昨天小編跟大家介紹了一些基礎函數(shù)，大家是否還有印象呢？

今天帶來的函數(shù)會略微復雜一些，但是它們的功能對于辦公而言依然是十分強大的！

01

使用MIN函數(shù)返回一組數(shù)據中的最小值

與 MAX 函數(shù)的功能相反，MIN函數(shù)用于計算一組數(shù)據中的最小值。

語法結構：

MIN(number1,[number2],...)

參數(shù)：

number1：必需參數(shù)，表示需要計算最小值的第 1 個參數(shù)。

number2,...：可選參數(shù)，表示需要計算最小值的2~255個參數(shù)。

MIN 函數(shù)的使用方法與 MAX 函數(shù)相同，函數(shù)參數(shù)為要求最小值的數(shù)值或單元格引用，多個參數(shù)間使用逗號分隔，如果是計算連續(xù)單元格區(qū)域之和，參數(shù)中可直接引用單元格區(qū)域。

例如，要在銷售業(yè)績表中統(tǒng)計出年度最低的銷售額，具體操作步驟如下。

首先輸入計算公式。

在 A19 單元格中輸入相應的文本，選擇 B19單元格，在編輯欄中輸入函數(shù)【=MIN(G2:G15)】。

然后查看計算結果。

按【Enter】鍵確認函數(shù)的輸入，即可在該單元格中計算出函數(shù)的結果。

02

使用 IF函數(shù)根據指定條件返回不同的結果

在遇到因指定的條件不同而需要返回不同結果的計算處理時，可以使用 IF 函數(shù)來完成。

語法結構：

IF(logical_test,[value_if_true],

[value_if_false])

參數(shù)：

logical_test：必需參數(shù)，表示計算結果為 TRUE 或 FALSE 的任意值或表達式。

value_if_true：可選參數(shù)，表示 logical_test 為 TRUE 時要返回的值，可以是任意數(shù)據。

value_if_false：可選參數(shù)，表示 logical_test 為 FALSE 時要返回的值，也可以是任意數(shù)據。

IF函數(shù)是一種常用的條件函數(shù)，它能對數(shù)值和公式執(zhí)行條件檢測，并根據邏輯計算的真假值返回不同結果。

其語法結構可理解為【＝IF （條件，真值，假值）】，當【條件】成立時，結果取【真值】，否則取【假值】。

IF 函數(shù)的作用非常廣泛，除了在日常條件計算中經常使用外，在檢查數(shù)據方面也有特效。

例如，可以使用IF 函數(shù)核對輸入的數(shù)據，清除 Excel工作表中的 0 值等。

在【各產品銷售情況分析】工作表中使用 IF 函數(shù)來排除公式中除數(shù)為 0 的情況，使公式編寫更謹慎，具體操作步驟如下。

首先選擇 E2 單元格，單擊編輯欄中的【插入函數(shù)】按鈕。

然后選擇需要的函數(shù)。

打開【插入函數(shù)】對話框，在【選擇函數(shù)】列表框中選擇要使用的【IF】函數(shù)，單擊【確定】按鈕。

接下來設置函數(shù)參數(shù)。

打開【函數(shù)參數(shù)】對話框，在【Logical_test】參數(shù)框中 輸 入【D2=0】，在【Value_if_true】參數(shù)框中輸入【0】，在【Value_if_false】參數(shù)框中輸入【B2/D2】，單擊【確定】按鈕。

然后選擇需要的函數(shù)。

經過上步操作，即可計算出相應的結果。

選擇 F2 單元格，單擊【函數(shù)庫】組中的【最近使用的函數(shù)】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇最近使用的【IF】函數(shù)。

接下來設置函數(shù)參數(shù)。

打開【函數(shù)參數(shù)】對話框，在各參數(shù)框中輸入下圖所示的值，單擊【確定】按鈕。

然后輸入公式。

經過上步操作，即可計算出相應的結果。選擇 G2 單元格，在編輯欄中輸入需要的公式【=IF(B2=0,0,C2/B2)】。

接下來復制公式。

按【Enter】鍵確認函數(shù)的輸入，即可在 G2 單元格中計算出函數(shù)的結果，選擇 E2:G2 單元格區(qū)域，并向下拖動控制柄至 G9 單元格，即可計算出其他數(shù)據。

03

使用SUMIF函數(shù)按給定條件對指定單元格求和

如果需要對工作表中滿足某一個條件的單元格數(shù)據求和，可以結合使用 SUM 函數(shù)和 IF 函數(shù)，但此時使用SUMIF 函數(shù)可更快地完成計算。

語法結構：

SUMIF(range,criteria,[sum_range])

參數(shù)：

range：必需參數(shù)，表示用于條件計算的單元格區(qū)域。

每個區(qū)域中的單元格都必須是數(shù)字或名稱、數(shù)組或包含數(shù)字的引用。空值和文本值將被忽略。criteria：必需參數(shù)，表示用于確定對哪些單元格求和的條件，其形式可以是數(shù)字、表達式、單元格引用、文本或函數(shù)。

sum_range：可選參數(shù)，表示要求和的實際單元格。

當求和區(qū)域為參數(shù) range 所指定的區(qū)域時，可省略參數(shù) sum_range。

當參數(shù)指定的求和區(qū)域與條件判斷區(qū)域不一致時，求和的實際單元格區(qū)域將以sum_range 參數(shù)中左上角的單元格作為起始單元格進行擴展，最終成為包括與 range 參數(shù)大小和形狀相對應的單元格區(qū)域。

SUMIF 函數(shù)兼具了 SUM 函數(shù)的求和功能和IF函數(shù)的條件判斷功能，該函數(shù)主要用于根據制定的單個條件對區(qū)域中符合該條件的值求和。

在【員工加班記錄表】工作表中分別計算出各部門需要結算的加班費用總和，具體操作步驟如下。

首先選擇需要的函數(shù)。

在 A1:B7 單元格區(qū)域輸入需要的文本，并進行簡單的表格設計，選擇B3單元格，單擊【公式】選項卡【函數(shù)庫】組中的【數(shù)字和三角函數(shù)】按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇【SUMIF】選項。

然后折疊對話框。

打開【函數(shù)參數(shù)】對話框，單擊【Range】參數(shù)框右側的【折疊】按鈕。

接下來返回工作簿中，單擊【加班記錄表】工作表標簽，選擇D3:D28 單元格區(qū)域，單擊折疊對話框右側的【展開】按鈕。

然后返回【函數(shù)參數(shù)】對話框中，使用相同的方法繼續(xù)設置【Criteria】參數(shù)框中的內容為【部門加班費統(tǒng)計 !A3】、【Sum_range】參數(shù)框中的內容為【加班記錄表 !I3:I28】，單擊【確定】按鈕。

SUMIF 函數(shù)中的參數(shù) range 和參數(shù) sum_range 必須為單元格引用（包括函數(shù)產生的多維引用），而不能為數(shù)組。

當 SUMIF 函數(shù)需要匹配超過255 個字符的字符串時，將返回錯誤值【#VALUE!】。

接下來修改和復制公式。

返回工作簿中，在編輯欄中即可看到輸入的公式【=SUMIF( 加班記錄表 !D3:D28,部門加班費統(tǒng)計 !A3, 加班記錄表 !I3:I28)】。

修改公式中部分單元格引用的引用方式為絕對引用，讓公式最終顯示為【=SUMIF( 加班記錄表!$D$3:$D$28,部門加班費統(tǒng)計!A3,加班記錄表 !$I$3:$I$28)】，向下拖動控制柄至 B7 單元格，即可統(tǒng)計出各部門需要支付的加班費總和。

在輸入函數(shù)進行計算后，若發(fā)現(xiàn)函數(shù)使用錯誤，可以將其刪除，然后重新輸入。

但如果函數(shù)中的參數(shù)輸入錯誤時，則可以像修改普通數(shù)據一樣修改函數(shù)中的常量參數(shù)。

如果需要修改單元格引用參數(shù)，還可先選擇包含錯誤函數(shù)參數(shù)的單元格，然后在編輯欄中選擇函數(shù)參數(shù)部分。

此時作為該函數(shù)參數(shù)的單元格引用將以彩色的邊框顯示，拖動鼠標指針在工作表中重新選擇需要的單元格引用。

04

使用VLOOKUP 函數(shù)在區(qū)域或數(shù)組的列中查找數(shù)據

VLOOKUP 函數(shù)可以在某個單元格區(qū)域的首列沿垂直方向查找指定的值，然后返回同一行中的其他值。

語法結構：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)，可以簡單理解為 VLOOKUP( 查找值 , 查找范圍 , 返回值所在的列 ,精確匹配 / 近似匹配 )

參數(shù)：

lookup_value：必需參數(shù)，用于設定需要在表的第一行中進行查找的值，既可以是數(shù)值，也可以是文本字符串或引用。

table_array：必需參數(shù)，用于設置要在其中查找數(shù)據的數(shù)據表，可以使用區(qū)域名稱的引用。

col_index_num：必需參數(shù)，在查找之后要返回匹配值的列序號。

range_lookup：可選參數(shù)，是一個邏輯值，用于指明函數(shù)在查找時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或被忽略，就返回一個近似的匹配值（如果沒有找到精確匹配值，就返回一個小于查找值的最大值）。

如果該參數(shù)是 FALSE，函數(shù)就查找精確的匹配值。

如果這個函數(shù)沒有找到精確的匹配值，就會返回錯誤值【#N/A】。

例如，要在銷售業(yè)績表中制作一個簡單的查詢系統(tǒng)，當輸入某個員工的姓名時，便能通過 VLOOKUP 函數(shù)自動獲得相關的數(shù)據，具體操作步驟如下。

首先復制數(shù)據。

選擇 Sheet1 工作表中的 B1:G1 單元格區(qū)域，單擊【開始】選項卡【剪貼板】組中的【復制】按鈕。

然后行列轉置。

選擇【業(yè)績查詢表】工作表中的 B3 單元格，單擊【剪貼板】組中的【粘貼】下拉按鈕 ，在彈出的下拉菜單中選擇【轉置】選項。

接下來執(zhí)行插入函數(shù)操作。

適當調整 B3:C8 單元格區(qū)域的高度和寬度，并設置邊框，選擇 C4 單元格，單擊【公式】選項卡【函數(shù)庫】組中的【插入函數(shù)】按鈕。

然后選擇需要的函數(shù)。

打開【插入函數(shù)】對話框，在【或選擇類別】下拉列表框中選擇【查找與引用】選項，在【選擇函數(shù)】列表框中選擇【VLOOKUP】選項，單擊【確定】按鈕。

然后設置函數(shù)參數(shù)。

打開【函數(shù)參數(shù)】對話框，在【Lookup_value】參數(shù)框中輸入【C3】，在【Table_array】參數(shù)框中引用 Sheet1 工作表中的B2:G15 單元格區(qū)域，在【Col_index_num】參數(shù)框中輸入【2】，在【Range_lookup】參數(shù)框中輸入【FALSE】單擊【確定】按鈕，如圖9-45所示。

接下來復制公式。

返回工作簿中，即可看到創(chuàng)建的公式為【=VLOOKUP(C3,Sheet1!B2:G15,2,FALSE)】， 即在 Sheet1 工作表中的 B2:G15 單元格區(qū)域中尋找與 C3 單元格數(shù)據相同的項，然后根據該項所在的行返回與該單元格區(qū)域第 2 列相交單元格中的數(shù)據。

選擇 C4 單元格中的公式內容，單擊【剪貼板】組中的【復制】按鈕。

然后修改粘貼的公式。

將復制的公式內容粘貼到 C5:C8 單元格區(qū)域中，并依次修改公式中 Col_index_num 參數(shù)的值。

然后查詢員工銷售數(shù)據。

在 C3 單元格中輸入任意員工姓名，即可在下方的單元格中查看到相應的銷售數(shù)據。

如果col_index_num大于table_array中的列數(shù)，就會顯示錯誤值【#REF!】；如果 table_array 小于 1，就會顯示錯誤值【#VALUE!】。

日常辦公常用函數(shù)大概就是這些啦，更多Excel技巧詳見《Excel 2019 完全自學教程》~