1、收集—2、分年度—3、確定歸檔范圍—4、分類（歸檔方法）—5、立卷（整理成件）—6、分保管期限—7、文件排列—8、裝訂—9、編號—10、數(shù)頁碼—11、裝盒—12、編目—13、放置備考表—14、上架。
1、收集
文件材料的收集對象：反映本單位主要職能活動的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會議文件（包括會議記錄），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。
第一類：收來文件，指本機(jī)關(guān)收到的從外機(jī)關(guān)發(fā)送來，通常又叫收文。
第二類：對外文件，指的是本機(jī)關(guān)(或本部門)對外發(fā)出的文件，通常又叫發(fā)文。
第三類：內(nèi)部文件，指的是本機(jī)關(guān)擬制的，并且是在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件。如：“白頭文件”：
（1）會議文件，包括本機(jī)關(guān)召開各種會議文件材料，包括黨組(黨委)會議、行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會、全局性工作會議、專業(yè)會議以及外出參加針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的會議，領(lǐng)導(dǎo)外出開會帶回的會議文件材料。
（2）本機(jī)關(guān)擬寫的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)交接單，本單位制定的規(guī)章制度、以及下級機(jī)關(guān)報(bào)送的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)及各種文件材料。
（3）合同、協(xié)議、出版物原稿（附原本）
（4）重要的來信來訪、領(lǐng)導(dǎo)人批示、領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動形成的重要信件、電報(bào)。
（5）會議記錄、會議紀(jì)要(包括黨組和行政會議)
（6）本機(jī)關(guān)擬寫的組織沿革、大事記、年鑒、重要的活動剪報(bào)等。
2、分年度
按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。
3、確定歸檔范圍
（1）、文件材料歸檔范圍
（2）、不歸檔的文件材料的范圍
不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價(jià)值的文件;二是重復(fù)性文件。
4、分類(歸檔方法)
第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個(gè)流水號。
第二種方法：在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進(jìn)行立卷，一般采用年度—組織機(jī)構(gòu)（或問題），這種方法對文件資料比較多的單位適用，如區(qū)委辦、政府辦等單位。
5、立卷（整理成件）
在立卷歸檔工作中應(yīng)注意問題：
（1）本單位形成的文件材料是立卷歸檔的重點(diǎn)。
（2）立卷歸檔中，不僅要注意收集以紙張為載體的文件材料，還要注意其它載體的文件材料，如反映工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)盤片等。
（3）要保證文件材料的齊全完整。①正件與附件要齊全完整。文件的正件與附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保證正件、附件的齊全完整。②文件的正本與定稿要齊全完整。在歸檔本單位的正式對外發(fā)文時(shí)，除了要收集正本即打印本外，還要把定稿即經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)的底稿與文件簽發(fā)單，同時(shí)與正本一并收集歸檔。③同一問題的請示、批復(fù)要齊全完整。屬同一問題的請示、批復(fù)，在歸檔時(shí)應(yīng)齊全完整，不能“分家”，要一并歸檔組卷。（有請示不一定有批復(fù)，但有批復(fù)就一定要有請示。）
（4）、要加強(qiáng)“帳外”文件和業(yè)務(wù)文件的歸檔。“帳外”文件，是指沒有經(jīng)過收發(fā)登記的文件，是無據(jù)可查的文件，主要包括：領(lǐng)導(dǎo)外出開會、檢查工作帶回的重要的文件材料；機(jī)關(guān)內(nèi)部形成的規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、各種會議記錄等內(nèi)部文件；各種合同、協(xié)議、簡報(bào)、刊物、調(diào)研材料、基本數(shù)字統(tǒng)計(jì)報(bào)表；重要會議或重要活動向新聞媒體發(fā)出的新聞稿；有些不經(jīng)過收發(fā)、卻是本單位業(yè)務(wù)活動，直接由單位領(lǐng)導(dǎo)“親啟”的文件材料等。
6、分保管期限
按照國家新的規(guī)定，2006年起的文書檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。
（1）永久、凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
（2）定期、凡是反映本單位一般工作活動，在一定時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。在定期保管期限內(nèi)，根據(jù)利用價(jià)值可分為30、10年保存 。（注意：2006年前的文書檔案的保管期限仍劃分為永久、長期、短期三種，其中長期為16-50年、短期為15年以下。）
7、文件排列
應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進(jìn)行排列。
（1）第一種方法：按時(shí)間先后排列，文件落款時(shí)間就是歸檔時(shí)間，按文件落款時(shí)間先后排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)、刊物、非訴訟性案件材料等成套性文件可以集中排列。
（2）第二方法：按上下級關(guān)系排列，從大到小順序排列，先排上級機(jī)關(guān)從國家級—自治區(qū)級—市級—本級—下級機(jī)關(guān)。在排列各級機(jī)關(guān)文件時(shí)，大家可以先排有文號的文件，在同一文號下，按文號先后順序排列，然后再排白頭文件，對那些白頭文件可以按時(shí)間先后排列。
8、裝訂
(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在
前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。
發(fā)文裝訂順序：正文—領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單—底稿；來文裝訂順序：來文—單位處理簽（有領(lǐng)導(dǎo)重要批示才存，只是傳閱簽名的不存。）
(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。
9、編號
歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、室編件號、機(jī)構(gòu)或問題、期限、館編件號六項(xiàng)，其中年度、室編件號、期限為必備項(xiàng)。（同年度和期限的連續(xù)編號，換盒時(shí)也要連著編；不同年度和期限的另外編號。）
歸檔章的格式:
(全宗號) | (年度) | (室編件號) |
(機(jī)構(gòu)或問題) | (保管期限) | (館編件號) |
10、數(shù)頁碼
可以用鉛筆標(biāo)記在首頁的右下角，編目時(shí)直接錄入每件的總頁碼。
11、裝盒
歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫盒面及盒脊有關(guān)內(nèi)容。（盒面填寫單位名稱，盒脊填寫年度、期限、起止件號等。
檔案盒盒脊項(xiàng)目及填寫方法，如：
全宗號 ** |
年度 2017 |
保管期限 永久 |
機(jī)構(gòu)(問題) |
起止 件號 | 室 **至** |
館 |
盒號 1 |
12、編目
歸檔文件應(yīng)依順序編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。（歸檔文件目錄錄入GD2000檔案軟件自動生成，無軟件的單位要手工逐件編制）。
歸檔文件目錄，如：
件號 | 責(zé)任者 | 文號 | 題名 | 日期 | 頁數(shù) | 備注 |
6 | XX市XX區(qū)XX局 | XX發(fā)[2017]**號 | 關(guān)于……的通知 | 2017.03.26 | 9 |
|
每年的歸檔文件目錄應(yīng)按一定順序統(tǒng)一裝訂成冊，并要編制封面，便于查找利用。
目錄封面格式，如：
歸檔文件目錄 全宗名稱：XX市XX區(qū)XX局 年度：2017 保管期限：永久 機(jī)構(gòu)（問題）： |
13、放置備考表
每盒歸檔文件都應(yīng)放置一份備考表。備考表應(yīng)填寫盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，并放置盒底。
14、上架
將整理完畢的檔案按一定順序排列上架進(jìn)柜。
