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一篇英文郵件都該有些什么？ 有哪些需要記下的常用句式呢？ 快來一起看看吧！  郵箱1. 在有可選擇的情況下盡量不要使用QQ郵箱等國內(nèi)郵箱，建議使用Gmail 、Hotmail等。 2. 當(dāng)有學(xué)校郵箱時，有關(guān)留學(xué)的事情都要用學(xué)校的郵箱：帶有學(xué)校后綴的郵箱chester.ac.uk。  格式郵箱的格式是一篇郵件的“衣品”體現(xiàn)，在一封正式郵件里，主題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款這幾大部分缺一不可。 我們需要注意 1. 分段說話，每段話1-2句就可以，一段話只說一件事。如果有多個問題，可以用bullet point或者數(shù)字編號。 2. 重點標(biāo)粗，重要內(nèi)容可以用黑體標(biāo)出來。但避免用其他顏色高亮，這種標(biāo)注方式并不常見。 3. 關(guān)于空格，一段話的開頭不用空格，段和段之間空一行。  郵件主題收到郵件后最先映入眼簾的就是郵件主題，所以一個標(biāo)題是否能吸引到收件人很重要，特別是當(dāng)收件人郵件很多的時候，郵件的有效傳達(dá)才能保證你的郵件沒有扔進(jìn)垃圾箱。  當(dāng)交作業(yè)給教授時，郵件標(biāo)題最好是你的名字-任務(wù)名稱，比如Wei LI - mid-term paper。不要用文檔題目替代郵件標(biāo)題，教授在收件箱里很難一眼看出你的郵件主題是什么，可能就會跳過或者當(dāng)成垃圾郵件誤刪。 另外，郵件標(biāo)題還要起得盡量具體，文檔命名根據(jù)老師要求來，如果沒有要求可以建議使用姓名/學(xué)號+作業(yè)。 如果是咨詢問題的需要幫助可以用“An Inquiry/Enquiry about…/A Question about ”。  正文一封郵件正文內(nèi)容基本組成大致為以下幾個部分：
01 Title稱呼確認(rèn)姓、名 確認(rèn)好你的收件人的姓和名，是你發(fā)郵件之前非常重要的事情。 收件人與抄送人 如果一封郵件需要發(fā)給好幾個收件人，你給每個人發(fā)一遍郵件，則會造成后續(xù)交流困難。你可以在一封郵件里加入多個收件人和抄送人。這樣，收件人可以回復(fù)所有人（Reply to All），方便溝通。 “收件人”（To）和“抄送人”（cc）是有區(qū)別的。收件人是最重要的，你期待他們回復(fù)這封郵件。抄送人是郵件內(nèi)容的相關(guān)者，他們不一定要回復(fù)，知道這個事情就行。但是區(qū)別不大，把應(yīng)該抄送的人放在收件人不是大問題。 正式稱呼 很多情況下我們都需要注意使用正式的稱呼，比如第一次聯(lián)系，或者不太熟悉的對方，或與老師、教授聯(lián)系，需要比較正式的稱呼，最好用 “Dear+title+姓”，比如Dear Prof/Dr/Mr./Ms. Green，千萬不要直呼教授的名字！ 女性稱呼 在英文交流模式里對于女性如果不知道對方是否已婚，用“Ms.”來代替“Miss”或“Mrs.”最保險。 未知稱呼 如果不知道對方姓氏，可以用“Dear Sir/Madam”或“To Whom It May Concern”。 多人稱呼 如果收件人不止一個，比如小組作業(yè)要給成員們都發(fā)郵件，可以用 “Dear Both (2人)/ All (3人及以上) ”。 日常招呼 平日的一些郵件來往如果你已經(jīng)跟對方郵件來往較多，可以比較隨意一點，把'Dear’換成'Hi’是可以的，用Hi XX或者Hello XX。 02 Greetings問候Good morning/I hope this email finds you well/Hope you are well/Have not heard from you for a long time/Hope everything is going well with you 問候的內(nèi)容不用太多，開頭一句就可以了。郵件的目的是溝通，用盡可能少的字說清楚目的。 03 Self-introduction自我介紹簡潔明了的自我介紹能讓收件人對你有個好印象。每個教授會面對很多的學(xué)生，尤其對于平常沒有交流過、對你不熟悉的教授，在開篇需要進(jìn)行一個簡單的自我介紹，通常是名字+年級+課程編號即可，“I am xxx, whose student/application number is xxx”。 04 Intention目的教授每天要收到非常多的郵件，因此郵件內(nèi)容越簡單、直接了當(dāng)越好，不必過多的交代前因后果，直接指出郵件的目的和請求，語氣誠懇即可。另外郵件最好不要超過5段，每段最好不要超過5句。如果有相關(guān)材料可以作為附件粘貼。 主動發(fā)郵件 可以開門見山自我介紹直接點名主題， “I am Wei LI. I am writing to you for/because...”, “I am writing to enquire/I am writing in reference to/I am reaching out to you as…” 回復(fù)郵件 比較常用的是“Thanks for your kind reply”和“Regarding...”。 晚回郵件 “Sorry for the late reply”，“Sorry I haven’t got back to you sooner.” 05 Body郵件內(nèi)容郵件需要注意自己的語態(tài)是否符合謙虛禮貌的要求，不使用I want/I must這類語氣強(qiáng)烈的表達(dá)。除了日常郵件，在正式郵件中要避免使用俚語、表情包和縮寫。 建議大家可以遵循一個叫做“消極的禮貌”（negative politeness）的法則：多用if句，多用過去時態(tài)。 比如可以多用“I was wondering if”，類似中文里的“不知道能否..”，是一種委婉提出請求的句式。 很多同學(xué)習(xí)慣用“please”來表達(dá)請求，但“please”里暗含了自己的期望，其實不夠禮貌，會給對方壓力。這時候可以用“would it be possible”替代，比如“Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?”。 另外，提出請求后，要論證自己的請求是合理的。尤其在給教授的求助郵件里，一定要表明為什么要教授幫你忙，可以試著從“必要性”和“專業(yè)性”入手。 必要性：已經(jīng)做了很多前期工作，現(xiàn)在遇到了點問題，迫不得已才來求助。 專業(yè)性：教授是領(lǐng)域?qū)＜?，對這個問題很了解，所以才來求助。 還有一點很重要的是，不要忘了感謝，要想顯得更禮貌，語氣更委婉，結(jié)尾時表達(dá)感謝是很有用的方法?！癟hank you again for.../Thank you in advance”。 06 End結(jié)尾英文郵件的結(jié)尾套路都蠻固定的，常見的結(jié)尾套路主要有下面幾種： 答疑解惑型 Let me know if you have any questions or concerns. If you have any questions, please feel free to reach out. 希望早點回復(fù)型 We are looking forward to hearing from you. We trust you will share us with feedback at your earliest. 保持聯(lián)絡(luò)型 I will keep you posted. I will keep you updated. 回郵件速度取決于郵件內(nèi)容和收件人的時間以及興趣。 如果郵件內(nèi)容是收件人的職責(zé)范圍，應(yīng)該會很快回復(fù)，在1-2天不回復(fù)之后可以把原始郵件轉(zhuǎn)發(fā)給同樣的人，再催一下，表明我在某月某日發(fā)郵件了，請回復(fù)。但是，慎重使用As soon as possible或者ASAP，除非是非常緊急的事。 如果收件人休假了，一般會設(shè)置自動回復(fù)。這種情況，就需要等了。如果事情緊急，可以聯(lián)系收件人系里的秘書或者同事。 如果郵件對于收件人不是特別重要，比如咨詢讀博士的機(jī)會，可能會等很久才回復(fù)，或者不回復(fù)，相當(dāng)于默拒。 07 Sign落款落款用語+自己姓名，自己姓名另起一行。同理，這兩段的開頭不用空格。 正式一點的可以寫“Yours sincerely/Yours 也可以寫“Best wishes/Best regards/Take care/All the best”等等。 注：郵件是不能撤回的，因此在發(fā)送前一定要重復(fù)檢查一遍，有沒有語法錯誤、附件是否有粘貼、郵件主題有沒有寫等，確認(rèn)之后再發(fā)送。  常用句式分享1.訴求 At your convenience, would you please send me…; Could you possibly tell me…; I was wondering if you would be able to…; I would really appreciate it if you could… 2.致謝 I would sincerely appreciate your assistance/Thank you for your support/Any feedback you can give me on this would be much appreciated. 3.致歉 Sorry for the late reply; Sorry for the delay getting back to you; Please accept my apologies for any inconvenience caused. 4.催促 Due to the short time frame for xxxx, I look forward to your earliest reply. 5.問好 I hope that your week is off to a great start/ Hope you had a great weekend. （適合周一使用）；Hope you are doing well/I hope this message finds you well.（隨時可以使用） 6.收到回信 Thank you for your prompt reply; Thanks for getting back to me so quickly; Thank you for your kindly response. 7.附件 Please find <file> attached; Please take a look at the attached file; I have attached <file> for your review; Please see the information below for more details about… 常見郵件縮寫除了一些正式的文件來往，在日常聊天中，英國人也常常會發(fā)郵件，尤其是同學(xué)朋友之間，這種時候輕松就好，不需要考慮非常多的問題，不止省掉寒暄和格式，有時候連字母拼寫都用縮寫代替，對于這種社交類郵件，提前掌握一些郵件常用縮寫還是很有必要的，不僅有助于快速回復(fù)，也能理解的更加迅速。 LOL——Laughing out loud ASAP——As soon as possible BTW——By the way FYI——For your information TY——Thank you NP——No problem BFF——Best friends forever AKA——Also known as TBC——To be continued BFN——Bye for now JK——Just kidding LMAO——Laughing my ass off ROFL——Rolling on the floor laughing TTYL——Talk to you later IDK——I don't know LTNS——Long time no see BYOB——Bring your own bottle OML——Oh my lord BAE——Before anyone else BRB——Be right back OIC——Oh I see plz——Please cuz/cos——because tmr——tomorrow thx——thanks Cya——See you K——OK U——You R——Are dunno——don't know lemme——let me gimme——give me msg——message Sup——What's up kinda——kind of |
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