久保存，會議上的紀(jì)錄、簡報(bào)、交流材料、典型材料屬于長期保存，會議的小組記錄，事務(wù)性文件屬于短期保存）。
　　3、便于保管利用
　　這是歸檔文件整理最基本的原則，也是檢驗(yàn)歸檔文件整理方法實(shí)用性的唯一標(biāo)準(zhǔn)。執(zhí)行文件級整理，正是新形勢下對這一原則的合理發(fā)揮。在整理原則中，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值。是手段，“便于保管和利用”則是最終目的。從根本上說，二者是相互影響，相互制約的關(guān)系，任何片面地強(qiáng)調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部門采取取消分類，排列時(shí)不強(qiáng)調(diào)事由，不區(qū)分保管期限。完全按歸檔文件形成時(shí)間或文號對歸檔文件進(jìn)行排列，依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。這種做法從目前能夠滿足利用需要，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由或問題的檔案被分散到多個(gè)檔案盒中，從長遠(yuǎn)看，特別是對檔案移交進(jìn)館之后，將會給系統(tǒng)利用檔案帶來很大困難。因此，在處理類似問題時(shí)，要堅(jiān)持以便于保管利用為出發(fā)點(diǎn)，具體情況具體處理，才能更好地實(shí)現(xiàn)文件整理目的。
　　二、歸檔文件的價(jià)值鑒定
　　歸檔文件價(jià)值鑒定是整個(gè)檔案鑒定工作的首要環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)包括兩個(gè)階段。第一階段，在機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒有保存價(jià)值的文件材料。因此，歸檔范圍的確定實(shí)際上是對文件價(jià)值的初步判定，是檔案鑒定工作的第一關(guān)口。第二階段是對屬于歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過程中可能產(chǎn)生的不同作用來確定檔案的保管期限。劃分檔案的保管期限是對文件價(jià)值的進(jìn)一步判定，是決定檔案命運(yùn)的關(guān)鍵所在。
　　<一>、鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)
　　根據(jù)歸檔文件整理原則的要求，進(jìn)入歸檔范圍的文件范圍的材料，必須在區(qū)分其保存期限的前題下，才能系統(tǒng)地進(jìn)行整理。因此，正確地判定文件材料的價(jià)值，準(zhǔn)確地劃分保管期限，這是保證歸檔文件整理質(zhì)量的重要因素。
　　應(yīng)歸檔的文件材料，都具有保存價(jià)值。文件的保存價(jià)值和檔案的保管期限成正比。保存價(jià)值越大，保管期限就越長；反之，保存價(jià)值小，保管期限就短。
　　<二>鑒定的原則
　　確定檔案的保存價(jià)值，要堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判斷檔案的保管期限。
　　<三>鑒定的標(biāo)準(zhǔn)
　　1、職能標(biāo)準(zhǔn)。職能標(biāo)準(zhǔn)是指按立檔單位所在系統(tǒng)的地位和重要程度來決定其檔案的價(jià)值。一般情況下，行政級別越高，其形成的檔案越重要。在確定檔案的保管期限時(shí)，對于不同行政級別的機(jī)關(guān)，永久檔案所占比例應(yīng)有所不同，另一方面，機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)盡可能保存反映本機(jī)關(guān)主要職能及基本歷史面貌的文件材料。
　　2、來源標(biāo)準(zhǔn)。來源標(biāo)準(zhǔn)是要體現(xiàn)檔案的形成者。一般地說，本機(jī)關(guān)形成的文件材料應(yīng)當(dāng)是保存的重點(diǎn)。在鑒定文件的價(jià)值時(shí)，重點(diǎn)要看本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的，還是外機(jī)關(guān)產(chǎn)生的，而不能簡單地認(rèn)為上級就比本級的重要。（上級針對本機(jī)關(guān)的文件，原則是要視為本機(jī)關(guān)的文件來對待，如干部任免的、離退休的，批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)有關(guān)工作的文件，轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件等，那么一般普發(fā)性的文件，有查考作用的就歸檔保存，沒有查考作用的可以不歸檔。）
　　3、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)是指強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的重要性和獨(dú)一性。在分析文件的內(nèi)容時(shí)，主要看它的重要程度如何。（重要性：如文件反映的內(nèi)容是比較全面的，系統(tǒng)的近一個(gè)時(shí)期的，本單位主要職能工作的保存價(jià)值就大，反映的是某一方面的，某一時(shí)期的，某一項(xiàng)工作的保存價(jià)值相對來說就不一樣，保存的時(shí)期就短一些，獨(dú)一性，文件反映的內(nèi)容比較特殊，如地震災(zāi)害的，洪水災(zāi)害的。）
　　4、形式特點(diǎn)征標(biāo)準(zhǔn)。是指文件的文種（名稱）文本，外形特征等。1、文件的文種不同，作用不同，價(jià)值也就不同（舉例）2、文本是指文件的正本、定稿（底稿）修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存價(jià)值也就不同。草稿，修改稿都是來定稿，都不具有法律效力，因此一般情況下都不必保存。只有個(gè)別情況下，有重要領(lǐng)導(dǎo)人直接修改和批示的則應(yīng)當(dāng)保存。（有的文件是秘書直接從微機(jī)上打印的，出一個(gè)清樣，交領(lǐng)導(dǎo)審閱后，認(rèn)為可以，就打印分發(fā)，那么這份清樣就是底稿，歸檔時(shí)應(yīng)該歸檔，但注意的是請領(lǐng)導(dǎo)簽字，只有這樣才能發(fā)揮法律效力。）3、外形特征也包括載體形式，一般指非正式的文件。對文件起輔助說明的作用。特別是一些重要的照片，錄音，錄像，領(lǐng)導(dǎo)人題詞以及獎杯，錦旗，證書等實(shí)物，都生動記錄了真實(shí)的歷史事件。是不可多得的檔案資料，應(yīng)得到足夠重視。
　　<二>歸檔和不歸檔的范圍
　　歸檔范圍，就是歸檔文件整理的范圍。在整理時(shí)，不是所有的文件材料都需要?dú)w檔，而是要正確分析，區(qū)別對待。在確定文件材料歸檔范圍時(shí)，既要保證歸檔文件的材料收集齊全，完整歸檔，防止“有檔不歸”（有的領(lǐng)導(dǎo)一看是自己的任免通知，就鎖到自己的辦公桌里，有的科室一看這份文件自己科室里的業(yè)務(wù)，就放到科里保管，我們機(jī)關(guān)還出過這么一件事，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)一看是自己的任免通知，快收起來放下，等退休幾年后，地委要讓上報(bào)任職時(shí)間，調(diào)升工資急了，找不見了，又到單位查，又是找組織查，費(fèi)了很多時(shí)間），又要注意不該歸檔的文件材料就不能歸檔，防止“有文必檔”（有的文檔人員把一年里的全部收文，包括召開臨時(shí)會議的，五一節(jié)值班的，征訂雜志報(bào)刊全部收集起來歸檔，一次裝訂十幾卷，又抄目錄，又裝訂，寫皮，放上十幾年沒人查，保管期限也到了，該銷毀了，勞命傷財(cái)）。
　　1、應(yīng)歸檔文件材料
　　凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
　　<1>上級文件
　　1、上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)工作的指示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知和普發(fā)的需要本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件；市委、政府各縣市區(qū)委、政府針對本機(jī)關(guān)的干部任免啟用印章和本機(jī)關(guān)上報(bào)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的以及普發(fā)的需要本機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行的指導(dǎo)性文件。
　　2、上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)的重要講話、指示、題詞照片和錄音、錄像材料；
　　3、上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的文件材料
　　4、上級主管業(yè)務(wù)部門發(fā)來的文件。也就是你們直接上級發(fā)來的文件
　　<2>、本級文件
　　1、本機(jī)關(guān)“紅頭”文件。以機(jī)關(guān)黨組織和行政名義發(fā)出的指示、決定、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等
　　2、本機(jī)關(guān)內(nèi)部文件。本機(jī)關(guān)內(nèi)部單位形成的主要文件（如工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、黨組、黨委、總支、支部、局務(wù)、局長辦公、黨員組織生活會，職工大會等）會議記錄，重要的電話記錄，工作條例、規(guī)章制度、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，干部、工人的行政工資和黨、團(tuán)、工會會員、關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信及存根、職工離退休、退職證明、存根，本機(jī)關(guān)黨、團(tuán)員、職工花名冊、購房協(xié)議等；
　　3、本機(jī)關(guān)召開各種代表會和專業(yè)會議形成的重要文件。包括召開會議的請示與批復(fù)、通知、日程安排、代表名冊、工作報(bào)告、講話發(fā)言、總結(jié)、決定、紀(jì)要、簡報(bào)、典型和單位材料、先進(jìn)集體和個(gè)人的名單等；本單位領(lǐng)導(dǎo)在有關(guān)會議的講話稿。
　　4、本機(jī)關(guān)編制的歷史資料和編輯出版的各種書書刊的定稿和印本及本機(jī)關(guān)的宣傳、報(bào)道稿；反映本機(jī)關(guān)各種活動的照片、錄音帶、錄像帶、剪報(bào)、計(jì)算機(jī)盤片等。
　　5、本機(jī)關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊。
　　6、重要的人民來信來訪材料、領(lǐng)導(dǎo)的指示和本機(jī)關(guān)處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析材料等。
　　7、技術(shù)文件。本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)活動中形成的項(xiàng)目任務(wù)書、原始記錄、工作總結(jié)、科研成果、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、鑒定證書等材料；本機(jī)關(guān)在修建綜合樓、辦公樓、住宅樓等各項(xiàng)工程基建項(xiàng)目的審批文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書，地質(zhì)勘察材料、隱蔽工程記錄、質(zhì)量評定書、技術(shù)復(fù)核資料、工程預(yù)、決算、驗(yàn)收紀(jì)要、竣工圖等材料；本機(jī)關(guān)購置設(shè)備的隨機(jī)材料（包括裝箱單、合格證、說明書）、運(yùn)行維修記錄等材料；本單位設(shè)計(jì)、生產(chǎn)的產(chǎn)品的成套文件材料；
　　8、本機(jī)關(guān)形成的財(cái)務(wù)預(yù)、決算、財(cái)務(wù)分析、會計(jì)月、季、年報(bào)表，總賬、各類明細(xì)賬、現(xiàn)金（出納）日記賬、銀行存款賬，憑證等文件材料；
　　<3>、下級文件。
　?。?）下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要報(bào)告、典型調(diào)查、年度工作計(jì)劃、總結(jié)、綜合性（年度）統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料；
　?。?）下級機(jī)關(guān)報(bào)送的需要本機(jī)關(guān)備案的重要文件材料；
　　<4>、同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件。
　?。?）同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的需要辦理執(zhí)行并起依據(jù)作用的文件。關(guān)于支部、公務(wù)員、干部考核的、職工工資待遇的、下崗職工安置，住房改革的、公積金的、醫(yī)療保險(xiǎn)的等。
　　（2）、有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。
　　　2、不歸檔的文件材料。
　?。?）上級機(jī)關(guān)任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；
　?。?）上級機(jī)關(guān)普發(fā)供參閱、不辦理的文件材料；
　?。?）上級機(jī)關(guān)征求意見未定稿的文件；
　?。?）本機(jī)關(guān)的重復(fù)文件'
　?。?）本機(jī)關(guān)無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；
?。?）未經(jīng)會議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審鑒的未生效的文件材料、電報(bào)草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規(guī)性文件定稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；
　?。?）從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料；
　　（8）無保存價(jià)值的信封、一般的群眾來信；
　?。?）本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件；
　　（10）為參考目的從各方面收集的文件材料；
　　（11）參加非主管機(jī)關(guān)召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價(jià)值的文件材料；
　?。?2）同級機(jī)關(guān)發(fā)來的不需要貫徹執(zhí)行和起依據(jù)性的文件；
　?。?3）非錄屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料；
　?。?4）下級機(jī)關(guān)送來參閱的簡報(bào)、情況反映、不應(yīng)抄報(bào)或不備案的文件材料；
　　（15）下級機(jī)關(guān)抄報(bào)備案的一般性文件材料；
　　<三>檔案保管期限
　　1、保管期限的劃分
　　按照國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》，文書檔案的保管期限劃分為永久、長期和短期3種。永久為50年以上，長期為16—50年，短期為15年以下。
永久——凡是反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。它主要包括：本級黨委（組）總支、支委會議記錄工作計(jì)劃、總結(jié)，精神文明建設(shè)的報(bào)告、總結(jié)、決定，處局長辦公、處、局務(wù)會議記錄，召開會議的通知、日程、講話、意見、報(bào)告、決定、決議、紀(jì)要、重要的聲像材料，機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章、人員編制、干部任免、領(lǐng)導(dǎo)分工的通知、方案，開除黨籍、公職、撤銷職務(wù)的決定，受到省級以上的表彰決定，年度工作計(jì)劃，目標(biāo)任務(wù)指標(biāo)、責(zé)任書、總結(jié)；長遠(yuǎn)規(guī)劃、重要的調(diào)查報(bào)告崗位職責(zé)、工作條例、規(guī)章制度、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、大事記等，黨員干部（公務(wù)員）、勞動工資及各種業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)年報(bào)表、職工、黨員花名冊；直屬上級機(jī)關(guān)針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。以上的文件材料是永久收集的，也是永久文件的排例次序。
　　長期——凡是反映本機(jī)關(guān)一般活動，在較長時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長期保管。它主要包括：本機(jī)關(guān)黨支部、組織生活會議記錄、職工大會和職工政治學(xué)習(xí)會議記錄，召開會議的典型經(jīng)驗(yàn)、材料、發(fā)言、簡報(bào)，半年工作計(jì)劃、總結(jié)、通報(bào)、季度工作總結(jié)，干部的錄用、聘用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、技術(shù)職務(wù)聘評、限額考核表、簡表申報(bào)表通知、資格、復(fù)轉(zhuǎn)軍人安置、撫恤、死亡、補(bǔ)助等文件材料，地、縣級以下的表彰獎勵(lì)、一般的處分材料，錯(cuò)誤調(diào)查處理材料、個(gè)人檢查、處分決定等。職工調(diào)動工作的行政、工資、黨組織關(guān)系介紹信及存根，下達(dá)經(jīng)費(fèi)的通知，一般的調(diào)查報(bào)告、總結(jié)，一般的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證等；下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，重大問題的專題報(bào)告；上級業(yè)務(wù)主管部門召開會議的講話、報(bào)告、決定、決議、紀(jì)要，上級業(yè)務(wù)主管部門頒發(fā)的重要通知、辦法、條例、計(jì)劃、總結(jié)等。（文件的排列也是應(yīng)該從上面的順序進(jìn)行的，在同一個(gè)問題內(nèi)先排本級，在下級、上級的）。
短期——凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本機(jī)關(guān)有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。它主要包括：本機(jī)關(guān)召開會議的小組會議記錄，一般事務(wù)性文件材料，沒有復(fù)文的請示，季度、月份工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)表；同級機(jī)關(guān)和非錄隸屬機(jī)關(guān)報(bào)民來的需要貫徹執(zhí)行并起依據(jù)性的文件材料；下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般專題的報(bào)告、總結(jié)和圖案的文件材料；上級黨政機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要貫徹執(zhí)行并起依據(jù)作用的文件材料，上級業(yè)務(wù)主管部門召開會議的典型、經(jīng)驗(yàn)材料、發(fā)言、簡報(bào)，年度以下的計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、通報(bào)、一般的通知等，（詳見國家檔案局頒發(fā)的《文書檔案保管期限表》）。
　　2、判定文件價(jià)值時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)問題
　?。?）判定文件的價(jià)值，要立足于本單位。本級文件存寬，上、下級文件從嚴(yán)。介于兩個(gè)期限之間的文件，本級文件往上提，上下級文件往下拉。
　?。?）要從整體上和一組文件的聯(lián)系上判定文件的價(jià)值。
　?。?）判定文件的價(jià)值，不能單一地按文件的文種判定價(jià)值，要結(jié)合、內(nèi)容判定其價(jià)值。（由于我市許多單位的文種名稱使用不規(guī)范，所以不能判定價(jià)值。如：一個(gè)單位發(fā)了這么一份文件，關(guān)于加強(qiáng)工作紀(jì)律的決議，實(shí)際上是對一名職工遲到10分鐘的批評，扣一天工資的事，這個(gè)單位認(rèn)為是決議，文件的威力就大。）
　　三、歸檔文件的整理單位和裝訂
　　裝訂是歸檔整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，即采用符合檔案保護(hù)要求裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位固定在一起。裝訂前還必須對歸檔文件進(jìn)行必要的修整。通過裝訂，從實(shí)體上將歸檔文件整理的基本單位——“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展提供條件。
　　<一>整理單位
　　歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理，一般以每行文件每一件。文件的正本與定段合為一件；正文與附件合為一件；原件與復(fù)制件合為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件；同一年度內(nèi)相關(guān)的請示與批復(fù)，報(bào)告與批示，函各合為一件；跨年度的各為一件；報(bào)表、名冊、圖冊、圖表、介紹信存根、會議記錄等按其本來的裝訂方式，一個(gè)自然本（冊）為一件。（報(bào)表應(yīng)該注意的是，一份報(bào)表為一件，如：主管部門要匯總?cè)懈骺h區(qū)的報(bào)表，匯總的算一份，7個(gè)市縣區(qū)的各算一份，不能把匯總的，本單位的，7個(gè)縣市上報(bào)的裝訂到一起算一份文件，查找起來很不方便。）
如果定稿過厚不易裝訂的，也可將正本與定稿單獨(dú)作為一件；如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可與正文各為一件。
　　<二>、歸檔文件的修整
裝訂文件之前，應(yīng)先檢查文件是否齊全完整。有缺張少頁或附件等不齊全的應(yīng)沒法補(bǔ)齊，有破損的應(yīng)予修整。有字跡模糊或易退變的應(yīng)予恢復(fù)或復(fù)制。如永久和長期保管的檔案，字跡材料復(fù)寫紙等的圓珠筆、鉛筆書寫的等要進(jìn)行重新抄寫復(fù)制。重要的傳真件必須進(jìn)行復(fù)制。裝訂邊太窄的應(yīng)適當(dāng)加寬，紙張不符合A4或16開標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)按A4或16開折疊或裁切、背貼（如：介紹信A4裝訂用A4白紙張貼，16開的用16白紙張貼，8開的報(bào)表一折二裝盒）。在進(jìn)行上述工作的同時(shí)，要注意剔除多余的重行文件和不要的復(fù)制件。
　　<三>歸檔文件的裝訂
　　1、凡歸檔的文件統(tǒng)一按“件”進(jìn)行裝訂
　　2、一行文件由幾部分組成，裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；請示與批復(fù)作為一件時(shí)，批復(fù)在前，請示在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；有價(jià)值的文書處理單需要保留的，置于相關(guān)文件之前，按文件首頁對待，可加蓋歸檔圖章（把真正需要保留的保留下，一般的反映文件處理過程的處理單，沒有必的保留）。
　　3、裝訂文件時(shí)盡量把四邊都對齊，至少把右邊與下邊分別對齊。（示范）如有特殊情況可靈活處理（舉例）。
　　4、列為短期保存的文件及本來已裝訂成冊的刊物、書籍、會議記錄、介紹信存根、報(bào)表、名冊等，用檔案盒裝盒的，可以保持原貌，不再拆開重新裝訂。（不去釘書針，定稿簿的可直接粘貼在正文后）。用檔案皮裝訂的，全部拆除金屬物后，采用“三孔法”進(jìn)行裝訂（示范）。
　　5、列為永久和長期保存的文件，采用不銹鋼訂書釘或線繩進(jìn)行裝訂。使用不銹鋼訂書針裝訂時(shí)，在距左側(cè)邊沿1.2厘米處裝訂，中間的針取紙張的中點(diǎn)，上下各距中間針A4為7厘米，16開為6厘米；使用線繩裝訂時(shí)，統(tǒng)一采用“三孔法”，在距離左側(cè)邊沿1.2厘米處裝訂，中孔取紙張的中點(diǎn)，上下孔各距孔裝訂 A4為7厘米，16開為6厘米。（進(jìn)行兩種裝訂法的示范）。文件太簿，如不便于使用不銹鋼訂書針或線繩裝訂時(shí)，可使用少量膠水按“三孔法”裝訂的位置定頁粘貼。一般掌握8頁以下用膠水粘貼，9頁以上用不銹鋼訂書針或線繩裝訂。如遇歸檔文件較厚時(shí)，可靈活掌握。有的單位的文件紙張比較厚，也可5頁以下用膠水粘貼，6頁以下用不銹鋼釘書針或線繩進(jìn)行裝訂。
　　四、歸檔文件的分類
　　分類：是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類，就是將歸檔文件按其來源，時(shí)間、內(nèi)容和不形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。分類包括選擇分類方法，制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。
對歸檔文件進(jìn)行合理的分類，不但能有能效地揭示出歸檔文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用，而且對排列、編目等后續(xù)工作的開展，以后將來館室的系統(tǒng)化管理都有重要的意義。
　　<一>基本分類方法（通用的）
　　分類方法也稱為“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類特征”。合理選擇分類方法，很大程度上決定了分類的質(zhì)量?！稓w檔文件整理規(guī)則》選擇年度、組織機(jī)構(gòu)（問題）和保管期限作為通用的分類方法，是因?yàn)檫@3種分類方法在各級單位檔案部門使用率最高，并且反映了基本規(guī)律和要求。
　　1、年度分類法。年度分類法，就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進(jìn)行分類。年度分類法是運(yùn)用最廣泛的分類方法。歸檔文件按年度將特征分類，可以反映上一個(gè)機(jī)關(guān)單位每年工作的特點(diǎn)和近年發(fā)展變化的情況，并且，同現(xiàn)行機(jī)關(guān)以年度為單位將文件整理歸檔的制度相吻合。不同年度的文件不能混全歸類。
運(yùn)用年度分類靈法時(shí)，要正確斷定文件的日期并歸入相應(yīng)年度。需要注意以下幾個(gè)問題：
　　<1>文件有多個(gè)時(shí)間特征的判定
　　一行文件往往有多個(gè)時(shí)間特征，包括成文日期，簽發(fā)日期、批準(zhǔn)日期、會議通用日期、發(fā)布日期、發(fā)文日期和收文日期等等。分年度時(shí)，一般為說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，以此來判定文件的所屬年度。對于計(jì)劃、規(guī)則、總結(jié)等內(nèi)容涉及不同年度的文件，《規(guī)則》取消了原有的按針對年度歸檔的做法，統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期（即簽發(fā)日期）判定文件的所屬年度，以進(jìn)一步簡化分類中的要領(lǐng)和操作。例如：2000年形成的《從2001—2005年的工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2000年度；2003年形成的《2002年工作總結(jié)》，應(yīng)歸入2003年；2002年制定、2003年生效的法律法規(guī)，應(yīng)歸入2002年。
　　<2>跨年度形成文件的判定
　　機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動，如召開會議、處理案件等等，可能會跨年度形成文件。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度。如2002年12月30日召開的全市經(jīng)濟(jì)工作會議，2003年元月2日結(jié)束，兩個(gè)年度形成的會議材料，統(tǒng)一在閉幕年歸檔，即2003年整理歸檔（過去是按召開會議的年度進(jìn)行歸檔的，與現(xiàn)在的歸檔年度有區(qū)別，請大家注意），分類時(shí)這些文件材料都?xì)w入2003年度；跨2002年、2003年兩個(gè)年度處理的案件形成的文件材料，統(tǒng)一在閉幕年歸檔，即2003年整理歸檔，分類時(shí)這些文件材料也都?xì)w入2003年度；下級單位2002年12月寫的請示，上級單位2003年元月收到，該請示應(yīng)連同辦理過程中形成的其他文件一起歸入2003年。
　　<3>、幾行文件作為一件時(shí)“件”的日期的制定
正本與定稿，原件與復(fù)制件，來文與復(fù)文等也可作為一件時(shí)，這時(shí)制定“件”的日期，應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn)。具體地說，正本與定段為一件，以正本為準(zhǔn)確性；正文與附件為一件，以正文為準(zhǔn)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰；來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準(zhǔn)。
　　<4>、沒有標(biāo)注日期的文件的判定
在歸檔案時(shí)，往往遇到有些單位的內(nèi)部文件（白頭文件），沒有標(biāo)注日期，這時(shí)，需要分析文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以收各種標(biāo)識，來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似臨時(shí)日期，以便按年度合理歸類。
　　<5>、有專門年度的分類方法。
如果立檔單位相當(dāng)一部分工作是按照專門年度進(jìn)行的，如教學(xué)年度等，采用年度分類法時(shí)，對這部分工作形成的文件，就應(yīng)按專門年度進(jìn)行分類。例如，學(xué)校以學(xué)年為單位進(jìn)行工作，即2001年9月至2002年8月為一個(gè)教學(xué)年度，形成的文件按教學(xué)年度分類，其他文件仍按一般年度分類。
　　2．機(jī)構(gòu)（問題）分類法。
　　機(jī)構(gòu)（問題）分類法是現(xiàn)行機(jī)關(guān)常見的一種分類法。按機(jī)構(gòu)或問題分類時(shí)，不以過多設(shè)置分類層次，一般2—3層即可。制定分類方案時(shí)，機(jī)構(gòu)分類與問題分類法不能同時(shí)采用，而應(yīng)根據(jù)機(jī)關(guān)歸檔文件的實(shí)際情況選擇其中一種。
　　<1>機(jī)構(gòu)分類法。機(jī)構(gòu)分類法，就是按本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)所形成和處理的文件進(jìn)行歸類。按內(nèi)部機(jī)構(gòu)分類，在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件，便于按照一定的專題查找和利用檔案。如：檔案局，黨支部、辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科、檔案管理科。農(nóng)發(fā)行：黨組、紀(jì)委、黨辦、辦公室、從事科、計(jì)劃信貸科、財(cái)務(wù)會計(jì)科，稽核科、工會等等。
采用機(jī)構(gòu)分類法時(shí)，一般來說，一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)一個(gè)類，內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱就是類名各類的次序按照本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)序列表的規(guī)定或習(xí)慣上的順序來排列。一般是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合機(jī)構(gòu)排在最前面，再依次排列各業(yè)務(wù)部門。例如：酒泉市檔案局內(nèi)部機(jī)構(gòu)可排列為黨支部、辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)科，管理科。類名及排列順序依次進(jìn)行排列（再如地區(qū)農(nóng)發(fā)行）。
采用機(jī)構(gòu)分類法，區(qū)別上以哪個(gè)機(jī)構(gòu)名義發(fā)文的文件就歸入哪個(gè)機(jī)構(gòu)的類中。有些文件是由幾個(gè)機(jī)構(gòu)共同處理的，可根據(jù)具體情況而定：有主辦者的一般歸入主辦機(jī)構(gòu)；以機(jī)關(guān)名義發(fā)出的文件，視為職能劃歸入有關(guān)機(jī)構(gòu)類中。業(yè)務(wù)部門起草、以機(jī)關(guān)或辦公室名義發(fā)出的，如果內(nèi)容屬該部門職責(zé)或業(yè)務(wù)，則應(yīng)歸入負(fù)責(zé)起草文件的機(jī)構(gòu)類中，文件內(nèi)容不明顯的確實(shí)看不出是哪個(gè)科室業(yè)務(wù)的可歸入負(fù)責(zé)發(fā)文的綜合機(jī)構(gòu)（收文：原則是那個(gè)科室辦理的歸入那個(gè)科室；不能形成是辦公室收的文，都?xì)w入辦公室這個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)）。
機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類，形成的歸檔文件歸入該類保存。有的臨時(shí)機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公，那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)容機(jī)構(gòu)類中。
　　<2>問題分類法。問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題歸檔文件分類。此方法適用于不設(shè)內(nèi)容機(jī)構(gòu)或內(nèi)部機(jī)構(gòu)較少、分工較粗、文件數(shù)量少的單位。在實(shí)際工作中，使用問題分類法的單位，大多數(shù)參照本單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別。例如：將黨支部、工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)等機(jī)構(gòu)形成的歸檔文件劃為“黨群類”，行政后勤等部門形成的歸檔文件為“綜合類”或“行政管理類”，業(yè)務(wù)部門形成的歸檔文件劃為“業(yè)務(wù)類”等等。如果立檔單位小，也沒設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)。產(chǎn)生的文件數(shù)量少，可將黨、團(tuán)、婦、工會職能活動中形成的文件劃為黨群工作類，行政和其他業(yè)務(wù)活動中形成的文件劃為行政管理類。
問題分類法主觀性較強(qiáng)，應(yīng)慎重采用，特別是不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)而先按問題分類。同時(shí)，要注意按照機(jī)關(guān)單位的基職能來設(shè)置類別，類目體系力求簡明，合乎邏輯。
　　3、保管期限分類法。
　　保管期限分類法就是根據(jù)劃定的不同保管期限對照檔文件進(jìn)行分類。也就是，將文書檔案劃分為永久、長期、短期三種不同保管期限，將不同期限文件歸入相應(yīng)的類別中，將同一期限的歸檔文件集中排列在一起。采用此方法，能夠?qū)⒉煌瑑r(jià)值的歸檔文件從實(shí)體上區(qū)分開來，使檔案部門能夠有針對性地采取整理和保護(hù)措施，同時(shí)為檔案的系統(tǒng)管理，檔案移交進(jìn)館和到期檔案鑒定等管理工作了方便。
　　<二>、復(fù)式分類法與分類方案
　　在實(shí)際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少見的，較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用，稱之為復(fù)式分類法。通常所說的年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）3種分類方法，可以組合成多種復(fù)式分類法。
根據(jù)市縣區(qū)的實(shí)際情況，采取以下兩種復(fù)式分類方法較多適宜。
但一個(gè)單位歸檔文件的分類，可視具體情況，只能采取其中一種。
　　1、“管期限——年度——機(jī)構(gòu)”分類法。此方法適用和內(nèi)部機(jī)構(gòu)較細(xì)、文件數(shù)量多的單位。具體操作方法是：第一步，把歸檔文件按保管期限分開；第二步，把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開，其中跨年的會議，事件、臨時(shí)性工作等類似情況形成的文件材料，放在會議、事件、臨時(shí)情況工作等類似情況結(jié)束的年度，前面已年詳細(xì)介紹，不再重復(fù)。第三步，把同一保管期限內(nèi)各年度的文件按單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)分開。（板書、示范下一頁和本局的分類）
酒市檔案局文書檔案分類方案（略）
　　2、“保管期限—年度—問題”分類法。
　　此方法適用內(nèi)部機(jī)構(gòu)較少、分工較粗、文件數(shù)量少的單位。其具體操作方法是：每一步把歸檔文件按保管期限分開；第二步，把同一保管期限內(nèi)的歸檔文件按年度分開，其中跨年度的會議、事件、臨時(shí)性工作類似情況結(jié)束的年度；第三步，把同一保管期限內(nèi)各年度的文件按問題分開。（板書、示范、一頁減二）。
　　各縣市財(cái)險(xiǎn)公司文書檔案分類方案：
　　“保管期限——年度—問題”分類法示意圖
　　永久
　　2003年黨群類123…..30
　　行政人事類30.31.32.33…..55
　　計(jì)財(cái)類56.57.58.59….60
　　業(yè)務(wù)類61.62.63…80
　　2003年黨群類81.82.83…90
　　行政人事類91.92…95
　　計(jì)財(cái)類96.97.98…110
　　業(yè)務(wù)類111.112.113…120
     …… ……
     2002年黨群類123…20
     行政人事類21.22.23…28
　長期
     計(jì)財(cái)類29.30.31…40
     業(yè)務(wù)類41.42.43…50
     2003年黨群類51.52…58
     行政人事類59.60.61…66
     計(jì)財(cái)類67.68.69….75
     業(yè)務(wù)類76.77.78…90
     …… ……
     2002年黨群類123…15
     行政人事類16.17.18…30
     計(jì)財(cái)類31.32.33….40
     業(yè)務(wù)類41.42.43…55
     …… ……
     2003年黨群類56.57.58…60
     行政人事類61.62.63…75
     計(jì)財(cái)類76.77.78…90
     業(yè)務(wù)類91.92.93…115
     …… ……
　　3、分類方案。在選定分類方案的基礎(chǔ)上，應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況編制出分類方案。分類方案就是在確定的分類方法的基礎(chǔ)上，標(biāo)列各級類目名稱，固定全宗內(nèi)分類體系的分類綱要。
　　一個(gè)單位歸檔文件整理時(shí)，必須先制定出分類方案。分類方案是機(jī)關(guān)檔案室工作的基礎(chǔ)。是檔案室規(guī)范化管理的起點(diǎn)（是給每一份文件指定一個(gè)歸宿地點(diǎn)，如同單位辦公室的劃定，小張?jiān)?樓1號，小李在1樓2號，小王在2樓1號，小趙在2樓2號，小張上班來就到1樓1號去辦公，不要跑到2樓1號去了，你去了小王到哪兒去）。因此任何一個(gè)單位的檔案室都必須具備切合實(shí)際的分類方案。方案確定之后，要保持相對穩(wěn)定。不宜大動。即使機(jī)關(guān)職能了生了大的變化，確需調(diào)整分類方案時(shí)，最好從一個(gè)新的階段開始，對已整理好的歸檔文件不再重整。并對分類方案的調(diào)整情況，應(yīng)在全宗介紹說明。以便檔案管理前后工作的銜接。
分類方案的制定，一定要注意科學(xué)，實(shí)用、符合單位的檔案工作實(shí)際，不要太繁鎖，層次、類目太多，也不要太簡化，層次太多，類目太多了，每個(gè)類目內(nèi)，歸檔的文件材料太少，很難形成一盒或幾盒，很可能是一盒裝著2-3份文件；在簡化了，使有的文件不知道往那個(gè)類目內(nèi)歸檔。不管怎樣制定的，分類方案，必須使本單位的全部文件材料都有指定的歸宿地。分類方案制定的是否科學(xué)、合理，檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)是：（1）本單位每份歸檔文件都有歸宿點(diǎn)；（2）需歸檔的文件只有一個(gè)歸宿點(diǎn)。
　　五、歸檔文件的排列
　　歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。這樣，可以進(jìn)一步體現(xiàn)出最低一級類目內(nèi)歸檔文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檢索利用（因?yàn)槭锌h機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)少，機(jī)構(gòu)內(nèi)再沒有分支機(jī)構(gòu)，所以市縣區(qū)機(jī)關(guān)歸檔文件排列時(shí)只在機(jī)構(gòu)這一類目內(nèi)進(jìn)行排列）。
　?。ㄒ唬?、歸檔文件排列的原則
　　歸檔文件排列的原則：即“事由原則”，就是同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一丐。這里的事由是一個(gè)比較原則性的概念，可以是指一件具體的事，或者一個(gè)具體的問題，或一須較緊密的工作過程等等。通過界定“事由”，使密切相關(guān)，參照性強(qiáng)的文件從實(shí)體上相對集中，最大限度地保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。
事由的界定可以有較大的靈活性。例如：一項(xiàng)工程、一次活動或一次會議，可視為一個(gè)事由。按事由排列歸檔文件，是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”，這一整理原則的體現(xiàn)。按工文辦理過程的先后順序，將同一事由形成的文件排列在一起，可以客觀地反映出某一事由的發(fā)生，發(fā)展、結(jié)束的全過程，反映上文件之間的客觀聯(lián)系。
（二）歸檔文件的排列方法
歸檔文件的排列方法，《規(guī)則》中規(guī)定為：“在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間，重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套發(fā)生文件可集中排列”。
　　1、同一事由、同一事件或同一問題的文件按形成的時(shí)間順序或重要程度排列。日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者相對重要的文件放在前面，其他的文件入在后面。
　　2、不同事由，不同事件或不同問題文件材料，按事由、事件或問題結(jié)束的時(shí)間順序、共同屬性或重要程度進(jìn)行排列。
　　例如：幾個(gè)問題，一個(gè)責(zé)任者形成的文件，先按問題分開，在每個(gè)問題中再按時(shí)間順序排列；一個(gè)問題，幾個(gè)責(zé)任都形成的文件，按本級、下級、上級分開，在每個(gè)責(zé)任者中在按時(shí)間順序排列；幾個(gè)問題，幾個(gè)責(zé)任者形成的文件，先按問題分開，在每個(gè)問題中再按本級、下級、上級分開（即責(zé)任者分開），在每個(gè)責(zé)任者形成文件的時(shí)間順序排列（例如：全市落實(shí)兩辦紀(jì)要的文件材料和全區(qū)執(zhí)法檢查情況的文件材料，先把問題分開，再把市檔案局，各縣市區(qū)檔案局，省檔案局分開，再按之間的時(shí)間順序排列）。
　　3、會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料應(yīng)分別分期限集中排列在一起。
　　4、因故在整理時(shí)來能及時(shí)歸檔的文件材料，歸檔后可將其排列在相應(yīng)類別的最后，并在備考表中加以說明。
在整理歸檔文件時(shí)，文檔人員要高度負(fù)責(zé)，盡可能地保證文件材料收集齊全完整，杜絕零散文件歸檔的現(xiàn)象。在難以避免的情況下，針對零散件可以采取以下補(bǔ)救措施：
　?。?）將零散文件排列在相應(yīng)類別文件的最后，并在備注欄中注明。
　　（2）將零散文件與所屬事由中的相關(guān)文件裝訂在一起，關(guān)在目錄備注欄中注明“此件為兩件”。
　　六、歸檔文件的編號
　　歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中位置標(biāo)識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。
所有歸檔文件按要求裝訂、分類、排列完之后，即應(yīng)進(jìn)行編號以固定分類、排列次序。
　　<一>編件號。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。
件號分為室編件號和館編件號兩種。歸檔文件在分類、排列后，其位置得到確定后，此時(shí)編別的排列順序號稱為室編件號；移交進(jìn)館時(shí)，由于再鑒定、整理、歸檔文件在全宗中的位置發(fā)生變化，此時(shí)按照新的排列順序重新編制的件號，稱為館編件號。
　　1、室編件號：按照歸檔文件的分類體系和排列順序定件編寫在歸檔章的相應(yīng)欄目內(nèi)。室編件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按照分類體系分別人“1”開始編寫永久、長期、短期三個(gè)流水號。順序號可根據(jù)本單位歸檔文件數(shù)量的多少，每五年或十年一斷號，即每5年或十年編一個(gè)流水件號。
　　2、館編件號：各級檔案室的永久、長期、短期移交進(jìn)館后，由于各種原因往往需要進(jìn)行鑒定、整理等局部調(diào)整，如將部分檔案抽上，補(bǔ)入等等，使目錄中的件號出現(xiàn)斷號或跳號等現(xiàn)象，這時(shí)就需要重新編制件號。因此，《規(guī)則》中預(yù)先設(shè)置了館編件號項(xiàng)，并在歸檔章和檔案盒盒脊等處預(yù)留位置，供需要時(shí)直接填寫，而不必重新蓋章或更換檔案盒。這一措施充分了《規(guī)則》的兼容性，也使《規(guī)則》更具有可操作性。
館編件號以后由檔案館編，如何編不講。
　　<二>編頁號：頁號是對每行文件的每一頁所編的順序號。正面編者按在右上角，背面有文字圖表的編在左上角，每行文件均從“1”開始編寫頁號。一般情況之下用鉛筆編號。
如果文件頁號已編，不再重新編頁號；如果有的文件（紅頭文件）第一頁沒頁號，其它所有頁都有頁號，可以第一頁的相應(yīng)位置用碳筆補(bǔ)填頁號“1”即可；如果正本與定稿為一件時(shí)，定稿頁號可接正本頁號編寫，例如：（正本最后一頁頁號是8，定稿從9開始編寫頁號）。也可以將正本與定稿作為一件，“1”開始重新編寫頁號；如果正本與定稿都編寫了準(zhǔn)確的頁號，也可不編頁號，交正本與定稿的頁號相加填寫在頁數(shù)欄內(nèi)。
　?。ㄈ┘由w并填寫歸檔章。在每份文件首頁上編靠右的空白處加蓋歸檔填寫各項(xiàng)目（確有特殊情況者可酌情處理）。（示范圖如下）
    附件三：歸檔章規(guī)格、項(xiàng)目設(shè)置
    填寫歸檔圖章內(nèi)容時(shí)要求：（1）幾手工填寫各項(xiàng)目內(nèi)容的，一律用碳素筆填寫；（2）凡項(xiàng)目內(nèi)容用圖章蓋的，一律用紅公印泥；（3）有單位沒黨群工作類和行政管理類，也可將有關(guān)項(xiàng)目內(nèi)容直接刻到歸檔圖章上，一律用紅色印泥加蓋，所缺項(xiàng)目內(nèi)容手工填寫。如圖所示：
　　七、歸檔文件目錄的編制
　　編制歸檔文件目錄是以系統(tǒng)化工作為前提，以反映全宗內(nèi)歸檔文件的體系結(jié)構(gòu)為目的，因此，必然受到分類、排列方法的制約?！兑?guī)則》規(guī)定，“歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄”，也就是說，應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果、函類、函件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地提示歸檔文件的全貌（拿目錄現(xiàn)場講解）。
編制目錄歸檔文件目錄
　?。ㄒ唬┓矚w檔文件在裝訂、分類、排列編號完畢后，即應(yīng)根據(jù)相應(yīng)的分類體系和排列編號順序逐件歸檔文件目錄。
　?。ǘ┌凑詹捎玫姆诸惙椒?，根據(jù)其機(jī)構(gòu)或問題類別的排列順序，按永久、長期、短期各一個(gè)流水號，分別編制歸檔文件目錄（參照附件一、二、板書示范）
　?。ㄈo論采用哪一種分類方法，編制歸檔文件目錄時(shí)，遇到不同的機(jī)構(gòu)、問題類別或年度時(shí)，均新起一頁再連續(xù)編寫。新起頁時(shí)，應(yīng)在“題名”欄第一行正中顯著地標(biāo)出機(jī)構(gòu)名稱、問題類名“如辦公室、黨群工作類”（舉例示范）。
　?。ㄋ模┓膊贿M(jìn)館檔案編制歸檔文件目錄一式兩套，一套裝訂到短期案卷中，一套作為日常查檔使用。凡進(jìn)館檔案編制歸檔文件目錄一式四套，兩套備以后向檔案館移交時(shí)使用。
　　（五）歸檔文件目錄為豎式，凡有微機(jī)的單位歸檔文件目錄要求打印化，抄寫全部用碳素筆。
　?。w檔文件目錄，各項(xiàng)目錄的填寫。方法如下：
　　1、件號：填寫歸檔章內(nèi)的“室編件號”；正文與附件合為一件時(shí)，只對正文進(jìn)行編目，在備注欄內(nèi)注明附件轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文合為一件時(shí)，只對轉(zhuǎn)發(fā)文進(jìn)行編目，在備注欄內(nèi)注明附件被轉(zhuǎn)發(fā)文；批復(fù)與請示合為一件時(shí)，只對批復(fù)進(jìn)行編目，備注欄內(nèi)注明附請示。
　　2、責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的機(jī)關(guān)或個(gè)人的姓名，一般以文件的蓋章或署名為準(zhǔn)，機(jī)關(guān)應(yīng)填寫全稱或通用簡稱；
　　3、文號：填寫文件的發(fā)文字號，包括代字、年度和文件發(fā)出的順序編號，一般不得省略其中的某一部分；示范：酒市檔發(fā)[2000]6號
　　4、題名照錄文件標(biāo)題，不利省略或變更。無標(biāo)題或標(biāo)題不能提示文件內(nèi)容的文件，要自擬標(biāo)題填寫，外加“[]”以示自擬；
　　5、日期：填寫文件的形成時(shí)間，一般以落款為準(zhǔn)，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2002年5月2日，2002年10月15日，分別標(biāo)注為20020502或20021015；示范2001015。
　　6、頁數(shù)：填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以每份文件的最后一個(gè)頁號為準(zhǔn)；
　　7、備注：必要時(shí)簡要注釋文件需要說明的某一特殊情況，需要說明的內(nèi)容較多時(shí)填寫在備考表內(nèi)。
　?。ㄆ撸w檔文件目錄編制好后，分期限按套分別裝訂成冊。
　　1、每本目錄均應(yīng)自“1”開始統(tǒng)一編寫頁碼，編在目錄右上角，以便于檢索。
　　2、一般一個(gè)斷號為一本目錄。每本目錄的厚度不超過2厘米。
　　3、每本目錄裝訂時(shí)，均要使用統(tǒng)一歸檔文件目錄夾。
封面各項(xiàng)目填寫的方法要求如下：
　?。?）、全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或通用簡稱；
　?。?）、年度：填寫每本目錄所登錄文件的形成年度。如“2002”、“2002—2003”年；
　?。?）、保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限，直接填寫永久、長期或短期；
　?。?）、“機(jī)構(gòu)問題”：采用本《細(xì)則》分類編號方法整理歸檔文件，此欄目不填寫。
　?。ò耍?、1、采用第一、二種分類方法排列、編號、編目的單位，按照機(jī)構(gòu)或問題分永久、長期、短期三個(gè)編號順序分別裝盒，裝滿盒后，永久裝硬盒，長期裝軟盒，短期也可用案卷皮裝訂。
　　2、一個(gè)機(jī)構(gòu)或問題的歸檔文件比較多，可以按排列順序單獨(dú)裝一盒或幾盒。不同機(jī)構(gòu)或問題的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。即使某個(gè)機(jī)構(gòu)或問題形成的文件數(shù)量少，裝不滿一盒時(shí)，也不宜將其混裝入其他檔案盒，而應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來解決。
　　3、不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
　　（九）放置備考表
　　一盒文件裝好后，即應(yīng)在文件后面放置備考表。所設(shè)各項(xiàng)目的填寫方法如下：（示范）
    1、盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明情況，包括的齊全完整程度、損壞情況以及整理歸檔后，修改、補(bǔ)充、移出、銷毀的情況等。
    2、整理：填寫整理歸檔文件人員的姓名。
    3、檢查人：填寫檢查歸檔文件整理質(zhì)量人員的姓名。4、日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期。
    （十）、檔案盒封面和盒脊各項(xiàng)目的填寫方法如下：
    1、全宗名稱：填寫立檔單位的全稱或通用簡稱。
    2、檔案盒題名：根據(jù)本單位產(chǎn)生文件數(shù)量的多少可擬寫也可不擬寫。
    3、全宗號：按同級國家綜合檔案館給定的全宗號填寫，未給全宗號的暫空置。
    4、年度：填寫盒內(nèi)歸檔文件的形成年度。
    5、保管期限：填寫盒內(nèi)歸檔文件的所屬機(jī)構(gòu)（問題）。
    6、起止件號：在室編欄填寫盒內(nèi)歸檔文件排列最前和最后的文件件號，期間用“一”號連接，暫用鉛筆編寫。
    （十一）、裝具及材料。凡歸檔文件整理所用的各種裝具及材料，均應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保護(hù)的規(guī)定。整理過程中應(yīng)最大限度地維護(hù)歸檔文件的原貌，使其不受損壞。（要求全市各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位整理的各種裝具及材料、統(tǒng)一使用，各級檔案行政部門提供的。）
　　八、歸檔文件的裝盒
　　裝盒包括歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項(xiàng)目等工作內(nèi)容。裝盒的方式、檔案盒盒脊項(xiàng)目設(shè)置等方面與分類、排列等的原則和方法是一致的。
歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應(yīng)的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)地找到文件實(shí)體。檔案利用完畢歸位后，同樣要注意將其按件號順序裝入相應(yīng)檔案盒中。否則在以件為單位進(jìn)行管理的情況下，一旦歸位錯(cuò)誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。
　?。ㄒ唬┭b盒的具體要求
　　1、裝盒的文件順序是從上往下，最底下是備考表。
　　2、機(jī)構(gòu)，保管期限的自然順序裝盒。
　　3、文件裝訂線一邊靠盒里邊裝。

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