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Excel表格數(shù)據(jù)不規(guī)范的解決技巧

 123xyz123 2019-01-18

   

 

大家知道,Excel具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力,不過這個強(qiáng)大能力的前提是要在Excel中“合規(guī)”輸入數(shù)據(jù)。但在實際工作中,很多用戶會根據(jù)自己的習(xí)慣,“違規(guī)”輸入很多數(shù)據(jù),這樣導(dǎo)致Excel在后期操作中無法發(fā)揮其強(qiáng)大的處理能力。那么,平時大家會在Excel中輸入哪些違規(guī)數(shù)據(jù)?我們該怎么進(jìn)行規(guī)避它們后合并有效數(shù)據(jù)呢?

 

1. 單元格合并不規(guī)范

對于一些同類項目的輸入,很多人為了表格的美觀,經(jīng)常會將一些單元格合并處理。這樣做是美觀了,但是在后期進(jìn)行諸如排序、匯總的時候,卻會帶來很多不便。比如下表對其中的“產(chǎn)量”單元格合并,這樣在排序的時候就會提示錯誤,提示“所有合并單元格的大小需要相同”,因為Excel將合并單元格看作一個“整體”,但是這個整體卻包含其他單元格,所以導(dǎo)致排序出錯(圖1)。

 

Excel表格數(shù)據(jù)不規(guī)范的解決技巧1.png

圖1 隨意合并單元格會導(dǎo)致無法排序

 

解決方案:使用跨列居中模擬合并單元格

對于橫向單元格的合并,Excel提供“跨列居中”實現(xiàn)類似效果。因此要實現(xiàn)上述合并效果,可以先取消B1、C1的合并,接著選中B1、C1,右擊選擇“設(shè)置單元格格式→對齊”,水平對齊選擇“跨列居中”,垂直對齊選擇“居中”。這樣就可以實現(xiàn)合并單元格的效果,同時又不會對后續(xù)操作帶來不便。同樣,縱向單元格也建議少用合并,比如上述“季度”可以分開在單元格中輸入(圖2)。

 

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圖2 跨列居中效果

 

2. 日期、貨幣單位輸入不規(guī)范

對于日期的輸入,很多朋友喜歡使用諸如“2017.5.8”之類格式;價格輸入則喜歡畫蛇添足地輸入“元”。在Excel中,這類數(shù)據(jù)并不會被認(rèn)為是日期或者數(shù)字,這樣在后續(xù)的日期計算、排序中,同樣會帶來不便。比如銷量統(tǒng)計就無法直接求和,因為“XX元”這類數(shù)據(jù),Excel并不認(rèn)為是數(shù)字導(dǎo)致求和出錯(圖3)。

 

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圖3 不規(guī)范輸入導(dǎo)致求和失敗

 

解決方案:使用“查找與替換”快速轉(zhuǎn)化

從上述輸入可以看到日期中的年、月、日是通過“.”分隔,銷量則每個數(shù)字后都帶有“元”。因此我們可以借助查找與替換進(jìn)行批量替換。以日期為例,點擊“開始→查找與選擇→替換”,查找內(nèi)容為“.”,替換為“-”(即Excel中日期正確分隔符),這樣即可快速將違規(guī)日期轉(zhuǎn)化為合規(guī)輸入。銷量數(shù)據(jù)替換類似(圖4)。

 

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圖4 使用替換工具整理數(shù)據(jù)

 

3. 字符輸入不規(guī)范

在正常的情況下,英文使用半角輸入,中文使用全角輸入。但是在日常錄入操作中,總是有很多朋友將英文全角、半角、中英文標(biāo)點符號混用,這樣文檔就會顯得不美觀(圖5)。

 

Excel表格數(shù)據(jù)不規(guī)范的解決技巧5.png

圖5 全角英文、單詞首字母沒有大寫數(shù)據(jù)

 

解決方案:ASC和PROPER函數(shù)

ASC函數(shù)可以快速將指定單元格全角字符轉(zhuǎn)化為半角,PROPER函數(shù)則可以將單詞首字母轉(zhuǎn)化為大寫。進(jìn)入Excel編輯窗口,在A列后插入一個輔助列B,選中B2輸入函數(shù)“=ASC(A2)”,然后向下填充。繼續(xù)插入一列輔助列C,選中C2,輸入函數(shù)“=PROPER(B2)”,向下填充(圖6)。對于中英文標(biāo)點符號混用,可以復(fù)制到Word中進(jìn)行快速替換。

 

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圖6 整理后的結(jié)果

 

4. 數(shù)量單位輸入不規(guī)范

為了簡便,在日常工作中,一些朋友在錄入帶單位的數(shù)據(jù)時(如桶、件等),經(jīng)常將單位和數(shù)字混合輸入,由于這些帶單位的數(shù)據(jù)不是純數(shù)字的數(shù)據(jù),后期排序、匯總同樣無法直接操作(圖7)。

 

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圖7 混合單位的不規(guī)范數(shù)據(jù)

 

解決方案:使用“分列”規(guī)范數(shù)據(jù)

可以看到,上述數(shù)據(jù)包含各種單位,現(xiàn)在可以使用分列將數(shù)量和單位分離出來。由于分列需要統(tǒng)一的分隔符,這里我們可以給單位添加“-”方式作為分隔符,點擊“開始→查找與選擇→替換”,查找內(nèi)容為“部”,替換為“-部”(同樣,將其他單位也改為“-單位”)的形式。這樣每個數(shù)量格式就變?yōu)椤皵?shù)量-單位”的格式。選中B列數(shù)據(jù),點擊“數(shù)據(jù)→分列”,分隔符號選擇“自定義→其他→-”,這樣即可完成數(shù)據(jù)和單位的分離,讓數(shù)據(jù)變規(guī)范(圖8)。

 

Excel表格數(shù)據(jù)不規(guī)范的解決技巧8.png

圖8 使用分列規(guī)范數(shù)據(jù)

 

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