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作為一名學(xué)生，在學(xué)術(shù)生涯中，我們不可避免地要利用排版工具整理出一篇報(bào)告或者論文。一篇直觀清晰的論文無疑會(huì)讓我們的老師賞心悅目，而一篇邏輯混亂、沒有排版的文章會(huì)讓我們的研究成果的學(xué)術(shù)效果大打折扣。  大家都知道，如果要選擇一個(gè)方便優(yōu)秀的排版工具，Microsoft Word 肯定是我們的首選。那么一篇合格的論文或者報(bào)告需要包含怎樣的內(nèi)容？如何才能用 Word 排版一篇美觀簡(jiǎn)潔而又邏輯清晰的文章？下面我就來介紹一些利用 Word 高效排版文章報(bào)告的小技巧。 附注：下文的操作環(huán)境為 Windows Office 365 版本 1904 中的 Microsoft Word，實(shí)際操作界面可能和你本機(jī)有所不同，但是原理一致。 基本框架首先，一篇優(yōu)秀的論文或報(bào)告應(yīng)該至少應(yīng)該包含下面這些內(nèi)容：
封面雖然說有可能很多時(shí)候，對(duì)于一篇報(bào)告來說，一個(gè)標(biāo)題再加上一個(gè)副標(biāo)題就可以直接解決問題了，但是一個(gè)單獨(dú)的封面會(huì)讓整個(gè)論文的排版更加正式，也會(huì)讓論文本身的主旨觀點(diǎn)更加鮮明。Word 有預(yù)設(shè)的封面格式，在「菜單欄 → 插入 → 封面」處就可以開啟。  當(dāng)然，肯定會(huì)有預(yù)設(shè)的封面相對(duì)不符合我們學(xué)術(shù)報(bào)告嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w設(shè)計(jì)的情況，當(dāng)我們發(fā)現(xiàn)手動(dòng)去直接修改 Word 預(yù)設(shè)模板的樣式太過麻煩的時(shí)候，我們其實(shí)也可以自己通過表格、文本框等組件的組合來創(chuàng)建一個(gè)自定義封面。 下面就是一個(gè)典型的封面例子。一個(gè)清晰的論文封面應(yīng)該至少包含報(bào)告標(biāo)題、個(gè)人信息和寫作日期這三個(gè)元素。標(biāo)題可以利用文本框來排版，而個(gè)人信息和寫作日期我更推薦用表格的形式制作。  我們可以利用橫排文本框?qū)⒄撐臉?biāo)題固定在封面頁的任意位置，一般以整個(gè)頁面的上 1/3為標(biāo)準(zhǔn)。在頁面的下方固定個(gè)人信息、指導(dǎo)老師、寫作日期等信息。上圖中我利用了一個(gè)文本框嵌套一個(gè)無邊框表格的形式制作了信息模塊，這樣既能方便固定模塊位置，還能保證模塊內(nèi)部信息的整齊。 使用表格排版成板塊的信息非常方便，我們完全可以使用表格來保證內(nèi)部文本排版上的整齊，而不需要手動(dòng)使用空格、Tab 等主動(dòng)格式進(jìn)行整齊化。通過隱藏表格的邊框，我們可以讓一個(gè)單獨(dú)的模塊整齊一致。  與此同時(shí)，我們可以通過點(diǎn)擊任意一個(gè)圖片、文本框等元素來調(diào)出「繪圖工具 → 格式」，之后在「對(duì)齊」選項(xiàng)卡下選擇「使用對(duì)齊參考線」來輔助我們將標(biāo)題文本框居中。  目錄一篇文章不能沒有大綱，一個(gè)論文也不能缺少目錄。Word 能夠?yàn)槲覀冏詣?dòng)生成目錄，在「引用 → 目錄」處，我們就可以直接挑選一個(gè)目錄預(yù)設(shè)。這里我推薦直接使用「自動(dòng)目錄」，這樣在后續(xù)的設(shè)置中，我們可以通過利用樣式設(shè)定一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題等，來自動(dòng)更新目錄以及相應(yīng)的頁碼，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化目錄加載和更新。這里的詳細(xì)內(nèi)容請(qǐng)看下一部分「各級(jí)標(biāo)題、正文」的介紹。  需要注意，目錄本身也是一段文字，因此我們可以直接選擇整個(gè)目錄，之后選擇定義段落樣式，來自定義目錄本身的行間距、字體大小等樣式，也可以選擇修改「目錄」標(biāo)題的樣式，使之匹配我們下文的各級(jí)標(biāo)題。  各級(jí)標(biāo)題、正文終于來到了我們論文的正文。一個(gè)段落清晰、邏輯明了的論文最為打動(dòng)人心，因此，我們除了在寫論文之前列出大綱，在論文中也可以通過標(biāo)題體現(xiàn)論文報(bào)告的各個(gè)部分與模塊。 Word 的樣式中直接幫我們定義了正文、標(biāo)題 1、標(biāo)題 2 等各級(jí)標(biāo)題，同時(shí)也有其他的樣式選項(xiàng)供我們直接使用。但是很多時(shí)候，我們?cè)谧珜懳恼聲r(shí)都會(huì)忽視這些預(yù)設(shè)樣式，而去自己一個(gè)標(biāo)題一個(gè)標(biāo)題的進(jìn)行調(diào)整，這樣不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還沒辦法讓 Word 知曉我們文章的段落大綱。  我們可以通過直接將光標(biāo)放在某個(gè)標(biāo)題行，選擇某級(jí)別的標(biāo)題樣式來將一個(gè)標(biāo)題聲明。經(jīng)過這樣的配置，我們不僅可以直接統(tǒng)一修改某一級(jí)別標(biāo)題的樣式，還可以讓上文提到的 Word 自動(dòng)生成與更新目錄的功能生效。同時(shí)，我們也可以通過這樣的方法統(tǒng)一整篇文檔內(nèi)部正文的樣式，包括字體、字號(hào)、段落格式等。這部分內(nèi)容請(qǐng)看下文「全局格式的設(shè)定」。 尾注、參考文章的最后，當(dāng)我們利用 Word 進(jìn)行尾注標(biāo)注的時(shí)候，通常都是為了寫清注釋或標(biāo)明參考文獻(xiàn)。Word 在「引用 → 插入尾注」里面為我們提供了直接插入、維護(hù)尾注模塊的功能。  使用過程中，我們可以直接在上文某個(gè)需要進(jìn)行注釋的地方，選擇「插入尾注」，Word 就會(huì)自動(dòng)在文檔的最末尾為我們維護(hù)尾注列表，并進(jìn)行合適的超鏈接，非常方便。 全局格式的設(shè)定到此為止，我們其實(shí)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了一篇優(yōu)秀論文的骨架，接下來進(jìn)行合適的打磨，我們就可以將我們的論文整潔美觀起來。  在上文中，我提到了 Word 可以為我們提供全局的樣式設(shè)定，這樣就不需要我們寫一個(gè)自然段就更新一次樣式了。在「開始 → 樣式」處，我們可以直接修改某個(gè)模塊的格式、創(chuàng)建樣式、給某一部分文本應(yīng)用樣式等等。  這里也是我提到的利用「樣式」統(tǒng)一我們整篇文章正文格式的方法。Word 會(huì)默認(rèn)將非標(biāo)題（或未定義的文本）識(shí)別為「正文」，這樣我們就可以通過對(duì)「正文」格式的修改，將整篇文章的格式一致化。 值得一提的是，如果沒有給定字體或樣式要求，我推薦將系統(tǒng)自帶的默認(rèn)宋體替換為「思源宋體」，更加確切的是：Source Han Serif。Google 聯(lián)合 Adobe 發(fā)布的開源字體家族「思源宋體」在各種設(shè)備上面的顯示渲染效果以及導(dǎo)出為 PDF 或直接打印為紙質(zhì)刊物的效果，都要比系統(tǒng)默認(rèn)宋體好上太多。 思源宋體涵蓋了幾乎所有簡(jiǎn)體中文、繁體中文、日文、韓文等 CJK 字體符號(hào)，當(dāng)然也包含了英文字符，因此使用思源宋體會(huì)極大地讓你的整篇文章美觀如一。 附圖、表格的題注雖然說，一篇論文的內(nèi)涵、觀點(diǎn)決定了其學(xué)術(shù)價(jià)值，但是沒有圖片、圖表加持的論文，不僅干澀、缺乏內(nèi)容，還讓人不易理解。為文章附上合適的圖片、圖表，利用折線圖、餅圖等做可視化的數(shù)據(jù)展示，這些都會(huì)讓你的文章更具可讀性。 為了清晰的格式和方便地指向某個(gè)附圖或附表，我們通常都會(huì)為附圖、附表加上「題注」，比如：圖 1、表 3、Figure 6-4 等等。然而，我們往往都是直接在圖片的下面加上一行單獨(dú)的文字，居中，字號(hào)變小，改為楷體，作為我們圖片的題注。這樣的方法不僅不能有效標(biāo)記圖片圖表，有時(shí)候還會(huì)因?yàn)槲谋驹?，一張圖片的題注竟然在圖片的下一頁。 Word 實(shí)際上已經(jīng)為我們準(zhǔn)備了題注的附加方式，我們可以直接選擇一張圖片、一個(gè)表格或一個(gè)圖表，右鍵，在菜單項(xiàng)中選擇「插入題注」即可。 Word 中的題注設(shè)定還有可玩性，我這里介紹的并不是全部，但是這篇文章 Word 中的題注和圖表目錄，可以這樣自動(dòng)化 介紹得很詳盡，推薦大家閱讀。 小結(jié)使用 Word 對(duì)論文、報(bào)告進(jìn)行簡(jiǎn)單排版的一些小技巧就基本介紹到這里了。雖然這些操作看起來都很基礎(chǔ)，但是它們確實(shí)能讓你的論文、報(bào)告有一個(gè)清晰美觀的外殼。當(dāng)然，Word 的操作也不止我介紹的這些。作為 Office 家族中我們每個(gè)人都會(huì)接觸到的一個(gè)工具，Word 有更多、更深刻的技巧值得挖掘。希望讀了這篇文章，我們的排版水平能在「只會(huì)利用空格、Tab 對(duì)齊」的基礎(chǔ)之上有所提升。感謝閱讀。 > 下載少數(shù)派 客戶端、關(guān)注 少數(shù)派公眾號(hào) ，讓你的學(xué)習(xí)更有效率 ? > 特惠、好用的硬件產(chǎn)品，盡在 少數(shù)派sspai官方店鋪 ?? |
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