任何企業(yè)，無論規(guī)模大小、所有權(quán)性質(zhì)如何，只要處于正常運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，都會(huì)有費(fèi)用業(yè)務(wù)的發(fā)生?！爸皇遣煌馁M(fèi)用報(bào)銷和管控模式各有優(yōu)劣，并且適用于不同類型的企業(yè)，我們一定要根據(jù)具體實(shí)際情況來‘對(duì)癥下藥’?！焙鲜?huì)計(jì)領(lǐng)軍學(xué)員、三諾生物傳感股份有限公司會(huì)計(jì)經(jīng)理李勤慧表示，希望她的一些思考，能給CFO們一點(diǎn)借鑒。

現(xiàn)有的費(fèi)用報(bào)銷模式“先審后報(bào)”

從企業(yè)自身出發(fā)，李勤慧認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)站在信任員工的角度，設(shè)計(jì)一種新的費(fèi)用報(bào)銷和管控模式，先報(bào)銷付款后審核抽查，減少費(fèi)用會(huì)計(jì)審核的工作量，既達(dá)到費(fèi)用管控目標(biāo)，又營(yíng)造了誠(chéng)信的企業(yè)文化氛圍。

能有此創(chuàng)新想法，源于她對(duì)報(bào)銷模式和制度的認(rèn)識(shí)和對(duì)企業(yè)文化的探索。

李勤慧認(rèn)為，一般而言，費(fèi)用報(bào)銷模式主要有三大類。第一類是全員參與模式，報(bào)銷費(fèi)用的所有員工需要自己獲取并保存報(bào)銷憑證。第二類是部門內(nèi)勤初審模式。各業(yè)務(wù)（職能）部門設(shè)立內(nèi)勤崗，負(fù)責(zé)收集或整理本部門（業(yè)務(wù)單元）的報(bào)銷憑據(jù)，審核費(fèi)用發(fā)生的真實(shí)性。第三類是業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)模式，由財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)設(shè)立業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)崗。業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)通常有財(cái)務(wù)專業(yè)背景，對(duì)口管理一個(gè)或多個(gè)業(yè)務(wù)單元，其貼近業(yè)務(wù)一線，負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)單元的費(fèi)用申請(qǐng)、審核、報(bào)銷、分析、費(fèi)用預(yù)算編制及績(jī)效考核等，但不做賬務(wù)處理工作。這種模式適合建立了財(cái)務(wù)共享中心的多分支機(jī)構(gòu)的大型集團(tuán)性企業(yè)。

李勤慧解釋說，無論哪種模式的費(fèi)用報(bào)銷方式，其共同點(diǎn)都是先審核后報(bào)銷支付，都要增加財(cái)務(wù)審核的內(nèi)部控制環(huán)節(jié)，增加企業(yè)的內(nèi)控成本，且財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)人員在面對(duì)部分不合規(guī)或爭(zhēng)議內(nèi)容時(shí)，相互之間容易產(chǎn)生“對(duì)立情緒”。

員工信用等級(jí)報(bào)銷模式

基于此，李勤慧一直在思考著換種思維方式，大膽提出了“先報(bào)銷付款后審核抽查”的思路，并進(jìn)行了初步嘗試，這就是“員工信用等級(jí)評(píng)定”的費(fèi)用報(bào)銷和管控模式。

這種模式基于所有員工的報(bào)銷單據(jù)都是真實(shí)、準(zhǔn)確、合法、合規(guī)的假設(shè)，同時(shí)，在事后財(cái)務(wù)抽查中，如果發(fā)現(xiàn)有違規(guī)甚至舞弊行為，立即根據(jù)事先設(shè)定的“游戲規(guī)則”，降低員工的信用等級(jí)，被降級(jí)員工還要受到相應(yīng)的“懲罰”。

“這種模式既減少了費(fèi)用審核的工作量，能將費(fèi)用會(huì)計(jì)的時(shí)間解放出來，投身于財(cái)務(wù)控制的重點(diǎn)工作或附加值高的其他分析類工作，又有利于企業(yè)誠(chéng)信氛圍的營(yíng)造和員工自我約束意識(shí)的提升?！崩钋诨壅f。

她認(rèn)為，財(cái)務(wù)部要建立信用等級(jí)評(píng)定的費(fèi)用報(bào)銷模式，一是需要梳理和建立相當(dāng)完備的各類費(fèi)用的報(bào)銷制度和實(shí)施細(xì)則，包含但不限于各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷需要獲取哪些報(bào)銷發(fā)票、合同或其他憑據(jù)，該填寫哪類單據(jù)，走什么樣的報(bào)銷流程，審批權(quán)限如何規(guī)定等。

二是設(shè)定各信用等級(jí)的含義及其對(duì)應(yīng)的報(bào)銷政策，比如信用等級(jí)為A級(jí)的員工為無任何錯(cuò)報(bào)、漏報(bào)、虛報(bào)行為，且單據(jù)合規(guī)、填寫規(guī)范的優(yōu)質(zhì)員工，享有見票即付（免審）的最高待遇；對(duì)信用為B級(jí)的員工，先審后付，且審核后兩周內(nèi)付款；對(duì)信用C級(jí)的員工，推遲一月審核付款；有嚴(yán)重舞弊行為的員工，其信用D級(jí)，屬于需開除的員工。

三是設(shè)立觸發(fā)升降級(jí)的條件，并事先獲得各業(yè)務(wù)單元的認(rèn)可，提前下發(fā)制度并宣傳到位。比如，若抽查發(fā)現(xiàn)有一次虛報(bào)或兩次費(fèi)用發(fā)票不合格的現(xiàn)象，則由最初的A級(jí)降為B級(jí)，改為先審后付的待遇，扣除不該支付的費(fèi)用部分，并處虛報(bào)部分一定比例的罰款，依此類推；相反，如果某員工的報(bào)銷質(zhì)量有連續(xù)一段時(shí)間的轉(zhuǎn)變和提升，也可以申請(qǐng)信用升級(jí)。

信用等級(jí)模式需要“因地制宜”

不過，建立員工信用檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并與費(fèi)用報(bào)銷、績(jī)效考核掛鉤，是一種新的嘗試，這種模式一般適用于有一定規(guī)模、財(cái)務(wù)規(guī)范且標(biāo)準(zhǔn)化工作做得扎實(shí)、制度執(zhí)行嚴(yán)格的成熟穩(wěn)定期企業(yè)。

“沒有這個(gè)條件做前提，信用評(píng)級(jí)無法有效落實(shí)，最終也談不上費(fèi)用的管控?！崩钋诨壅f，企業(yè)可以采取先局部試點(diǎn)，逐步推進(jìn)的循序漸進(jìn)方式，步入良性循環(huán)后，財(cái)務(wù)部抽檢率也可適當(dāng)降低，事后抽查審核的工作量隨即減少。

“當(dāng)然，和其他傳統(tǒng)方式一樣，這種先報(bào)銷付款后審核抽查的模式既有利也有弊?！崩钋诨厶寡?，如果抽檢沒有目的性、針對(duì)性，純粹隨機(jī)安排，反而成為了費(fèi)用管理的漏洞，會(huì)加重員工的僥幸心理，浪費(fèi)了企業(yè)資源。另外，如果信用升降級(jí)執(zhí)行及處罰力度不到位，則浪費(fèi)和管理松弛現(xiàn)象會(huì)愈演愈烈，預(yù)算控制目標(biāo)難以達(dá)成。再或者，信息系統(tǒng)不支持，財(cái)務(wù)人員人工判斷的疏漏不斷，則等級(jí)評(píng)定反而為投機(jī)舞弊提供了機(jī)會(huì)，就與原來制度設(shè)計(jì)的初衷和管理目標(biāo)背道而馳。

對(duì)此，李勤慧說，“制定報(bào)銷規(guī)范與操作細(xì)則和等級(jí)評(píng)價(jià)原則是基礎(chǔ)。操作細(xì)則需覆蓋所有的費(fèi)用類型，包括每種費(fèi)用類型對(duì)應(yīng)的含義、報(bào)銷票據(jù)和附件要求，以及對(duì)應(yīng)的流程和注意事項(xiàng)?！?/span>

信息系統(tǒng)的輔助是關(guān)鍵。她認(rèn)為，只有利用好ERP系統(tǒng)提供的信用示警數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)人員才不會(huì)憑主觀判斷該抽查哪些部門的哪些員工、哪些費(fèi)項(xiàng)，也不會(huì)主觀臆斷哪個(gè)員工該對(duì)應(yīng)哪個(gè)等級(jí)、該如何報(bào)銷等。

“總之，費(fèi)用報(bào)銷和管控沒有可以完全復(fù)制的模式，企業(yè)需要因地制宜，具體情況具體分析，找到適合企業(yè)自身情況的管控模式。”李勤慧說。

（責(zé)任編輯：韓福恒）