導(dǎo)讀：

1、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的重要性

2、材料準(zhǔn)備，環(huán)境準(zhǔn)備

3、明確目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任

4、統(tǒng)一思想，凝聚人心

01

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的重要性

古代將士出征打仗，都要舉行出征儀式，主要目的是聚人心、壯軍威，為打勝仗做好準(zhǔn)備。做項(xiàng)目也一樣需要啟動(dòng)儀式，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)就是項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施的重要儀式。做過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理的都知道項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的重要性。良好的開(kāi)端是成功的一半，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議是一個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的開(kāi)始，是項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一思想，爭(zhēng)取項(xiàng)目主要干系人主動(dòng)配合實(shí)施的關(guān)鍵工作，其對(duì)于項(xiàng)目的順利開(kāi)展非常重要。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)一般分為項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)和項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)。

項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)是項(xiàng)目主要干系人參加的會(huì)議，一般在建設(shè)方或用戶方現(xiàn)場(chǎng)召開(kāi)。這次會(huì)議甲乙雙方的項(xiàng)目主要人員首次進(jìn)行正式會(huì)面，目的是讓客戶方領(lǐng)導(dǎo)表達(dá)項(xiàng)目實(shí)施成功的決心，向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，讓客戶方從上到下達(dá)成共識(shí)，為我們?nèi)蘸箝_(kāi)展相關(guān)的工作掃除障礙。

項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)是在公司內(nèi)部召開(kāi)的會(huì)議，目的是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員對(duì)該項(xiàng)目整體情況和各自的工作職責(zé)有清晰的認(rèn)識(shí)和了解，為日后協(xié)同工作做好準(zhǔn)備，同時(shí)獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目資源的承諾和保障。項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)對(duì)項(xiàng)目組成員也是聚人心，鼓干勁的時(shí)候；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目經(jīng)理要表決心，同時(shí)針對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)也要給領(lǐng)導(dǎo)打預(yù)防針，做好項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。

總之，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的目標(biāo)之一就是讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更有信心，讓主要項(xiàng)目干系人了解項(xiàng)目明確項(xiàng)目的目標(biāo)和工期等關(guān)鍵信息，為項(xiàng)目順利實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。

02

材料準(zhǔn)備，環(huán)境準(zhǔn)備

開(kāi)好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，要做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。項(xiàng)目外部啟動(dòng)會(huì)要提前和對(duì)方溝通好時(shí)間、地點(diǎn)，參與人，需要準(zhǔn)備的紙質(zhì)材料。啟動(dòng)會(huì)前 2-3 天再次與參會(huì)人員確認(rèn)時(shí)間，再次提醒需要到場(chǎng)的參會(huì)人員，這樣參會(huì)人員可以提前對(duì)自己的工作進(jìn)行調(diào)整。準(zhǔn)備啟動(dòng)會(huì)所需要的設(shè)備并提前調(diào)試，如激光筆、投影儀等;準(zhǔn)備好啟動(dòng)會(huì)所需要的紙質(zhì)版PPT;準(zhǔn)備好需要參會(huì)者填寫的表格，如會(huì)議簽到表。

內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)也需要準(zhǔn)備上面的材料，內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)一般在公司內(nèi)部召開(kāi)，要提前定好會(huì)議室，與參與項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)確定好時(shí)間，提前將參會(huì)材料郵件發(fā)給相關(guān)人，并要求回執(zhí)或通過(guò)電話落實(shí)參會(huì)情況及會(huì)議材料是否收到，有無(wú)反饋意見(jiàn)等?，F(xiàn)在也可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)通訊工具，比如騰訊在線文檔，建個(gè)工作群，通過(guò)在線文檔可以知道哪些人看過(guò)，哪些人沒(méi)看，方便對(duì)文檔提意見(jiàn)，直接在在線文檔就可以做。用互聯(lián)網(wǎng)工具時(shí)，要注意一點(diǎn)的是不要傳遞涉密信息，最好有公司自己的在線文檔。

在召開(kāi)會(huì)議前最好向自己直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議準(zhǔn)備情況及會(huì)議內(nèi)容，聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)和建議，如果需要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言，最好準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言材料。對(duì)待項(xiàng)目組主要成員也要提前溝通，讓大家明白會(huì)議的重要性，并把部分準(zhǔn)備工作分派給項(xiàng)目組成員，讓項(xiàng)目人員提前進(jìn)入狀態(tài)，也避免在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生不必要的爭(zhēng)執(zhí)。

03

明確目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)最重要的是明確項(xiàng)目目標(biāo)，明確的目標(biāo)有利于任務(wù)分解，落實(shí)相關(guān)相關(guān)責(zé)任，使項(xiàng)目組各司其職，緊密配合。

外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)要明確項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目需求，項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑，項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，這些都是項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)保量完成的基礎(chǔ)。因?yàn)榇蟛糠猪?xiàng)目尤其是周期比較長(zhǎng)的項(xiàng)目，需求很容易發(fā)生變更，控制項(xiàng)目需求變更是考驗(yàn)項(xiàng)目經(jīng)理的一大難題，最好在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)就明確項(xiàng)目需求，如果項(xiàng)目需求發(fā)生變更，要走項(xiàng)目需求變更流程，通過(guò)流程來(lái)控制項(xiàng)目需求的變更。對(duì)于大的需求變更，要評(píng)估工作量，工作量超過(guò)總項(xiàng)目工作量的一定范圍以上，乙方有權(quán)拒絕變更。這些都要明確在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上提出來(lái)，這樣甲方項(xiàng)目主要干系人不會(huì)因?yàn)樾枨笄闆r扯皮。

外部項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)還要提出需要甲方配合的事情，方便甲方領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)場(chǎng)拍板，落實(shí)甲方配合部門責(zé)任，為后續(xù)項(xiàng)目工作配合打通道路。

內(nèi)部啟動(dòng)會(huì)，主要是明確項(xiàng)目目標(biāo)，向領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)取更多資源，包括人力資源、所需物品及相關(guān)優(yōu)惠政策，比如項(xiàng)目獎(jiǎng)金，項(xiàng)目加班餐等。通過(guò)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，讓項(xiàng)目組成員感覺(jué)項(xiàng)目經(jīng)理有能力、有威望，能為項(xiàng)目組成員著想，跟著項(xiàng)目經(jīng)理干有前途，相當(dāng)于一次團(tuán)建。當(dāng)然也需要明確項(xiàng)目組成員分工和責(zé)任，讓大家有團(tuán)隊(duì)歸屬感。一個(gè)令人愉快的工作氛圍是高效率工作的基礎(chǔ)。項(xiàng)目經(jīng)理要努力打造一個(gè)好的工作氛圍，例如張貼項(xiàng)目總體進(jìn)度圖，讓大家每天看到項(xiàng)目進(jìn)度，看到項(xiàng)目成果，制作項(xiàng)目的標(biāo)志圖形，制造項(xiàng)目獨(dú)特性，讓團(tuán)隊(duì)成員工位在一起，有問(wèn)題可以及時(shí)討論等等?？鞓?lè)而尊重的氣氛對(duì)提高員工工作積極性起著不可忽視的作用。如果在工作的每一天都要身處毫無(wú)生氣、氣氛壓抑的工作環(huán)境之中，那么員工怎么可能會(huì)積極地投入到工作中呢？

最后要落實(shí)責(zé)任和制度，將項(xiàng)目中可以常遇到的問(wèn)題提前做好應(yīng)對(duì)，俗話說(shuō)“丑話說(shuō)到前頭”，當(dāng)實(shí)際問(wèn)題發(fā)生時(shí)，有規(guī)矩在前，當(dāng)事人就容易配合執(zhí)行。這在心理學(xué)中叫“免疫效應(yīng)”。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段很多制度容易通過(guò)大家認(rèn)可，因?yàn)檫@個(gè)時(shí)候項(xiàng)目干系人對(duì)這些規(guī)矩并不敏感。如果在項(xiàng)目過(guò)程中發(fā)生事情后再定制度，往往被理解有針對(duì)性，不公平，容易引發(fā)爭(zhēng)議。常見(jiàn)的有項(xiàng)目例會(huì)制度、績(jī)效考核制度、文檔管理制度及爭(zhēng)議解決辦法等等

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)召開(kāi)之后，一定要有會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要主送項(xiàng)目主要干系人，抄送相關(guān)干系人，作為后續(xù)有爭(zhēng)議時(shí)可評(píng)判的依據(jù)。同時(shí)通過(guò)會(huì)議紀(jì)要再次落實(shí)各方責(zé)任和工作。

04

統(tǒng)一思想、凝聚人心

前面提到，項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)是聚人心、統(tǒng)一思想的最好機(jī)會(huì)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)，我們要表決心能干好這個(gè)項(xiàng)目，希望領(lǐng)導(dǎo)給予大力支持，包括人員、物資和政策等。對(duì)項(xiàng)目組成員，我們以鼓勵(lì)為主，尤其是第一次合作的成員，要破冰，讓大家感覺(jué)參與這個(gè)項(xiàng)目是很光榮的，對(duì)自己發(fā)展是有利的。

在會(huì)議上就要提出對(duì)成員的要求，可以宣講一下自己工作思路，項(xiàng)目?jī)?nèi)部規(guī)章制度，讓大家在看到希望的同時(shí)，了解自己的責(zé)任和義務(wù)。一個(gè)成功的啟動(dòng)會(huì)，需要達(dá)到合同中各項(xiàng)項(xiàng)目目標(biāo)，項(xiàng)目任務(wù)分解可執(zhí)行性強(qiáng)，讓參與的人員，都能準(zhǔn)確無(wú)誤明白各自的負(fù)責(zé)內(nèi)容。從而實(shí)現(xiàn)激發(fā)大家對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)信心百倍，最終保證項(xiàng)目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。