會(huì)議通知是日常工作中最為常見(jiàn)、使用最為頻繁的公文，也可以說(shuō)是最為簡(jiǎn)單的一種公文。正因?yàn)楹?jiǎn)單，很多人在起草會(huì)議通知的時(shí)候容易眼高手低、粗心大意、應(yīng)付了事，由此造成工作失誤影響會(huì)議效果或者給參會(huì)者帶來(lái)諸多不便。下面，列舉容易忽視和出錯(cuò)的一些細(xì)節(jié)，供大家參考，希望有助于提高起草會(huì)議通知的水平。

會(huì)議時(shí)間要寫(xiě)“某年某月某日上午/下午幾點(diǎn)幾分”，例如“2022年12月1日上午9:00”。

通常情況下交待這些就夠了，如果能更進(jìn)一步，會(huì)議時(shí)間如果把“周幾”和時(shí)間段也能寫(xiě)上，就更能向參會(huì)者傳遞更多信息：一是寫(xiě)上“周幾”有利于參會(huì)者記清時(shí)間。因?yàn)橛胁簧偃瞬涣?xí)慣記幾月幾號(hào)，但是能很容易記住星期幾。二是寫(xiě)上時(shí)間段，參會(huì)者就大概知道會(huì)議開(kāi)多長(zhǎng)時(shí)間，有利于安排開(kāi)完會(huì)后的事情。

例如：“2022年12月1日（周四）上午9:00-12:00”、“2022年12月1日（周四）上午9:00 會(huì)期半天”、“2022年12月1日（周四）上午9:00 會(huì)期1天”。

交待參會(huì)人員范圍，最基本的要求是“應(yīng)該參會(huì)的要全包含、不應(yīng)參會(huì)的不要涉及”，否則就會(huì)造成該參會(huì)的沒(méi)用通知到、不該參會(huì)的通知錯(cuò)的工作失誤。

這里面要特別注意的是，在寫(xiě)明應(yīng)參會(huì)人員的職務(wù)時(shí)，要羅列出參會(huì)人員的全部范圍，不出現(xiàn)遺漏；嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確能精準(zhǔn)定位到某一個(gè)人或某一層級(jí)人群。例如，要通知各企業(yè)、各部門(mén)“一把手”參會(huì)，那就寫(xiě)“企業(yè)黨委書(shū)記、董事長(zhǎng)”“各部門(mén)主任”等，避免寫(xiě)成“企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)”“部門(mén)負(fù)責(zé)人”等這種模棱兩可、可能帶來(lái)混淆的稱(chēng)謂。

這部分還要注意的是，如果事先已經(jīng)確定參會(huì)人員中的最高職務(wù)者，最好寫(xiě)上，這樣能夠讓其他參會(huì)人員知道參會(huì)的最大領(lǐng)導(dǎo)是誰(shuí)，能夠提高參會(huì)者的重視程度。

會(huì)議議程缺失，是會(huì)議通知中最為多見(jiàn)的一種情況。

究其原因，一是有意或者說(shuō)是不得已而為之。起草發(fā)布會(huì)議通知的時(shí)候，會(huì)議主辦方還沒(méi)有確定具體議程，這就會(huì)給參會(huì)者造成“會(huì)議準(zhǔn)備不充分”的錯(cuò)覺(jué)。

二是習(xí)慣性忽視。即使會(huì)前確定了具體議程，但由于習(xí)慣性做法，不在會(huì)議通知里面提前說(shuō)明有哪些議程。這種做法，其實(shí)是對(duì)參會(huì)人員的不尊重、不禮貌。除非是涉及保密信息，否則，告知參會(huì)人員具體議程是一種禮貌，也是參會(huì)者應(yīng)該提前知曉會(huì)議內(nèi)容的基本權(quán)利。

所以，在起草會(huì)議通知的時(shí)候，要養(yǎng)成寫(xiě)明會(huì)議議程的良好習(xí)慣。

對(duì)于會(huì)議組織方來(lái)說(shuō)，經(jīng)常會(huì)碰到會(huì)議快開(kāi)始了，但是人還沒(méi)到齊，打電話一問(wèn)，說(shuō)有其他事來(lái)不了，或者某一個(gè)部門(mén)來(lái)參會(huì)的是另一個(gè)人。

出現(xiàn)上述問(wèn)題，是因?yàn)闀?huì)議通知沒(méi)有明確請(qǐng)假程序。應(yīng)該說(shuō)，一般性會(huì)議是不需要專(zhuān)門(mén)強(qiáng)調(diào)會(huì)議請(qǐng)假程序的。但如果是重要會(huì)議，那就十分有必要強(qiáng)調(diào)參會(huì)紀(jì)律，明確應(yīng)參會(huì)人員如果不能參會(huì)需要如何請(qǐng)假。

例如，可以這樣寫(xiě)“會(huì)議原則上不得請(qǐng)假，如有特殊情況無(wú)法參會(huì)需向XX部門(mén)（XX領(lǐng)導(dǎo)）請(qǐng)假，得到批準(zhǔn)后方能缺席”，“如因特殊原因不能參會(huì)由本人直接向總經(jīng)理請(qǐng)假，并向行政部報(bào)備”，“如有特殊情況本人無(wú)法參會(huì)，請(qǐng)安排本部門(mén)有關(guān)人員參會(huì)”等等。

重大會(huì)議一般都有著裝要求，例如參會(huì)人員穿不穿正裝、打不打領(lǐng)帶、帶不帶黨徽等等。

現(xiàn)實(shí)中容易出現(xiàn)紕漏的是，對(duì)著裝要求的表述模棱兩可。例如，“參會(huì)人員請(qǐng)著白色襯衣，深色褲子”，這樣的表述沒(méi)有說(shuō)清楚襯衣是長(zhǎng)袖還是短袖？領(lǐng)帶要不要打？會(huì)造成會(huì)場(chǎng)有的人穿長(zhǎng)袖不露胳膊，有的人穿短袖露胳膊，參差不齊。正確的表述是，“參會(huì)人員請(qǐng)著白色長(zhǎng)袖襯衣，打領(lǐng)帶，深色褲子”。

需要多個(gè)單位、部門(mén)人員參加的大型會(huì)議，會(huì)議通知里面一定要設(shè)置填報(bào)會(huì)議回執(zhí)的環(huán)節(jié)，使會(huì)議主辦方掌握哪些人、多少人參會(huì)，以便做好打印桌簽、會(huì)議材料、預(yù)定房間等各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

在會(huì)議回執(zhí)里面，除了參會(huì)單位或部門(mén)等基本信息以外，聯(lián)系人、聯(lián)系電話、應(yīng)參會(huì)人員、無(wú)法參會(huì)人員（缺席原因、是否履行請(qǐng)假程序得到批準(zhǔn)，此處可以與前面對(duì)請(qǐng)假程序的要求相呼應(yīng)）等這些內(nèi)容也是必要且重要的。讓參會(huì)單位或部門(mén)在一個(gè)表格里面一次性填好這些信息，可以減少很多會(huì)前不必要的溝通，提高工作效率。

除了上述要特別注意的地方，要想起草一份好的會(huì)議通知，還要考慮以下細(xì)節(jié)：

需不需要參會(huì)人員提前準(zhǔn)備會(huì)議材料或發(fā)言材料？

會(huì)議有沒(méi)有保密要求？

需要提前多長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)入會(huì)場(chǎng)？

是否需要攜帶紙質(zhì)版會(huì)議通知？

正文末尾是否有會(huì)議主辦方聯(lián)系人及電話？

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議是否安排就餐？等等。

你在起草會(huì)議通知或者接到會(huì)議通知時(shí)，都遇到哪些狀況？歡迎留言分享你的經(jīng)歷和觀點(diǎn)！