在每一天、每一周、每一月，我們花費(fèi)了多少時間工作；做每一項工作又花費(fèi)了多少時間；哪一項工作花費(fèi)的時間最多？清楚地了解這些問題更有利于銷售人員的工作和對時間的掌握。

如果采用通常的方法進(jìn)行分析，就不得不面對大量的報表和報告，無論是統(tǒng)計或分析都很麻煩，而且會占用大量的時間，難免發(fā)生錯誤。因此，使用Outlook和Excel相互配合來完成時間的分析，利用Outlook提供原始的數(shù)據(jù)，利用Excel來分析這些數(shù)據(jù)，這樣我們的工作將一目了然。

使用Outlook日歷記錄工作

使用Outlook的日歷，我們可以創(chuàng)建很多約會或事件。現(xiàn)在我們可以將每天的工作作為約會添加到Outlook的日歷中，添加的方法很簡單：單擊Outlook快捷欄中的【日歷】按鈕，切換到“日歷”視圖，然后單擊工具欄上的【新建】按鈕即可新建一個約會，如圖1所示。

圖1 日歷中的時間安排

有了日歷中這些數(shù)據(jù)，下面該做的是將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)出進(jìn)行時間分析，方法如下：

（1）在“日歷”視圖中，選擇菜單【文件】|【導(dǎo)入和導(dǎo)出】命令，打開“導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)?#8221;對話框。在“請選擇要執(zhí)行的操作”列表框中選擇“導(dǎo)出到一個文件”選項，然后單擊【下一步】按鈕，如圖2所示。

圖2 導(dǎo)入和導(dǎo)出向?qū)?/P>

（2）在“導(dǎo)出到文件”對話框的“創(chuàng)建文件的類型”列表框中選擇“Microsoft Excel”選項，然后單擊【下一步】按鈕。

（3）在接下來的對話框中，在“選擇導(dǎo)出文件夾的位置”列表框中選擇“日歷”文件夾，然后單擊【下一步】按鈕即可，如圖3所示。

圖3 將日歷項目導(dǎo)出到Excel文件

（4）這個步驟中，用戶需要選擇保存文件的位置。單擊【瀏覽】按鈕選擇一個位置，然后為文件命名，單擊【下一步】按鈕即可。

（5）在“導(dǎo)出到文件”對話框中詢問我們是否改變字段對應(yīng)位置，一般來說，需要修改字段都是發(fā)生在導(dǎo)入客戶、聯(lián)系人數(shù)據(jù)時，在這里直接單擊【完成】按鈕。

（6）單擊【完成】按鈕后，Outlook會要求用戶設(shè)置日期范圍。設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕即可，如圖4所示。此時Outlook開始導(dǎo)出文件。

圖4 設(shè)置日期范圍

使用Excel分析時間利用率

之前將Outlook中的日歷項目導(dǎo)出到了Excel文件，因此用Excel直接就可將其打開。雙擊該Excel文件，日歷中的時間項目將顯示在電子表格中。

（1）在打開的Excel數(shù)據(jù)表中可以看到，有許多列是沒有用處的。例如：提醒時間、提醒日期、類別、私有等等。因此我們可將這些列刪除，只保留A、B、C、D、E這5列的數(shù)據(jù)即可。刪除其他列后可將文件另存為一個新文件。

（2）由于導(dǎo)出的日期和時間都是字符串?dāng)?shù)據(jù)格式，因此要將它們修改為日期或時間格式。首先選中B和D兩列，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇【設(shè)置單元格格式】命令，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。

（3）在“數(shù)字”選項卡中的“分類”列表框中選擇“日期”選項，然后在右邊的“類型”列表框中選擇一個日期格式，選擇完成后單擊【確定】按鈕。

（4）采用相同的方法來設(shè)置C和E兩列的時間格式，使其按照“hh:mm:ss”的格式來顯示。

（5）在F1單元格中輸入“開始年份”，然后在F2單元格中插入公式“=YEAR(B2)”。可執(zhí)行【插入】|【公式】菜單命令，再選擇所需要的公式。此時F2單元格中會顯示正確的年份（本例中為2002年），然后采取拖動的方法將該列其余單元格填寫完畢。

（6）采用相同的方法在G、H、I、J、K這5列分別填寫“開始月份”、“開始日子”、“結(jié)束年份”、“結(jié)束月份”和“結(jié)束日子”，所不同的是采用的函數(shù)不同，各列所采用的函數(shù)如表1所示。

表1 函數(shù)

完成上述操作后，在Excel數(shù)據(jù)表中就可以對每一個事件的時間屬性進(jìn)行計算，如圖5所示。

圖5 設(shè)置所有的日期

（7）在L列我們需要計算每個工作所花費(fèi)的時間，在L1單元格中輸入“總耗時”，在L2單元格中輸入公式：=(E2+D2-C2-B2)*24，即可得到所消耗的時間。

（8）在Excel中，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】菜單中的【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】命令，打開“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?#8221;對話框，然后一直單擊【下一步】按鈕即可。這時，Excel就會建立一個空的數(shù)據(jù)透視表。從“數(shù)據(jù)透視字段列表”面板中將所需的字段拖動到數(shù)據(jù)透視表中，如圖6所示。

圖6 時間分析表

（10）單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄上的【圖表向?qū)А堪粹o可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖表，使用圖表分析會得到更直觀的分析，如圖7所示。

圖7 時間分析圖

通過這樣的方法分析我們的工作時間是不是很有效率呢？而且，您還可以通過時間的分析，指導(dǎo)您更高效地利用自己的時間，將有限的時間花費(fèi)在有意義的工作上。