做好辦公室工作的幾點(diǎn)看法

如何做好辦公室工作，可以說(shuō)是個(gè)老生常談的問(wèn)題。辦公室工作的確不好干，有人戲稱：“是人做不好辦公室工作，做好辦公室工作不是人”，也有人形容辦公室工作得“像牛一樣干活，像狗一樣看家，像兔子一樣奔跑，像王八一樣憋氣”。這些當(dāng)然是調(diào)侃之言，但也是辦公室工作艱辛背后的一種無(wú)奈的情緒掀泄。我們?cè)谵k公室工作的人，要特別注意調(diào)整控制好這些不良的情緒。法院辦公室是法院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處在承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、溝通左右的行政樞紐地位。歸納起來(lái)，辦公室的工作職責(zé)就是：“辦文、辦事、辦會(huì)”，簡(jiǎn)稱“三辦”，外加“綜合、協(xié)調(diào)、服務(wù)”三項(xiàng)職能。“運(yùn)轉(zhuǎn)有序、協(xié)調(diào)有力、督辦有效、服務(wù)到位”是辦公室的工作目標(biāo)，因此，緊緊圍繞法院的審判中心任務(wù)和重點(diǎn)工作，加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，加強(qiáng)內(nèi)部職能和規(guī)范公文處理等，保障法院工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，就是法院辦公室要努力發(fā)揮的作用。

一、對(duì)辦公室工作的理解和認(rèn)識(shí)

（一）辦公室工作六個(gè)要求。

一是綜合能力強(qiáng)。辦公室是法院的綜合性辦公室，對(duì)法院的全面工作情況要做到心中有數(shù)，了解上情，掌握下情，收集信息，綜合分析，平時(shí)還要注意積累各方面的工作情況，為法院領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確的依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。對(duì)上報(bào)告工作、對(duì)內(nèi)總結(jié)報(bào)告，都要根據(jù)各方面的情況進(jìn)行綜合分析，這是辦公室主任及分管領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)。

二是組織協(xié)調(diào)好。辦公室是溝通上下、聯(lián)系左右、連接內(nèi)外，保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的樞紐，是法院司法政務(wù)處理部門，工作涉及面廣，千頭萬(wàn)緒，內(nèi)容既具體又繁瑣，因此辦公室管理工作除了要爭(zhēng)取法院領(lǐng)導(dǎo)的重視外，還必須充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，設(shè)法創(chuàng)立一個(gè)寬松和諧的外部工作環(huán)境。同時(shí)，大量的日常事務(wù)性工作，如安排、組織法院各種會(huì)議；辦理、處理各種文書、檔案；來(lái)人來(lái)訪接待等，都需要辦公室人員做好協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。

三是辦會(huì)要求細(xì)。從辦公室職能來(lái)看，重大會(huì)議、重要活動(dòng)是法院辦公室各項(xiàng)工作的重中之重。各種全院性會(huì)議需要辦公室全力組織，各種全院性活動(dòng)的組織協(xié)調(diào)離不開辦公室，特別是重大會(huì)議活動(dòng)必須按照“組織超前、信息準(zhǔn)確、綜合運(yùn)作、服務(wù)周全、勤儉高效”的工作原則，尤其要注意活動(dòng)的細(xì)致性、周到性和實(shí)效性，同時(shí)要注意與宣傳、保衛(wèi)、后勤等職能部門的積極合作和相互溝通，從而保障各項(xiàng)重大活動(dòng)的順利進(jìn)行。

四是辦文質(zhì)量高。辦公室的一項(xiàng)很重要的職能是負(fù)責(zé)組織起草全院性的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決定、規(guī)定等文件，呈報(bào)上級(jí)的請(qǐng)示報(bào)告，協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)針對(duì)重要工作部署開展調(diào)研工作以及組織擬定以法院名義發(fā)布的通知、意見(jiàn)等。文字水平直接關(guān)系到能否完整體現(xiàn)院領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，以及如何使司法政令讓各單位以更有效的方式落實(shí)，這些都要求院長(zhǎng)辦公室的工作人員，不僅要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)法院領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，而且要準(zhǔn)確把握文件精神實(shí)質(zhì)，了解法院總體情況。因此，在平時(shí)的工作中，辦公室工作人員，必須加強(qiáng)對(duì)國(guó)家法律和司法政策的研究與學(xué)習(xí)，加強(qiáng)工作調(diào)研，力求把握法院發(fā)展規(guī)律，力求深入了解法院工作實(shí)際，做好法院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

五是服務(wù)保障好。為審判服務(wù)、為部門服務(wù)、為干警服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是辦公室經(jīng)常性的職責(zé)。辦公室的服務(wù)工作不能停留在口頭上，需要扎扎實(shí)實(shí)地工作，對(duì)上保障要到位，對(duì)下服務(wù)要到家，特別是對(duì)干警的一些有關(guān)切身利益的事情應(yīng)妥善處理，對(duì)一些不在責(zé)權(quán)范圍內(nèi)的而難于決斷的事情要及時(shí)向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并向相關(guān)人員解釋清楚。對(duì)職權(quán)范圍內(nèi)的工作，必須在有利于法院工作開展的前提下，按照規(guī)定及時(shí)給予辦理，做好各方面的服務(wù)保障。

六是辦事效率要快。保障法院日常工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，是辦公室的重要的工作。辦公室的常規(guī)性工作包括文書、秘書、事務(wù)、檔案等多項(xiàng)工作任務(wù)。這些工作都是與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大干警密切相關(guān)的辦事環(huán)節(jié)，工作十分繁雜單調(diào)，但又必不可少，做好日常性工作，提高服務(wù)水平是辦公室的基本職能。因此，根據(jù)各個(gè)工作環(huán)節(jié)的不同特點(diǎn)和要求，從辦公室人員的實(shí)際出發(fā)，每個(gè)人員既要有基本辦公室管理工作職責(zé)，各管一攤，但又要做到分工不分家，互相配合，互相補(bǔ)臺(tái)，齊抓共管，不留死角。每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)交待工作，都要迅速有效、保質(zhì)保量地認(rèn)真完成，確保高效服務(wù)。辦公室的另一項(xiàng)職能是負(fù)責(zé)黨組印章、法院印章、院長(zhǎng)印章和介紹信的日常管理。從事該項(xiàng)工作的人員，必須有對(duì)法院高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真管理。凡是使用印章的單位和個(gè)人，管理人員要認(rèn)真審核印章用途，是否有分管院領(lǐng)導(dǎo)審批，逐項(xiàng)登記，不能以私人感情，代替法院規(guī)章制度，防止在印章的使用和管理上出現(xiàn)任何問(wèn)題。

二 辦公室工作要注意五個(gè)方面。辦公室工作的好與壞，體現(xiàn)著一個(gè)單位的工作水平和整體素質(zhì)。做好辦公室工作，應(yīng)該把握好以下五個(gè)方面：一是突出重點(diǎn)，分清主次。辦公室工作千頭萬(wàn)緒，紛繁復(fù)雜。做好辦公室工作，必須分清些工作是重要的，哪些工作是次要的，哪些工作需認(rèn)真完成，哪些工作可以應(yīng)付了事，哪些工作需及時(shí)辦理，哪些工作可以稍后再辦。抓住主要矛盾，解決關(guān)鍵問(wèn)題。如果分不清輕重緩急，胡子眉毛一把抓，往往會(huì)陷入事務(wù)堆中難以自撥，搞得越忙越亂，越辛苦越被動(dòng)。那么，什么是主要矛盾，什么是工作重點(diǎn)？領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)就是重點(diǎn)，推進(jìn)工作的難點(diǎn)就是重點(diǎn)，當(dāng)然，重點(diǎn)也往往因時(shí)因地而異，一個(gè)階段有一個(gè)階段的重點(diǎn)，一項(xiàng)工作又有一項(xiàng)工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)。在具體操作中，要學(xué)會(huì)準(zhǔn)確捕捉、冷靜思索、科學(xué)把握。在重大決策前，掌握實(shí)情，大膽諫言就是重點(diǎn)；在貫徹落實(shí)中，積極協(xié)調(diào)，真督實(shí)查就是重點(diǎn)；在落實(shí)后，認(rèn)真總結(jié)，掌握規(guī)律，及時(shí)反饋就是重點(diǎn)。抓住了重點(diǎn)，分清了主次，就能在紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，從容應(yīng)付，爭(zhēng)取工作的主動(dòng)權(quán)。二是著眼全局，當(dāng)好參謀。辦公室是形象部門，是服務(wù)窗口，考慮問(wèn)題和處理問(wèn)題都要著眼于全局，不能只局限于某一部門或者某一小范圍，實(shí)現(xiàn)某一小團(tuán)體的利益，犧牲單位的整體利益。所以對(duì)單位作出的決定，領(lǐng)導(dǎo)集體作出的決策，必須帶頭認(rèn)真貫徹執(zhí)行。一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都要放在全局、大局意識(shí)的高度，才能正確處理好各方面的關(guān)系，搞好服務(wù)，當(dāng)好參謀。要隨時(shí)掌握單位的整個(gè)工作狀況、外部環(huán)境、目標(biāo)任務(wù)，想領(lǐng)導(dǎo)之所想、想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想、想領(lǐng)導(dǎo)之未想。對(duì)單位的工作任務(wù)和面對(duì)的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真研究、合理分析、科學(xué)推理，積極為領(lǐng)導(dǎo)決策想辦法、出主意，幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確的決策。著眼全局，當(dāng)好參謀，一要有政治敏銳性。能夠見(jiàn)一葉而知秋，發(fā)現(xiàn)別人容易忽略的重要環(huán)節(jié)；二要熟悉情況。眼觀六路，耳聽八方，知領(lǐng)導(dǎo)所未必知，準(zhǔn)確提供決策依據(jù)；三要及時(shí)反饋。對(duì)決策的貫徹落實(shí)情況實(shí)行動(dòng)態(tài)反映，提供有價(jià)值的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策后的調(diào)控提供服務(wù)；四要有力督辦，保證工作的快速推進(jìn)，維護(hù)決策的權(quán)威性。

三是積極協(xié)調(diào)，促進(jìn)和諧。組織協(xié)調(diào)是辦公室的一項(xiàng)要職能，任何一個(gè)單位都不可能孤立地存在，做好協(xié)調(diào)工作，使單位有一個(gè)和諧的內(nèi)外部環(huán)境，對(duì)于完成單位既定的目標(biāo)任務(wù)顯得尤為重要。協(xié)調(diào)包括對(duì)上協(xié)調(diào)、平級(jí)協(xié)調(diào)、對(duì)下協(xié)調(diào)和橫向協(xié)調(diào)。這就是我們通常說(shuō)的：上面端平，下面抹平，左右擺平。對(duì)上協(xié)調(diào)要在創(chuàng)新上下功夫。善于把上情和下情結(jié)合起來(lái)，從全局著眼，圍繞中心工作，立足自身實(shí)際，突破思維定向，多方面、多視角、多層次協(xié)調(diào)和組織方方面面的力量，創(chuàng)造性地執(zhí)行上級(jí)的決策，努力協(xié)調(diào)出創(chuàng)新之舉。平級(jí)協(xié)調(diào)要在落實(shí)上下功夫。要全面、完整、準(zhǔn)確地理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，協(xié)調(diào)中圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖不折不扣地貫徹執(zhí)行；要注重務(wù)實(shí)、重在落實(shí)，按照工作分工和內(nèi)容，整合方方面面的力量，促進(jìn)工作的落實(shí)和問(wèn)題的解決。對(duì)下協(xié)調(diào)要在關(guān)愛(ài)上下功夫。要強(qiáng)化為民辦事意識(shí)，做到深入基層、了解基層、關(guān)心基層，做聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶。橫向協(xié)調(diào)要在溝通上下功夫。要圍繞法院中心工作，主動(dòng)協(xié)調(diào)好同當(dāng)?shù)攸h委、政府的關(guān)系，爭(zhēng)取工作上的關(guān)心、支持；要圍繞樹立單位良好形象，協(xié)調(diào)好紀(jì)檢監(jiān)察、宣傳、新聞媒體等部門的關(guān)系，宣傳好法院工作，提升法院形象。四是注重細(xì)節(jié)，避免失誤。一位現(xiàn)代學(xué)者這樣說(shuō)：“細(xì)節(jié)決定成敗”。做好辦公室工作，尤其要注重細(xì)節(jié)。辦公室工作多、亂、雜，稍有不慎，就會(huì)出現(xiàn)紕漏或閃失。如撰寫一份材料、辦理一個(gè)文件、編寫一條信息、組織一次接待、辦理一個(gè)會(huì)議、接聽一個(gè)電話、書寫一條標(biāo)語(yǔ)等等，都得細(xì)心，都得注重細(xì)節(jié)，若粗心大意，失誤在所難免。做好辦公室工作，應(yīng)該具備“

四，心，一是責(zé)任心。辦公室的另一個(gè)名稱叫“不管部”，意思是說(shuō)單位內(nèi)沒(méi)人愿意做沒(méi)人愿意管的事情，就該由辦公室去做去管。所以，辦公室應(yīng)隨時(shí)發(fā)現(xiàn)單位應(yīng)該做而沒(méi)人做的事情，并把它做好。不要認(rèn)為這些事情不屬于辦公室的職能職責(zé)，就袖手旁觀。二是細(xì)心。細(xì)心觀察、細(xì)心思考、細(xì)心謀劃，以高度負(fù)責(zé)的精神做好每一項(xiàng)工作，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求處理好每一件事情。三是耐心。辦公室許多工作往往都是“重復(fù)著昨天的故事”，讓人覺(jué)得平談無(wú)味。即便是重復(fù)，也得耐心細(xì)致地去做，去完成。四是平常心。辦公室總有那么多干不完的事情，要有一顆平常心，要有奉獻(xiàn)精神，學(xué)會(huì)忙中偷

閑”，自享甘甜，守得住清貧，耐得住寂寞。

五是善于學(xué)習(xí)，精通業(yè)務(wù)。辦公室工作做得好與壞，取決于辦公室人員素質(zhì)的高低、能力的強(qiáng)弱。辦公室工作的內(nèi)容很多，應(yīng)用的知識(shí)也很廣博。比如：文秘工作就是辦公室的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，靠的是文字功底，但非一朝一夕之能事。只有不斷地學(xué)習(xí)、不斷地練習(xí)，在學(xué)習(xí)中實(shí)踐，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，完善自己、錘煉自己，才能做實(shí)做好。辦公室工作還涉及到黨和國(guó)家方針、政策的貫徹，涉及到國(guó)家法律、法規(guī)、規(guī)章、制度的執(zhí)行。所以，辦公室人員不但要具備較好的政策水平，還要精通法律、法規(guī)知識(shí)，才能更好地適應(yīng)辦公室工作需要，完成上級(jí)下達(dá)和單位領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作。辦公室人員要善于學(xué)習(xí)、勤于學(xué)習(xí)、不斷學(xué)習(xí)，做到：一是知識(shí)面要寬。辦公室工作對(duì)象是面而不是線，是塊而不是條。此，不僅要熟知政治、經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)政策，有較高的理論修養(yǎng)；還應(yīng)了解業(yè)務(wù)、管理、法律、文學(xué)等等，有強(qiáng)烈的求知欲。工作常用的知識(shí)不僅要了解，還要熟知精通，能指導(dǎo)實(shí)踐。二是知識(shí)內(nèi)容要新。要跟上時(shí)代步伐，跟上工作節(jié)奏，創(chuàng)新方式方法，就必須堅(jiān)持先學(xué)一步，深學(xué)一層，善于汲取新的營(yíng)養(yǎng)。三是知識(shí)學(xué)習(xí)要深。就是知其然，還要知其所以然。對(duì)各方面的知識(shí)，雖不能象專家那樣深有造詣，但也應(yīng)對(duì)其內(nèi)涵、實(shí)質(zhì)有較深、較細(xì)致的了解和掌握，尤其是對(duì)自己工作密切相關(guān)的某些知識(shí)領(lǐng)域，不能一知半解、不求甚解、淺嘗輒止。

僅供參考