如何確保公司內(nèi)部會議有效？

任何一家公司，都避免不了要開會，比如晨會、周會、月會、年中會議、年終會議......各種開不完的會議；有的公司通過開會解決了很多促進(jìn)公司發(fā)展和工作順暢的問題，有的公司卻因為開會浪費了眾多的有效時間，問題沒解決，參會人員一肚子怨言，彼此矛盾重重，甚至導(dǎo)致大家都不愿意開會、都害怕開會、都抵觸開會。

會不能過于頻繁開，但也不能不開，通過會議就是要統(tǒng)一思想、達(dá)成共識、消除工作誤會與摩擦、確保公司順利運行；若會議頻繁召開，就會形成為了會議而召開會議，形而上學(xué)，甚至?xí)h的性質(zhì)就會發(fā)生扭曲：成為批斗會、發(fā)牢騷會。所以能不以開會的方式就能把問題解決的盡量不要開會，實在沒有辦法比如需要多個部門一起討論、溝通協(xié)調(diào)的情況，可以采取會議的形式。

開會一定要保證會議的效果，是為了“達(dá)成共識、解決問題”的目標(biāo)，防止出現(xiàn)“會前無策劃、會前無準(zhǔn)備、會中亂糟糟、會后無結(jié)果”等情況，那么組織召開一次有效的會議需要注意哪些事項呢？

第一：會議前要做好充分的準(zhǔn)備

▼1.1明確開會主題

每一次開會，會議主持人都要明確會議的主題，以確保整個會議期間不跑題，所以參會人員都能圍繞此主題在有限的時間內(nèi)集中精力充分發(fā)揮各自的作用，達(dá)成共識，解決問題。

▼1.2明確開會的目的

開會的目的是為了進(jìn)一步把問題搞清楚，相關(guān)人員或部門達(dá)成共識，把存在的問題徹底解決，以確保相關(guān)的工作能有效順利開展。

▼1.3明確會議主持人和會議記錄人

▼1.4明確會議的地點與時間

根據(jù)會議主題、參與人員等因素確定會議召開的地點、時間

▼1.5明確會議的參與者

根據(jù)待討論解決的問題，確定會議的參與者，明確各參與者在會議過程中的作用和責(zé)任。

▼1.6下發(fā)會議通知

由會議主持人或其授權(quán)人負(fù)責(zé)起草會議通知，通知的內(nèi)容包括會議主題、會議時間、會議地點、參會人員、會議時間、會議議程以及對參會人員的參會要求和注意事項。

▼1.7準(zhǔn)備會議用具

根據(jù)會議的情況，提前準(zhǔn)備好相應(yīng)的投影儀、白板、白板筆以及會議室內(nèi)的桌椅擺放整齊和擺放順序，必要時準(zhǔn)備好會議座位牌。

▼1.8各參會人員按照會議通知、會議主題提前準(zhǔn)備好各自的素材，以確保在會議中發(fā)言邏輯性、有理有據(jù)。

第二：下發(fā)會議通知，確保所有參會人員都能收到并知悉會議的要求

第三：會議正式開始前，會議主持人宣讀會議要求

▼3.1宣布強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律包括交頭接耳、通訊工具、中途暫時離開等等

▼3.2宣布強(qiáng)調(diào)會議主題

▼3.3宣布會議發(fā)言順序以及發(fā)言要求

第四：會議進(jìn)行過程中

▼4.1所有參會人員請務(wù)必帶好自己的辦公用具筆和筆記本，切忌什么都不帶，只有人進(jìn)入會場，且準(zhǔn)時參加會議，嚴(yán)禁無辜遲到、早退或曠會情況出現(xiàn)。

▼4.2按照宣布的發(fā)言順序一個一個來，不可以隨意打亂順序。

▼4.3發(fā)言過程中，其他參會人員要認(rèn)真聆聽，必要時做好筆記，為自己發(fā)言做準(zhǔn)備和打基礎(chǔ)；不要隨意打斷發(fā)言人發(fā)言，若確實需要請給予相應(yīng)的提示。

▼4.4發(fā)言人要聲音洪亮、吐字清晰，注意語速，以確保所有參會人員都能聽清楚、聽明白

▼4.5發(fā)言人根據(jù)情況，必要時站到臺上播放投影儀講解，加深參會人員對自己講的內(nèi)容印象

▼4.6每一個發(fā)言人講完，要給予參會人員預(yù)留一定的質(zhì)疑與解答互動時間

▼4.7發(fā)言人針對參會人員的質(zhì)疑要給予積極、正面地回答，不可有任何的不樂意、不滿意情緒

▼4.8會議主持人有責(zé)任維持整個會議過程的紀(jì)律與秩序

▼4.9 討論期間，要緊扣會議主題，切忌跑題，一旦發(fā)現(xiàn)跑題，主持人要及時打斷并拉回會議主題

▼4.10討論的目的是進(jìn)一步把問題搞清楚，達(dá)成共識，徹底解決問題，防止出現(xiàn)無休止無理地爭執(zhí)現(xiàn)象，更要防止出現(xiàn)不對事對人、對事又對人的情況。

▼4.11各參會人員發(fā)言完畢，主持人要依據(jù)會議主題和各發(fā)言人發(fā)言內(nèi)容，進(jìn)行總結(jié)，確定本次會議的改進(jìn)落實事項，并明確到責(zé)任人、完成時間、提交的結(jié)果等

▼4.12會議主持人宣布會議結(jié)束，參會人員清理清潔各自座位的衛(wèi)生，請務(wù)必把垃圾丟放到指定的垃圾桶

第五：會議結(jié)束

▼5.1負(fù)責(zé)會議記錄的人要整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人簽署確認(rèn)后發(fā)放到各參會人員。

▼5.2會議上形成的工作決議，經(jīng)會議主持人簽署確認(rèn)后發(fā)放到責(zé)任部門或責(zé)任人，以便其及時落實，確保會議效果。

▼5.3會議主持人或授權(quán)人員負(fù)責(zé)跟蹤會議形成的工作決議，以確保會議實現(xiàn)“會必議，議必決，

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