用“5S”來規(guī)范賬務(wù)處理

"5S"相信大家都聽過，"5S"是整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）和素養(yǎng)（Shitsuke）這5個詞的縮寫。

對于"5S"中，每個S的關(guān)鍵是這樣的：

①   整理：區(qū)分需要或不需要，留下需要，處理不需要。

②   整頓：定品、定位、定量。將留下的需要的物品根據(jù)用途、使用頻率制定放置區(qū)域、數(shù)量。

③   清掃：使工作環(huán)境變得干凈整潔，將隱藏著的問題點找出來，并改善的活動。

④   清潔：維持前面3個S的成果。

⑤   素養(yǎng)：將3S習(xí)慣化。

現(xiàn)在還提出“6S”、“7S”、“8S”“9S”、“10S”、“NS”。不管多少S，其核心是對現(xiàn)場的“環(huán)境”，它對生產(chǎn)現(xiàn)場環(huán)境全局進行綜合考慮,并制訂切實可行的計劃與措施,從而達(dá)到規(guī)范化管理。底層邏輯就是：規(guī)范化、秩序化，最終達(dá)到井然有序的狀態(tài)。

有人會說“我們公司推行5S都是搞搞衛(wèi)生，然后利用標(biāo)簽把打印機、電話機、鍵盤等固定在一個區(qū)域，這5S和賬務(wù)有什么關(guān)系？”，也有人會說：“你非要和財務(wù)扯上關(guān)系，那就是會計憑證、會計檔案資料的整理”

以上看法其實是很多人對于5S的理解片面，很多人認(rèn)為企業(yè)搞5S就是擦桌子、貼標(biāo)簽、搞衛(wèi)生。其實我理解5S的底層邏輯是：審視過去和現(xiàn)狀的不規(guī)范行為，擯棄不良行為，然后在以后的行為規(guī)范中，不斷自查保持良好行為，最后是建立常效機制，形成一套標(biāo)準(zhǔn)化行為。

那么按照5S的底層邏輯，賬務(wù)處理也需要按照5S來進行規(guī)范，我們需要對過去和現(xiàn)狀的賬務(wù)中存在的不規(guī)范進行整理，然后整頓出一套后續(xù)的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)規(guī)范，然后建立自查機制，以自查自糾的方式，保持這種規(guī)范，同時是對于后續(xù)不斷通過“清潔”行為對過往賬務(wù)整理，對未來賬務(wù)整頓，并及時進行清掃式自查自糾，最后建立一套標(biāo)準(zhǔn)化財務(wù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

一：整理--賬務(wù)的斷舍離，賬務(wù)更清晰。

關(guān)于賬務(wù)上的整理，本質(zhì)就是對賬務(wù)進行“斷舍離”。很多時候?qū)τ谫~務(wù)處理，大家只是滿足于結(jié)賬，沒有太多時間去做賬務(wù)上的“整理”，導(dǎo)致賬務(wù)上累積的問題越來越多，最終量變產(chǎn)生質(zhì)變，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)管理出現(xiàn)問題。

關(guān)于財務(wù)上的整理，大家都知道的一個事項，就是對于“應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅”各專欄進行結(jié)轉(zhuǎn)。

“應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅”各專欄如不進行結(jié)轉(zhuǎn)，期末余額將越來越大，既不方便計算統(tǒng)計，又嚴(yán)重影響了軟件運行效率。因此，大部分一般納稅人會在年末將“應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅”各專欄進行結(jié)轉(zhuǎn)，將各專欄余額結(jié)平。

在年底一次性結(jié)平各明細(xì)科目余額，結(jié)轉(zhuǎn)前要看應(yīng)交增值稅科目是貸方余額還是借方余額。

假如12月應(yīng)交增值稅是貸方余額，則12月按照正常月份處理，結(jié)轉(zhuǎn)到未交增值稅科目，然后將增值稅三級科目的余額作相反方向分錄結(jié)轉(zhuǎn)，結(jié)轉(zhuǎn)后“應(yīng)交增值稅”科目余額為0。

借：應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅-銷項稅額

貸：應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅-進項稅額

      應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅-轉(zhuǎn)出未交增值稅

假如12月應(yīng)交增值稅是借方余額，說明有留抵，則只留其余額作為進項稅額科目余額到下年抵扣，剩余金額其他按原明細(xì)科目余額作相反方向分錄結(jié)平。

借：應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（銷項稅額）

貸：應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅（進項稅額）

看完以上文字，有人會說“哦，所謂整理，不過就是將類似應(yīng)交增值稅的數(shù)據(jù)及時進行處理”。因此我們可以想到，需要整理的賬務(wù)，還有部分負(fù)債類科目長期掛賬不處理：比如預(yù)收賬款、其他應(yīng)付款等長期掛賬，再比如其他應(yīng)付款/其他/其他核算混亂，余額不及時清理。

關(guān)于應(yīng)交稅費-應(yīng)交增值稅賬務(wù)清理，以及應(yīng)收與預(yù)收，應(yīng)付與預(yù)付核銷，其實是數(shù)據(jù)累積在賬上，通過查看科目余額表就可以進行賬務(wù)處理。

但是實際上整理還包括要對業(yè)務(wù)源頭進行整理，需要主動去發(fā)現(xiàn)問題，然后去整理這些問題，找到解決辦法。以下表舉例說明。

以上是我總結(jié)的，一些中小企業(yè)賬務(wù)常見的財務(wù)亂象（有的問題甚至有點搞笑）。財務(wù)需要及時對這些問題進行整理，否則時間越長問題可能越復(fù)雜。以上問題背后，有制度問題，有流程問題，有管理問題等等，需要針對問題根本原因進行整理規(guī)范。

當(dāng)然關(guān)于賬務(wù)整理，不僅僅是以上這些問題。從大的框架來說，應(yīng)該是從如下表去整理各個模塊可能存在的問題。

二：整頓--建立財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓賬務(wù)更規(guī)范。

“5S”中的整頓，就是在整理之后，建立標(biāo)準(zhǔn)化，讓日后不會出亂。如何進行整頓？整頓有三個要素：場所、方法、標(biāo)識，其核心就是建立標(biāo)準(zhǔn)化動作。

這里的整頓，對于接觸過“5S”的人來說，印象會比較深刻。因為企業(yè)會利用各類標(biāo)簽，固定物體，比如貼標(biāo)簽固定鍵盤位置。

那么財務(wù)核算里面，其實也有固定“標(biāo)簽”這種東西。比如對于會計分錄摘要，我曾寫過文章專門講如何規(guī)范摘要，比如支付銷售費用\廣告促銷費\媒介廣告費，那么規(guī)范的分錄摘要模式是：支付【供應(yīng)商】【期間】【費用名稱】，舉例：支付深圳市颶風(fēng)廣告公司10月份廣告費。其實這就是固定“標(biāo)簽”的財務(wù)上的運用。

整頓更多的是基于不規(guī)范的問題，進行整頓。比如財務(wù)處理中，常見的不規(guī)范有：摘要內(nèi)容與分錄科目不一致，輔助核算不規(guī)范，賬務(wù)處理不規(guī)范（礦泉水、桶裝水應(yīng)計入管理費用-辦公費，不計入福利費、勞保用品、工裝、應(yīng)計入管理費用-勞保費，不計入福利費）等問題。

關(guān)于賬務(wù)處理不規(guī)范，可見本文文章（必備 ▍會計核算的45條標(biāo)準(zhǔn)！刷爆朋友圈，趕緊收藏吧！）

關(guān)于憑證附件不規(guī)范，可見本人文章（會計憑證附件要求常見錯誤及規(guī)范思路）

關(guān)于具體會計規(guī)范，可見本人文章（財務(wù)管理的根基之精細(xì)化會計核算）

整頓就是對于沒有規(guī)范的建立規(guī)范，建立標(biāo)準(zhǔn)。使之后續(xù)按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范運行。以上賬務(wù)處理不規(guī)范問題，可以通過會計核算手冊實現(xiàn)，我曾在微信文章提到，如何構(gòu)建會計核算手冊，讓核算標(biāo)準(zhǔn)化。

當(dāng)然是否構(gòu)建了一套標(biāo)準(zhǔn)化的會計核算手冊，就達(dá)到了財務(wù)上的整頓呢？其實還是不夠的，我們需要時時根據(jù)業(yè)務(wù)變化，調(diào)整財務(wù)管控，并調(diào)整相關(guān)核算。

以下我用一個表格，列舉了如何去整頓財務(wù)中存在的問題。

三：清掃--及時進行財務(wù)自查，發(fā)現(xiàn)賬務(wù)“隱患”

第二點整頓，是建立相關(guān)財務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。但是我們知道，即使建立了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但是沒有站在標(biāo)準(zhǔn)之外，以第三者身份審視這些標(biāo)準(zhǔn)，很可能還會存在賬務(wù)隱患。

所以需要及時進行賬務(wù)清掃，這里說的清掃，可以理解進行賬務(wù)自查，通過自查對賬務(wù)存在問題進行梳理，及時發(fā)現(xiàn)存在的隱患。

關(guān)注自查范圍一般涉及這些內(nèi)容：會計核算的規(guī)范性、財務(wù)收支審批制度執(zhí)行情況、計劃、考核、統(tǒng)計分析相關(guān)制度執(zhí)行情況，各類臺賬登記管理情況（主要為工程、稅收、業(yè)務(wù)招待費、應(yīng)收賬款臺賬和押金臺賬）、成本管理工作情況、以及遺留問題清理情況，和往來款賬務(wù)核對情況等。

以應(yīng)收賬款自查舉例說明。

首先要確定檢查的重點工作：

應(yīng)收賬款管理重點根據(jù)應(yīng)收賬款臺賬、欠條備查表、合同索引、欠款檔案及銷售的欠款金額及客戶名稱等相關(guān)信息核對往來，檢查欠款檔案是否符合公司應(yīng)收賬款管理規(guī)定的要求及訴訟法律效力、是否按合同履行、合同是否過期、欠款是否超出權(quán)限等，做好工作底稿登記。清理項目應(yīng)收賬款情況，剔除不實數(shù)據(jù)，定期分析應(yīng)收賬款回收情況，實時更新應(yīng)收賬款臺帳，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。

其次要建立檢查清單：

最后是如果有條件，需要建立“檢查報告”

1：上期檢查整改情況：（針對上期檢查所存在問題整改結(jié)果進行驗證）

2：本期檢查重點及存在的問題：

（1）、應(yīng)收賬款情況：（針對應(yīng)收賬款存在的問題進行舉例說明，并進行必要的分析，最好進行附表說明，如：欠款無任何欠款手續(xù)檔案、欠款收料單為復(fù)印件，上面未注明“原件已收回掛賬”字樣、部分銷售合同已過期、個人欠款額度超出標(biāo)準(zhǔn)未有公司審批等）

（2）、其他情況：

3：整改要求：整改區(qū)域負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，針對以上所存在的問題，與XX區(qū)域相關(guān)人員、進行了溝通，做如下整改：

（1）、上期檢查問題未整改完成項目

（2）、應(yīng)收賬款情況

4：落實跟蹤整改措施的聲明：以上所有整改項目后期將由會計繼續(xù)跟進，落實整改的連續(xù)性。

四：清潔--建立財務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)，維持“清潔”賬務(wù)。

“5S”中的清潔，需要理解為建立檢查標(biāo)準(zhǔn)，保持“清潔”的賬務(wù)。我們知道“清掃”是講我們需要及時以“第三者”視角，讀我們的賬務(wù)進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題。而清潔就是在清掃的基礎(chǔ)上，總結(jié)哪些地方是經(jīng)常容易“臟亂差”的賬務(wù)，然后重點對這些地方進行清掃，以保持賬務(wù)清潔。

關(guān)于建立財務(wù)檢查標(biāo)準(zhǔn)，以下用審核原始憑證、審核會計憑證、審核財務(wù)報表舉例說明。也就是在賬務(wù)處理中，需要建立相關(guān)的檢查標(biāo)準(zhǔn)。

原始憑證檢查范圍

1目標(biāo)：確保原始憑證真實、合法、完整。

2檢查范圍：

（1）核對所收到的單據(jù)金額是否與出納員所記錄單據(jù)金額一致，確保準(zhǔn)確性。

（2）核實原始憑證資料的真實性、合法性及完整性，如發(fā)現(xiàn)有誤的，或者不符合國家、公司有關(guān)規(guī)定，及時聯(lián)系相關(guān)部門協(xié)調(diào)處理。

（3）核對原始憑證是否有相關(guān)審批權(quán)限的人員審批

（4）核對無誤后的原始憑證由會計員按照國家及本行業(yè)的有關(guān)會計制度及會計科目對原始憑證進行分類核算，填制會計憑證。

會計憑證檢查范圍

1目標(biāo)：確保會計憑證的填制是否正確、完整。

2檢查范圍：

（1）檢查會計科目的運用是否正確

（2）檢查附件是否完整

（3）檢查列支是否真實合法

（4）檢查收入、成本費用類的分配、歸集是否正確

（5）各計提攤銷類憑證的依據(jù)是否合理，計算是否正確

（6）檢查進銷存憑證是否與倉庫系統(tǒng)內(nèi)容金額相符

（6）檢查憑證的完整性，當(dāng)月的憑證是否已全部編制

會計報表檢查范圍

1目標(biāo)：確保會計報表的編制是否正確、完整。

2檢查范圍：

（1）檢查會計報表的取數(shù)范圍是否正確，包括日期范圍、憑證范圍。

（2）檢查各報表金額是否與會計帳相符

（3）檢查各報表上的數(shù)字邏輯關(guān)系是否正確合理

（4）綜合各方面審核報表整體的編制是否合理、完整

（5）檢查所有報表是否在規(guī)定的時間填制完畢

其實以上檢查標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格來說都太寬泛不夠細(xì)節(jié)，容易陷入無法落地的困境，所以最好進一步制定檢查清單。比如我此前對公司相關(guān)崗位（出納、會計、總賬、主管），制定了差不多二三百個賬務(wù)“清潔”要點。以下表格舉例部分內(nèi)容。

備注：篇幅所限，以上表格僅為部分內(nèi)容，無法展示所有內(nèi)容。讀者可以根據(jù)企業(yè)實際，制定清單。

五：素養(yǎng)--搭建財務(wù)素養(yǎng)，實現(xiàn)精準(zhǔn)財務(wù)。

關(guān)于會計素養(yǎng)，首先是公司層面（主要財務(wù)負(fù)責(zé)人），需要搭建公司會計人員素養(yǎng)訓(xùn)練要點。比如對于核算會計，包括不限于培養(yǎng)這些素養(yǎng)。

1、根據(jù)公司制度做好核算業(yè)務(wù)的監(jiān)督與審核

2、日常加強與相關(guān)崗位部門的交流，探討工作中存在的薄弱點及優(yōu)良作法，相互改進及發(fā)揚，確保工作效率高。

3、完善財務(wù)核算流程及標(biāo)準(zhǔn)，參與制度、流程標(biāo)準(zhǔn)的討論。          

4、參與外部培訓(xùn)與組織內(nèi)部培訓(xùn)相結(jié)合，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與知識分享相結(jié)合。 

但是以上這些會計素養(yǎng)要求，還是需要在監(jiān)督和考核下進行，否則無監(jiān)督，無考核的事項，很難見到效果。

（1）素養(yǎng)監(jiān)督

素養(yǎng)監(jiān)督其一就是對于財務(wù)事項，能夠制定具體計劃。如下表能夠構(gòu)建賬務(wù)規(guī)范計劃，并落地執(zhí)行。

（2）素養(yǎng)考核

素養(yǎng)的考核，主要是對于日常工作，通過標(biāo)準(zhǔn)化、量化指標(biāo)，進行考核。以此促進會計人員能夠主動的去做“5S”中的整理、整頓、清掃、清潔。也才能讓財務(wù)“5S”見到效果。以下舉例核算素養(yǎng)的考核，具體企業(yè)根據(jù)實際去制定。

按公司會計核算制度進行賬務(wù)處理,避免出現(xiàn)會計核算差錯，確保上報的財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,必須做到內(nèi)部往來一致，帳套和財務(wù)報表數(shù)據(jù)一致。

評分標(biāo)準(zhǔn)：

會計核算正確，帳表一致，審核符合公司要求，并能向公司提出核算優(yōu)化建議的,得**分；

會計核算正確，帳表一致，審核符合公司要求，得**分；

會計科目核算混淆，關(guān)賬前未向集團咨詢的且憑證審核不符合要求，得**分。

以上只是舉例，具體企業(yè)可以指定完備的考評明細(xì)，以此可以讓會計人素養(yǎng)形成，最終讓“5S”財務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)真正落地執(zhí)行。