編者按：“時間就是金錢，效率就是生命。” 提高效率，是職場人士永恒的探索，也是我們獲得更多自由時間，不斷自我提升，跟上時代發(fā)展的前提。想要提高工作效率，首先要找準工作入手點。本文作者根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，總結(jié)出了10條根本原則。本文編譯自medium的原題為“How to Be Productive: 10 Ways to Actually WorkSmarter”的文章。

不久之前，我總結(jié)了一下如何工作更高效的心得：根據(jù)自己這些年來的經(jīng)驗，我在提高工作效率方面的方法。我把它們寫成郵件，定期發(fā)給自己，以便在效率低下，或者工作不順心的時候，起到提醒作用。

工作不能光是埋頭苦干，也要想辦法巧干。以下是我提高效率的十條“戒律”。

#1 別著急追逐目標 先建立系統(tǒng)

從小，身邊的人就教導(dǎo)我們設(shè)立目標，追求目標：讀書就想著取得好成績，運動就奔著做專業(yè)運動員，工作后就盼著升職。你拼盡全力，期待著自己能夠達到目標。

但是，很多目標其實超出我們的控制范圍。想要達成目標，不僅要人和，還得有可遇不可求的天時地利。我們無法控制未來，無法控制他人的行動，經(jīng)濟狀況和整個社會環(huán)境?，F(xiàn)實當中有太多我們控制之外的變量。所以，比目標更重要的是建立工作系統(tǒng)。在系統(tǒng)之中，你關(guān)注的是所有自己掌握之內(nèi)的部分。

“系統(tǒng)”指的是“可重復(fù)的過程”。讓自己的博客增加500個粉絲是目標，而一天碼500字就是可重復(fù)的過程。跑完一場馬拉松是一個目標，每周跑四天，每天半小時則是可以重復(fù)的過程。減掉10斤是個目標，改變飲食習(xí)慣，每餐吃得更健康則是系統(tǒng)。

與其慶祝成功，不如獎勵努力。每次小的進步，長期累積起來，就會積沙成塔。

這就不得不提到“利滾利效應(yīng)”了（Compound Effect）。

#2 利用好“利滾利效應(yīng)”

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“利滾利”是世界上第八大奇跡。凡事能摸透它的人就能賺，而琢磨不透的人就會虧。——愛因斯坦

復(fù)利，本是金融和經(jīng)濟學(xué)的概念，指的是前一階段利息加入本金計算新利息，錢生錢，利滾利的過程。如果增長率為每月10%，本金100，第一個月末共110，第二個月末121，第三個月末約133。每個月的利息實則越來越多，第一個月10，第二個月11，第三個月13。

復(fù)利現(xiàn)象不僅限于金融領(lǐng)域，而是會影響生活的方方面面。如果你在工作中每天都關(guān)注系統(tǒng)，每天都努力做得更好，那么隨著時間流逝，你的努力可能換來指數(shù)式的增長。

就拿知識為例。每天讀幾頁書，你會慢慢地將自己學(xué)到的知識聯(lián)系起來。

“每天都要閱讀500頁。知識就是這樣積累起來的，就像利息一樣，越滾越多?！薄缮癜头铺?/p>

如果你每周都能發(fā)幾篇文章，很快，你就有一系列文章供讀者閱讀，也讓讀者更容易發(fā)現(xiàn)你的存在，并享受你創(chuàng)造的內(nèi)容，花更多時間瀏覽你的網(wǎng)站。

如果你每周能將一個任務(wù)自動化，很快，你就有時間去做更重要的事，幫助你提高產(chǎn)出。隨著你不斷優(yōu)化任務(wù)完成的過程，并且結(jié)合此前積累的知識，撞糟心的解決方案，你做事的速度也會越來越快。

你的優(yōu)勢越多，你習(xí)得的下一個優(yōu)勢就會帶來更多的回報。每天只要有1%的增長，一年下來，總增量會達到接近原來的38倍。

#3 追蹤自己的輸出，而非輸入

想要提高效率，第三個黃金法則就是關(guān)注自己的輸出，而不是輸入。在第一個規(guī)則中，我提到，要想進步，不應(yīng)盯著目標，而是建立系統(tǒng)，控制住自己能控制的部分。但是，在努力的同時，應(yīng)該找對努力的方向，不要用蠻力，所以我們要知道自己需要達成什么。

每天寫作，如果不帶任何目標，那只能算是練習(xí)。如果你真想做成什么事情，就需要讓自己達到一定的輸出量，比方說，每周更新一篇博文。畢竟，之所以要建立系統(tǒng)，就是為了達到某個輸出量。

你可以把輸出想作自己的“完成品”、“成果”，考慮成果和系統(tǒng)之間的關(guān)系。每天寫作是一個系統(tǒng)，而文章或書記就是成果。

記住，成果和目標不同，因為我們已經(jīng)控制了系統(tǒng)中的變量。博客一個月漲粉500是個目標，但是你無法控制讀者到底關(guān)不關(guān)注你，你只能控制自己的更新和文章。

工作得到升職是個目標。但你不能控制老板，讓TA給你升職。你能做的就是讓自己變得出色，變得無法忽視：你的努力方向可以是接下來三個月交付10個項目。這么一來，變量就到你的控制范圍內(nèi)了。

然而，光是知道怎么工作，還不足以提高你的生產(chǎn)力。你得知道自己該把精力放在哪里。

#4 80/20原則——打蛇打七寸 擒賊先擒王

帕累托法則，就是大家熟知的80/20法則。這也是我日常做決定時參考的法則。

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帕累托法則指出，約僅有20%的變因操縱著80%的局面。也就是說：所有變量中，最重要的僅有20%，雖然剩余的80%占了多數(shù)，控制的范圍卻遠低于“關(guān)鍵的少數(shù)”。 約瑟夫·朱蘭首先提出該原則。

決定大局的，往往在于一些小的細節(jié)。

在工作的過程中，你可以是不是回顧一下，看看自己的時間，精力和金錢是否用對了地方，有沒有給你帶來最大的回報。

• 你有沒有把精力放在能帶來最大回報的任務(wù)上？

• 你對所有客戶都是平均用力，還是把精力留給最大的客戶？

• 分散你注意力的事物，是不是主要就幾個？手機？社交媒體？

一旦你發(fā)現(xiàn)了有效的工作方向，就該在這個方向上下兩倍的功夫。比如：

在這個優(yōu)化工作效率的群體里，大部分關(guān)注著都是來自某幾個特定的來源（共有20多個不同的來源）。根據(jù)80/20法則，我就應(yīng)該把精力放在這幾個特定的來源上，才能爭取到更多人的關(guān)注。

如果你有疑惑，就參考80/20法則。它能幫你想清楚什么才是你生活和工作中最重要的，給你打來新的發(fā)現(xiàn)。

有個小心得：每天80%的工作，可以用20%的時間完成。很多人的這個黃金時段是在早晨起床之后。一日之計在于晨，你需要利用好早上起床后的高效時間。

#5 將早上的時間保留下來做“深度工作”

我們的工作記憶，清醒程度以及專注力的高峰，一半出現(xiàn)在醒來后的幾小時里，在10點左右達到高峰。這是大腦自然的高效時段。

如果你能降最重要的工作安排到這個時間段，就能事半功倍。最好把精力放在深度工作上，進入工作狀態(tài)后，你就能好幾小時不受干擾，專心工作。

你可以用“番茄工作法”幫助自己進入專心致志的工作狀態(tài)，找到自己的“flow”。番茄工作法一半將工作分成3到4段，每段25分鐘，每25分鐘休息5分鐘。如果你能專心較長時間，也可以做2個番茄，連續(xù)工作50分鐘后，休息10分鐘。

每天早上我一般會做2到3個50分鐘的專注寫作。所以在中午的時候，文章一般就寫好了。要么寫好了直接發(fā)，要么保存之后修改，剩下的就當是練手了（畢竟要注意工作的系統(tǒng)性）。

如果你養(yǎng)成每天早上做深度工作的習(xí)慣，哪怕只是半個小時，你的努力也會日積月累帶來復(fù)利。

剛開始的時候，可能很難連續(xù)集中精力25分鐘。但是，專注力可是你最寶貴的資源，是可以訓(xùn)練的一種能力。在今天這樣一個注意力普遍分散的時代，專注力可是關(guān)鍵能力。所以，排除工作中的干擾，也十分重要。

#6 排除干擾

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社交媒體容易分散人的注意力

總有事情分心，還怎么高效工作？你可以在生活和工作中加入一些空的時間段，在此期間清楚干擾，然后回到專心工作的狀態(tài)。

干擾主要有三個大類：有形干擾（你擁有的物件），無形干擾（技術(shù)）和“人形”干擾。你可以自己拿出紙筆，將干撓你工作的事物都列出來。

有形干擾可以是桌上擺放的亂七八糟的物件，也可以是衣柜里太多閑置沒穿的衣服，早上選擇都要選半天。如果你花很多時間看電視，那電視就是你的干擾。

無形干擾，可以是來自手機的通知，也可以是上網(wǎng)沒完沒了、漫無目的的搜索，還有可能是設(shè)計太復(fù)雜，光是操作花的時間就比實際工作還多的應(yīng)用或程序。

人形干擾，可以是“就占用你5分鐘”的同事，也可以是你“光付出，得不到回報”的朋友。你可以事先跟身邊的人商討好，大家可以通過“非同步交流”，短信或者郵件，看到后回復(fù)就行。馬斯克就說過，“我最喜歡郵件溝通。不管我去哪里，都喜歡不同步的交流方式，我寫郵件可在行了?！?/p>

任何干擾你深度工作狀態(tài)，對你追求的生活沒有貢獻的人、事、物，都算做干擾。

將日常生活中的干擾降到最低，這樣你才能在有意義的事情上作出成果。當你工作異常專注，正全神貫注的時候，如果被一條廣告信息打斷，可能會很煩躁。

排除干擾的第一步在于識別工作中的干擾。然后，你就可以開始排除這些干擾，想辦法不讓自己那么容易接觸到干擾源。

有效的時間管理，第一步就在于排除多余事物。想辦法簡化自己的生活。你的生活越簡單，你就有越多空閑的時間，去處理真正重要的事情。

而無法排除的事物，你可以想辦法將其自動化。

#7 將重復(fù)性任務(wù)自動化

現(xiàn)在人手一臺的智能手機，比1969年美國宇航局的所有計算機的計算力加起來都要強大。在過去的幾十年中，技術(shù)確實有了長足的進步。

不管你身處哪個行業(yè)，都難免要面對重復(fù)性任務(wù)。我們怎么將技術(shù)利用起來，讓自己更高效呢？技術(shù)可以幫助我們將重復(fù)性任務(wù)自動化。首先，先將自己每周都需要做的任務(wù)全部列出來。然后想辦法將這些任務(wù)自動化。你可以借助應(yīng)用，或者建立自己的系統(tǒng)。

不管你是什么職業(yè)，最常見的重復(fù)性任務(wù)就是收發(fā)郵件。據(jù)加拿大卡爾頓大學(xué)的一項研究，典型的腦力工作者，平均花三分之一的上班時間在處理郵件，如果在家工作，有一半的工作時間都在處理郵件。我建立了一盒GTD Gmail系統(tǒng)，每天在處理郵件方面，能幫我節(jié)省很多時間，郵件只要幾分鐘就處理完了。平時常常用到的回復(fù)，也可以保存成模版。郵件方面，網(wǎng)上有很多節(jié)省時間的小技巧。

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如果你常常和表格打交道，可以試試Zapier，其中有很多自動化功能。

就算是將某個小方面自動化了，也能帶來很大的區(qū)別。會議記錄、一對一會談 的記錄表，都可以做個模版，多次使用。

省下了做繁雜瑣碎任務(wù)的時間，你就可以關(guān)注工作中有創(chuàng)意、有成效的一面了。

#8 跟著數(shù)據(jù)走

我覺得，人們應(yīng)該根據(jù)數(shù)據(jù)來做決策，并且堅持這樣的做法。如果不跟著數(shù)據(jù)走，那你就是根據(jù)自己的情感行事，背后缺乏事實和證據(jù)的支持。網(wǎng)景公司前任CEO Jim Barksdale就這么說過，

“如果有數(shù)據(jù)，我們就看數(shù)據(jù)；如果我們只有各自的觀點可供參考，那就都聽我的。”

不是只有技術(shù)型企業(yè)才跟著數(shù)據(jù)走，看A/B數(shù)據(jù)的結(jié)果來調(diào)整決策。我們在生活中也可以通過A/B測試，來調(diào)整自己的決定，以取得最優(yōu)的結(jié)果。

調(diào)整的過程，總是從質(zhì)疑開始：我之所以這么想，是因為這是我自己的觀點？還是其他人都這么說？這就是客觀事實？還是我經(jīng)過檢驗得到證實？

在第五條規(guī)律中，我推薦大家把早上的時間分配給深度工作。這是因為，很多人在早上效率最高。如果你是夜貓子，喜歡在晚上安靜的時候工作了，或者你跟常人不同，吃完午飯元氣最滿呢？要找到自己最高的時間，只有通過嘗試才能發(fā)現(xiàn)。

如何測試？你要學(xué)會像科學(xué)家一樣思考，按照科學(xué)研究的步驟來：

• 首先，制定實驗的終極，目標——找到自己一天中效率最高的時段。

• 第二，建立假設(shè)：我的黃金效率時段是早9點到11點。假設(shè)必須具備可以驗證、可以證偽的屬性。也就是說，根據(jù)實驗得到的數(shù)據(jù)，你可以支持或否定這個假設(shè)。

• 第三，設(shè)計實驗：連續(xù)兩周的實驗期內(nèi)，每天在表格中記錄自己每小時的能量水平，從1到10 打分，以找到自己精力最充沛的時間段。

• 然后，進行實驗，收集數(shù)據(jù)。

• 最后，分析數(shù)據(jù)，得出結(jié)論。你可以看看自己的表格。有了自己主觀感受的數(shù)據(jù)，你就了證據(jù)支持，知道自己具體什么時間效率最高了。

你可以在以下幾個方面做做實驗，看看這些因素對你工作效率的影響有多大：喝咖啡/不喝咖啡、睡幾個小時感覺最好，每天什么時間段鍛煉，每天工作幾小時成效最好，等等。

實驗，實驗，不斷實驗，找出最適合自己的工作方法。想要進步，就要不斷努力嘗試，還有一點運氣。不斷實驗?zāi)茉黾映俪砷L的機會。

#9 將不關(guān)鍵的任務(wù)派出去

沒有人是全能的。把精力放在自己擅長的事情上，其他任務(wù)都派出去，實則是有利于提高效率的。如果某個任務(wù)你執(zhí)行起來不是專家，就不如找個懂行的人，他們做起來用的時間，還不用自己硬撐著做所耗的時間的零頭。

除非你想學(xué)會這個新技巧，否則找個熟手的人，做起來會比自己做快得多。

比如，我不擅長設(shè)計，自己做要花好幾個小時，也做不到讓自己滿意的地步。那我不如找個擅長設(shè)計的人，讓他們幫我做。在我的工作中，我一般只負責自己擅長做的：寫作和分析，其他任務(wù)全部分配給別人。

分配任務(wù)如果想要保證效率，就得確保自己找到合適的人，他們的核心技能過關(guān)，可以完成工作。對于最終要達到的結(jié)果，需要對他們做清晰的說明，給出詳細的步驟，以便他們能做出確切的效果。

在私人生活中，也是同樣道理。如果自己花時間完成一項任務(wù)的成本，超過了請別人來做，就選擇請人。不管是打掃衛(wèi)生、熨衣服還是開車。你要把時間花在對自己而言更有價值的事情上——學(xué)習(xí)烹飪，學(xué)習(xí)編程，自我提升等等。

把自己的時間花在刀刃上，時間是我們擁有的最寶貴的資源，沒有之一。如果某項任務(wù)請人做成本更低，那就派出去。

#10 學(xué)會面對奮斗過程中的掙扎

在努力的過程中，有陽光燦爛，也有大雨傾盆。生活有起伏是很正常的。有時候你可能處處碰壁，只想回家躺下，盯著天花板，思考人生，反芻過去，自怨自艾，想著自己到底是哪里做錯了。我們都有這種時候。

給專業(yè)人士的建議：倘若你的進度已經(jīng)落后，就早點回家?；〞r間好好休息，恢復(fù)精力，第二天再戰(zhàn)。在休息的過程中，或許大腦就默默得出了解決方案。

就算奮斗的過程很艱辛、痛苦，也應(yīng)該學(xué)會且行且珍惜，因為在掙扎的過程是為后面的突破做鋪墊。如果你按照第一個建議，把精力放系統(tǒng)上，長久看來，你一定會有進展。在《藝術(shù)之戰(zhàn)》一書中，Steven Pressfield分享了這樣一個小故事。

有人曾問英國著名短篇小說家毛姆，他是每天安排時間寫作，還是靈感來了才寫，毛姆回答，”我只在有靈感的時候才寫，好在每天早上九點，靈感就會準時找上門來！“

最后，雖說旁邊沒有人給你加油打氣，這條路你只能自己走，但如果你發(fā)現(xiàn)某個方法真的有效果，你就會覺得很神奇，很著迷。所以，學(xué)會享受每一次小的進步，不管是得到100個新粉絲，還是完成了自己的小項目，或者某天工作效率特別高，都可以給自己一點獎勵?；貓髸屓诵牢?，而進步的過程，每一步都可以走得精彩。

編譯組出品。編輯：郝鵬程