國家檔案局發(fā)布的《檔號編制規(guī)則》(DA/T13-1994)規(guī)定了編制檔號的結(jié)構(gòu)、原則和方法，建設(shè)項(xiàng)目檔案檔號編制可參照執(zhí)行。

檔號：檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號一般由全宗號、類別號、項(xiàng)目號、案卷號、文件號等代號中的全部或某幾種組成。

全宗號：檔案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。

類別號：館(室)藏檔案類別的代碼，或稱為分類號。

項(xiàng)目號：建設(shè)項(xiàng)目檔案的代字或代號，或稱為項(xiàng)目代號。

案卷號：案卷排列的順序號。

文件號：案卷內(nèi)文件的順序號。

頁(張)號碼：案卷內(nèi)文件每頁(張)的順序號。

代碼：一個(gè)或一組有序的、易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字。字母、漢字及其他符號。

唯一性原則：

檔案館(室)內(nèi)檔號應(yīng)指代單一。不同編號對象應(yīng)賦予不同代碼，一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號對象。

合理性原則：

檔號結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。

穩(wěn)定性原則：

檔號一經(jīng)確定，一般不應(yīng)隨意改變。

擴(kuò)充性原則：

檔號必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。

簡單性原則：

檔號力求簡短明了，以便減少代碼差錯(cuò)，節(jié)省存儲(chǔ)空間，提高處理效率。

《檔號編制規(guī)則》(DA/T13-1994)規(guī)定了三種結(jié)構(gòu):

第一種結(jié)構(gòu)為：全宗號一案卷目錄號一案卷號一件、頁(張)號。

第二種結(jié)構(gòu)為：全宗號一類別號一案卷號一件、頁(張)號。

第三種結(jié)構(gòu)為：類別號一項(xiàng)目號一案卷號一件、頁(張)號。

很多情況下，建設(shè)項(xiàng)目檔案檔號采用第二種或第三種結(jié)構(gòu)，或?qū)?/span>第二種和第三種相結(jié)合(如下圖)。

行業(yè)有具體要求的可以根據(jù)行業(yè)要求編寫。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的檔號編制采用“全宗號一項(xiàng)目代號一分類號-案卷號”的結(jié)構(gòu)；火電建設(shè)項(xiàng)目檔號的編制采用“項(xiàng)目代號一分類號一案卷號”的結(jié)構(gòu)。

1.全宗號應(yīng)根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)歸屬單位確定，由保管建設(shè)項(xiàng)目檔案的檔案館提供。

2.類別號主要目的是標(biāo)識(shí)案卷的分類，可以由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字等符號組成，一般不應(yīng)超過三級。

3.項(xiàng)目號主要目的是區(qū)分不同建設(shè)項(xiàng)目，可引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號，按照行業(yè)有關(guān)規(guī)定。項(xiàng)目檔案數(shù)量較多時(shí)，可增加階段類別號或者標(biāo)段號。

4.案卷號一般由三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，獨(dú)立項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工的案卷按分類和排列順序流水編號，不得空號。