作為職場(chǎng)人士，最大的差別很大程度上在于對(duì)待時(shí)間的態(tài)度，那些站在金字塔尖的人往往是把時(shí)間用到了極致。

時(shí)間管理的本質(zhì)是對(duì)外管理事務(wù)、管理合作關(guān)系，對(duì)內(nèi)管理自己。

時(shí)間管理主要有三個(gè)目的，我們稱為三效：

效果、效率與效能。

效果就是用最少的時(shí)間達(dá)到目標(biāo)。

效率比效果更高一個(gè)層級(jí)，就是用最少的時(shí)間達(dá)到預(yù)期的效果。

比如我們出差去某地，坐高鐵和坐飛機(jī)的價(jià)格基本差不多，單純坐飛機(jī)需要一個(gè)小時(shí)，再加上我們出入機(jī)場(chǎng)、安檢、托運(yùn)行李的時(shí)間總共就要4個(gè)小時(shí)了。

如果我們改坐高鐵的話，所有時(shí)間加起來(lái)只需要3個(gè)小時(shí)。所以，選擇高鐵是高效率的。

效能，就是三者之中最高的境界，也就是用最少的時(shí)間達(dá)到最佳的效果，做出最好的成果，這是時(shí)間管理的最終目標(biāo)。

以最優(yōu)解管理時(shí)間，是每個(gè)職場(chǎng)人士的必備技能。

今天我們就用思維導(dǎo)圖四象限法的形式來(lái)高效管理你的時(shí)間。

01

什么是思維導(dǎo)圖四象限法？

思維導(dǎo)圖四象限法的核心是把工作按照重要和緊急兩個(gè)維度進(jìn)行劃分。

重要指的是對(duì)你而言很重要，比如你的事業(yè)、健康、家庭，以及長(zhǎng)期規(guī)劃的自我提升，它們關(guān)乎你的未來(lái)。

緊急就是時(shí)間比較緊迫的事情，一般是馬上得做或是今天必須完成的事情。

比如：防火是重要的事，救火是緊急的事。如果平時(shí)不注意防火，就要常常救火。

又比如：鍛煉身體是重要的事，而看病則是緊急的事。如果平時(shí)不鍛煉不愛(ài)惜身體，不注重養(yǎng)生，就可能要常常去看病。

我們先來(lái)講講右上角的第一象限：重要、不緊急。所占的權(quán)重是65%——80%。

這一象限畫(huà)的都是未到期的事情，都是一些對(duì)你未來(lái)會(huì)有重大影響的事情，它們會(huì)影響你的事業(yè)、健康、家庭等等，但不是馬上非做不可。

比如職業(yè)規(guī)劃、學(xué)習(xí)、鍛煉身體、陪伴家人等等。

但凡重要的事情你一定要計(jì)劃做、提早做、用心做，這里都有做字，我們可以把做字提前。

這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α浚?strong>必須重點(diǎn)去做。荒廢這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更多的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。

其次是左上角的第二象限：重要且緊急。所占權(quán)重是20%——25%。

這個(gè)象限畫(huà)的是要到期的重要事情。這樣的事情，會(huì)讓人時(shí)刻有壓力感，如果此類事情做得過(guò)多會(huì)讓人心力交瘁。

其中80%是來(lái)自第一象限，必須馬上做、立刻做。

比如今天上午要考駕照，今天下午要交設(shè)計(jì)稿，今晚母親的生日宴等等。正確的處理方法是：立刻做，馬上做。

這個(gè)象限的任務(wù)當(dāng)然是越少越好了。

如果你是一個(gè)善于做時(shí)間管理的人，第一象限的事情就要提起布控好，按部就班地做。正常情況下是不會(huì)有太多重要事情跑到第二象限的。

左下角的第三象限：不重要但緊急，所占權(quán)重是15%。

這個(gè)象限畫(huà)的是臨時(shí)突發(fā)的不重要任務(wù)。這些事看上去緊急，但與你的大目標(biāo)沒(méi)有太多直接關(guān)系。

比如：家里的空調(diào)壞了，快遞在門(mén)口等你簽收，老公沒(méi)帶鑰匙進(jìn)不了門(mén)等等。大部分低效的時(shí)間管理者，就像無(wú)頭蒼蠅一樣，哪里呼叫就去哪里，左突右奔，火急火燎，誤把緊急當(dāng)成重要。

這個(gè)象限的處理方法就是盡量不做，或交給別人做，即便不得不做也是要快速處理，不可深陷其中。

比如家人沒(méi)帶鑰匙，讓你從公司回去給他開(kāi)門(mén)，你完全可以花點(diǎn)小錢(qián)，叫個(gè)閃送員送過(guò)去，避免占用你大量時(shí)間。

這類事情因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生”這件事很重要“的錯(cuò)覺(jué)——實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。

很多時(shí)候，我們花大量時(shí)間在此象限打轉(zhuǎn)，大多情況下不過(guò)是在滿足別人的期望與標(biāo)準(zhǔn)。

右下角第四象限：不重要也不緊急。所占比重不到1%。

這個(gè)象限畫(huà)的是一些娛樂(lè)、休閑或是不緊急的瑣碎雜事等等。比如看電影、逛街、吃喝玩樂(lè)、充話費(fèi)什么的。

舉個(gè)例子，你的同事邀請(qǐng)你中午一起吃飯，吃完后又順便逛了逛，結(jié)果浪費(fèi)了很多時(shí)間，耽誤了正事。這類事情的處理方法是，適可而止。

這個(gè)象限的主要目的是用來(lái)放松和調(diào)劑的。雖然有時(shí)候，在我們很忙很累的時(shí)候，需要這樣的事情來(lái)放松或緩解壓力，但是如果將此類事情沒(méi)有控制的去做，反而對(duì)身心有損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)是很空虛的。

如果大部分時(shí)間都花在這個(gè)象限上就說(shuō)明你缺少理智。不是被時(shí)間牽著鼻子走過(guò)度放縱自己，玩物喪志，就是做事沒(méi)有大局觀，被芝麻綠豆大的瑣事?tīng)恐亲幼?，舍本逐末，浪費(fèi)生命。

總之，在使用四象限管理時(shí)間時(shí)，為了不讓腦滿癥給我們帶來(lái)焦慮和壓力，先要把大腦清空，并且清理出來(lái)的任務(wù)要按重要和緊急分為四大類做計(jì)劃，同時(shí)為了避免換上“緊急麻痹癥”，你的大部分計(jì)劃都應(yīng)該安排在重要且不緊急的第一象限，盡可能減少第二象限的任務(wù)。

02

思維導(dǎo)圖四象限法要遵循的原則？

現(xiàn)在，我們對(duì)時(shí)間管理的四個(gè)象限有了比較清楚的認(rèn)識(shí)，那么，你認(rèn)為這四個(gè)象限的事情應(yīng)該分別按照怎樣的方式處理呢？正確的處理方式是遵照4D原則。

1、對(duì)于第一象限的事情有計(jì)劃的去做。（Do it a planned way?。?/strong>

第一象限的事情，雖然不是那么緊急，但是如果你現(xiàn)在不重視它，它隨時(shí)都可能發(fā)展成重要且緊急的事情。因此第一象限的事情要定好時(shí)間有計(jì)劃地去做。

2、對(duì)于第二象限的事情立即去做。（Do it now?。?/strong>

第二象限的事情，是我們壓力和危機(jī)的源頭，必須立即去做！否則后果非常嚴(yán)重。

3、對(duì)于第三象限的事情授權(quán)或委婉拒絕（Delegate?。?/strong>

第三象限的事情，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到它是我們忙碌而盲目的源頭。對(duì)于這個(gè)象限的事情最好授權(quán)別人去做，或者通過(guò)委婉的拒絕減少這類事務(wù)的投入。

4、對(duì)于第四象限的事情盡量別做（Don’t do it！）

第四象限的事情，是一個(gè)用于緩沖調(diào)整的象限。當(dāng)你疲憊時(shí)，你可以通過(guò)一些不重要不緊急的事情來(lái)調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是你不能在這個(gè)象限里投入太多的精力，否則就是浪費(fèi)生命。

03

如何應(yīng)用思維導(dǎo)圖四象限法呢？

我們可以畫(huà)一幅這樣的思維導(dǎo)圖，然后多復(fù)印幾份彩色的，隨時(shí)放在文件包里。我們看到這幅導(dǎo)圖中分別畫(huà)了4種顏色的燈泡，起到了提示的作用。

橙色的燈泡代表的是重要不緊急的事情；

紅色的燈泡代表的是重要緊急的事情；

藍(lán)色的燈泡代表的是緊急不重要的事情；

綠色的燈泡代表的是不重要不緊急的事情。

我們可以以月、周、天為單位進(jìn)行時(shí)間管理。

比如說(shuō)早上到達(dá)公司后你可以拿出這張空白的導(dǎo)圖，將一天中你的工作事項(xiàng)根據(jù)輕重緩急以關(guān)鍵詞的形式填寫(xiě)到相應(yīng)的象限導(dǎo)圖分支上。

一天工作結(jié)束后，你在完成的事項(xiàng)旁邊打個(gè)?，沒(méi)完成的畫(huà)個(gè)?。

如果一天的工作任務(wù)你全部保質(zhì)保量都完成了，看到這張導(dǎo)圖后你將會(huì)非常有成就感。

沒(méi)有完成的工作事項(xiàng)就屬于“遺留事項(xiàng)”了，需要你繼續(xù)填寫(xiě)在第二天的空白導(dǎo)圖中，什么時(shí)候完成什么時(shí)候就不用填寫(xiě)了。

04

核心提煉

我們可以把要完成的事情用象限的方法來(lái)進(jìn)行分類。

第一象限：重要、不緊急的事情，要計(jì)劃去做；

第二象限：重要且緊急的事情，要立即去做；

第三象限：不重要但緊急的事情，授權(quán)或委婉拒絕；

第四象限：不重要也不緊急的事情，盡量別做。

05

應(yīng)用案例

繪圖 楊景涵

四象限法能理清任務(wù)的主次關(guān)系和輕重緩急，是非常好用的效率管理工具。用思維導(dǎo)圖的形式表現(xiàn)出來(lái)更加直觀具體，能更好的規(guī)劃時(shí)間，減少焦慮，避免拖延。

重要不緊急象限的任務(wù)都是長(zhǎng)期計(jì)劃，從未來(lái)，事業(yè)，健康，家庭，自我提升五個(gè)緯度來(lái)規(guī)劃時(shí)間。理想狀態(tài)下，這部分時(shí)間安排應(yīng)該占比65-80%，做計(jì)劃的時(shí)候要考慮SMART原則。否則后期難以按計(jì)劃行事。例如，導(dǎo)圖中健康和家庭部分，我的時(shí)間規(guī)劃都具體到時(shí)間，頻率甚至準(zhǔn)備旅游的月份。

我會(huì)將中心圖和重要不緊急象限的內(nèi)容畫(huà)好后打印出來(lái)，其余三個(gè)象限按照天或者周為單位再做安排。這樣既節(jié)省時(shí)間還目標(biāo)明確，始終知道自己的主要精力應(yīng)該放在哪些地方。

不重要不緊急的事情，學(xué)會(huì)拒絕和放棄?？刂瓶词謾C(jī)的時(shí)間，集中處理各種消息等等。

緊急不重要的事情可以購(gòu)買(mǎi)服務(wù)，利用工具，委托他人，節(jié)省的時(shí)間專注到重要不緊急的事務(wù)上。

每天都會(huì)有一些重要緊急的事務(wù)，可以采取小事合并，大事切割，組合起來(lái)在合適的時(shí)間做。比如，利用等車坐飛機(jī)的時(shí)間處理報(bào)銷票據(jù)，網(wǎng)上采買(mǎi)必要品，聽(tīng)本書(shū)等等。

一目了然的時(shí)間規(guī)劃，輕松掌控自己的生活。

第一象限 重要&不緊急

第二象限 重要&緊急

第三象限 緊急&不重要

第四象限 不重要&不緊急

06

運(yùn)用思維導(dǎo)圖四象限法的好處

1、采用思維導(dǎo)圖模式的清單把事情或內(nèi)容寫(xiě)下來(lái)會(huì)提高完成率。加州多明尼克大學(xué)教授蓋爾．馬修斯博士做過(guò)相關(guān)研究，發(fā)現(xiàn)只要人們把事情寫(xiě)下來(lái)最后完成的概率就會(huì)提升20%——30%。

2、有助于理清思路。做事沒(méi)有頭緒最影響工作效率。導(dǎo)圖四象限的關(guān)鍵在于分類，按照它確定優(yōu)先順序，根據(jù)這個(gè)來(lái)處理事項(xiàng)進(jìn)行劃分，就很清楚應(yīng)該將重點(diǎn)放在哪些事情上了。

3、運(yùn)用思維導(dǎo)圖模式的清單有助于減輕焦慮。人一忙就會(huì)產(chǎn)生巨大的壓力，一旦有了壓力就會(huì)出現(xiàn)情緒波動(dòng)，經(jīng)常處于焦慮中不僅影響身體健康，還會(huì)影響工作效率。當(dāng)你把一項(xiàng)項(xiàng)工作內(nèi)容都寫(xiě)下來(lái)之后，是不是瞬間感覺(jué)輕松了呢？不再需要試圖記住每一項(xiàng)任務(wù)，而只需要按照導(dǎo)圖清單去整理執(zhí)行即可。此外，你每完成一項(xiàng)任務(wù)請(qǐng)一定要?jiǎng)澋羲?，這會(huì)讓你感覺(jué)如釋重負(fù)，隨著被你劃掉的工作內(nèi)容越來(lái)越多，你的焦慮也會(huì)越來(lái)越少的。

4、有助于提升專注度。通過(guò)思維導(dǎo)圖四象限法，你會(huì)很清楚地看到在某個(gè)時(shí)間段需要處理的某項(xiàng)任務(wù)，也就很容易集中精力應(yīng)對(duì)當(dāng)前任務(wù)了。即使是任務(wù)中斷了，回來(lái)之后看一眼你所畫(huà)的思維導(dǎo)圖，仍然可以重新進(jìn)入工作狀態(tài)。

時(shí)間管理的核心目標(biāo)：在于通過(guò)適當(dāng)?shù)墓ぞ呓⒐ぷ饔?jì)劃系統(tǒng)，將一切繁雜的事務(wù)趕出大腦，放到外部的工作計(jì)劃系統(tǒng)中，相當(dāng)于你的外腦，從而緩解大腦的精神負(fù)擔(dān)，讓你始終用輕松愉快的狀態(tài)面對(duì)眼前的工作。