4.1.1日程表

日程表是不可侵犯的圣域，只能記錄對(duì)時(shí)間有剛性要求的行動(dòng)。
例如定時(shí)的會(huì)議、某日必須完成的事務(wù)或者提醒信息。
Toodledo有自帶的日程表，也可以和谷歌行事歷結(jié)合使用。

4.1.2 “下一步行動(dòng)”清單：根據(jù)情境分類

下一步行動(dòng)少于25個(gè)可以不分類，否則請(qǐng)依據(jù)情境歸類，情境歸類的原則是寧少勿多、符合實(shí)情、夠用就好。
◆ 固定地點(diǎn)：家、辦公室、健身會(huì)所
◆ 移動(dòng)跑腿：超市、商店
◆ 工具：電話、計(jì)算機(jī)
◆ 人際溝通和議事日程：老板、同事、下屬、配偶、孩子、經(jīng)常出席的會(huì)議
◆ 閱讀活動(dòng)：閱讀資料、財(cái)務(wù)報(bào)表
◆ 時(shí)間和精力：五分鐘、一刻鐘、兩小時(shí)、很累時(shí)
◆ 思考規(guī)劃：任何地方
按情境分類的好處在于便于查看和批次處理，通常轉(zhuǎn)換情境會(huì)耗費(fèi)額外的精力。

Toodledo服務(wù)里用英文標(biāo)注情境操作更便捷，比如Home(家)、Errand（跑腿）、Call（電話）、PC（計(jì)算機(jī)）、Boss（老板）、Wife（配偶）、Read(閱讀資料)、Anywhere(任何地方)等等，只需輸入一兩個(gè)字母就能搞定。

4.1.3 一個(gè)“等待”清單

等待別人完成的任務(wù)也需要組織成清單以提醒自己。
可以將之視為一種特殊的情境，在Toodledo的情境Context視圖下創(chuàng)建一個(gè)等待清單Wait，較之需要時(shí)常查看的“下一步行動(dòng)”清單，等待清單只要根據(jù)需求隔段時(shí)間查看一下。

4.1.4“項(xiàng)目”清單(標(biāo)桿旗幟)

一個(gè)下一步行動(dòng)(單步行動(dòng))無法完成的任務(wù)都是項(xiàng)目(多步行動(dòng)才能達(dá)成)，需要列入項(xiàng)目清單。
項(xiàng)目清單只是一個(gè)備忘的目標(biāo)列表(形式簡(jiǎn)單如同目錄)，起到旗幟的標(biāo)桿引領(lǐng)作用，憑借它來把握方向，宏觀控制各個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。

4.1.4.1 項(xiàng)目清單的劃分創(chuàng)建

一般來說不必細(xì)分，保持一個(gè)目錄列表樣式即可。當(dāng)然也可以按工作事務(wù)和私人事務(wù)劃分，或者按健康、財(cái)務(wù)、家庭、事業(yè)、人脈、技能等分門別類劃分，這里介紹一種按項(xiàng)目生命周期的劃分方法：
首先在Toodledo里建立Someday、Pool、Project、Oishi、Action五個(gè)文件夾（Folder）。
Someday:：“將來/也許”項(xiàng)目清單(當(dāng)前不會(huì)做的狀態(tài))
Pool：任務(wù)緩存池(從Someday中撈出來尚未進(jìn)入Project和Action的項(xiàng)目，即將打算開始規(guī)劃狀態(tài))
Project：當(dāng)前正在推進(jìn)的項(xiàng)目(分解規(guī)劃狀態(tài))
Oishi：當(dāng)前階段推進(jìn)中的重要項(xiàng)目（Oishi日文是大石頭的意思，主線任務(wù)）
Action：馬上可以付諸行動(dòng)的任務(wù)(下一步行動(dòng)狀態(tài))
三千弱水,只取一瓢飲。這樣的劃分法面臨許多項(xiàng)目時(shí)有助于高效專注的迅速分解，減輕壓力。

4.1.4.2 項(xiàng)目的相關(guān)想法

可以用Toodledo的Note(備注)紀(jì)錄和組織關(guān)于項(xiàng)目的想法，一旦發(fā)現(xiàn)某些想法已然陳舊過時(shí)毫無用處即可刪除。

4.1.4.3 項(xiàng)目任務(wù)的細(xì)化處理

Toodledo里的Folder、Context、Goal、Tag、Subtask都可以用來分解規(guī)劃項(xiàng)目任務(wù)，可以靈活選用進(jìn)行具體的細(xì)化處理。
(1) 利用Note分解處理
例如任務(wù)是選購(gòu)一臺(tái)蘋果電腦筆記本?？梢栽贜ote里寫下兩條，第一條上網(wǎng)查詢型號(hào)性能價(jià)格，第二條到賣場(chǎng)購(gòu)買筆記本。當(dāng)然，除此之外Note中也可紀(jì)錄一些相關(guān)想法。
完成第一條之后可以在前面加上一個(gè)標(biāo)注符號(hào)或者用分割符和第二條區(qū)隔開來。

(2) 利用標(biāo)簽tag分解處理
可以把任務(wù)選購(gòu)一臺(tái)蘋果電腦筆記本以及分解出來的兩步上網(wǎng)查詢型號(hào)性能價(jià)格、到賣場(chǎng)購(gòu)買筆記本的標(biāo)簽都設(shè)為apple。點(diǎn)選apple標(biāo)簽就可以看到任務(wù)和完整的步驟，完成的打鉤即可。

(3) 利用子任務(wù)Subtask（Pro版功能）

4.1.4.4 復(fù)雜項(xiàng)目的規(guī)劃工具

工具一、利用Toodledo服務(wù)提供的的打印小手冊(cè)功能
可以把任務(wù)清單打印出來直接用筆規(guī)劃修訂，再把內(nèi)容反饋回Toodledo服務(wù)。

工具二、奇妙的八頁(yè)小書（紙筆隨身GTD系統(tǒng)）
八頁(yè)小書是個(gè)令人叫絕的GTD系統(tǒng)（集收件匣、行事歷、情境清單、等待清單、項(xiàng)目規(guī)劃等諸多功能于一張A4紙），靈活方便的隨身工具，可以利用里頭的空白頁(yè)繪制心智圖進(jìn)行項(xiàng)目的規(guī)劃，還可以將八頁(yè)小書上的紀(jì)錄和心智圖直接用手機(jī)拍下傳到Evernote里。

工具三、極端繁瑣復(fù)雜項(xiàng)目的規(guī)劃可以借助Evernote輔助實(shí)現(xiàn)
實(shí)際上除了規(guī)劃極端繁瑣復(fù)雜項(xiàng)目之外，Evernote也完全可以打造成一個(gè)集GTD系統(tǒng)和資料歸檔系統(tǒng)(兩大系統(tǒng))于一體的強(qiáng)大系統(tǒng)。如下圖所示：

Evernote可以創(chuàng)建保存搜索便于項(xiàng)目的每周回顧檢視
名稱@周回顧檢視：查詢語句notebook:"5 @ Project Plans" Created:day-7
另外今日的回顧檢視創(chuàng)建保存搜索
名稱@今日回顧：查詢語句Created:day

4.1.5 項(xiàng)目支持資料

　　項(xiàng)目支持資料不是項(xiàng)目的行動(dòng)，也不是項(xiàng)目提示。它只是支持項(xiàng)目行動(dòng)和決策的輔助信息，可以和下面提到的參考資料一起歸檔到同一個(gè)歸檔系統(tǒng)中(比如Evernote)，可按主題或題目分類組織整理，較之參考資料作為保障項(xiàng)目正確順暢進(jìn)展的項(xiàng)目支持資料需要更為頻繁的適時(shí)查閱。

4.1.6 參考資料

不需要執(zhí)行任何行動(dòng)的具有潛在價(jià)值的純粹資料(備查效用)，可以歸檔到各種歸檔系統(tǒng)：
(1) 快速高效有趣的一般性參考資料歸檔系統(tǒng)——紙質(zhì)和電子數(shù)字類
(2) 特殊資料的歸檔系統(tǒng)
(3) 名片冊(cè)和通訊簿
(4) 圖書館/檔案館式的歸檔系統(tǒng)
例如通過主動(dòng)閱讀、評(píng)估價(jià)值、收集重點(diǎn)的方式將一些有用的資料歸置 Google Reader、Evernote、Wiz之類的數(shù)字系統(tǒng)，以便日后含英咀華。
Evernote里頭可以設(shè)置兩個(gè)保存搜尋條件：
尚無標(biāo)簽的筆記名稱No Tags：查詢語句-tag:*
妙文摘要筆記名稱Reference(名句摘錄)：查詢語句tag:"reference"

4.1.7 一個(gè)“將來/也許”清單

這是你的夢(mèng)想清單，即當(dāng)前不需要采取任何行動(dòng)但日后可能會(huì)有所行動(dòng)的提示信息，其內(nèi)容來源于收件匣、創(chuàng)造性的想象力、目前正在進(jìn)行的項(xiàng)目清單。
可以借助日程表或者“備忘錄文件夾系統(tǒng)”(名為43Folders即用31個(gè)從1至31標(biāo)注日期和12個(gè)從一月到十二月標(biāo)注月份的文件夾構(gòu)成的可以保存實(shí)物資料的循環(huán)式立體版日程表般的提醒系統(tǒng))在未來的某個(gè)指定日期提示你。

4.2 核查清單（Checklists）：創(chuàng)造性的提示

根據(jù)你的需要大膽地創(chuàng)建各種類別的核查清單(查漏補(bǔ)缺的列表)，主要用于核查缺漏，保持控制。
并無絕對(duì)必要?jiǎng)?chuàng)建某些核查清單，可視情況而定。

（檢視回顧配圖意象：睜開翻檢生活之眼）

第五章 檢視回顧（Review） ^{[返回目錄]}

定期檢視任務(wù)清單讓其吻合現(xiàn)實(shí)狀況，保障系統(tǒng)的有效運(yùn)行。

5.1 時(shí)常適時(shí)、適當(dāng)?shù)臋z視，首先看一看你的日程表，然后看一看你的行動(dòng)清單。

? 時(shí)常適時(shí)檢視。
? 當(dāng)你檢查了所有對(duì)時(shí)間有嚴(yán)格要求的活動(dòng)(日程表)，并對(duì)它們進(jìn)行了適當(dāng)?shù)陌才胖螅酉聛砟銥g覽最多的應(yīng)該是對(duì)應(yīng)當(dāng)前情境的行動(dòng)清單。
? 在適當(dāng)?shù)臈l件下，進(jìn)行合理的檢視。

Toodledo服務(wù)檢視方法：

檢視方法一：Toodledo服務(wù)之快捷鍵
可以用快捷鍵F迅速篩選，R鍵刷新頁(yè)面，Z鍵顯示或隱藏Note詳細(xì)信息，M鍵切換到主Main視圖，C鍵切換到情境Context視圖，O鍵切換到文件夾Folder視圖，D鍵切換到截止日期Due-Date視圖，G鍵切換到目標(biāo)Goal視圖， P鍵切換到重要性Priority視圖，Y鍵切換到標(biāo)簽Tag視圖，E鍵切換到搜索Search視圖， B鍵切換到日歷Calendar視圖等等， 另外還可按數(shù)字鍵1～9，可以方便地在每個(gè)視圖下面的前9個(gè)子頁(yè)面間快速切換。（想要查看Toodledo全部的快捷鍵可以按？鍵）

檢視方法二：此外還可使用ALTRun制作Toodledo的桌面版(內(nèi)存約5M)，可以復(fù)制修改以下快捷項(xiàng)目語句實(shí)現(xiàn)(語句中的用戶名請(qǐng)自行修改)：
C:\Users\用戶名\AppData\Local\Google\Chrome\Application\chrome.exe --disable-extensions -app=http://www./slim

此法適用谷歌chrome瀏覽器內(nèi)存占用較小，可以利用ALTRun的置頂語句將之釘在桌面最上層隨時(shí)查看(F5鍵刷新)，具體方法請(qǐng)參見拙文《神逸之作：國(guó)產(chǎn)快速啟動(dòng)軟件神品ALTRun》 。

檢視方法三： 郵箱轉(zhuǎn)接法
如果你使用上文提到的最為方便的ALTRun或者Launchy工具量身定制的收件匣的話，可以直接在里頭輸入以下語句（其實(shí)直接通過發(fā)送郵件也能實(shí)現(xiàn)）：
? 郵箱接收到全部任務(wù)
?@pc 郵箱接收到PC計(jì)算機(jī)情境任務(wù)
?@home 郵箱接收到home情境任務(wù)
?#today 郵箱接收到今天的任務(wù)
?#tomorrow 郵箱接收到明天的任務(wù)
?#this week 郵箱接收到這一周的任務(wù)
?#this month 郵箱接收到這個(gè)月的任務(wù)
?!!! 郵箱接收到最重要的3Top任務(wù)
?>start郵箱接收到所有已經(jīng)開始的任務(wù)
?>next week郵箱接收到所有下周才開始的任務(wù)
?$Planning 郵箱接收到所有設(shè)置為計(jì)劃狀態(tài)的任務(wù)
還有?*Folder名，?+Goal名，?%Tag名等，也能將不同語句組合起來使用。
另外如果你設(shè)置郵件提醒，任務(wù)截止之前幾小時(shí)Toodledo會(huì)發(fā)郵件通知，前提是任務(wù)設(shè)置了截止時(shí)間Due Time。

檢視方法四：電腦上的其他軟件。

檢視方法五：手機(jī)和其他的3C產(chǎn)品上的軟件隨時(shí)隨地查看。

5.2 每周回顧(Weekly Review)的重要性和時(shí)機(jī)

(1) 你有機(jī)會(huì)奪回生活的主動(dòng)權(quán)、對(duì)事情重新評(píng)估、重新安排，讓自己重新找到平衡。而這些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中，無論如何也做不到的。
(2) 至少讓自己能在“項(xiàng)目Project”層次考慮最要緊的工作、最重要的目標(biāo)，把握住方向。
作為要將搜集、加工、組織、檢視回顧前4流程都過一遍再次清空大腦更新系統(tǒng)的每周回顧最佳的進(jìn)行時(shí)機(jī)是在周五下午留出兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間，如果因?yàn)楣ぷ飨拗谱霾坏竭@一點(diǎn)那么就選擇一段不被打攪的時(shí)間。

（行動(dòng)配圖意象：象征嚙合愿景和執(zhí)行的機(jī)械鐘）

第六章 執(zhí)行行動(dòng)（Do） ^{[返回目錄]}

使用你的直覺力量執(zhí)行最合適的行動(dòng)，因?yàn)橐呀?jīng)周密嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)考量過一遍了。

6.1確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法Four-Criteria Model”

情境：合否？
時(shí)間：夠嗎？
精力：多少？
重要與否：直覺擇定。

Toodledo服務(wù)提供了極其好用的篩選、搜索、排序等功能。這三個(gè)功能里頭對(duì)確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)最有用的是排序Sort，按鈕位置在右上角?？梢砸罁?jù)需求選擇下面的幾種排序方式。
1、按重要性Importance排序。
2、先按情境Context排序，再按重要程度Importance排序。
3、先按文件夾Folder排序，再按重要程度Importance排序。
4、依據(jù)事務(wù)安排先后次序的開始時(shí)間Start date（Start time）排序。
5、按任務(wù)狀態(tài)Status排序。
6、按標(biāo)簽Tag排序。
7、按耗時(shí)長(zhǎng)短的Length排序。
8、按重復(fù)屬性Repeat排序，可以查看每日、隔日、每周等的例行事務(wù)。
9、按目標(biāo)Goal排序。
值得一提的是Toodledo里頭的狀態(tài)Status是GTD原書沒有提到過的概念。

6.2評(píng)估每日工作的“三分類法Threefold Model”

A 照單執(zhí)行事務(wù)
B 處理突發(fā)事件
C 安排事務(wù)管理清單
一言以括之：需要明確工作界限，管控懸而未決的事務(wù)，你就不會(huì)對(duì)此感到迷惘。

6.3總體檢視工作的“六個(gè)高度檢視法”

? 5萬英尺+：人生目的和價(jià)值觀（面臨重大變化和轉(zhuǎn)折時(shí)）
? 4萬英尺：3~5年的展望（建議每年檢視）
? 3萬英尺：1~2年的目標(biāo)（建議每季檢視）
? 2萬英尺：責(zé)任范圍（建議每月檢視）
? 1萬英尺：當(dāng)前的項(xiàng)目（建議每周檢視）
? 跑道：下一步行動(dòng)（建議每日檢視）
正如雜事也是有六個(gè)等級(jí)一樣，前3個(gè)較低層次的內(nèi)容大多是針對(duì)事物當(dāng)前狀態(tài)（行動(dòng)、項(xiàng)目、職責(zé)），再向上的層次則主要涉及指導(dǎo)方向、目標(biāo)取向等方面，需要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)去關(guān)注需要關(guān)注的方面，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，掌控愿景，保持全方位的平衡。

第七章 GTD總結(jié) ^{[返回目錄]}

時(shí)間不停流逝無法管理，所能管理的只有行動(dòng)。
GTD的縱向控制是以項(xiàng)目為重點(diǎn)，橫向管理以下一步行動(dòng)清單為核心，當(dāng)日行動(dòng)管理的關(guān)鍵是日程表和下一步行動(dòng)清單。GTD流程中，搜集、加工、組織可以分時(shí)處理，當(dāng)日生產(chǎn)力的高低取決于行動(dòng)和檢視。
五個(gè)流程的水平控制，六個(gè)高度的愿景規(guī)劃，縱橫疊合，阡陌交通，形成你的道路地圖，而下一步行動(dòng)就是引領(lǐng)你前進(jìn)的指南針！

第八章 GTD和習(xí)慣養(yǎng)成 ^{[返回目錄]}

做事要靠系統(tǒng)，習(xí)慣養(yǎng)成也是如此。

《異類》一書揭示：出類拔萃之輩，大多是積累一萬個(gè)小時(shí)的練習(xí)之后借助運(yùn)氣登頂?shù)钠胀ㄈ耍ū葼柹w茲和喬布斯都是），所謂天才只是不停努力的小人物。

如何練習(xí)一萬小時(shí)，科學(xué)家得出結(jié)論需要在學(xué)習(xí)區(qū)進(jìn)行“刻意練習(xí)”，其精髓是要持續(xù)重復(fù)地做自己做不好的事，把行動(dòng)培養(yǎng)成習(xí)慣，不斷提升。

運(yùn)用GTD系統(tǒng)養(yǎng)成“刻意練習(xí)”的習(xí)慣，有一天你也能成為世界級(jí)的頂尖高手，成就輝煌人生。

運(yùn)氣不可或缺，可遇而不可求，你要做到在機(jī)遇眷顧之前準(zhǔn)備就緒?。ㄕ耐辏?/p>

[鳴謝] 戴維•艾倫、張永錫、GTDLife、葡撻生活、古道視野、褪墨等博客上的朋友們。