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比如我見過一些哪怕是令人尊敬的專家學(xué)者，在文檔軟件中，用連續(xù)敲幾次空格鍵的方式做到首行縮進(jìn)；用連續(xù)敲幾次回車鍵的方式給文章分頁。結(jié)果后來要插入新段落時(shí)，后面的格式全亂了，然后又花幾個(gè)小時(shí)排版。 當(dāng)然，我見過更多的是那些每天都在問 “有什么工具可以管理自己的時(shí)間”、 “有什么工具可以讓自己自律”、“有什么工具可以讓自己提高效率？” 的人。然而管理時(shí)間和自律從來都是自己的事。 在工具使用方面，我個(gè)人遵循的宗旨是：讓工具為我所用，而不是依賴工具。 因此，我會(huì)用兩篇文章給大家推薦我個(gè)人所使用的工具和心得。 （一）關(guān)于任務(wù)清單 目前我并沒有使用任何工具來幫我處理清單。并不是因?yàn)槟切┕ぞ卟粚?shí)用，而是它們大多沒有告訴你一個(gè)關(guān)鍵問題：你根本不需要完成所有的事情。 很多人就抱著要解決掉所有事情的心態(tài)，去找工具、找方法。結(jié)果發(fā)現(xiàn)他們用了四象限法則、用了清單工具、用了番茄時(shí)鐘，還是沒卵用。于是開始懷疑方法有問題，或者懷疑自己是不是沒有別人聰明。 其實(shí)，最簡(jiǎn)單的方法就是，不管用一張紙還是一個(gè)筆記應(yīng)用，列出當(dāng)下要處理的十件事情，把最重要、最有價(jià)值、最接近你目標(biāo)的那一件事情放在第一個(gè)，第二個(gè)權(quán)重稍低，第三個(gè)更低。 如果這是你當(dāng)天的任務(wù)清單，那么完成最最重要的一兩件事情對(duì)你來說就是巨大勝利。你根本就不用為其他沒有完成的事情著急，因?yàn)槟愀揪妥霾煌辏?a target="_blank">具體原因，可以點(diǎn)擊這里看我之前寫過的一篇文《關(guān)于非線性思維的思考》）。 與此相反，很多人的狀態(tài)基本上就是：列出一大堆沒有權(quán)重的清單，挑肥揀瘦地找自己覺得容易的或者剛好找上門來的事去處理，盲目工作了一天，看似完成了很多事情，假裝安慰自己一級(jí)棒，實(shí)質(zhì)上跟自己目標(biāo)相關(guān)的事情一件都沒有做，處于一種長(zhǎng)期低效的惡性循環(huán)中而不自知。 我對(duì)工具的選擇原則是，首先確定我的工作方式是什么，然后再去看有沒有能夠更好地幫助到我的工具。由此你也可以判斷出來，哪些工具對(duì)你有利，哪些工具對(duì)你有害。所謂甲之蜜糖，乙之砒霜。 如果你明白以上問題，使用一張便簽紙來做任務(wù)清單，也比用任何工具要強(qiáng)。 （二）關(guān)于個(gè)人生活和照片管理： 對(duì)于照片管理，我的照片并不多，所以不存在如何整理。倒是擁有很多的音頻、視頻、圖片素材，這些統(tǒng)統(tǒng)使用文件夾來管理，并且都命好名字。由此我得出一個(gè)結(jié)論就是，在龐大的圖片和視頻素材面前（ 不管是生活還是工作的 ），任何工具都是紙老虎。至少出于目前科技的易用性和安全性考慮，還是乖乖整理文件夾吧，什么牛逼的工具，那都是懶人們的借口。當(dāng)然啦，一定要依賴工具，整體圖片素材來說，Eagle 也是不錯(cuò)的選擇。 而對(duì)于生活，OneNote 、EverNote（ 印象筆記 ）在諸多筆記應(yīng)用當(dāng)中，可靠性和豐富程度是最強(qiáng)的，因?yàn)檫@么多年以來，他們都在深耕這個(gè)領(lǐng)域。如果不是因?yàn)?OneNote 同步網(wǎng)絡(luò)問題嚴(yán)重，而我又不習(xí)慣掛 VPN ，我會(huì)一直使用 OneNote 。 后來轉(zhuǎn)向了 EverNote，并且成為付費(fèi)用戶。當(dāng)然，很多軟件評(píng)測(cè)會(huì)告訴你說，OneNote 和 EverNote 分別適合的領(lǐng)域不一樣，一個(gè)適合生活，一個(gè)適合知識(shí)管理什么什么的。無論測(cè)評(píng)多么專業(yè)，適合自己的，才是最好的。 不管你選擇 OneNote 、 EverNote 還是使用其他云空間，抑或是使用本地存儲(chǔ)，都避免不了要談的一個(gè)問題是：你怎么構(gòu)建目錄？或者說如何整理這些零零總總的文件？ 事實(shí)上，不同的工作性質(zhì)和不同的生活習(xí)慣決定了不同的目錄，所以除了給出一定的例子，我們別無他法。如果一定要一個(gè)基礎(chǔ)模式，那就從【信息的輸入和輸出】來考慮。 所以我一般會(huì)有以下的基礎(chǔ)文件夾：
有了整理和歸檔的意識(shí)，然后再去選擇工具，才能真正發(fā)揮工具的效用，否則，只會(huì)變成工具的奴隸或者再次懷疑工具?；诖?，你可以根據(jù)自己的實(shí)際情況，把做好的目錄按照 OneNote 或者 EverNote 的結(jié)構(gòu)羅列出來，在使用過程中一邊適應(yīng)一邊修改，直到最終習(xí)慣。 除此之外，你也可以借用其他的軟件，比如 Omnifocus、Things3 或者 Asana，前兩者主要基于 Mac ，第三個(gè)全平臺(tái)可用，但只有英文。 （三）關(guān)于碎片化內(nèi)容的整理： 在我遇到各種剪藏功能之前（ 印象筆記·剪藏、Pocket ），我一直習(xí)慣于打開一個(gè) Word 文檔，一邊搜索有用的信息，一邊把我覺得有用的內(nèi)容復(fù)制下來，粘貼在 Word 文檔相應(yīng)的地方，并且為他們保留來源的超鏈接。查看的同時(shí)，我會(huì)對(duì)所有內(nèi)容根據(jù)我的想法重新整理成文。最后歸類到相應(yīng)的文件夾當(dāng)中。 當(dāng)我開始使用各種剪藏功能時(shí)候，一開始覺得特別驚艷，因?yàn)槟阒恍枰粌刹?，就把自己認(rèn)為的精華內(nèi)容收入囊中。但不久之后，我得出一個(gè)結(jié)論：如果你本身就沒有主動(dòng)性，就別輕易使用如此方便的功能。 此前我主動(dòng)搜集和整理文檔的過程雖然困難，但它一直在調(diào)用我的思考力，力求把所有碎片化的東西系統(tǒng)化，最終完成一個(gè)完整的思考路徑，雖然完成搜集看似花了更多時(shí)間，但我已經(jīng)完成整個(gè)信息處理過程的一大半，剩下的就只有鞏固消化。而使用剪藏工具后，即便能快速搜集出一大堆信息和數(shù)據(jù)，我也完全不敢保證我還會(huì)再來看它幾眼。 所以最后，我把整個(gè)流程簡(jiǎn)化為： 第一，保留剪藏功能，但除非與我要深入研究的內(nèi)容有重要聯(lián)系，否則無需剪藏；如果看似有聯(lián)系的內(nèi)容，不剪藏，而是直接打開常用筆記本，把想到的點(diǎn)輸入進(jìn)去。 第二，這個(gè)常用筆記本可以是任何筆記本，但永遠(yuǎn)只用一頁紙或者一個(gè)文檔來寫隨機(jī)靈感，比如石墨文檔的某一個(gè)文檔，蘋果備忘錄的某個(gè)筆記。并且永遠(yuǎn)只選擇一種筆記本，不在多種工具中游移不定。因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)，其實(shí)你用到的永遠(yuǎn)都只有那么點(diǎn)功能。 以上兩個(gè)做法的好處是，你的剪藏內(nèi)容永遠(yuǎn)都為體系化思考服務(wù)，而你的碎片靈感永遠(yuǎn)都不超過一頁紙。隨時(shí)供你分類整理。 （四）關(guān)于云辦公方式： 當(dāng)各種云服務(wù)、云辦公還沒火起來的時(shí)候，我就作為微軟 Windows8 的預(yù)覽版用戶，一直使用 OneDrive、OneNote，以及 Word、PPT、Excel 等辦公套件。OneDrive 是一款目前被集成在 Windows10 系統(tǒng)中的云盤。當(dāng)然，你也可以安裝在 Windows7 及蘋果電腦、蘋果手機(jī)、安卓手機(jī)當(dāng)中。我甚至曾一度沉溺于這種云服務(wù)的炫酷幻覺。因?yàn)殡S時(shí)隨地打開文檔和編寫，確實(shí)特別方便。直到 OneDrive 網(wǎng)站有一天突然打不開，而我在公司寫的文檔，在家里用筆記本打開卻并沒有及時(shí)同步過來。 并不是說微軟產(chǎn)品有多不好，這不過是因?yàn)閲?guó)外的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。 然后我意識(shí)到，使用【百度云+Office】套件也不是不可以，后來考慮同步的穩(wěn)定性和安全性，我開始使用【堅(jiān)果云+Office】。 到現(xiàn)在，【堅(jiān)果云+Office】 一直是我工作上面重要文件的黃金搭檔。 另外,我用了【石墨文檔】來配合我的個(gè)人寫作。因?yàn)槲颐刻鞄缀跻獙懗龅奈淖殖^ 2000 字，有時(shí)候甚至上萬字。為了提高工作效率，我不能花費(fèi)大量的時(shí)間在排版上，而石墨筆記大大解決了這個(gè)問題——在公司電腦上打開瀏覽器，立馬開始寫作；離開的時(shí)候不用保存，直接關(guān)掉電腦。在家里，靈感來的時(shí)候翻開筆記本，打開瀏覽器，繼續(xù)寫作。 當(dāng)然，你也可以使用印象筆記或者 OneNote ，前提是建立好自己的目錄。我選擇石墨最大的原因是，不用安裝軟件。 除此之外，隨著這些習(xí)慣的養(yǎng)成，我發(fā)現(xiàn)云辦公并不是我所想要達(dá)到的最終目的。所以盡量減少了其他的云工具使用。讓更多工作得以離線和專注。 |
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