1.事事列清單: 高效管理的自控工具

如何更有效地通過自控實現(xiàn)心智高效率?“列清單”可能是一個有效的方法與策略。在西奧多·提姆教授看來，將自己要做的事情寫下來真的很重要。

沙里爾·桑伯格，在 32 歲那年成為 Google副總裁，39 歲成為臉書營運長。這位杰出的管理者管理著 7000 多人的公司，但卻可以五點半就下班，原因之一是，她會在每個會議前列出會議清單，清單上只保留討論點與行動決策兩類重點，然后逐一討論。每一點產(chǎn)生結(jié)論后，她便劃掉一條。這樣一來，別人開 1個小時的會議，她 10 分鐘就能結(jié)束。

美國石油大王洛克菲勒也極善用清單的力量。他曾因公司效率低下而求教于一位管理顧問:“是否有辦法將我們公司的效率提升 5%?

這位開價 10 萬美元的顧問只提供了一個建議:“每一位員工每天早上先用15分鐘，將一天中的事情按重要程度排列，然后，再設(shè)個緊急性排列將最重要、最緊急的前6件事情做完，就 OK 了。”結(jié)果，這張簡單的待辦事項清單，使洛克菲勒的公司提升了 5% 的效率。

西奧多·提姆教授是近年來沃頓大受歡迎的效率學(xué)家，他認(rèn)為，寫清單可以帶來諸多好處:“它可以讓你頭腦清晰，不用再耗費心思去想回家的路上要買牛奶這一類的瑣碎事情，更不用你檢查支付賬單，也不需要再想著幾點鐘才應(yīng)該給客戶回電話。清單的存在，就是要將這些從你的腦子里面全部清除出去因此，將它們寫下來，然后按優(yōu)先順序排好，依次完成，這是最好的提升效率的方法?！?/span>

這種提升效率的辦法同樣可以提升你的自控力，西奧多教授指出，根據(jù)神經(jīng)學(xué)研究結(jié)果，絕大多數(shù)人在腦子里一次性只能記憶四件事情，但是，我們一天要做的事情可不止四件。

列清單可以讓你的思維跳脫出去，你不需要再去想自己必須要做什么，因為它們已經(jīng)全部寫下來放在你的面前了，因此，你也不會再注意力不集中一至少，你不會再那么心不在焉。這就可以讓你專心致志地處理手頭上正在進(jìn)行的事務(wù)，不管你是在看書還是在準(zhǔn)備發(fā)言。

只需要簡單地將一些事務(wù)寫下來，額外使用幾分鐘好好地規(guī)劃你的一天這會讓你更加安心地完成目標(biāo)，而不需要浪費時間去苦思冥想接下來要做的最重要的事情是什么。這就是列清單的核心原因所在:一步一步來，從一項任務(wù)到另一項任務(wù)，不需要浪費時間，它將讓你成為最具有效率的那部分人。

不過，西奧多教授指出:“很多人其實早已學(xué)會了列清單，但他們的清單只是簡單的事情羅列一一可清單并不是隨便列就好，重點在于，要有策略、使用正確的方法去列。”以下是西奧多教授建議的幾種列清單方法。

一、六類清單，讓你更有效率

如果你想要讓自己更有效率，那么，你一定要懂得如何去列清單。

1、明確且目標(biāo)導(dǎo)向的每日工作清單

“每日待辦清單”上只能列上你有時間與資源去完成的事項，至于那些遠(yuǎn)大的目標(biāo)，你需要將它們拆解成可以執(zhí)行的小任務(wù)

此外，列清單的時機也很重要: 西奧多教授習(xí)慣在下班以前列清單，他的清單上清楚地寫著該打哪些電話，該寄哪些郵件。這樣，當(dāng)他隔天上班時，就如同已經(jīng)將導(dǎo)航系統(tǒng)開機了一樣，隨時都可以上路。

他的個人習(xí)慣是將那些需要更多自控力、專注力的任務(wù)，如寫論文，排在天的開始，而其他如寫電子郵件、打電話一類零碎的小事則放在清單的最下方。這些瑣碎的任務(wù)通常在午餐后或者比較疲勞的時候才去做，這樣，自己便不會被突如其來的事情所干擾而打斷一天中最重要的任務(wù)。

2、外包任務(wù)清單

有些事情雖然不會占用你太多時間，但親力親為卻會呈現(xiàn)出“付出與回報不對等”的尷尬局面。對此類任務(wù)，可以外包的就外包，可以委派的就委派它將幫助你省下許多未來的時間

3、夢想與長期目標(biāo)清單

將你的長期目標(biāo)與夢想都寫下來吧!不管夢想多大，看起來有多么不可認(rèn)成。有心理學(xué)家研究指出，光是“寫下來”這一動作，便可以讓你的夢想增加33% 的實現(xiàn)可能。

當(dāng)然，將長期目標(biāo)清單寫下來以后，不要忘記定期檢視、修改

4、贊成/反對的理由清單

當(dāng)你準(zhǔn)備開始一段新的合作關(guān)系，或是進(jìn)入某一新的商業(yè)領(lǐng)域時，為自己制作一份贊同/反對的理由清單吧!它可以幫助你厘清思緒一一不過，清單中的“贊成”多于“反對”，也并不代表著你就一定要全盤接受新計劃。

使用這份清單最好的辦法是，寫下來以后先擱著。待思緒沉淀幾天以后再將這份清單看一下:它可以幫助你做出更正確的決定

5、專案管理清單

與他人合作一個專案時，為自己做一份有執(zhí)行細(xì)節(jié)、任務(wù)指派的專案清單吧!通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使這一清單實現(xiàn)與其他成員的同步，這樣，每一位專案小組的成員都可以清楚地知道專案的進(jìn)度，自己與他人負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容專案管理清單能夠避免大量的電子郵件往來，讓所有專案內(nèi)容清清楚楚地集中在一起。

6、討論重點清單

如果你即將參加一場重要的會議，那么，你一定需要這個清單:記錄下你想要討論的事項，就不會遺漏了重點。在會議召開以前，將這張清單放在桌子上，隨時想到什么，就讓自己記上去

當(dāng)你能夠按著上述方法來列清單時，你的生活將會擁有更多自控機會

二、建立起一個值得信任的清單系統(tǒng)

列出清單并不意味著你就一定能高效地去執(zhí)行一一除非你完全地信任這一清單系統(tǒng)。西奧多教授認(rèn)為，只有圍繞自己建立起一個值得信任的系統(tǒng)，我們才能夠?qū)⒆约旱膲毫φ嬲胤畔?/span>

假如你不信任汽車的車況，在開車時，你就會擔(dān)心，它會不會在路上拋錯? 油量儀表盤是不是有問題?如此一來，你便會失去快速駕駛汽車的勇氣。同樣的道理，如果你總是在擔(dān)心“是不是有什么事情沒有寫到清單上?”“清單上的待辦事項好像沒辦法下手?”那么，你的清單便沒有絲毫的執(zhí)行力

下面，是幾個讓自己的清單更值得信任的建議。

1、隨時進(jìn)行完整的收集

是否可以三秒內(nèi)進(jìn)入收集狀態(tài)，是西奧多教授衡量時間管理工具的關(guān)鍵指標(biāo)，除此以外，就是養(yǎng)成收集的習(xí)慣?！霸谟锌盏臅r候收集雜事相對比較容易比如說，正在無聊地等地鐵，或者散步的時候?！?/span>

不過，在忙碌狀態(tài)中收集雜事的習(xí)慣就不那么好養(yǎng)成了，此時，最好的辦法就是在自己的手邊隨時準(zhǔn)備好記錄工具，在想到時，就將它們填進(jìn)去。

2、將任務(wù)分解到行動，直到看到做事的路徑為止

現(xiàn)在，看一眼自己的清單: 是否對于每一個待辦事項都可以清晰地看到實現(xiàn)它的路徑?

比如，“了解航空公司是如何統(tǒng)籌各項工作安排的”這項任務(wù)，便是一個無法看到實現(xiàn)路徑的待辦事項，我們要先對它進(jìn)行分解:

（1）聯(lián)系專業(yè)人士，咨詢航空公司統(tǒng)籌工作安排的方法 ( 這是整件工作的關(guān)鍵點 )；

（2）在網(wǎng)絡(luò)上搜索相關(guān)信息，并限制時間為 30 分鐘，以避免陷入網(wǎng)絡(luò)黑洞中去；

（3）在社交軟件上發(fā)布消息，看是否可以從人際網(wǎng)中得到相關(guān)信息。

分析到這一步，任務(wù)才算真正地轉(zhuǎn)變成了行動找到關(guān)鍵點，提高清單的品質(zhì)

遇到難以行動的任務(wù)時，第一個要做的就是要找到它的關(guān)鍵點，而不是冥思苦想。

“找到關(guān)鍵點”的意思并不僅僅是“誰最適合來做這件事情”，同時還有“如果想讓這個行動更有品質(zhì)，誰可以幫助我”的意思。有了這些信息，你的行動便會變得更有品質(zhì)。