政府采購(gòu)備案管理是《政府采購(gòu)法》等法律法規(guī)賦予各級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門的一項(xiàng)重要監(jiān)督職能。

實(shí)踐中，由于有的地方?jīng)]有出臺(tái)相關(guān)的管理制度和工作流程，對(duì)備案項(xiàng)目、范圍、資金性質(zhì)、相應(yīng)程序均沒有規(guī)定和規(guī)范，造成各地備案管理各出一轍、備案時(shí)間不一等問題，使一些違規(guī)采購(gòu)行為得不到及時(shí)的控制和制止。同時(shí)，因?yàn)樯鲜龊推渌鞣N原因使監(jiān)管部門對(duì)備案管理在實(shí)際中出現(xiàn)變向，嚴(yán)重削弱了政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門的監(jiān)督作用。

備案制 ≠ 審批制

實(shí)踐中，通常做法是以統(tǒng)一制式的采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)表形式替代采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃，有紙質(zhì)版本的、電子版本的以及直接融入財(cái)政資金撥付系統(tǒng)。

另外，備案時(shí)間基本上是要求采購(gòu)人進(jìn)行事前備案。這造成了采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，不管采購(gòu)人選擇公開招標(biāo)還是其他非公開招標(biāo)的采購(gòu)方式，都應(yīng)先填報(bào)采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃報(bào)財(cái)政部門備案。

而對(duì)于事前備案程序，在當(dāng)前絕大多數(shù)監(jiān)管部門，業(yè)務(wù)流程其實(shí)和審核程序并無(wú)區(qū)別，同樣需要層層把關(guān)，使得這種事前備案制度已演變?yōu)橐环N以備案名義進(jìn)行的審查。

《<政府采購(gòu)法實(shí)施條例>釋義》解讀中提到“《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》明確了對(duì)政府采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃實(shí)行備案制，而不是審批制?！睙o(wú)論是項(xiàng)目實(shí)行事前或事后備案制，備案程序和時(shí)間應(yīng)該是即時(shí)的。

并且對(duì)于備案內(nèi)容，在實(shí)行形式審查的同時(shí)，也要對(duì)其合法性進(jìn)行審查，并同時(shí)完善備案的相關(guān)規(guī)范手續(xù)。

備案制 ≠ 簡(jiǎn)化制

筆者發(fā)現(xiàn)有的地方?jīng)]有相應(yīng)備案制度。經(jīng)走訪,有的地方管理規(guī)范，實(shí)行電子備案并拓展接口可與外部對(duì)接，有的地方實(shí)行臺(tái)帳管理，但是有的地方就是給個(gè)號(hào)，既無(wú)規(guī)定又無(wú)手續(xù)，認(rèn)為備案制不是審批制，給個(gè)備案號(hào)就行了，打著“放管服”的名義，逐步變成簡(jiǎn)化制。

政府采購(gòu)備案制管理是為了方便采購(gòu)人開展采購(gòu)活動(dòng)的管理制度，實(shí)行備案管理后大部分政府采購(gòu)活動(dòng)由采購(gòu)人自行備案后即可執(zhí)行。

但備案管理不意味著備而不管，備案管理下的政府采購(gòu)活動(dòng)仍需嚴(yán)格按照政府采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。各采購(gòu)單位和監(jiān)管部門應(yīng)高度重視，加強(qiáng)內(nèi)部管理，指定專人負(fù)責(zé)政府采購(gòu)和備案管理工作，學(xué)習(xí)政府采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握政府采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化主體責(zé)任，防止政府采購(gòu)備案管理備而不管。

備案制 ≠ 推卸監(jiān)督責(zé)任的擋箭牌

隨著政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)由過去的審批改變?yōu)閭浒负螅貏e是代理政府采購(gòu)業(yè)務(wù)準(zhǔn)入的門檻低，加上一些代理機(jī)構(gòu)對(duì)政府采購(gòu)業(yè)務(wù)不專業(yè)，在代理業(yè)務(wù)后出現(xiàn)質(zhì)疑、投訴較多。

而有的供應(yīng)商因?yàn)椴皇煜ふ少?gòu)政策，在報(bào)名等環(huán)節(jié)或代理機(jī)構(gòu)因解釋不到位，就去走法規(guī)規(guī)定的程序質(zhì)疑，甚至還四處找人或直接投訴，而監(jiān)管部門卻認(rèn)為備案就代表已經(jīng)接受管理，不備案說明不知道。監(jiān)察部門和領(lǐng)導(dǎo)追問時(shí)答復(fù)是沒有備案，從而變成推卸管理監(jiān)督責(zé)任的擋箭牌，造成監(jiān)管部門不愿意為其備案。

對(duì)此，采購(gòu)人首先應(yīng)科學(xué)合理確定采購(gòu)需求，做好本單位和下屬單位的政府采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃編制報(bào)備工作，實(shí)行專人負(fù)責(zé)內(nèi)部政府采購(gòu)備案、依法組織開展采購(gòu)活動(dòng)和答復(fù)供應(yīng)商質(zhì)疑，配合財(cái)政部門處理供應(yīng)商投訴。

其次，財(cái)政監(jiān)管部門要建立健全政府采購(gòu)備案管理制度和辦法，規(guī)范備案操作程序和手續(xù)，依法加強(qiáng)對(duì)政府采購(gòu)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的動(dòng)態(tài)監(jiān)督，依法受理政府采購(gòu)?fù)对V，加大對(duì)采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)、評(píng)審專家的監(jiān)督檢查，強(qiáng)化政府采購(gòu)備案管理、績(jī)效評(píng)價(jià)和責(zé)任追究。

最后，監(jiān)察、審計(jì)部門要依據(jù)各自職責(zé)對(duì)政府采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督監(jiān)察，如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)當(dāng)事人有違法行為的，依照各自職責(zé)及時(shí)處理。

備案制 ≠ 加重采購(gòu)手續(xù)和成本的法碼

實(shí)踐中由于備案內(nèi)容不一，備案程序不一，出現(xiàn)采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)備案難，取得備案號(hào)難，備案手續(xù)證明不規(guī)范，有的監(jiān)管部門先給臨時(shí)號(hào)，采購(gòu)?fù)戤吔桓秱浒纲Y料時(shí)再給正式備案表和號(hào)。備案內(nèi)容不明確和程序不一致使采購(gòu)人和采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)不知所措，一項(xiàng)備案多次跑腿還無(wú)法明白怎么備案，甚至有的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)不管是不是備案時(shí)需要的，也把所有的采購(gòu)文件全部裝訂成冊(cè)一并移交，備案移交時(shí)卻又無(wú)手續(xù)和證明。

更有甚者的監(jiān)管部門、公共資源交易平臺(tái)在調(diào)閱檔案時(shí)又以采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)未備案而索取備案資料等，從而加大采購(gòu)備案手續(xù)成本的法碼，使政府采購(gòu)備案管理和公共交易平臺(tái)工作偏離正常軌道。

政府采購(gòu)備案管理涉及政府采購(gòu)活動(dòng)的方方面面，不僅涉及到公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)以及競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)等采購(gòu)方式，還涉及到采購(gòu)人、集中采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)、經(jīng)財(cái)政部門登記備案的政府采購(gòu)社會(huì)代理機(jī)構(gòu)等。

從政府采購(gòu)備案的主體上講。不論是政府集中采購(gòu)項(xiàng)目還是部門集中采購(gòu)項(xiàng)目、分散采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)由采購(gòu)人直接向同級(jí)財(cái)政部門申請(qǐng)備案手續(xù)。

從備案的文件材料上講。包括以下資料：①采購(gòu)資料：包括采購(gòu)活動(dòng)記錄、委托采購(gòu)協(xié)議書、采購(gòu)信息公告；②采購(gòu)文件包括招標(biāo)文件、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件、競(jìng)爭(zhēng)性磋商文件、詢價(jià)文件等；③評(píng)審文件及相關(guān)資料，包括評(píng)審報(bào)告、中標(biāo)（成交）公告、中標(biāo)（成交）供應(yīng)商的投標(biāo)（響應(yīng)）文件，評(píng)審記錄；④采購(gòu)合同包括分包合同、變更合同；⑤法律法規(guī)規(guī)定的其他文件材料。

從備案程序上講。辦理備案手續(xù)時(shí)應(yīng)遵循以下程序：①申請(qǐng)備案單位填寫《備案登記表》，連同應(yīng)備案的文件材料報(bào)送到同級(jí)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門。②政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門在收到申請(qǐng)備案單位報(bào)送的《備案登記表》及相關(guān)備案材料后，經(jīng)初審認(rèn)為其申報(bào)備案材料齊全，且合法合規(guī)的，應(yīng)當(dāng)受理。③政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門，對(duì)認(rèn)定合符要求的《備案登記表》和相關(guān)備案文件材料，應(yīng)加蓋“政府采購(gòu)備案登記專用章”，并統(tǒng)一編號(hào)登記以備查。