一、六十遍抄寫任務(wù)完成2016年01月20日，行動(dòng)管理系統(tǒng)流程圖六十遍抄寫完畢。六十天的簡(jiǎn)單重復(fù)，六十次的流程梳理，六十遍的記憶鞏固。這是自己人生中第一次抄寫一份流程圖，第一次抄寫一份流程圖六十遍，第一次連續(xù)六十天抄寫流程圖六十遍。簡(jiǎn)單機(jī)械的重復(fù)帶來(lái)的卻是對(duì)于行動(dòng)管理系統(tǒng)的理解和在行動(dòng)管理系統(tǒng)應(yīng)用的掌握。其體現(xiàn)出來(lái)的價(jià)值是巨大的。 從最開始抄寫一遍流程圖需要二十分鐘的時(shí)間，到最后默寫一遍流程圖只需要五分鐘的時(shí)間。從量變到質(zhì)變，只有自己才能體會(huì)其中奧秘。期間的第一次能全部默寫出來(lái)，第一次能用自己的詞語(yǔ)書寫流程、第一次增加額外的步驟和關(guān)注點(diǎn)。成長(zhǎng)就在每天的抄寫中生長(zhǎng)著。故借此博文紀(jì)念這六十天的抄寫感悟。 二、行動(dòng)管理系統(tǒng) 再認(rèn)識(shí) 行動(dòng)管理系統(tǒng)的流程是收集→處理→組織→檢視→確定今日計(jì)劃→執(zhí)行今日計(jì)劃→歸檔、回顧。流程的每一步在抄寫的過(guò)程中都有深刻的感受。 2.1收集
在收集環(huán)節(jié)，使用關(guān)鍵詞的方式是為了迅速；不排序、不處理、不組織的原則同樣是為了迅速。所以迅速在收集環(huán)節(jié)中是至關(guān)重要的。每天我們都會(huì)產(chǎn)生很多的靈感，突發(fā)事物、交代事項(xiàng)、自我要求、他人期待，若不及時(shí)記錄下來(lái)，恐怕到晚上集中收集的時(shí)候發(fā)現(xiàn)那個(gè)想法就在腦門邊，但是怎么也想不起來(lái)。所以收集需要隨時(shí)收集，但是隨時(shí)收集的成本還是比較高的，需要打開doit軟件，用兩根粗大的手指在手機(jī)屏幕上打字，真的是非常痛苦的過(guò)程。所以隨時(shí)收集過(guò)程中，需要我們使用關(guān)鍵詞、并且不排序、不處理、不組織，目的就是讓自己忽略掉收集的時(shí)間成本，讓自己養(yǎng)成隨時(shí)收集的習(xí)慣。 但是在收集的過(guò)程中，由于自己貪快，或者只是記住了迅速這個(gè)詞語(yǔ)，于是有一條收集只記錄了一個(gè)詞語(yǔ)，兩個(gè)字。晚上來(lái)處理收集箱的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)怎么也想不起來(lái)這個(gè)詞語(yǔ)是什么意思。因此迅速的關(guān)鍵，但是還是要自己看得懂才行呢。 最后收集的事項(xiàng)都放入收集箱，不是放入今日待辦、不是放入下一步行動(dòng)，也不是放入日程中。沒(méi)有經(jīng)過(guò)處理的事項(xiàng)都統(tǒng)統(tǒng)放入收集箱。 2.2處理
處理的環(huán)節(jié)一直以來(lái)都是行動(dòng)管理系統(tǒng)中的大魔王。所以流程圖特別增加了一個(gè)子流程圖，就是針對(duì)處理環(huán)節(jié)的流程圖。 首先打開收集箱，看看收集箱中的事項(xiàng)如果只是一時(shí)興起的想法，不會(huì)真正去做就直接刪掉。 再看看剩下的事項(xiàng)，如果是需要他人來(lái)完成的就直接放入等待清單中。而不要?jiǎng)h掉，因?yàn)楹芏嗍虑槎际切枰却齽e人完成后，才能開始自己的行動(dòng)，所以一定要放在等待清單中，提醒自己，這個(gè)任務(wù)需要他人完成，如果到截止時(shí)間還沒(méi)有完成，就要催促他人趕緊交任務(wù)了。 然后看剩下的事項(xiàng)是不是復(fù)雜。這個(gè)復(fù)雜其實(shí)是要看自己的能力是否與之匹配程度的。如果自己不能梳理掌握的事項(xiàng)，就是復(fù)雜的，就必須要拆分開為更為簡(jiǎn)單的行動(dòng)。這個(gè)分解過(guò)程本質(zhì)上是給自己減壓的方法。如果自己能力足夠應(yīng)付，那不分解也是無(wú)所謂。但是若是一件事情耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，比如超過(guò)兩個(gè)小時(shí)，最好還是分解，因?yàn)槊刻爝B續(xù)兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間還是比較困難擁有的，特別是像我這種上班需要無(wú)數(shù)次打斷的工作而言，更是如此。 另外每天我們都會(huì)碰到自己沒(méi)有做過(guò)的事情，陌生的事情，自己也不知道需要如何分解，但是卻是一定要分解。只有分解了，才能有經(jīng)驗(yàn)完善，下一次才能更好的完成分解任務(wù)。如果因?yàn)椴粫?huì)分解而不去分解，自己就只能畫地為牢了，所以大家每天都突破自己的圈圈吧，每一次的突破，都是自己優(yōu)勢(shì)的提升。 最后就是打開下一步行動(dòng)，將所有分解后的行動(dòng)和簡(jiǎn)單的行動(dòng)放置到今日待辦、明日待辦、日程、等待、將來(lái)也許中去。這一步就叫做何時(shí)做。 有客觀時(shí)間要求的就放入到日程中。 需要他人完成的就放到等待清單中去。等一下，這里怎么又有出來(lái)一個(gè)放入等待清單的流程呢，原來(lái)是在分解復(fù)雜任務(wù)的時(shí)候，有些復(fù)雜任務(wù)是需要自己完成的，但是分解后的行動(dòng)中有部分是需要他人來(lái)完成。所以整個(gè)流程中有兩個(gè)地方有放入等待的步驟，就不奇怪拉。 兩周之外才開始做的事項(xiàng)都放入到將來(lái)也許中。在這個(gè)地方或許隨著時(shí)間的推移會(huì)越來(lái)越多事項(xiàng)出現(xiàn)。那就將這里定期做一個(gè)清空吧，將那些能納入年度目標(biāo)的計(jì)劃放入自己的年度目標(biāo)中去，如果今年都不會(huì)去做的，就放入自己的愿景表中去。畢竟doit是行動(dòng)管理軟件，就不要放這么多東西讓它承受它本不應(yīng)該承受的壓力。哈哈。 2.3組織
一般自己只使用情境和優(yōu)先級(jí)。將所有今日待辦和下一步行動(dòng)中的任務(wù)都賦予相應(yīng)的情境和優(yōu)先級(jí)，是提高行動(dòng)執(zhí)行力度有效的保障措施。 優(yōu)先級(jí)分為高優(yōu)先級(jí)、中優(yōu)先級(jí)、低優(yōu)先級(jí)三個(gè)等級(jí)。一般來(lái)說(shuō)只要不是旅行、放假期間，都會(huì)設(shè)置三個(gè)高優(yōu)先級(jí)事件。而且對(duì)于這三件事的設(shè)置是需要有自己的想法的。一定要認(rèn)真對(duì)待三件事情的選擇。這三件事一定是今天完成了會(huì)給自己很愉快的心情、很高的成就感的事情。但是不能固執(zhí)的選擇三件事情全部都只能在晚上才能完成的事情，這樣自己每天的壓力會(huì)很大。 另外，任務(wù)分解后會(huì)變?yōu)楹芏嗪?jiǎn)單的行動(dòng)，有時(shí)候單單看這些行動(dòng)，哪一些都不會(huì)是自己心目中的高優(yōu)先級(jí)事情。那就選擇重要項(xiàng)目中最后一項(xiàng)行動(dòng)為高優(yōu)先級(jí)事情吧。這樣最后一項(xiàng)行動(dòng)完成了，這個(gè)項(xiàng)目也就完成了，重要事情就完成了。 情境是一種標(biāo)簽。面對(duì)每天20-30個(gè)行動(dòng)。如果沒(méi)有標(biāo)簽做區(qū)分，會(huì)看著很累。那情境就是一種非常實(shí)用的標(biāo)簽。在辦公室里，我只需要瀏覽辦公室情境下的行動(dòng)就行了，一目了然。在通勤途中，我只需要瀏覽通勤途中情境下的行動(dòng)就行了，如果沒(méi)有行動(dòng)，就到下一步行動(dòng)中的通勤途中情境下去發(fā)現(xiàn)行動(dòng)吧。 2.4檢視
檢視的過(guò)程實(shí)際上是確定今日計(jì)劃的前期準(zhǔn)備工作。將來(lái)也許清單在每周檢視時(shí)，如果要做就更新月度計(jì)劃，并放入到周計(jì)劃中。 等待清單每日檢視一次，看看有沒(méi)有截止時(shí)間已經(jīng)到了，還沒(méi)有反饋的，需要提醒對(duì)方了。 項(xiàng)目清單每日檢視一次，不做就凍結(jié)，目的就是讓下一步行動(dòng)中的行動(dòng)少一點(diǎn)，不然看著瘆的慌。為什么要看下一步行動(dòng)清單呢，因?yàn)榻袢沾k清單中如果當(dāng)下情境的行動(dòng)都執(zhí)行完畢了，就可以在下一步行動(dòng)中找當(dāng)下情境的行動(dòng)來(lái)執(zhí)行了。所以今日待辦清單和下一步行動(dòng)清單是兩兄弟呢，兄弟聯(lián)手，打遍天下無(wú)敵手。 2.5確定今日計(jì)劃
首先預(yù)估今日待辦時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)初始化的今日待辦事項(xiàng)都不多，都是一些每日重復(fù)的事項(xiàng)，有客觀時(shí)間的事項(xiàng)。所以需要再充實(shí)今日待辦，讓我們朝著更高的目標(biāo)奮斗吧。 接下來(lái)就是要在下一步行動(dòng)中尋找高優(yōu)先級(jí)事情，這個(gè)步驟我是根據(jù)自己的周計(jì)劃表中的事情推進(jìn)情況來(lái)決定的。原則上首先完成周計(jì)劃表中高優(yōu)先級(jí)的事項(xiàng)，再選擇中優(yōu)先級(jí)事項(xiàng)，最后才是低優(yōu)先級(jí)事項(xiàng)。 然后確定加入到今日待辦中的事項(xiàng)足夠了，時(shí)間消耗與當(dāng)日情境下的自己擁有的時(shí)間相匹配了，就確定今日待辦。 最后就是根據(jù)今日待辦中所有的事情，重新確定三件高優(yōu)先級(jí)事情，六件中優(yōu)先級(jí)事情，其余的就是低優(yōu)先級(jí)事情。 2.6執(zhí)行今日計(jì)劃
首先是看看有沒(méi)有客觀時(shí)間要求的事情，如果有就是當(dāng)下最緊急的事情，需要馬上做，不要猶豫。有截止時(shí)間的事情，不要拖到最后一刻完成，永遠(yuǎn)給自己留有余地。 然后是情境，當(dāng)下在那里，手邊有什么工具。只有條件滿足了，相關(guān)的事項(xiàng)才能正常開展。不過(guò)不要給自己借口。有的時(shí)候工具是可以提前準(zhǔn)備的，準(zhǔn)備工作做好了，就不怕了。 再是優(yōu)先級(jí)，一定要盡早完成高優(yōu)先級(jí)事情。現(xiàn)在自己的做法是每天早起，利用早上的黃金時(shí)間來(lái)完成重要三件事之一。感覺好的很。 接著是精力，當(dāng)下自己的狀態(tài)如何，如果狀態(tài)不好，就不要強(qiáng)迫自己做事情了。還是要隨著自己的實(shí)際狀況。但是這個(gè)地方又會(huì)有借口出現(xiàn)，往往自己有時(shí)狀態(tài)是良好的，只是懶惰病犯了，就找借口說(shuō)自己是精力狀態(tài)不好。這個(gè)只有自己捫心自問(wèn)了。 最后是耗時(shí)，之所以放在最后，就是往往時(shí)間也會(huì)成為自己的一個(gè)借口。啊，時(shí)間不夠用了，我沒(méi)有完整的兩個(gè)小時(shí)時(shí)間，我就不做了吧。其實(shí)都是借口。沒(méi)有完整的時(shí)間，就使用自己的零碎時(shí)間，拆分了來(lái)完成啊。 2.7歸檔回顧 最后就是歸檔回顧了，目前自己是將每天的執(zhí)行情況歸檔在周計(jì)劃表中，看著每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)度條慢慢變長(zhǎng)，心情都好的很?；仡欁约簳?huì)使用時(shí)間開銷記錄，來(lái)回顧當(dāng)日自己完成的所有事項(xiàng)，記錄在日記本中，作為自己的歷史資料拉。 三、自己每日行動(dòng)管理流程自己每日行動(dòng)管理流程是從每天晚上開始的。 首先打開周計(jì)劃表，更新任務(wù)完成情況，讓自己清楚的了解到當(dāng)下這一周任務(wù)的執(zhí)行情況。 然后打開網(wǎng)頁(yè)版doit，因?yàn)榫W(wǎng)頁(yè)版doit比手機(jī)版doit效率要高。 1.打開收集箱，處理收集箱中的事項(xiàng)。 2.打開今日待辦，看看有些什么貨色。如果有行動(dòng)需要轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目的，就立刻轉(zhuǎn)化。 3.打開項(xiàng)目清單，將執(zhí)行完畢的項(xiàng)目勾選掉，剩下的項(xiàng)目一一瀏覽，今日不做的就凍結(jié)起來(lái)，然后看看凍結(jié)項(xiàng)目中有沒(méi)有需要激活的項(xiàng)目。 4.根據(jù)周計(jì)劃的執(zhí)行情況，在下一步行動(dòng)中找事項(xiàng)放入今日待辦中。 5.確定今日待辦后，每一個(gè)行動(dòng)賦予情境和優(yōu)先級(jí)。 6.檢查一遍今日待辦事項(xiàng)，分別使用項(xiàng)目、情境、優(yōu)先級(jí)的劃分來(lái)檢查今日待辦是否都制定完畢了。 再是打開手機(jī)版doit，截圖，為掌控每一天打開做準(zhǔn)備工作。 最后是在書房的小白板上寫下重要三件事，讓自己在視覺的角度上重視重要三件事。 之所以要在頭一天晚上來(lái)制定自己的日計(jì)劃，是因?yàn)槊刻烊沼?jì)劃制定的時(shí)間不太固定，10-20分鐘不等。萬(wàn)一等到當(dāng)天早上沒(méi)有起來(lái)，不就全部廢掉了嗎。第二個(gè)原因是自己第二天早起是計(jì)劃要完成重要三件事之一的。就把全部的時(shí)間給重要三件事吧，執(zhí)行才是做重要的。 |
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