在許多文化中，人們不會公開談?wù)撍麄兊男匠?，但這是人們接受和離開公司的最重要原因。組織需要確保他們按時正確地向員工支付工資，并遵守就業(yè)法律和工資規(guī)定。雖然薪資組與人力資源部不同的組織，但兩個部門必須共同努力以確保準確性，薪資審計是確保這一點的絕佳方式。

一、什么是工資審計？

審計聽起來很嚇人，有時當(dāng)政府官員出現(xiàn)在你家門口進行審計時。但是，大多數(shù)工資審計是對數(shù)據(jù)準確性的內(nèi)部檢查。

工資審計可幫助你確保每個人的工資都是正確的，并且所有的扣減和報告都是準確的。有些員工如果認為他們的工資下降了1元會立即報告，但有些人幾個月甚至幾年都沒有注意到任何問題！你可以通過薪資審計來發(fā)現(xiàn)這些錯誤，這應(yīng)該是你的薪酬和福利戰(zhàn)略不可或缺的一部分。

薪資審計程序可能需要幾分鐘到幾周的時間，具體取決于你組織的規(guī)模和審計范圍。薪資和 HR 可以自動執(zhí)行一些審計檢查，以加快響應(yīng)速度。

從邏輯上講，工資部門負責(zé)運行工資審計，但需要人力資源部門參與。首先，HR 向員工傳達薪酬，HR 或經(jīng)理告訴員工的內(nèi)容與薪資系統(tǒng)的最終結(jié)果之間可能存在錯誤。

例如，考慮一位招聘經(jīng)理為候選人協(xié)商薪水并確定比最初的錄取通知書更高的金額，但沒有通知人力資源部。其次，薪酬是一個敏感話題，HR 需要參與解決員工的疑慮和任何必要的溝通。如果人力資源系統(tǒng)和工資系統(tǒng)沒有連接，那么每次有人的工資變化時，人力資源部門都要審核工資。

你可以定期進行內(nèi)部 HR審計以確保數(shù)據(jù)正確，或者你可以聘請外部審計員進來，你不必等到勞動監(jiān)察上門。第三方審計師可能會有所幫助，因為他們沒有反復(fù)查看數(shù)據(jù)。有時，當(dāng)我們花太多時間查看相同的數(shù)據(jù)時，我們會錯過重要的事情。

二、薪資審計的主要目標是什么？

每個人都想要準確的薪酬。每個人都希望正確扣繳稅款，正確計算健康保險，以及所有扣除額合法準確。以下是你進行薪資審計的主要目標。

1、有準確的稅務(wù)報告和存款

例如，在美國，每位員工都必須填寫 W-4 稅表，以便工資單應(yīng)用適當(dāng)?shù)亩愂諟p免。 

確保系統(tǒng)符合員工的要求。每個州都有不同的稅法，在某些州，每個城鎮(zhèn)都有不同的工資稅扣除額。 

目前一項重要的審計是工作地點。如果員工永久在家工作，他們的州和地方稅收減免可能與他們在辦公室時的情況不同。你不僅需要了解員工的薪水，還需要了解他們的工作地點。

2、確保遵守雇傭法律和其他法規(guī)

每個有權(quán)獲得加班費的人都收到了嗎？那些計件工資的員工呢？你有他們的生產(chǎn)力數(shù)據(jù)和他們的工作時間嗎？

如果員工需要小費抵免，你要確保他們的小費和小時工資加起來至少達到州最低工資標準。

如果員工擁有公司提供的健康保險、健康儲蓄賬戶或退休計劃，你需要確?？蹨p是正確的。你還需要確保資金流到應(yīng)有的地方。健康保險公司是否收到適當(dāng)?shù)母犊?？退休金是否直接存入每個員工的賬戶？

如果員工有法院命令的扣押，你需要確保其正確無誤?？垩嚎梢杂糜趶奈锤秱鶆?wù)到子女撫養(yǎng)費的任何事情，并且可以隨法院命令而改變。你是否準確應(yīng)用了所有法院下令的扣押令？

3、為員工提供準確的數(shù)據(jù)

員工應(yīng)獲得準確的薪酬記錄。每張薪水都應(yīng)附有一張工資單（紙質(zhì)或電子形式），向他們提供工資的詳細信息，包括工作時間、加班費以及所有扣除額的解釋。

在年底，工資單需要提供包含此信息的稅務(wù)文件。員工應(yīng)該進行自我審計并在出現(xiàn)任何問題時通知工資單，但這并不總是發(fā)生。全年的定期審計可以防止許多這些問題。

4、發(fā)現(xiàn)潛在的錯誤和不準確之處 

徹底的審計可以幫助你發(fā)現(xiàn)工資欺詐。每個收到薪水的人都是實際員工嗎？人們通過制造幽靈員工從公司中挪用公款。是否有任何被解雇的員工仍在工資單上？

每個人每周工作 40 小時嗎？按小時付費的每個人每周都精確工作時間是不尋常的。這可能表明他們沒有收到加班費，或者他們的工資高于他們的工資。

三、如何進行有效的工資審計？

這是你的工資單審核清單：

1、確定工資審計的時間表。這可以是單個支付期或整年——尤其是當(dāng)你為員工編制年終稅表時。 

2、查看員工數(shù)據(jù)。工資單審計流程的這一步需要HR 和工資單之間的溝通，因為你希望確保數(shù)據(jù)工資單與員工收到的信息相匹配。如果系統(tǒng)已連接，則與來回發(fā)送電子表格相比，你出錯的機會更少。如果你的申請人跟蹤系統(tǒng) (ATS) 未與你的人力資源和薪資系統(tǒng)集成，你可能需要根據(jù)員工錄取通知書進行驗證。確保獲得報酬的每個人都是活躍的員工。確保休假的人也獲得適當(dāng)?shù)墓べY。這可能與他們的常規(guī)薪水不同。

3、查看工作和支付的時間。根據(jù)考勤卡核實工作時間，確保員工工作時間與支付金額相符。這對小時工尤其重要。如果你看到太多具有相同考勤卡的員工，人力資源部門可能需要進行調(diào)查。 

4、檢查可變付款和不同類型的補償。需要檢查加班時間工資、獎金、傭金和計件工資信息。如果你給員工小費，請確保他們報告實際收入以獲得更準確的數(shù)據(jù)。如果你的公司有假期工資或輪班差異，這也是檢查的關(guān)鍵。員工指望這筆額外的工資。請記住，多付與少付一樣有壓力。沒有員工希望被要求償還這筆錢，因為六個月前，工資單犯了一個錯誤，并在他們本應(yīng)收到時間半的情況下支付了兩倍的工資。

5、檢查并記錄非典型的工資單交易。這也是一個極有可能發(fā)生欺詐的領(lǐng)域。想想簽約獎金、搬遷費、欠薪和以前的更正。如果你使用工資單處理報銷，請仔細檢查這是否也準確無誤。它可能需要與財務(wù)部或處理報銷的任何人聯(lián)系。如果員工收到大量報銷，但沒有涉及大量旅行的角色，這可能是欺詐的跡象。

6、檢查預(yù)扣稅款和存款。你是否為員工扣留了正確的金額？你是否支付了正確數(shù)量的所得稅？這些數(shù)字可能會發(fā)生變化，尤其是在人們搬家或法律發(fā)生變化的情況下。請記住，被歸類為在辦公室工作的員工如果像在家工作一樣納稅，則可能會有完全不同的預(yù)扣稅款。

7、工資核對。審查銀行活動。銀行對賬單是否與你的工資記錄相符？你是否有所有直接存款更改請求的適當(dāng)文件？現(xiàn)在一個常見的騙局是讓工資單將某人的薪水存入垃圾郵件發(fā)送者的銀行賬戶，仔細檢查你的文檔。

8、考慮工資規(guī)則。 如果你得到政府的審計，這將是一個關(guān)鍵的部分。這因此請確保你遵守經(jīng)營所在地的法規(guī)。

9、報告調(diào)查結(jié)果。創(chuàng)建工資審計報告并與需要查看的人共享。這至少應(yīng)該是人力資源主管和財務(wù)主管。如果以后出現(xiàn)諸如訴訟之類的問題，定期記錄審計可能會有所幫助。 

確定改進機會。自動化在薪資管理中變得越來越流行，有助于消除不準確之處并減少錯誤。