神譯局是36氪旗下編譯團(tuán)隊，關(guān)注科技、商業(yè)、職場、生活等領(lǐng)域，重點介紹國外的新技術(shù)、新觀點、新風(fēng)向。

編者按：你是否總感覺有做不完的工作？當(dāng)有數(shù)不清的任務(wù)放在你的眼前，我們首先應(yīng)該處理哪些任務(wù)？當(dāng)面對紛紛擾擾的外部世界，身處各種各樣讓我們分心的漩渦之中，我們又該如何屏蔽外部的噪音，達(dá)到專注、高效的狀態(tài)？First Round Review 團(tuán)隊從包括 CEO、執(zhí)行教練以及經(jīng)驗豐富的領(lǐng)導(dǎo)層在內(nèi)的人群收集了豐富的案例和資源，并給出了六個策略，以向您展示如何來管理自己的時間和精力，收回那些原本被無謂浪費的、或多或少的時間和精力。文章標(biāo)題為：Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time。

現(xiàn)在已然進(jìn)入 2019 年的第二季度，許多人會回顧剛剛過去的第一季度的目標(biāo)完成情況，然后為自己設(shè)立新的目標(biāo)，新的抱負(fù)。雖然季度是衡量計劃和目標(biāo)完成的一個通用時間段，但我們也都知道真正的工作是在一周、一天甚至一小時的時間段里一點一滴的完成。而在這其中，你會遇到不計其數(shù)讓你分心的事情，也很容易迷失方向。

諸事繁雜，時間卻是有限，因此如何在有限的時間和精力內(nèi)來找到最應(yīng)該關(guān)注的焦點事項、最應(yīng)該優(yōu)先投入時間和精力的待辦事項最為重要。當(dāng)有數(shù)不清的任務(wù)放在你的眼前，我們首先應(yīng)該處理哪些任務(wù)？當(dāng)面對紛紛擾擾的外部世界，身處各種各樣讓我們分心的漩渦之中，我們又該如何屏蔽外部的噪音，達(dá)到專注、高效的狀態(tài)？并且，這絕不僅僅是我們在工作中需要解決的問題。注意力分散、辦事低效會進(jìn)一步壓榨你有限卻又寶貴的時間，而這些時間本可以被充分利用，用來建立有效的人際聯(lián)系，探究并滋養(yǎng)好奇心，或是用于自我提升與發(fā)展。

多年來，F(xiàn)irst Round Review 團(tuán)隊從包括 CEO、執(zhí)行教練以及經(jīng)驗豐富的領(lǐng)導(dǎo)層在內(nèi)的人群收集了豐富的案例和資源，以解決這個問題。在梳理他們給出的建議這一過程之中，我們發(fā)現(xiàn)其中存在一個通用的主題：少即是多。真正高效的生產(chǎn)力意味著安排更少的事項、更經(jīng)常地表示拒絕、并且盡可能地與分心做抗?fàn)帯Q言之，那些最富有成效的人并不是給出最多承諾的人，而是有意識地經(jīng)營自己的精力與時間、懂得做出取舍的那些人。

接下來我們將提到的六個策略將向您展示如何來管理自己的時間和精力，收回那些原本被無謂浪費的、或多或少的時間和精力。首先，我們會從小處開始，論述如何識別可能導(dǎo)致分心的觸發(fā)元素，以及如何馴服你的收件箱。然后，我們會分享更多的工具，用于幫助你應(yīng)對更大的挑戰(zhàn)、分配任務(wù)以及保持動力。

最后需要特別說明的一點是，時間管理不只是為了讓你獲得最多的時間，我們更希望通過這些提示和建議來幫助你讓每一分鐘都過得更有意義。

1、通過識別觸發(fā)器和制定契約來對抗分心

容易分心是人類的天性?，F(xiàn)在，由于觸手可及的各種現(xiàn)代電子設(shè)備的存在，注意力容易被分散這一特質(zhì)被進(jìn)一步放大。這正是身兼創(chuàng)始人、投資者和行為科學(xué)家多重身份的 Nir Eyal 在探究如何打造讓用戶上癮的產(chǎn)品時所切入的那個點。作為《上癮：讓用戶養(yǎng)成使用習(xí)慣的產(chǎn)品邏輯》（Hooked: How to Build Habit-Forming Products）這一暢銷書的作者，Eyal 現(xiàn)在的關(guān)注點已經(jīng)轉(zhuǎn)向幫助專業(yè)人員在工作時做到全心全意工作，同時在除卻工作之外的時間做到與工作抽離。

在他看來，要想做到優(yōu)先考慮重要的工作，最佳策略之一就是投入更多的精力和注意力，來把握那些正在削弱我們注意力的內(nèi)部觸發(fā)因素。換句話說，你要想戰(zhàn)勝注意力分散這一問題，你必須要首先了解那些分散你注意力的因素來自于哪里。

Eyal 說道：“所有的人類行為，包括分心這一行為，都是始于內(nèi)部觸發(fā)因素。我們的身體具有調(diào)節(jié)作用，人體的各個器官和系統(tǒng)會協(xié)調(diào)活動，共同維持內(nèi)環(huán)境的相對穩(wěn)定，這種狀態(tài)被稱為穩(wěn)態(tài)。如果你感覺到冷，那你會穿上外套。如果你覺得熱，那你會把外套脫下來。”對于我們使用的產(chǎn)品，也是這樣，并沒有什么不同。你可能會出于無聊不停地查看消息，會出于孤獨感而使用 Facebook，出于不確定性使用 Google。Eyal 繼續(xù)說道：“這種即時反應(yīng)正是這些產(chǎn)品能夠讓你形成使用習(xí)慣的原因所在。即便你消除了所有的這些干擾因素，如果你不在內(nèi)部觸發(fā)因素上下功夫，那你還是會被一些東西分散注意力。”

以下是 Eyal 給出的一些簡單的方法和建議，可以幫助我們正面處理內(nèi)部觸發(fā)因素，對抗分心問題：

• 觀察自己的感覺。Eyal 建議我們觀察自己的感覺，注意自己何時出現(xiàn)分心的問題，然后鑒別觸發(fā)分心問題產(chǎn)生的情緒。Eyal 說道：“例如可能是這種情況，‘嗨，你知道嗎？我正在做的這個任務(wù)，讓我感到很無聊，于是我從電腦桌前離開，走到大廳，與 Steve 聊了起來?！ㄟ^這樣簡單地觀察自己的情緒，找到背后的原因，我們就可以鎖定這些感覺以及剖析負(fù)面情緒。”

• 運(yùn)用好奇心去探究情緒。關(guān)于可能導(dǎo)致你分心的內(nèi)部誘因，你應(yīng)該運(yùn)用好奇心去探究，而不是對這些誘因評頭品足。Eyal 說道：“你想要逃避的情緒是什么？是無聊嗎？是寂寞感嗎？是不確定的感覺嗎？或者是你害怕自己無法完成任務(wù)嗎？只有當(dāng)我們聚焦這些潛在的情緒，我們才能開始尋找一種不同的方式來處理這些情緒，而不只是反復(fù)的嘗試完全擺脫它們?！?/p>

當(dāng)你密切關(guān)注你的內(nèi)部觸發(fā)誘因時，記得要對自己充滿同理心，接受這些情緒的存在，每個人都會有想要逃避一些工作和任務(wù)的時刻存在。但是當(dāng)你確定了模式之后，比如可能是你永遠(yuǎn)都不想著手去做的任務(wù)，那你要進(jìn)一步考慮背后是否有更深層次的原因。Eyal 進(jìn)一步解釋道：“你可以暫時使用這些不同的技巧，但是隨著時間的推移，如果你還是不想去完成任務(wù)，那可能就需要你去探究背后更深層次的原因，搞清楚為什么這對你來說不是合適的任務(wù)?！?/p>

在您注意到了這些內(nèi)部觸發(fā)因素之后，可能還需要其他的支持措施來讓自己對抗分心。Eyal 具體闡述了如何通過制定契約的方式來讓自己做到專注：

• 創(chuàng)建一個尤利西斯契約（又稱自我契約）。尤利西斯契約有點像是你與未來的自己達(dá)成的約定，約定在特定的時間內(nèi)完成特定的任務(wù)。塞壬是會用歌聲迷惑人的女妖，尤利西斯為了讓自己及船上的水手在通過塞壬島區(qū)域時能夠做到不被歌聲所迷惑而設(shè)置了一系列的限制（包括將自己綁在柱子上，讓水手們堵住耳朵等措施）。同樣，在面對分心問題時，你也可以根據(jù)自己的弱點來采取相應(yīng)的措施和計劃。Eyal 說道：“雖然科技目前來說對我們造成了很多的干擾，很大程度上分散了我們的注意力，但同時也出現(xiàn)了一些科技工具可以幫助我們，或者說強(qiáng)制我們?nèi)ミ_(dá)到專注的狀態(tài)。例如，當(dāng)我需要讓自己專注于寫作時，我會使用一款名為 Forest 專注森林的應(yīng)用程序，它會在一段特定的時間內(nèi)讓我暫時遠(yuǎn)離手機(jī)，專心于寫作。”

• 為自己找一個專注力合作伙伴。現(xiàn)代工作場所帶給我們的挑戰(zhàn)之一就是靈活性過高，而對于自己整天都在做的工作負(fù)責(zé)度過低。對此，Eyal 指出：“現(xiàn)在無論是在辦公室工作還是遠(yuǎn)程工作都存在一個問題，那就是一眼看去你根本就不知道每個人實際都在做些什么，是混日子還是努力工作，你根本就看不出來。”因此，你更需要找一名同事作為你的專注力合作伙伴，并在你們之間實行問責(zé)制。與這位合作伙伴一起坐下來，或者也可以是通過視頻、語音聊天的方式，告訴對方接下來一個小時你將要做些什么工作，然后互相監(jiān)督、督促對方執(zhí)行這些工作任務(wù)。

• 重新構(gòu)想任務(wù)。你還可以通過從不同的角度和方式重新構(gòu)想任務(wù)本身來讓這些任務(wù)顯得更具吸引力。Eyal 說道：“我的朋友 Ian Bogost 是佐治亞理工學(xué)院的一位教授，他研究的是游戲方向，還曾經(jīng)出過一本書，叫做《游戲一切》（《Play Anything》）。他提出你可以將任何任務(wù)看作是一種游戲，通過探究任務(wù)的可變性來讓這些任務(wù)變得有趣起來。即便這一任務(wù)最初看上去有些無聊，那你也要嘗試探究它的可變性，尋找不確定性，尋找其中可能會有所不同的東西。或者你可以自己設(shè)定時間限制，或者你可以看一下自己是否可以采取不同的方式去做，或者你可以看一下自己是否可以做的更好一些。”

2、“沙子”類事項可以妥協(xié)，“石頭”類事項絕不妥協(xié)

時間管理通常用于在細(xì)微之處調(diào)整關(guān)注度，確保每一項任務(wù)都能落實到位，同時也可以防止因為忽略時間問題而導(dǎo)致一些負(fù)面影響。Roli Saxena 在加入 Clever 公司負(fù)責(zé)客戶管理工作之后，很快就發(fā)現(xiàn)自己的職責(zé)范圍在不斷擴(kuò)大，這在成長型的初創(chuàng)企業(yè)中似乎是司空見慣的現(xiàn)象。她承擔(dān)的責(zé)任和工作越來越多，為了防止產(chǎn)生職業(yè)倦怠，她開始尋求應(yīng)對策略，并最終開發(fā)出了一套關(guān)鍵的框架體系，幫助自己在職業(yè)生涯最艱難的時刻來分清主次并且實現(xiàn)高度專注的狀態(tài)。

她說道：“無論你有多優(yōu)秀，無論你多么的有經(jīng)驗，職業(yè)倦怠都是不可避免的現(xiàn)象。你所能做的就是讓自己盡力避免這一問題的出現(xiàn)，創(chuàng)建一個合適的環(huán)境，可以讓自己在更多的時候避免倦怠情緒的出現(xiàn)?！碑?dāng)大大小小的各項工作任務(wù)擺在你的面前，當(dāng)你深陷繁復(fù)瑣碎的混亂工作狀態(tài)，你又該如何自處？Saxena 應(yīng)對這種狀態(tài)有一個小小的策略，就是將你的工作任務(wù)分類，看它們究竟是“石頭”還是“沙子”。

你需要做的所有擁有相對重要影響力的事情都是石頭，與之相對需要你不斷重復(fù)去做的瑣碎事項就屬于沙子，例如處理電子郵件、不太重要的例會以及查看 slack 消息等。Saxena 說道，接下來，將你一天的時間想象成是一個罐裝容器。如果你全天不斷地去做那些并不怎么重要的瑣碎事情，那這個容器很快就會被沙子填滿，并且沒有任何剩余空間可以再用來容納石頭。在這種情況下，你不會擁有滿足感，因為你做所的事情擁有的影響力是有限的。

但是，如果您能夠?qū)Ｗ⒂谝患騼杉匾氖聞?wù)，并且留出相對封閉的時間去做，那就相當(dāng)于將石頭放入容器之中，與此同時，你還可以再倒入許多的沙子來填滿石頭之外的縫隙。對于電子郵件的查看和回復(fù)來說也是這樣，保證最重要的消息得到處理，就可以完成最重要的工作。

Saxena 指出：“這樣一來，你會更加嚴(yán)格地界定不同電子郵件的優(yōu)先次序，并且更高效的進(jìn)行回復(fù)，這樣你就不會深陷電子郵件的泥潭之中。對于沙子類事務(wù)可以有所妥協(xié)，但對于石頭類事項絕不能妥協(xié)?！?/p>

Saxena 建議在處理電子郵件方面我們可以接受自己內(nèi)心的懶惰情緒，允許其存在，這也是管理沙子類事項的最佳策略之一。她說道：“掃一眼電子郵件，看看哪些是重要的待辦內(nèi)容，確保處理好這些郵件，可能會有其它沒有處理到的電子郵件，這沒有關(guān)系。我們不能總是保證電子郵件處于零提醒狀態(tài)，對于所有的郵件都能立即做出回應(yīng)本身就是一種不現(xiàn)實的期望。坦白說，這也根本就不是其他人對你的期望，只是你自己強(qiáng)加到自己身上試圖讓自己去滿足的期望?！?/p>

電子郵件管理說到底其實就是要給自己一個許可權(quán)，許可自己在沒有處理完所有的郵件之前就關(guān)閉收件箱，讓那些未讀郵件保持未讀狀態(tài)，甚至連續(xù)幾天都延續(xù)這種未讀狀態(tài)，這并沒有什么不妥。

Saxena 表示，為了確保自己不會遺漏重要的東西，她會在每周周五最后留出兩個小時的時間來檢查并回復(fù)剩余未處理的非緊急性質(zhì)電子郵件，這樣下周一開始她所看到的就又是一個干凈清爽的電子郵件界面。她說道：“比爾·蓋茨曾經(jīng)說過他喜歡雇用聰明但是懶惰的人，因為這樣的人知道該如何以最快的方式去解決問題，你也可以將這種想法應(yīng)用到自己身上。如果你能讓自己變得適度‘懶惰’，只優(yōu)先關(guān)注重要的待辦事項，那在工作日剩下的時間里你也能做到更高效地處理剩下的瑣碎事項?！?/p>

3、根據(jù)自己的精力情況設(shè)計日程安排

職業(yè)教練 Katia Verresen 的客戶向她請教的往往都是同一個問題，那就是怎樣才能讓自己在排的滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)娜粘瘫碇型诰虺龈嗟臅r間。為了引導(dǎo)這些客戶養(yǎng)成高效工作的習(xí)慣，Verresen 這位廣受歡迎的教練鼓勵他們先進(jìn)行自我內(nèi)部反思，然后再來對癥采取措施，努力應(yīng)對外部變化。她指出，成功的執(zhí)行力通常需要身體、情感和精力狀態(tài)都達(dá)到最好的水平。

絕大多數(shù)人都知道人體精力的核心組成部分包括足夠的睡眠、合理的飲食和適度的運(yùn)動。雖然知道這一點的人很多，真正這樣去做的人卻很少。能做到在高壓力環(huán)境中仍然保持充沛的精力這一點尤為重要，因為眾多的壓力可能不知不覺得就會損耗掉你的精力和能量。

Verresen 建議我們在嘗試了解自己的身體能量儲備狀態(tài)時可以提出幾個基本的問題：你通常都感覺很清醒嗎？你的睡眠模式怎樣？你有時間運(yùn)動嗎？在不同的會議之間你往往會找時間休息一下嗎？抑或這些會議都是無縫銜接狀態(tài)？你在這些會議上的參與、互動程度如何？

然后進(jìn)一步細(xì)化，使用電子圖表形式以每小時為單位來繪制自己清醒與疲憊的時間比例。Verresen 建議我們可以連續(xù)三天或者是一周的時間去記錄這些信息、繪制這一圖表，因為這樣的時間長度足夠讓你找到自己的清醒與疲憊時間段模式。她說道：“如果你仔細(xì)追蹤這些信息，它們就變成了一部你可以隨時重播的電影。然后在你看電影的時候，你可以直觀看到自己在哪些時間段屬于更為清醒的狀態(tài)，哪些時間段又達(dá)不到這種狀態(tài)?！?/p>

Verresen 說道，這樣做不僅僅是為了了解自己是否屬于“早晨精力充沛型”人群，而是要進(jìn)一步掌握自己在一天當(dāng)中的哪個時間段擁有足夠的精力、達(dá)到足夠的清醒狀態(tài)去勝任高強(qiáng)度腦力類型的工作。什么時候能夠解決最棘手的問題？什么時候精力足夠解決那些不是很容易或者還沒有已知解決方案的任務(wù)？

在掌握了自己每天精力、能量的峰值和低谷這一信息之后，你就可以相應(yīng)地調(diào)整自己的日程安排。在自己精力、能量最充沛的時間段可以安排復(fù)雜或者是高強(qiáng)度的工作任務(wù)，在精力及能量低谷時間段安排簡單或者是低強(qiáng)度的工作任務(wù)。

依據(jù)個人精力及能量模式來設(shè)計日程，調(diào)整工作任務(wù)，這樣做可以大大提高您的生產(chǎn)力。

需要提醒的一點是，不要忘了上一步，一定要先確保自己在日程表中安排的是正確、合適的任務(wù)。對此，Verresen 表示：“許多領(lǐng)導(dǎo)層都認(rèn)為只要他們能夠回應(yīng)數(shù)量可觀的下屬及其他人的需求或者對他們有所幫助，那就算是做好了自己的工作。但事實卻是，如果這些領(lǐng)導(dǎo)層將自己的大部分時間都用在這上面，那通常意味著他們忽略了原本更大、更重要的優(yōu)先事項?！?/p>

為了保留這些優(yōu)先事項容身的時間和空間，Verresen 還建議每周留出兩個時長為一個半小時至兩個小時的時間段作為智能空白時間段。她說道：“將這兩個空白事項的時間段直接插入到日程表中，確保在這段時間內(nèi)自己不會有工作上的安排，不會被其他人或事情打擾到。理想情況下，這兩段時間最好不要安排在會議之前。這段時間應(yīng)該是在你最清醒同時也是最清靜的時候，目標(biāo)就是聚焦、思考目前正在發(fā)生的事情，以及未來想要做什么。一些創(chuàng)意性解決方案和好的主意和點子也往往都是產(chǎn)生于這樣的時刻?！?/p>

當(dāng)人們有足夠的空間時，他們的能力會被放大。當(dāng)他們的時間和空間被擠壓以至于感到局促時，他們的能力也會受限。

除此之外，Verresen 還建議如果可能的話，在日程表中也要預(yù)留出供別人打擾及與他人互動的時間。一個蘿卜一個坑式的日程安排需求顯而易見，但辦公時間總會有計劃之外的“打擾”，會有別的人或事來分散你的注意力，尤其是公司進(jìn)入高速成長階段，不斷有新人加入公司時更是如此。在這種情況下，預(yù)留出機(jī)動、靈活的時間會成為你的救命稻草。

4、以自律、謹(jǐn)慎的態(tài)度審核你的日程安排

Front 聯(lián)合創(chuàng)始人兼 CEO Mathilde Collin 以其專注和對效率的追求而為人所稱道，這也是成就 Front 增長與發(fā)展的重要元素之一。無論是她所帶頭的快速融資活動，還是令人嘆服的精準(zhǔn)、及時的溝通，可以說 Collin 作為 Front 的聯(lián)合創(chuàng)始人兼 CEO 所做的一切都嚴(yán)格堅持克制與謹(jǐn)慎的原則態(tài)度。在她看來，在所有的自律要素之中，時間管理是最重要，但是也最容易被忽視的要素之一。

Collin 解釋道：“高層次的自制其實就是只專注少數(shù)幾件事情，這非常具有挑戰(zhàn)性，因為現(xiàn)實情況往往是有很多的工作需要你去做，它們從各個方向拉扯著你的精力，每一件事情看上去都很重要。重點在于你要專注于正確的事情，因此我總是要先確保自己將時間花在了最重要的事情上?！?/p>

要想確保自己的時間用在正確的事情上，Colin 建議我們可以退后一步，問自己如下幾個問題：

• 你的日程安排是否能夠凸顯出那些你們團(tuán)隊每周都圍繞展開的優(yōu)先工作事項？

• 是否有你沒有投入足夠時間的活動安排？

• 是否有你可以不受其他事項打擾，保持封閉或者是“置身事外”的時間？

如果以上三個問題，你的答案都是“沒有”，那這就意味著你需要略微調(diào)整你的時間安排。對此，Collin給出了如下建議：

處理然后隔絕：為電子郵件創(chuàng)建一個專用處理時間窗口并選擇停用通知功能

Colin 說道：“我在每天的日程表中都會留出兩段各自為三十分鐘的專用時長用于瀏覽以及處理收件箱信息，在這之外的時間我會盡我自己最大的努力不再去查看收件箱。”為了幫助自己保持專注，Colin 完全關(guān)閉了通知功能，只留下了日歷提醒。她繼續(xù)說道：“無論是手機(jī)還是電腦，電子郵件、聊天以及其他一些工具的通知功能我都已經(jīng)設(shè)置了禁用，只留下了日歷提醒和通知，這樣我就不會錯過任何事情，并且隔絕其他的一切可以讓我的工作效率達(dá)到最大化、顯著降低壓力。我發(fā)現(xiàn)這樣做很有效果，我也讓整個 Front 團(tuán)隊都發(fā)起這項挑戰(zhàn)，看看自己能否做到一個周的時間完全禁用通知功能?，F(xiàn)在哪怕是周末的時間，我也不再登錄那些 app，這樣誘惑我分心的因素也就不復(fù)存在了?！?/p>

為自己留出“超脫事外”、清理思緒的時間

Colin 認(rèn)為在她所施行的所有優(yōu)化日程安排的嘗試中，“超脫事外”的思考時間是其中最有價值的嘗試。她說道：“每周我都會留出半天的時間來讓自己真正專注于一個關(guān)鍵問題，面前只有一本記事本，沒有電腦。對此，我進(jìn)行過許多種嘗試，例如將這一次半天的時間分割成每周幾次，每次幾個小時，但我發(fā)現(xiàn)這樣一來很難集中注意力，效果遠(yuǎn)不如一次半天這樣的安排?！?/p>

周五回顧過往，并做好下一周的安排

Colin 對此解釋道：“我每個周五的下午都會留出 15 分鐘的時間用于‘回顧我的日程安排’，我會重新審視我們的季度目標(biāo)以及最重要的幾個任務(wù)主題。然后我會查看一下日程安排，確保與下一周的工作相符。例如，現(xiàn)在招聘對我來說是頭等大事，我需要投入大約三分之一的時間來面試管理職位的求職者。但是當(dāng)我查看日程安排，發(fā)現(xiàn)其中安排的都是滿滿的產(chǎn)品會議，或者說我只預(yù)留了一次面試的時間，那我就知道這與下周的重要任務(wù)有些脫節(jié)，我需要再添加一個面試招聘的日程?！?/p>

Colin 認(rèn)為這樣做可以說是一舉兩得，還可以成為另一種安全保障，那就是確保她為正確的事情分配足夠的時間。她進(jìn)一步解釋道：“例如，如果我對直接下屬說我本周的目標(biāo)就是決定新的銷售組織結(jié)構(gòu)，那在我的日程安排中，最好是有一些與此相關(guān)的個人工作安排和重點會議安排。”

分析你的時間，實現(xiàn)意圖與現(xiàn)實的匹配

Collin 偶爾會在 Twitter 上詳細(xì)分享她自己的時間安排，下面就是其中一例：

“每一周要結(jié)束時，我都會讓我的 EA 發(fā)送一份日程分析給我，其中根據(jù)日程活動的類型而進(jìn)行匯總和分類，例如面試、銷售、管理等等。我之前就是通過這樣的方式來發(fā)現(xiàn)自己需要加強(qiáng)招聘工作力度。我也會從團(tuán)隊層面來看一下我的日程安排，看看我是否在一個團(tuán)隊身上投入的時間太多而忽略了另一個團(tuán)隊?！?/p>

5、以兩周為一個沖刺時間段，以六個月為一個長期目標(biāo)時間范圍來讓自己保持動力

我們每次談?wù)撽P(guān)于時間管理的話題，似乎都是將它放在每天的日程安排這一背景下去考慮。但其實，要實現(xiàn)更強(qiáng)的“生產(chǎn)力”需要我們優(yōu)先考慮長期目標(biāo)，確保我們在那些長期的截止期限（通常到來的速度比我們想象的更快）里不斷地穩(wěn)步前進(jìn)。

Stacy La 在加入大數(shù)據(jù)支撐的醫(yī)療保險初創(chuàng)企業(yè) Clover Health 擔(dān)任首席設(shè)計師職位后就發(fā)現(xiàn)自己需要處理這一問題。身處 Clover 這樣一家早期階段的初創(chuàng)企業(yè)，她必須要讓自己能夠滿足公司快速擴(kuò)張的工作需要。這也就意味著她不僅要時刻看顧好自己的個人項目和成長中的設(shè)計團(tuán)隊，同時還需要密切關(guān)注自己的目標(biāo)是否跟得上公司快節(jié)奏的發(fā)展步伐。因為節(jié)奏快，所以目標(biāo)往往瞬間就會發(fā)生變化和轉(zhuǎn)換。

為了努力在這個快節(jié)奏的工作環(huán)境中找到立足點，La 開始嘗試調(diào)整自己的時間管理策略。很快她就意識到最關(guān)鍵的一點是在做任務(wù)計劃的時候，要找到合適的時間增量來覆蓋整個任務(wù)區(qū)域但又不要讓自己的精力太過分散，無論你是剛剛開始擔(dān)任一個新職位還是負(fù)責(zé)更多更有難度的工作任務(wù)時都是這樣。

為了有效地實現(xiàn)精力覆蓋廣度和深度的平衡，La 建議我們可以分別以兩周和六個月的時長為時間線來幫助自己檢查工作進(jìn)度，并在需要的時候進(jìn)行調(diào)整：

前六個月：以兩周為一個時間段來確定主題

當(dāng)你擔(dān)任一個新的職位角色并且在一個早期階段的初創(chuàng)企業(yè)工作環(huán)境之中處于負(fù)責(zé)工作和任務(wù)不斷增多的狀態(tài)之時，在實現(xiàn)一人多用的同時避免出現(xiàn)各個不同角色之間的斷層并且保持各個工作的專注是重中之重。La 建議我們可以圍繞當(dāng)下主題工作任務(wù)為自己制定一個兩周沖刺日程計劃來幫助自己實現(xiàn)最大的靈活性和最高的專注度。

La 說道：“我發(fā)現(xiàn)兩個周是有效執(zhí)行任務(wù)并且對于任何關(guān)鍵任務(wù)都能積累足夠的專業(yè)知識的一個最佳的實踐單位。例如，在審查設(shè)計機(jī)構(gòu)時，我就將包括規(guī)劃、研究、會議、評估和決策在內(nèi)的整個過程時間限制在兩個周之內(nèi)。以兩周為一個時間段來優(yōu)先確定任務(wù)主題可以讓自己提起足夠的勁頭，在特定的業(yè)務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)造出真正的價值，同時因為只有兩個周的時間，即便沒有達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，也不會造成可怕的挫敗感?！?/p>

接下來，La 會根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展最先面臨的限制性因素這一標(biāo)準(zhǔn)來決定任務(wù)事項的優(yōu)先順序。她解釋道：“如果你身處的企業(yè)處于早期創(chuàng)業(yè)階段，那你工作的優(yōu)先事項其實非常明確。你必須先解決那些最迫在眉睫的限制因素，否則你就會失業(yè)。例如，在 Clover，我們的工作受到醫(yī)保與醫(yī)助服務(wù)中心截止日期的牽制。我們必須為十月至十二月的開放注冊期做好萬全的準(zhǔn)備，也就是說我們必須在此之前打造出我們的品牌和網(wǎng)站。這些工作需要先落實到位，然后我們才能考慮聘請用戶研究人員或者是開發(fā)一個設(shè)計系統(tǒng)。以兩周為一個時間段來確定主題這種方式足夠靈活，在需要的情況下我可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求的變化進(jìn)行模塊化交換，并且這樣也足夠緊湊，一旦開始施行就忙到根本不會再浪費時間去考慮機(jī)會成本?！?/p>

早期創(chuàng)業(yè)階段企業(yè)的員工：在時間管理方面，可以將你的優(yōu)先事項疊加在以兩周為一個時間段的主題工作之中，這樣就可以更好地平衡可操作性與靈活性。

六個月之后：標(biāo)準(zhǔn)化你的時間分配方式

在擔(dān)任新職位超過六個月之后，你應(yīng)該就已經(jīng)積累了一定的專業(yè)知識，并且開始尋找更多的時間從事一些戰(zhàn)略性的工作。在 La 看來，這也就到了應(yīng)該對于時間分配實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的時候了。在這一階段，她采用的是她在 First Round 的導(dǎo)師，也是 Airbnb 的設(shè)計負(fù)責(zé)人 Alex Schleifer 所提出的“眼看、動手、遠(yuǎn)觀”（“eyes on, hands on, horizon”）的框架策略：

• 眼看：“這項工作不需要我自己動手去做，但需要我保持關(guān)注，例如設(shè)計師在項目上的進(jìn)展或者是組織的設(shè)計要求?！?/p>

• 動手：“這些是需要我獨立去做的工作，例如與職位候選人的會面或者是開發(fā)設(shè)計團(tuán)隊的 OKR 考核方法?！?/p>

• 遠(yuǎn)觀：“這一類的工作主題往往是一個月甚至六個月之后的主題。它們即將成為我們團(tuán)隊的關(guān)注焦點，但目前還不是?！?/p>

La 繼續(xù)說道：“在 Clover，每周剛開始的時候我都會自己來確定一遍這個框架內(nèi)容，但像 Airbnb 這樣規(guī)模的公司，Alex 都是和他的團(tuán)隊成員一起來做這件事。他曾向我強(qiáng)調(diào)說，不斷地進(jìn)行優(yōu)先工作事項的排序，也就是一次又一次地做出選擇在正確的時間做正確的事情這一行為，將決定你是能成就這家企業(yè)還是破壞這家企業(yè)的關(guān)鍵。現(xiàn)在我對于自己時間的分配以及這些選擇的成本和投資回報率等問題的態(tài)度都更加謹(jǐn)慎。”

6、每天都要將里程表重置為零

無論是從個人工作實踐還是團(tuán)隊目標(biāo)的追求角度來看，能夠創(chuàng)建一個適用的時間管理策略工具是一件很棒的事情。但是，如果在一天即將結(jié)束之時，你仍然感覺自己還有諸多的待辦事項沒有處理，那這樣你很難會有進(jìn)步的感覺。

為了實現(xiàn)專注、效率和進(jìn)步的平衡，產(chǎn)品測試與優(yōu)化初創(chuàng)企業(yè) LaunchDarkly 的 CEO Edith Harbaugh提出了一個實用的框架來評估工作取得的進(jìn)展。這一框架的靈感來源于她的一次公路自行車之旅，橫跨太平洋西北地區(qū)，一直到加拿大邊境，華盛頓特區(qū)的林肯紀(jì)念堂的臺階是她越野之旅的終點。Harbaugh 清楚，成就她這一 3360 英里行程的是一次又一次的腳蹬自行車踏板這一動作。其實，無論是作為自行車騎行者還是作為公司 CEO ，抑或是經(jīng)驗豐富的產(chǎn)品供應(yīng)商，她都是這樣來看待進(jìn)程一事。也正是因為這樣，她才會鼓勵所有的初創(chuàng)企業(yè)創(chuàng)始人們都秉承這樣一個觀點和態(tài)度：每一次前行之旅都是從零開始。在她自行車騎行之旅的每一天，Harbaugh 都會將自行車的里程表重置為零，這一習(xí)慣也延伸到了騎行之外的工作與生活之中。這一習(xí)慣讓她受益良多，包括：

• 專注。Harbaugh 說道：“早在智能手機(jī)出現(xiàn)之前我就已經(jīng)開始了自行車越野的嘗試，當(dāng)時最先進(jìn)的黑莓手機(jī)現(xiàn)在已經(jīng)成了古董。我需要知道自己的確切位置以確保是沿著計劃的路線前進(jìn)。我們用過的那些工具新舊更替，不斷出現(xiàn)，又不斷被淘汰，現(xiàn)在想到之前我們用過的工具和流程有時候會感覺不可思議。但其實有時候最簡單的策略就可以讓你保持專注，沿著正軌前進(jìn)，例如從零開始?！?/p>

• 獲得一種成就感。對此，Harbaugh 表示：“我發(fā)現(xiàn)如果我不去重置里程表，那每一天所走的里程都顯得有些微不足道。例如，我今天可能將騎行里程從 560 英里提高到了 610 英里，但這種形式的數(shù)字似乎對我沒有多大的激勵作用。我更喜歡專注于其中這 50 英里的差距，而不是 610 英里這個總里程，看到 610 英里這個數(shù)字只會讓我想到我還剩下超過 80% 的行程需要去完成。其實，無論是對于騎行還是軟件開發(fā)來說，指標(biāo)和評估都至關(guān)重要，但究竟哪些指標(biāo)起到激勵作用這一點我們往往關(guān)注甚少。如果我到午飯時間騎行了 30 英里，我會想，‘很棒！我要盡量在晚飯前再騎 40 英里?！?/p>

• 避免自滿情緒的出現(xiàn)。Harbaugh 說道：“重置里程表讓其歸零會讓我不再滿足于現(xiàn)狀。道理很簡單，如果我今天不繼續(xù)努力多蹬幾下，那么我自行車的里程就不會增加，里程表當(dāng)天的讀數(shù)就還是零。你完成了這個月的收入目標(biāo)？太棒了，但是這是我們當(dāng)下的勝利，明天，我們依然是從零開始。這種思維模式會讓我們在慶祝勝利的同時也意識到當(dāng)下的缺點和不足，從而避免被勝利的喜悅沖昏頭腦?！?/p>

產(chǎn)品開發(fā)其實同騎行一樣，如果你能夠?qū)Ｗ⒌牟扇⌒袆?，你就會成功，但在這個過程中你只有感覺到自己的進(jìn)步才會讓自己不斷擁有想要獲勝的欲望。

在 LaunchDarkly 創(chuàng)立之初，Harbaugh 每周都會發(fā)起沖刺活動，每天都會開個簡短的會議來討論關(guān)于工程、營銷和銷售等業(yè)務(wù)工作。她說道：“每一天的會上，我們都會先討論昨天做了什么，然后再討論今天要做的事情。”對于沖刺活動，她建議保持靈活性?！澳憧梢愿鶕?jù)具體的節(jié)奏調(diào)整沖刺的時長，工程部負(fù)責(zé)人 Kevin Henrikson 一開始確定的沖刺時間是兩個周，但很快他就將沖刺時長改成了一個周，因為他發(fā)現(xiàn)幾乎所有的工作都是在最后三四天的時間內(nèi)完成的?！?/p>

Harbaugh 強(qiáng)調(diào)無論我們的時間框架具體安排如何，都應(yīng)該每天點擊“重置歸零”按鈕：“每天都清零，會讓你即便面對那些時長跨度為一年或者兩年的項目時也不會感到畏懼。除此之外，每日清零也會賦予我們更多的自豪感和責(zé)任感?！?/p>

原文鏈接：https:///review/our-6-must-reads-for-honing-focus-and-managing-your-time/

譯者：aiko

本文翻譯自 https:///review/our-6-must-reads-for-honing-focus-and-managing-your-time/，原文鏈接。